Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed

(1)

PENGADAAN BUKU PADA PERPUSTAKAAN PERGURUAN

TINGGI DI UNIMED

Kertas Karya

Dikerjakan Oleh :

HELGA BEATRICE U SINAGA

NIM : 062201017

DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN D-III

FAKULTAS SASTRA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

(2)

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan Karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya yang berjudul “Pengadaan Buku pada Perpustakaan Perguruan Tinggi di Unimed”.

Kertas karya ini disusun sebagai salah satu syarat kelengkapan studi untuk menyelesaikan Program Diploma Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi pada Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara.

Dalam penulisan kertas karya ini, penulis menyadari sepenuhnya bahwa kertas karya ini belum sempurna seperti yang diharapkan. Oleh karena itu penulis akan menerima kritik dan saran demi kesempurnaan kertas karya ini.

Penulis menyadari bahwa sepenuhnya ini tidak akan berarti tanpa bantuan dan dukungan dari keluarga yang tiada henti-hentinya memberikan limpahan kasih sayang dan doa kepada penulis. Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih sedalam-dalamnya kepada kedua orang tua tercinta Ayahanda tercinta Hamonangan Sinaga dan Ibunda tercinta Hotma Gultom, S.Pd., yang telah banyak memberikan dukungan moral maupun materi kepada penulis sehingga penulis dapat merampungkan jenjang studi setahap demi setahap sampai saat ini. Dan buat Adek-adekku terutama Michael yang setia mengantar penulis ke mana saja. Pada kesempatan ini penulis juga mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Drs. Syaifuddin, M.A.Ph.D., selaku Dekan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dra. Zurni Zahara Samosir, M.Si., selaku Ketua Program D3 Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara sekaligus dosen pembaca yang telah memberikan bimbingan penulis dalam menyelesaikan kertas karya ini.

3. Bapak Drs. Belling Siregar, SS., M.Lib., selaku dosen yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk mengarahkan dan membimbing penulis dalam menyelesaikan kertas karya ini.

4. Bapak Ishak, M.Hum., selaku dosen wali yang telah mendidik dan

(3)

5. Ibu Dra. Ratnawaty Dora dan seluruh staf perpustakaan Universitas Negeri Medan yang telah banyak memberikan informasi dan bantuan kepada penulis untuk menyelesaikan kertas karya ini.

6. Seluruh staf pengajar Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara yang telah mendidik penulis selama perkuliahan.

7. Sahabat-sahabatku Tary, Indah dan Anang yang telah memberikan semangat kepada penulis selama masa perkuliahan dan dalam menyelesaikan kertas karya ini.

8. Teman-teman stambuk 2006 yang selalu penulis kenang dalam suka dan duka semasa perkuliahan.

Medan, juni 2009 Penulis,

Helga Beatrice Utami Sinaga NIM : 062201017

(4)

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR………. i

DAFTAR ISI……… iii

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latarbelakang dan Masalah………. 1

1.2 Tujuan Penulisan………. 2

1.3 Ruang Lingkup……… 3

1.4 Metode Pengumpulan Data……….. 3

BAB II PENGADAAN BUKU PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI MEDAN 2.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi………. 4

2.2 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi……….. 5

2.3 Fungsi dan Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi………. 6

2.4 Kegiatan Perpustakaan Perguruan Tinggi... 8

2.5 Koleksi Perpustakaan... 8

2.5.1 Pengertian Koleksi... 8

2.5.2 Fungsi Koleksi... 9

2.5.3 Jenis Koleksi……….…….. 10

2.6 Pengadaan Bahan Pustaka……….…….. 11

2.6.1 Pemilihan Buku... 12

2.6.1.1 Pengertian Pemilihan Buku... 12

2.6.1.2 Tujuan Pemilihan Buku... 13

2.6.1.3 Prinsip-prinsip Pemilihan Buku... 14

2.6.1.4 Pihak-Pihak yang Dilibatkan Dalam Pemilihan Buku... 15

2.6.1.5 Alat Bantu Pemilihan Buku... 16

2.6.2 Pengadaan... 17

2.6.2.1 Pembelian dan Pemesanan... 18

2.6.2.2 Sumbangan atau Hadiah... 20

2.6.2.3 Tukar Menukar... 20

2.6.2.4 Titipan... 22

2.6.2.5 Penerbitan Sendiri... 22

2.7 Pemilihan dan Pemesanan... 23

2.8 Penerimaan dan Inventarisasi Buku... 25

2.8.1 Penerimaan... 25

2.8.2 Inventarisasi Buku... 25

BAB III PENGADAAN BUKU DI PERPUSTAKAAN UNIMED 3.1 Sejarah Ringkas... 29

3.2 Tujuan dan Fungsi………... 30

3.3 Struktur Organisasi... 31

3.4 Personalia... 33

(5)

