commit to user 16
b. Arsip Inaktif Dinamis Inaktif
Arsip yang tidak lagi digunakan secara terus-menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya digunakan sebagai referensi.
c. Arsip Dinamis
Arsip yang digunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
d. Arsip Statis
Arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kengasaan pada
umumnya maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan
pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.
B. PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF
1. Penerimaan Arsip
Penerimaan arsip merupakan kegiatan paling utama yang dilakukan dalam manajemen arsip dinamis aktif. Dalam kegiatan ini petugas arsip
menerima surat atau dokumen yang masuk baik dari dalam ataupun dari luar organisasi.
Sebelum menyimpan surat atau dokumen yang masuk, petugas terlebih dahulu memeriksa kebenaran alamat, hal dan tujuan dari surat atau
dokumen tersebut. Setelah dibaca kemudian diindeks dengan memberi tanda atau klasifikasi tertentu pada masing-masing surat atau dokumen.
Tujuan dari pemberian klasifikasi tertentu pada surat atau dokumen adalah untuk penataan arsip secara sistematis dan efektif sehingga dapat dengan
mudah ditemukan apabila dibutuhkan. Penyortiran surat atau dokumen adalah memilih, memisahkan, dan membagi-bagi menurut keadaan surat
atau dokumen. Ida Nuraida, SE 2008:76
commit to user 17
2. Pencataan Arsip
Pencatatan adalah proses mendaftar arsip yang telah diterima kedalam suatu catatan, guna lebih memudahkan dalam proses penerimaan.
Pencatatan ini penting karena dapat membantu dalam penemuan kembali surat atau dokumen yang dibutuhkan. Melalui pencatatan ini dapat
diketahui jumlah surat atau dokumen yang masuk dan keluar dalam satu waktu. Pencatatan surat atau dokumen yang masuk dan keluar dicatat
dalam buku agenda atau kartu kendali. Ida Nuraida, SE 2008:76
3. Penataan dan Penyimpanan Arsip
Penataan arsip artinya mengatur atau menyusun arsip-arsip dengan kode klasifikasi yang telah dibuat menurut penyimpanan yang efektif dan
efisien. Pelaksanaan penataan arsip terdiri dari : 1.
Arsip harus disortir terlebih dahulu. 2.
Meneliti arsip apakah telah didisposisi belum. 3.
Kemudian arsip yang saling berhubungan disatukan. 4.
Pemberian kode klasifikasi diujung kanan atas. 5.
Menentukan indeks. Ada beberapa cara atau sistem dalam penataan dan penyimpanan
arsip. Menurut Sutarto 1981: 176-194 adalah: 1.
Sistem Abjad Yaitu sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada urutan abjad
mulai dari A – Z. Kode abjad diindeks dari nama orang, organisasi atau
badan lain yang sejenis. 2.
Sistem Pokok Soal subyek Yaitu sistem penyimpanan arsip yang didasarkan atas perihal surat atau
pokok soail isi surat. 3.
Sistem Tanggal kronologis Yaitu sistem penyimpanan arsip yang didasarkan atas tanggal surat atau
tanggal penerimaan surat.
commit to user 18
4. Sistem Nomor
Yang dimaksud dengan sistem penyimpanan arsip dengan nomor yaitu arsip yang akan disimpan diberi nomor kode dengan angka-angka.
Nomor disini adalah nomor kode penyimpanan bukan nomor surat. 5.
Sistem Wilayah Yaitu penyimpanan arsip berdasarkan pengelompokan wilayah tertentu.
Sedangkan untuk pengorganisasian arsip aktif ada beberapa pilihan yang sesuai dengan perusahaan atau organisasi yang bersangkutan,
yaitu:
a. Penyimpanan Arsip Secara Terpusat Sentralisasi
Yaitu penyimpanan semua arsip aktif, kecuali yang masih dalam proses pekerjaan disimpan pada lokasi terpusat satu lokasi.
b. Penyimpanan Arsip Secara Desentralisasi
Yaitu penyimpanan arsip aktif masing-masing unit kerja disimpan oleh unit kerja yang bersangkutan. Faktor yang mendukung
dipilihnya model ini adalah memudahkan dalam mengontrol, mempunyai akses yang sangat cepat.
c. Penyimpanan Desentralisasi Terkendali
Yaitu kombinasi antara sistem sentralisasi dan desentralisasi. Masing-masing unit kerja mempunyai tanggung jawab menyimpan
dan memelihara
arsip aktif
yang diciptakannya,
namum pelaksanaannya tetap dalam pengawasan dari pusat oleh unit
kearsipan. Dengan begitu konsistensi, keseragaman, dan ketertiban pelaksanaan penataan berkas dapat terjamin.
4. Peminjaman dan Penemuan Kembali Arsip
