commit to user 52
- Merupakan tempat wadah arsip
- Bentuk folder seperti map tanpa daun penutup pada sisinya
b. Guide sekat atau petunjuk
Guide merupakan lembar pemisah yang terbuat dari karton tebal dan merupakan petunjuk serta pemisah antara kelompok yang satu dengan
kelompok yang lain, sesuai dengan pengelompokkan yang dipilih pada klasifikasi arsip.
c. Tab
- Tab adalah bagian menonjol berukuran kurang lebih 1x3 cm untuk
menempatkan kode dan indeks arsip -
Letak tab sesuai dengan tingkat kelompok klasifikasi yang dipilih, yaitu:
1 Sekat pertama dengan tab pada ujung kiri digunakan untuk
menyekat kelompok primer pokok masalah 2
Sekat kedua dengan tab pada kedudukan lebih ke kanan digunakan untuk menyekat antara kelompok sekunder sub
masalah 3
Sekat ketiga untuk menyekat kelompok tersier sub- submasalah
d. Filling cabinet
Adalah lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar untuk menyimpan arsip secara vertikal. Pada umumnya filling cabinet mempunyai dua
sampai lima laci.
3. Tahap Penyimpanan Aktif
Arsip yang masih sering digunakan dalam kegiatan instansi atau perusahaan disebut dengan arsip aktif. Arsip aktif disimpan disuatu tempat
sesuai dengan pengelompokan arsip dengan status aktif. Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta sistem penyimpana arsip
menggunakan sistem nomor yaitu arsip yang akan disimpan diberi nomor
commit to user 53
koe dengan angka-angka. Nomor disini adalah nomor kode penyimpanan buka nomor surat.
Langkah yang pertama adalah memeriksa surat itu terlebih dahulu. Surat harus dipastikan apakah surat siap disimpan atau harus ditindak
lanjuti diolah terlebih dahulu untuk kemudian disetujui dan ditandatangani oleh pihak berwenang. Setelah itu, surat diberi kode nomor
penyimpanan sesuai dengan penggolongan surat, nomor-nomor tersebut diurutkan. Selanjutnya dimasukkan kedalam box penyimpanan arsip. Pada
box penyimpanan arsip diberi keterangan tentang nomor arsip dalam box tersebut, sehingga apabila arsip tersebut dibutuhkan dapat dengan cepat
ditemukan. Box penyimpanan ditempatkan pada rak-rak atau lemari arsip yang diberi jarak sedikit renggang agar tetap ada udara diantara rak.
Penyimpanan arsip sangat berpengaruh pada kondisi arsip, apabila penyimpanan tidak dilakukan dengan baik dan benar maka ketika arsip
tersebut dibutuhkan kembali kondisinya sudah rusak. Proses penemuan kembali arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta sedah menganut system yang baru yaitu pola kartu kendali. Dengan tujuan agar penemuan kembali arsip dinamis aktif dapat
ditemukan dengan mudah, cepat dan tepat. Letak arsip yang dibutuhkan dapat diketahui melalui kartu kendali. Karena yang dicacat pada kartu
kendali adalah surat- surat yang dapat digolongkan sebagai surat penting. Kartu kendali yang digunakan rangkap tiga, yaitu :
- Kartu kendali I warna putih yang disimpan oleh pengarah surat
atau pencatat surat -
Kartu kendali II warna kuning yang disimpan oleh piñata arsip -
Kartu kendali III waarna merah muda yang disimpan oleh unit pengolah
Menurut ibu Meilani wawancara tanggal 20 Februari 2012 selaku staff pengelola arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta mengungkapkan bahwa :
commit to user 54
“ Penemuan kembali arsip dinamis aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta menggunakan pola kartu kendali untuk
menemukan arsip-arsip yang dibutuhkan. Dengan cara menentukan pokok
masalah kemudian berdasarkan kode klasifikasi arsip.” Arsip-arsip yang dibutuhkan kembali bias dicari dan ditemukan
kembali dengan menggunakan kartu kendalli. Tahap penemuan kembali arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta antara lain
sebagai berikut : a.
Menentukan pokok masalah arsip yang akan dicari b.
Mencari kartu kendali arsip berdasarkan pokok masalah c.
Setelah kartu kendali ditemukan dan sesuai dengan klasifikasi arsip yang dibutuhkan atau ingin ditemukan, kemudian mencari arsip
berdasarkan kode yang terdapat pada kartu kendali d.
Kemudian mengambil arsip dari
filling cabinet
e. Setelah arsip selesai digunakan, arsip dan kartu kendali yang diambil
kemudian dikembalikan dan ditata kembali pada tempat semula agar arsip-arsip dapat dengan mudah ditemukan kembali apabila
dibutuhkan.
4. Tahap Pemindahan Menjadi Penyimpanan Inaktif