3.6 Keadaan Perpustakaan Unimed... 36

3.6.1 Gedung... 36

3.6.2 Koleksi Perpustakaan Unimed... 37

3.6.3 Pelayanan Perpustakaan... 38

3.6.3.1 Pelayanan Teknis... 39

3.6.3.2 Pelayanan Pengguna... 40

3.6.3.3 Pelayanan Administrasi... 41

3.7 Pengadaan Buku... 41

3.7.1 Sumber Koleksi... 42

3.7.2 Prinsip-Prinsip Pemilihan... 43

3.7.3 Pihak-pihak yang Dilibatkan Dalam Pemilihan Buku... 44

3.7.4 Alat Bantu Pemilihan Buku... 47

3.7.5 Tata Laksana Pemilihan Buku... 48

3.7.6 Penerimaan dan Inventarisasi... 51

3.8 Hambatan... 54

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan... 55

B. Saran... 56

DAFTAR PUSTAKA... 57 LAMPIRAN

(6)

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1... 31

Gambar 2... 32

Gambar 3... 50

(7)

DAFTAR TABEL

Tabel 1... 26

Tabel 2... 33

Tabel 3... 36

(8)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang dan Masalah

Peranan perpustakaan dewasa ini sangat penting mengingat semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dalam era globalisasi. Dalam pendidikan, perpustakaan merupakan salah satu unsur penting untuk mendukung proses belajar mengajar. Keberadaan perpustakaan di suatu perguruan tinggi diharapkan dapat membantu mahasiswa dan dosen, serta dapat mendukung terlaksananya program Tridarma perguruan tinggi yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

Perpustakaan perguruan tinggi sebagai perpustakaan akademik akan terus memainkan peran penting dalam kehidupan suatu perguruan tinggi. Perpustakaan akademik akan sangat diperlukan untuk riset, pengajaran dan pembelajaran.

Menurut Basuki dalam bukunya Pengantar Ilmu Perpustakaan (1991:51)

“Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya”.

Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya.

Adapun tujuan utama perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk mendukung, memperlancar serta mempertinggi kualitas pelaksana program kegiatan perguruan tinggi. Oleh karena itu perpustakaan dituntut untuk mengembangkan koleksinya baik dalam bentuk cetak maupun tidak tercetak yang mengacu pada standar kualitas yang diinginkan perguruan tinggi yang bersnagkutan.

Kegiatan pembinaan koleksi harus direncanakan sebaik-baiknya agar layanan yang diberikan oleh perpustakaan benar-benar dapat memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan. Untuk dapat memberi pelayanan yang optimal dibutuhkan pengembangan koleksi yang beik sesuai dengan kebutuhan sivitas akademika perguruan tinggi tersebut. Pengembangan koleksi perpustakaan diharapkan dapat memenuhi kebutuhan literaturesetiap mata kuliah yang didistribusikan pada setiap semester untuk semua

(9)

jurusan yang diasuh dalam perguruan tinggi yang bersangkutan.

Perpustakaan Universitas Negeri Medan sebagai salah satu perpustakaan perguruan tinggi diharapkan dapat mendukung terlaksananya tridarma perguruan tinggi tempat bernaung. Koleksi yang dimiliki perpustakaan Unimed terdiri dari buku teks, buku referensi, majalah, jurnal, karya ilmiah, audio visual dan surat kabar. Adapun jumlah koleksi yang dimiliki oleh Perpustakaan Unimed baik berupa buku maupun bahan bukan buku berjumlah 43.693 judul dan 151.694 eksemplar koleksi sedangkan jumlah pengguna Perpustakaan Unimed sebanyak 14.152 orang.

