Koleksi yang masuk ke perpustakaan diperiksa, apakah sesuai dengan pesanan atau tidak, rusak atau tidak dan diperiksa juga keutuhan halamannya. Khusus
untuk pembelian, bila tidak sesuai atau rusak atau terdapat halaman yang tidak utuh, perpustakaan dapat menyampaikannya ke bagian pengadaan atau penjual
yang menawarkan.
I. PRAKATALOGAN
Bila koleksi yang diterima sudah sesuai dengan permintaan, maka dapat diolah lebih lanjut. Berikut ini langkah-langkah pengolahan koleksi yang dilakukan di
Perpustakaan Al Azhar, secara berurutan :
1. Pembubuhan cap
Setiap koleksi diberi cap : a. Cap kepemilikan perpustakaan
Dicantummkan di tiga tempat yaitu : di balik halaman judul, di halaman rahasia kebijakan sekolah dan di halaman terakhir buku akhir teks buku
tersebut. Halaman rahasia ditetapkan sesuai kebijakan sekolah masing- masing, misalnya pada halaman 11 untuk buku yang berjumlah halaman
kurang dari 25 dan pada halaman 27 untuk buku dengan jumlah halaman lebih dari 25.
b. Cap inventaris Dicantumkan pada halaman judul, pada bagian yang kosong dan tidak
mengganggu teks.
2. Membukuindukkan
Setiap bukukoleksi diinventarisir ke dalam buku induk .
a. Koleksi buku umum
Dibukuindukkan dalam buku induk buku, dengan cara pengisian sebagai berikut :
i Nomor urut
Nomor urut buku dicatat dalam buku induk. Penulisannya dimulai dengan nomor 001 dan terus berurutan walaupun berganti tahun.
ii Nomor induk
Penulisan nomor induk hampir sama dengan nomor urut, yaitu dimulai dengan nomor 001, namun setiap awal tahun atau bulan Januari tahun berikutnya dimulai dengan 001 lagi mis : bulan Desember 2000 nomor induk terakhir sampai
angka 998, maka untuk nomor induk bulan Januari 2001 dimulai dengan 001 lagi, bukan 999. iii
Pengarang Peraturan pengisian kolom ini secara umum adalah sebagai berikut :
- Gelarjabatan pengarang Drs., Ir., MSc., Raden, Haji, dll tidak perlu dicantumkan.
- Nama pengarang yang terdiri dari dua kata atau lebih ditulis dengan cara menuliskan kata yang
paling akhir terlebih dahulu dengan huruf kapital, diikuti tanda koma, lalu kata pertama diikuti kata kedua dan seterusnya. Contoh : Ahmad Rally Siregar ditulis : SIREGAR, Ahmad Rally.
- Bila pengarang adalah perusahaan atau lembaga atau instansi, dicantumkan sebagaimana tercantum
pada buku dan kata pertama ditulis dengan huruf kapital. Contoh : Lembaga Pembinaan dan Pengembangan Manajemen ditulis LEMBAGA Pembinaan dan Pengembangan Managemen.
- Bila pengarang adalah suatu lembaga pemerintah yang hanya ada satu di suatu negara misalnya
Departemen Agama, maka sebelum menuliskan nama departemen tersebut dituliskan pula nama negaranya dengan huruf kapital. Contoh Departemen Agama RI, maka ditulis INDONESIA.
Departemen Agama. Agar lebih dalam untuk mengetahui hal ini, sebaiknya sekolah mempunyai buku peraturan Katalogisasi Judul terbitan Perpustakaan Nasional.
iv Judul buku
Judul sebuah buku adalah yang tercantum pada halaman judul buku, bukan cover atau sampul buku. Judul buku ditulis sesuai dengan apa yang tercantum pada judul buku tersebut, tidak ditambah atau dikurang, namun ditulis persis
seperti tertera pada buku itu. v
Tempat, nama dan tahun penerbitan Diisi dengan “dimana, oleh perusahaan apa dan bilamana” buku tersebut diterbitkan. Caranya adalah sebagai berikut :
Tempat terbit : Nama penerbit, Tahun terbit. Contoh : Jakarta : Gema Insani Press, 1996.
Bila dalam buku tidak tercantum : -
Tempat terbit, maka ditulis [s.l.] Contoh : [s.l.] : Gema Insani Press, 1996.
- Nama penerbit, maka ditulis [s.n.]
Contoh : Jakarta : [s.n.], 1996. -
Tahun terbit, maka ditulis [s.a.] Contoh : Jakarta : Gema Insani Press, [s.a.].
vi Volume atau jilid
Diisi dengan mencantumkan volume atau jilid buku yang dibukuindukkan, misalnya : Fikih Islam jil. 1, maka pada kolom ini dicantumkan angka 1.
vii Edisi dan cetakan
Diisi dengan edisi dan cetakan buku yang biasanya tercantum pada balik halaman judul. viii
Eksemplar Diisi dengan jumlah suatu judul buku yang sama, yang dibukuindukkan.
ix Bahasa
Kolom ini terbagi menjadi 3 sub kolom, yaitu : Indonesia, Arab dan Inggris. Kolom ini diisi sesuai dengan bahasa yang digunakan dalam buku.
- Bila buku itu baru C1 maka pada kolom bahasa ditulis angka 1.
- Namun bila buku tersebut merupakan C2 dan Cn, maka pada kolom bahasa ditulis tanda
penghubung -. Dengan data ini dapat diketahui jumlah judul koleksi.
x Terbitan
Kolom ini terbagi menjadi 2 sub kolom, yaitu dalam negeri dan luar negeri. Pengisiannya sesuai dengan di mana buku tersebut diterbitkan, di dalam ataukah di luar negeri. Pengisian sama dengan
kolom bahasa. xi
Sumber Diisi sesuai dengan cara perolehan buku tersebut, apakah dari pembelian, sumbangan, denda atau
lainnya dan cantumkan harganya untuk mengetahui nilai investarisasi. xii
Keterangan Diisi dengan keterangan status buku tersebut, apakah buku pertama ditulis ‘C1’, buku kedua ditulis
‘C2’ dan seterusnya. Bila berjilid, sertakan keterangan jilidvolumenya, dengan ditandai huruf ‘V’, contoh : C1V1.
b. Koleksi buku paket
