Dengan memperhatikan beberapa definisi dan uraian di atas, pengembangan koleksi dapat dikatakan sebagai sistem. Sistem disini bermakna rangkaian dari metode
yang disusun secara teratur
18
hal ini sejalan dengan karakteristik pengembangan koleksi yang terdiri atas beberapa elemen yang saling terkait, disusun sedemikian rupa
hingga menghasilkan sebuah metode pengembangan koleksi.
D. Eleman – Elemen Pengembangan Koleksi :
Setelah memperhatikan referensi-referensi yang ada terkait tata urutan pengembangan koleksi dari berbagai sisi, penulis mengambil kesimpulan bahwa
pengembangan koleksi memiliki elemen-elemen pokok yang terdiri dari kebijakan umum pengembangan koleksi, analisis pemakai, seleksi dan ketentuannya, pengadaan
koleksi, penyiangan weeding, dan evaluasi koleksi. Pendapat di atas hampir mirip dengan teori Evans hanya saja elemen pertama
dan elemen ketiga yang berbeda. Penulis mengambil kesimpulan, bahwa elemen pertama kebijakan umum pengembangan koleksi penting untuk menjelaskan segala
kebijakan yang berkaitan dengan pengembangan koleksi sehingga pada elemen berikutnya tidak perlu membahas kebijakannya kembali. Kemudian, karena kata
kebijakan bermakna lebih umum sedangkan kata ketentuan lebih bermakna khusus. Di bawah ini akan dijelaskan satu per satu elemen-elemen pengembangan koleksi di
atas.
1. Kebijakan Umum Pengembangan Koleksi
Kegiatan pengembangan koleksi biasanya berbeda-beda antara satu perpustakaan dengan perpustakaan lainnya. Perbedaan ini dipengaruhi oleh beberapa
18
Muhammad Ali, Kamus Lengkap Indonesia Modern, Jakarta : Pustaka Amani,[s.a.], h452
faktor seperti kebijaksanaan pemerintah, kondisi ekonomi yang berpengaruh terhadap kebijaksanaan pendanaan, suasana dan lingkungan pendidikan, keadaan penerbitan,
kebiasaan pemakai, sikap masyarakat, serta faktor-faktor lain yang bersifat lokal kondisi setempat.
Karena berbagai faktor tadi, maka kesamaan standar untuk pengembangan koleksi perpustakaan sulit untuk dirumuskan. Masing-masing perpustakaan akan
mengembangkan koleksinya, sesuai dengan faktor-faktor yang mempengaruhinya
19
. Kebijakan dalam megembangkan koleksi sangat diperlukan untuk
mengarahkan kinerja pustakawan secara sistematis. Kebijakan pengembangan koleksi adalah kebijakan yang tertulis, tanpa adanya suatu kebijakan tertulis, maka
pengembangan koleksi berjalan tanpa arah dan tujuan yang jelas. Dalam artikelnya Melling Simandjuntak mengatakan bahwa kebijakan
pengembangan koleksi adalah garis-garis besar pengelolaaan koleksi yang dibuat tertulis
20
. IFLA dalam Pedoman Perpustakaan Sekolah yang dikeluarkannya juga memperhatikan hal yang sama sebagaimana yang tertulis berikut ini :
…Karena itu, kebijakan tersebut harus tertulis dengan sebanyak mungkin keterlibatan yang berjalan secara dinamis, melalui banyak konsultasi yang dapat diterapkan, serta hendaknya
disebarkan seluas mungkin melalui media cetak...
21
Kebijakan pengembangan koleksi yang secara tertulis dapat berfungsi sebagai berikut :
a. Pedoman bagi para pustakawan penyeleksi. Dengan adanya kebijakan tertulis
mereka bekerja lebih terarah karena sasaran jelas dan dana yang terbatas dimanfaatkan lebih bijaksana.
b. Sebagai sarana komunikasi kebijakan untuk para pemakai, administrator, dewan Pembina dan pihak lain tentang apa cakupan dari ciri-ciri koleksi yang telah ada dan
rencana untuk pengembangan selanjutnya.
19
Darmono, h.45
20
Melling Simandjuntak, Dana Yang Terbatas dan Kebijakan Pengembangan Koleksi Sebagai Pedoman Seleksi Bahan-bahan Pustaka, Majalah Ikatan Pustakawan Indonesia, 4 April, 1983
h.174
21
Pedoman Perpustakaan Sekolah IFLAUNESCO, http:www.ifla.orgVIIs11pubsschool- guidelines.htm h. 6 - 7
c. Sarana perencanaan. Kebijakan memberi informasi yang akan membantu dalam
proses alokasi dana
22
.