Jika dilihat dari jumlah koleksi tersebut, dirasakan masih kurang dibandingkan dengan jumlah pengguna. Sehubungan dengan hal tersebut, timbul beberapa pertanyaan tentang pengadaan koleksi. Pertanyaan tersebut adalah :

1. Bagaimana proses pemilihan bahan pustaka pada Perpustakaan Unimed ? 2. Apa saja usaha yang dilakukan Pepustakaan Unimed dalam mengembangkan

bahan pustaka ?

3. Kendala apa saja yang dihadapi oleh Perpustakaan Unimed dalam

pengembangan koleksi ?

Berdasarkan pertanyaan di atas, penulis ingin meneliti lebih dalam mengenai pengembangan koleksi Perpustakaan Unimed. Hal ini yang mendorong penulis memilih

judul kertas karya

“Pengadaan Buku pada Perpustakaan Universitas

Negeri Medan”.

Penulis memilih judul tersebut karena menurut penulis pengadaaan buku merupakan masalah penting dalam memenuhi kebutuhan pengguna dan mencapai tujuan perpustakaan.

1.2 Tujuan Penulisan

Sesuai dengan latar belakang yang dikemukakan di atas, tujuan penulisan kertas karya ini adalah :

- Untuk mengetahui bagaimana kegiatan pengadaan buku pada Perpustakaan Unimed.

- Untuk mengetahui pelaksanaan pemilihan bahan pustaka, pengadaan dan inventarisasi bahan pustaka pada Perpustakaan Unimed.

(10)

Ruang lingkup yang akan dibahas dalam kertas karya ini adalah hal-hal yang berhubungan dengan pengembangan koleksi yang ada pada Perpustakaan Unimed. Sesuai dengan masalah yang dikemukakan di atas, penulis membatasi ruang lingkup topik yang akan dibahas dalam kertas karya ini untuk dijadikan pedoman. Adapun ruang lingkup kertas karya ini adalah :

1. Pemilihan Bahan Buku. 2. Pengadaan Bahan Buku. 3. Inventarisasi Bahan Buku.

1.4 Metode Pengumpulan Data

Dalam penulisan kertas karya ini, penulis menggunakan metode pengumpulan data sebagai berikut :

1. Penelitian Kepustakaan (Library research)

Yaitu membaca literatur dan memahami bahan-bahan pustaka atau literatur baik berupa buku, diktat dan lain sebagainya yang berhubungan dengan masalah.

2. Penelitian Lapangan (Field research)

Yaitu memperoleh data melalui pengamatan secara langsung kepada perpustakaan Universitas Negeri Medan, serta mengadakan wawancara langsung dengan kepala dan staf perpustakaan Unimed.

(11)

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi

Dalam proses belajar mengajar di perguruan tinggi baik dosen, mahasiswa maupun peneliti tidak akan terlepas dari perpustakaan. Dari perpustakaan mereka akan memperoleh informasi tentang bermacam-macam hal karena pada hakekatnya suatu perpustakaan adalah tempat terkumpulnya pengetahuan dari masa ke masa.

Perpustakaan adalah salah satu sarana bagi manusia dalam mengembangkan ilmu pengetahuan. Perpustakaan dalam sebuah perguruan tinggi merupakan bagian integral dari perguruan tinggi yang bekerjasama dengan unit lainnya untuk menunjang pelaksanaan kegiatan Tridharma perguruan tinggi yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

Pengertian perpustakaan perguruan tinggi meliputi perpustakaan, fakultas, jurusan dan lembaga-lembaga yang dibawahinya, Institut, sekolah tinggi, perguruan tinggi dan akademi. Dalam struktur organisasi perguruan tinggi perpustakaan berstatus sebagai unit pelaksanaan teknis di tingkat pusat.

Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang berada dalam naungan perguruan tinggi dan merupakan salah satu unit yang membantu perguruan tinggi dalam mencapai tujuannya.

Pengertian perpustakaan perguruan tinggi menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi : pedoman umum (1994:3) adalah :

Perpustakaan perguruan tinggi menurut unit pelaksana teknis (UPT) perguruan tinggi yang bersama-sama dengan unit lain, turut melaksanakan Tridharma perguruan tinggi dengan cara memilih,menghimpun, mengolah,merawat serta melayankan sumber informasi kepada lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya.

(12)

Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999 : 4) dinyatakan bahwa :

”Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang berada dalam suatu perguruan tinggi dan merupakan unit yang menunjang perguruan tinggi yang bersangkutan dalam mencapai tujuannya”.

