Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
e. Pembayaran dapat dilakukan serentak dengan pemesanan melalui pengiriman
pos wesel, cheque, giro, bank dan sebagainya. f.
Untuk pembayaran yang dilakukan kemudian biasanya penyalur atau penerbit mengirimkan faktur sementara dan perpustakaan akan membayar sejumlah
uang menurut faktur itu.
g. Untuk majalah perlu disebutkan mulai tahun berapa atau volume ke berapa
yang akan dipesan atau dibeli. Jika jumlah judul yang dipesan cukup banyak maka kemungkinan toko buku yang bersangkutan tidak dapat mengirimkan
pesanan itu sekaligus, melainkan secara berangsur-angsur.
Menurut buku Pedoman Pembinaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi 1982 : 13 setelah pesanan diterima maka petugas harus :
1. Memeriksa dengan teliti apakah kiriman dalam keadaan baik dan dicocokkan
dengan surat pengantar dan faktur penerimaan. 2.
Mencocokkan barang yang diterima dengan arsip pesanan untuk mengetahui apakah pengiriman sesuai dengan pesanan.
3. Apabila ada yang tidak sesuai dengan pesanan tidak dipesan, cacat atau
rusak maka barang itu disisihkan dan dikembalikan dengan permintaan untuk diganti claim.
4. Apabila pesanan dalam keadaan baik dan sesuai dengan pesanan-pesanan
dibuatkan tanda terima atau menandatangani invoice untuk dikembalikan sebagai bukti penerimaan.
Pembelian dan pemesanan bahan pustaka sangat diperlukan dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka, karena petugas dapat memilih bahan yang dibutuhkan bagi
para penggunanya sesuai dengan anggaran yang tersedia.
2.6.2.2 Sumbangan atau Hadiah
Selain dengan cara pembelian, pengadaan koleksi dapat diperoleh dengan menerima hadiah sebagai penambahan koleksinya terutama bagi perpustakaan yang
dananya terbatas. Pada umumnya perpustakaan menerima hadiah dari berbagai instansi sebagai
penambah koleksinya. Hadiah buku yang diterima, tanpa diminta sering tidak cocok dengan tujuan perpustakaan penerima.
Menurut Soeatminah 1992 : 71 hadiah atau sumbangan dapat diperoleh dengan cara :
1. Mengajukan permintaan hadiah pustaka.
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
2. Hadiah tidak atas permintaan.
3. Sumbangan wajib.
Walaupun bahan pustaka diperoleh secara hadiah, namun bahan pustaka tersebut hendaknya diseleksi terlebih dahulu. Langkah-langkah yang perlu ditempuh dalam
melakukan permintaan dan penerimaan hadiah menurut Yuyu 1993 :59 adalah sebagai berikut :
1. Mempersiapkan daftar donatur yang akan diminta sumbangannya. Alamat
dapat dicari pada direktori, buletin, laporan lembaga dan seterusnya. 2.
Perpustakaan menyusun daftar bahan pustaka yang akan diajukan kepada pihak lain lembaga ilmiah, lembaga pemerintah, perorangan dan seterusnya
di dalam maupun di luar negeri. Alamat dapat dicari pada direktori, lpaoran lembaga dan seterusnya.
3. Daftar permohonan dikirimkan kepada alamat yang dituju sidertai surat
pengantar. 4.
Apabila pihak donor telah mengirimkannya, petugas memeriksa kiriman tersebut dan dicocokkan dengan surat pengantarnya dan mengirimkan ucapan
terima kasih
5. Selanjutnya bahan diproses seperti biasa yaitu diinventarisasi.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengembangan koleksi dengan hadiahsumbangan dapat dilakukan dengan : hadiah atas permintaan dan hadiah
tidak atas permintaan. Hadiah yang sesuai dapat dijadikan koleksi perpustakaan, sedangkan yang tidak sesuai dapat ditukarkan ke perpustakaan lain.
2.6.2.3 Tukar Menukar
Tukar menukar bahan pustaka dapat dilakukan apabila perpustakaan memiliki sejumlah bahan pustaka yang tidak diperlukan lagi, atau memiliki jumlah eksemplar
yang terlalu banyak, sehingga ingin ditukar dengan bahan pustaka lain kepada perpustakaan yang mau diajak bekerjasama dalam kegiatan tukar menukar bahan
pustaka. Dalam melakukan kegiatan tukar menukar bahan pustaka diperlukan langkah-
langkah yang sistematis, agar kegiatan tersebut dapat berjalan dengan semestinya. Menurut Soeatminah 1992 : 74 langkah-langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut
• Setiap pustaka yang akan ditukarkan harus dikeluarkan dari koleksi, diambil
katalognya dan diberi tanda stempel tanda pengeluaran dari koleksi. Di dalam buku inventaris juga dicatat di kolom keterangan, sehingga sudah resmi bukan
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
milik perpustakaan yang bersangkutan. •
Sejumlah pustaka yang akan ditukarkan dibuatkan daftar yang diurutkan berdasarkan abjad :
Buku : nama pengarang dan judul
Majalah : Judul, Vol., Tahun, Nomor •
Perpustakaan mengirimkan daftar tersebut kepada sejumlah perpustakaan yang diperkirakan akan membutuhkannya, lengkap dengan syarat penukaran, misalnya
ongkos kirimnya. •
Perpustakaan penerima memilih pustaka yang diperlukan dan mengirim daftar pustaka yang ditawarkan sebagai gantinya.
• Apabila kedua perpustakaan telah sepakat, maka proses tukar menukar dapat
dilakukan, dan masing-masing dapat mulai menginventaris pustaka tukar menukar.
Dari langka h-langkah di atas diharapkan kegiatan tukar menukar bahan pustaka dapat berjalan lancar, sehingga dapat mewujudkan tujuan dari pertukaran bahan tersebut.
Menurut Sulistyo-Basuki 1994 : 39 kegiatan tukar menukar bahan pustaka antar perpustakaan mempunyai beberapa tujuan yaitu :
1. Untuk memperoleh buku-buku tertentu tidak dapat dibeli di toko buku atau
tidak tersedia karena alasan lain. Sebagai contoh terutama buku-buku terbitan pemerintah, majalah-majalah dan lain-lainnya yang akan dikirim ke
perpustakaan melalui pertukaran.
2. Sistem pertukaran memberi jalan bagi perpustakaan untuk membuang buku-
buku duplikat dan hadiah yang tidak sesuai. 3.
Pertukaran mengembangkan kerjasama yang baik antar perpustakaan khususnya pada tingkat internasional. Kecuali untuk pertukaran bahan
pustaka antar perpustakaan secara informal, banyak program-program pertukaran terbatas pada perpustakaan nasional, perpustakaan khusus dan
perpustakaan research penelitian yang besar.
Dari tujuan di atas kegiatan tukar menukar bahan pustaka sangat perlu dilakukan oleh setiap jenis perpustakaan termasuk perpustakaan khusus karena tidak ada
perpustakaan yang memiliki koleksi yang benar-benar sempurna. Sebagai contoh Perpustakaan Kongres yang ada di Amerika Serikat memiliki koleksi yang sangat besar
di dunia tetapi tetap melakukan kerjasama dengan perpustakaan lain dalam kegiatan tukar menukar bahan pustaka untuk membangun koleksinya.
2.6.2.4 Titipan