Selain menyampaikan pentingnya kebijakan pengembangan koleksi dalam bentuk tertulis, IFLA juga menambahkan bahwa kebijakan tidak boleh ditulis oleh
pustakawan sekolah sendirian, tetapi harus melibatkan para guru dan manajemen senior. Konsep kebijakan harus dikonsultasikan secara luas di sekolah dan mendapat
dukungan melalui diskusi terbuka yang mendalam. Lebih lanjut, dalam pembuatan kebijakan pengembangan koleksi sangat perlu
memperhatikan kurikulum sekolah, metode pembelajaran di sekolah, memenuhi standar dan kriteria nasional dan lokal, kebutuhan pengembangan pribadi dan
pembelajaran murid dan kebutuhan tenaga pendidikan bagi staf. Selain itu kebijakan dan rencana merupakan dokumen aktif yang harus selalu ditinjau ulang
23
. Selanjutnya, bagaimana dengan isi kebijakan tertulis itu sendiri, Yuyu Yulia
memberikan gambaran tentang isi sebuah kebijakan pengembangan koleksi. Isi kebijakan pengembangan koleksi diawali dengan penjelasan singkat tentang misi
perpustakaan dan sasaran yang ingin dicapai, serta deskripsi singkat masyarakat yang dilayani. Kemudian dilanjutkan dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut :
a. Penjelasan mengenai siapa yang bertanggung jawab atas pengelolaan perpustakaan
dan siapa yang diberi wewenang untuk seleksi. b. Metode pemilihan, pengaturan anggaran komposisi masyarakat yang dilayani dan
informasi berupa : pedoman dan kriteria seleksi, dan daftar timbangan buku revieu atau tipe timbangan buku yang digunakan untuk seleksi.
c. Masalah-masalah khusus didaftarkan dengan rinci, misalnya jenis bahan pustaka yang
tidak dikoleksi, berapa kopi dari satu judul, penjilidan, penggantian buku atau bahan pustaka lain yang hilang.
d. Penjelasan mengenai komposisi koleksi yang akan dikembangkan, dibagi atas bidang subjek dan keterangan mengenai prioritas. Tiap bidang subjek disarankan uintuk
dirinci sebagai berikut : 1 Tingkat kedalaman, yaitu koleksi yang sudah ada, penambahan yang sedang
berjalan, penambahan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan program. 2 Bahasa
3 Cakupan priode kronologis
22
Yuyu Yulia, Pengadaan Bahan Pustaka, Jakarta: Universitas Terbuka, 1993 h.17
23
Pedoman Perpustakaan Sekolah IFLAUNESCO, h.6-7
4 Format yang dibeli atau yang tidak dibeli 5
Siapa yang bertanggung jawab atas seleksi, e.
Bahan pustaka yang berbahasa asing f.
Jenis bahan pustaka beserta definisi tiap-tiap jenis dan kategorinya, keterangan mana yang dibeli, mana yang tidak, dan pentingnya bahan pustaka tersebut bagi koleksi
atau pemakai, g. Hadiah dan cara penanganannya.
h. Pinjam antar perpustakaan, jaringan dan bentuk kerjasama lain yang berpengaruh pada pengembangan koleksi.
i. Kriteria dan tata cara penyiangan.
j. Sikap perpustakaan terhadap sensor dan masalah lain yang berkaitan dengan
intellectual freedom
24
.
Jadi dapat disimpulkan beberapa hal penting pada elemen kebijakan umum pengembangan koleksi adalah :
a. kebijakan pengembangan koleksi harus tertulis, b. pembuatan kebijakan tertulis memerlukan diskusi, masukan dan pembahasan
dari pihak sekolah tidak hanya pustakawan, c. kebijakan yang dibuat harus mempertimbangkan hal-hal yang berkaitan
langsung dengan kondisi organisasi induk sekolah seperti kurikulum, pendanaan, kebijakan pemerintah atau dinas terkait, suasana dan lingkungan
pendidikan, kebiasaan pemakai, dan lain-lain, d. kebijakan dan rencana perpustakaan merupakan dokumen aktif yang harus
selalu ditinjau ulang.
2. Analisa Pemakai