Berdasarkan kedua pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi merupakan satu unit kerja di perguruan tinggi yang mendukung proses belajar mengajar dilaksanakan perguruan tinggi tempatnya bernaung.

2.2 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi

Perpustakaan Perguruan Tinggi sebagai salah satu sarana penunjang Tridarma Perguruan Tinggi, diselenggarakan perpustakaan perguruan tinggi untuk mendukung, memperlancar serta mempertinggi kualitas pelaksanaan program kegiatan perguruan tinggi melalui pelayanan informasi.

Menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 52) tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi secara umum adalah :

1. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tingig, lazimnya staf pengajar dan mahasiswa sering pula mencangkup tenaga administrasi perguruan tinggi.

2. Menyediakan bahan rujukan (referensi) pada semua tingkat akademis, artinya mulai mahasiswa tahun pertama hingga kemahasiswaan program pascasarjana dan pengajar.

3. Menyediakan ruangan belajar untuk pemakai perpustakaan.

4. Menyediakan jasa pinjaman yang tepat guna bagi berbagai jasa pemakai. 5. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkaran

perguruan tinggi tetapi juga industri lokal.

Sedangkan menurut Syahrial-Pamuntjak (2000 : 4), menyatakan bahwa :

”Perpustakaan perguruan tinggi bertujuan membantu perguruan tinggi dalam program pengajaran. Sebagai unsur penunjang Tridharma perguruan tinggi tersebut. Perpustakaan meerumuskan tujuannya sebagai berikut :

1. Mengadakan buku, jurnal dan pustaka lainnya yang diperlukan untuk dipakai oleh dosen, mahasiswa dan staf lainnya bagi kelancaran program pengajaran di perguruan tinggi.

2. Mengadakan buku, jurnal dan merawat pustaka lainnya yang diperlukan untuk penelitian sejauh dana yang tersedia.

3. Mengusahakan, menyimpan dan merawat pustaka yang bernilai sejarah yang dihasilkan oleh sivitas akademika.

4. Menyediakan sarana bibliografi yang ada untuk menunjang pemakaian pustaka.

(13)

5. Menyediakan tenaga yang cukup serta penuh dedikasi untuk melayani kebutuhan pengguna perpustakaan, dan bila perlu mampu memberikan pelatihan penggunaan pustaka.

6. Bekerja sama dengan perpustakaan lain untuk mengembangkan program perpustakaan.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan dapat membantu sivitas akademika perguruan tinggi tersebut guna mewujudkan program pendidikan yang merupakan dasar tujuan dari suatu perguruan tinggi.

2.3 Fungsi dan Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi

Sebagai unit pelaksanaan teknis, perpustakaan perguruan tinggi mempunyai fungsi sebagai pusat layanan informasi baik bagi civitas akademika, maupun masyarakat yang berasal dari luar kampus.

Dalam memberikan layanan, perpustakaan perguruan tinggi mempunyai fungsi edukatif, informatif dan rekreatif. Perpustakaan bukan hanya tempat belajar, tetapi juga merupakan tempat mencari informasi dan tempat yang dapat digunakan untuk memperluas cakrawala ilmu pengetahuan seseorang.

Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi : buku pedoman (2004 : 3) dinyatakan bahwa fungsi Perpustakaan Perguruan tinggi adalah :

Fungsi Edukasi

Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran.

Fungsi Informasi

Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi.

Fungsi Riset

Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan orimer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perpguruan tinggi mutlak dimiliki, karena tugas perguruan tinggi adalah menhasilkan karya-karya penelitian yang dapat diaplikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang.

Fungsi Rekreasi

Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan.

Fungsi Publikasi

Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan peblikasi karya yang dihasilkan warga perguruan tinggi yakni sivitas akademik dan non akademik.

(14)

Fungsi Deposit

Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihailkan oleh warga perguruan tingginya.

Fungsi interpretasi

Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian yang memberikan nilai tambah terhdap sumber-sumber informasi yang dimiliki untuk membantu pengguna dalam melakukan dharnanya.

Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi mempunyai fungsi edukasi, informasi, riset, rekreasi, publikasi, deposit dan interpretasi.

Untuk dapat melaksanakan fungsi tersebut di atas, perpustakaan perguruan tinggi mempunyai beberapa tugas pokok antara lain :

a. Mengumpulkan, mengadakan buku dan berbagai penerbitan tertulis dan terekam.

b. Menolah berupa diklasifikasi, dikatalog, dan sebagainya, bahan pustaka tersebut agar siap dipakai oleh orang yang akan memakainya.

c. Menympan, memelihara, dan merawat koleksi bahan pustaka.

d. Memberikan pelayanan dan informasi yang disediakan ( Rompas, 1985 : 90 Tugas adalah suatu kewajiban yang harus dilaksanakan atau suatu yang ditentukan untuk dikerjakan. Setiap perpustakaan mempunyai tugas-tugas sebagai mana yang telah diberikan oleh lembaga / organisasi yang menaunginya.

Sedangkan menurut Sulistyo-Basuki (1993 : 52) tugas yang dilakukan Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah :

1. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya staf pengajar dan mahasiswa. Sering pula mencakup tenaga administrasi perguruan tinggi.

2. Menyediakan bahan pustaka rujukan (referens) pada semua tingkatan akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga mahasiswa program pasca sarjana.

3. Menyediakan ruang belajar untuk pemakai perpustakaan.

4. Menyediakan jasa peminjam yang tepat guna bagi berbagai jenis pemakai. 5. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan

perguruan tinggi tetapi juga lembaga industri lokal.

Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah menyediakan bahan pustaka, ruang belajar, melakukan peminjaman untuk memenuhi kebutuhan sivitas akademika perguruan tinggi tempat bernaung.

2.4 Kegiatan Perpustakaan Perguruan Tinggi

(15)

tinggi melaksanakan Tridarma perguruan tinggi secara umum memiliki kegiatan : 1. Pelayanan Teknis, terdiri dari :

a. Pembinaan/pengembangan koleksi - Pemilihan Koleksi

- Pemesenan dan pembelian - Inventarisasi koleksi

b. Katalogisasi dan klasifikasi (pengatalogan) 2. Pelayanan pengguna terdiri dari :

a. Pelayanan sirkulasi

- Peminjaman dan pengembalian - Pendaftaran anggota

- Surat keterangan bebas pinjam b. Pelayanan berkala

c. Pelayanan referensi - Penelusuran informasi - Bimbingan pengguna d. Pelayanan audio visual e. Pelayanan anak

3. Pelayanan administrasi a. Personalia

b. Keuangan

c. Tatausaha. (Siregar, 2002 :2)

Dari kegiatan di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan mumpunyai banyak kegiatan yang harus dilaksanakan untuk dapat mendukung terlaksananya tri dhama perguruan tinggi yang diemban oleh perguruan tinggi penaungnya, dan demi tercapainya tujuan perpustakaaan.

2.5. Koleksi Perpustakaan

2.5.1 Pengertian koleksi

Koleksi merupakan salah satu unsur utama perpustakaan, karena segala informasi yang akan diberikan kepada pengguna bersumber dari koleksi yang dimiliki perpustakaana tersebut. Koleksi perpustakaan harus relevan dengan program perguruan tinggi tempatnya bernaung, demi tercapainya tujuan perguruan tinggi dan tujuan perpustakaan. Menurut Yulia (1993) : 3) ”Koleksi perpustakaan adalah kumpulan bahan pustaka yang terdapat di perpustakaan. Sedangkan Soeatminah (1992 : 30-31) menyatakan bahwa koleksi perpustakaan adalah :

Kumpulan bahan pustaka berbentuk buku atau non buku, bahan pustaka yang dihimpun oleh suatu perpustakaan disediakan bagi masyarakat yang berminat

(16)

memanfaatkan, koleksi perpustakaan biasanya di atur dan ditata secara sistematis, sehingga setiap bahan pustaka dapat dengan mudah dicari dan ditemukan sewaktu-waktu dibutuhkan.

Pada umumnya koleksi yang terdapat pada perpustakaan perguruan tinggi berupa buku, terbitan berseri dan bahan-bahan non buku. Biasanya koleksi tersebut diatur dan ditata secara sistematis, sehingga informasi yang terdapat dalam koleksi tersebut dapat dengan mudah ditemukan oleh pengguna apabila dibutuhkan.

2.5.2 Fungsi Koleksi

Perpuatakaan perguruan tinggi berfungsi untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan induknya untuk mendukung kegiatan proses belajar mengajar yang dilaksanakan perguruan tinggi penaungnya. Dalam hal ini perpustakaan akan berusaha membina koleksinya sesuai dengan kebutuhan sivitas akademika yang menjadi penggunanya.

Koleksi yang dimilki perpustakaan mempunyai beberapa fungsi sebagimana dinyatakan dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi : buku pedoman (2004 ; 30 bahea fungsi koleksi adalah :

a. Fungsi pendidikan

Untuk menunjang program pendidikan dan pengajaran, perpustakaan mengadakan bahan pustaka yang sesuai atau relevan dengan jenis dan tingkat program yang ada.

b. Fungsi penelitian

Untuk menunjang program penelitian perguruan tinggi, perpustakaan menyediakan sumber informasi tentang berbagai hasil penelitian dan kemajuan ilmu penetahuan mutakhir.

c. Fungsi referens

Fungsi ini melengkapi fungsi di atas dengan menyediakan bahan-bahan referens di berbagai bidang dan alat-alat bibliografis yang diperlukan untuk menelusuri informasi.

d. Fungsi umum

Perpustakaan perguruan tinggi juga merupakan pusat informasi bagi masyarakat di sekitarnya. Fungsi ini berhubungan dengan program pengabdian masyarakat dan pelestarian bahan pustaka serta hasil budaya manusia yang lain.

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa koleksi perpustakaa mempunyai gungsi pendidikan, penelitian, referensi dan umum.

(17)

2.5.3 Jenis Koleksi

Koleksi Perpustakaan perguruan tinggi tidak hanya satu macam saja, melainkan terdiri dari beberapa jenis koleksi. Koleksi perpustakaan perguruan tinggi secara jelas dinyatakan dalam buku Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi (1979 : 38) bahwa yang menjadi koleksi perpustakaan perguruan tinggi adalah :

a. Buku Teks

b. Buku referens, termasunk indeks, abstrak, laporan tahunan, kamus, ensiklopedi, dan katalog.

c. Pengembangan ilmu, yang melengkapi dan memperkaya pengetahuan

pemakai selain dari bidang studi dasar.

d. Penerbitan berkala, seperti majalah dan surat kabar.

e. Penerbitan perguruan tinggi, tidak hanya perguruan tinggi tempat bernaung tetapi juga penerbitan perguruan tinggi lainnya.

f. Penerbitan pemerintah, terutama penerbitan-penerbitan resmi, baik yang bersifat umum maupun yang menyngkut kebutuhan khusus perguruan tinggi yang bersangkutan.

g. Koleksi khusus, yang berhubungan dengan minat khusus perpustakaan, seperti koleksi tentang kebudayaan daerah tertentu dan subyek tertentu.

h. Koleksi bukan buku, yang berupa koleksi audio –visual seperti film, kaset, piringan hitam, video tape, dan CD.

Selain pernyataan di atas Yulia (1993 : 3-4) mengemukakan bahwa kategori koleksi adalah :

1. Karya cetak, seperti buku dan terbitan berseri.

2. Karya non cetak, seperti rekaman suara, gambar hidup dan rekaman video, bahan grafika, dan bahan kartografi.

3. Bentuk mikro, seperti mikrofilm, mikrofis, dan microopaque.

4. Karya dalam bentuk elektronik seperti pita magnetis dan ckram atau disc. Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi harus menyediakan berbagai jenis koleksi yaitu, karya cetak seperti buku, terbitan berseri, terbitan pemerintah dan karya non cetak seperti CD-ROM, film, kaset dan mikrofilm.

2.6 Pengadaan Bahan Pustaka

Pengadaan bahan pustaka adalah salah satu kegiatan utama yang dilaksanakan oleh bagian pelayanan teknis. Dalam hal ini pengadaan bahan pustaka akan mempengaruhi kegiatan lainnya, seperti pengolahan bahan pustaka tidak akan bekerja

(18)

jika pengadaan bahan pustaka tidak pernah dilakukan, karena bahan pustaka yang akan diolah tidak ada. Dari uraian di atas jelaslah bahwa pekerjaan pertama yang dilakukan oleh bagian pelayanan teknis adalah pengadaan koleksi. Pada bagian ini dilaksanakan perencanaan penambahan koleksi, seleksi bahan pustaka, membuat ketentuan tentang prioritas koleksi yang akan ditambah (dibeli).

Menurut buku Perpustakaan Perguruan Tinggi : buku pedoman (1994 : 38) Pengadaan bahan pustaka dilaksanakan melalui :

1. pembelian dan pelangganan 2. hadiah

3. pertukaran

4. wajib simpan terbitan perguruan tinggi

Cara di atas dilakukan untuk lebih bervariasi dalam menghimpun dan melaksanakan pengadaan bahan pustaka secara tepat baik dan sistematis.

Sedangkan menurut Pedoman Umum Penyelenggaran Perpustakaan Sekolah (1994 : 14) pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan melalui berbagai cara yaitu :

1. Pembelian : pembelian langsung atau pemesanan kepada penerbit, toko buku atau agen, baik pemesanan secara tetap (standing order) atau sesuai kebutuhan.

2. Tukar Menukar : biasanya dilakukan dengan perpustakaan atau lembaga lain. Untuk melakukan cara ini perpustakaan harus mempunyai bahan pustaka yang dapat ditukarkan, seperti terbitan perpustakaan atau diambil dari koleksi yang jumlah kopinya berlebih.

3. Hadiah dari siswa yang telah tamat, dari penerbit atau lembaga lain : penambahan melalui cara lebih ekonomis, tetapi sering tidak sesuai dengan kebutuhan dan bahkan kadang-kadang sudah kadaluwarsa. Oleh karena itu, perpustakaan harus selektif secara ketat agar tidak terjadi peledakan koleksi tidur, antara lain dengan cara memberikan daftar judul bahan pustaka yang diperlukan kepada para calon pemberi hadiah.

4. Titipan : perpustakaan kadang-kadang memperoleh titipan bahan pustaka dari perorangan atau lembaga lain agar bisa dimanfaatkan oleh pemakai perpustakaan. Dalam hal ini perpustakaan sekedar menjaga keberadaanya tanpa memikul resiko.

5. Terbitan sendiri : perpustakaan hendaknya menghimpun semua bahan pustaka seperti majalah, buku, brosur, laporanyang diterbitkan oleh perpustakaan atau sekolah.

Dari uraian di atas dapat dketahui bahwa ada beberapa cara yang dapat ditempuh dalam penambahan koleksi antara lain : melalui pembelian, menerima hadiah, dengan tukar menukar, menerima titipan-titipan dan lain-lain.

(19)

2.6.1 Pemilihan Buku

2.6.1.1 Pengertian Pemilihan Buku

Untuk dapat memenuhi kebutuhan pengguna dan relevansi koleksi dengan kurikulum yang dilaksanakan oleh perguruan tinggi tempatnya bernaung, perpustakaan harus menyeleksi bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi bahan perpustakaan. Hal ini dimaksudkan untuk menjamin relevansi koleksi dengan kebutuhan pengguna perpustakaan yaitu mahasiswa, staf pengajar, peneliti dan pegawai administrasi.

Adapun tugas bagian pengadaan koleksi menurut Pedoman Pembinaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1982 : 11) mencakup kegiatan-kegiatan :

1. seleksi atau pemilihan bahan pustaka

2. pengadaan bahan pustaka melalui pembelian, tukar-menukar, penerimaan hadiah dan penerbitan sendiri (oleh perpustakaan)

3. inevntarisasi bahan pustaka yang telah diadakan

Pemilihan bahan pustaka dapat diartikan sebagai proses mengkaji kebutuhan bahan pustaka yang dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan serta menetapkan judul dan subjek bahan pustaka yang perlu diadakan, setelah meneliti judul-judul bahan pustaka melalui katalog penerbit, bibliografi, tinjauan buku dan usul dari pengguna perpustakaan. Hal ini dilakukan karena dalam kenyataannya suatu perpustakaan tidak dapat mengumpulkan semua buku yang diterbitkan baik dalam jumlah maupun jenisnya karena pengadaan buku dibatasi oleh tujuan dan sasaran yang ingin dicapai oleh perpustakaan, keadaan dan kemampuan pengguna yang dilayani, dana, tenaga pengelola dan ruangan yang tersedia di perpustakaan. Keterbatasan tersebut di atas mengharuskan perpustakaan melakukan seleksi agar koleksi yang dimiliki sesuai dengan kebutuhan pengguna.

2.6.1.2 Tujuan Pemilihan Buku

Tujuan pemilihan buku adalah mengembangkan koleksi perpustakaan yang baik dan seimbang, sehingga mampu melayani kebutuhan pemakai yang berubah dan tuntutan pemakai masa kini serta masa mendatang. Tujuan tersebut memang mulia namun haruslah diingat bahwa dana terbatas serta masih banyak kendala lainnya.

Menurut Budiwijaya, Arif (1979) menyatakan bahwa :

(20)

yang begitu pesat mengharuskan perpustakaan untuk membina koleksinya secara cermat dan teliti, karena tidak mungkin sebuah perpustakaan bagaimana besarnyapun untuk memupuk koleksinya dengan semua penerbitan yang ada di dunia karena ruang, tenaga dan dana yang terbatas. Di samping itu pembinaan koleksi harus disesuaikan dengan tujuan perpustakaan dan lembaga induknya. Adapun tujuan pembinaan koleksi perpustakaan perguruan tinggi menurut Budiwijaya, Arif (1979) adalah :

• mengumpulkan dan menyediakan bahan pustaka misalnya buku, majalah dan lain-lain yang dibutuhkan mahasiswa, dosen atau civitas academika Fakultas, universitas untuk masing-masing tugas memeuhi kurikulum, program pendidikan, pengajaran dan penelitian.

• mengumpulkan dan menyediakan bahan-bahan pustaka dalam bidang-bidang yang ada hubungannya dengan tujuan universitas.

• memiliki koleksi dari bahan atau dokumen yang lampau maupun mutakhir dalam berbagai disiplin ilmu pengetahuan dan kebudayaan, hasil-hasil penelitian dan lain-lain, yang erat hubungannya dengan program universitas.

• pendidikan, penelitian serta pengabdian universitas dalam masyarakat.

• sebaiknya memiliki koleksi berupa bahan-bahan yang berhubungan dengan sejarah perkembangan dan ciri universitas.

Dari uraian di atas jelas bahwa pemilihan koleksi ditujukan untuk memenuhi kebutuhan civitas academika sesuai dengan kurikulum yagn dilaksanakan serta program pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat yang dilaksanakan oleh perguruan tinggi penaungnya. Di samping itu pembinaan dan pemilihan koleksi dimaksudkan untuk menghindari duplikasi koleksi.

2.6.1.3 Prinsip-prinsip Pemilihan Buku

Koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna dapat meningkatkan mutu perpustkaan. Suatu perpustakaan harus dapat mengembangkan koleksinya, koleksi yang baik bukan dilihat dari kwantitas atau jumlah koleksinya melainkan berdasarkan kualitas yang dimiliki perpustakaan tersebut.

Dalam meningkatkan mutu koleksi perpustakaan perguruan tinggi perlu diingat prinsip-prinsip pemilihan bahan pustaka Perguruan Tinggi. Dengan adanya prinsip ini, perpustakaan akan terhindar dari kekeliruan dalam menentukan koleksinya.

Secara umum prinsip pemilihan bahan pustaka perguruan tinggi menurut Buku Pedoman Pembinaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1982-11) adalah :

(21)

1. hendaknya semua bahan pustaka yang dipilih secara cermat dan disesuaikan dengan standar kebutuhan pengguna perpustakaan dalam suatu prioritas yang telah ditetapkan.

2. hendaknya pengadaan koleksi diatur dan dituangkan dalam suatu peraturan kebijakan tertulis dan disahkan oleh rektor.

3. hendaknya kebijakan itu memperhatikan kelima prinsip utama pembinaan koleksi perpustakaan, yaitu :

a. Relevansi

Koleksi perpustakaan hendaknya relevan dengan program pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat yang diselenggarakan oleh lembaga induknya. Untuk itu perlu diperhatikan jenis, variasi dan jenjang program yang ada yaitu jumlah dan besar fakultas, jurusan, lembaga dan seterusnya, tingkat pra sarjana, sarjana, pasca sarjana dan doktor maupun program tanpa gelar (non degree program).

b. Berorientasi kepada keperluan pengguna

Di dalam pembinaan koleksi harus diutamakan keperluan pemakai yang terdiri dari mahasiswa (dari tingkat pra sarjana sampai peserta program doktor), dosen, peneliti, administrator dan seterusnya yang kebutuhan informasinya berbeda-beda.

c. Kelengkapan

Hendaknya diusahakan agar koleksi perpustakaan tidak hanya terdiri dari buku teks yang langsung dipakai untuk mata kuliah yang diberikan, tetapi juga menyangkut ilmu-ilmu yang berkaitan erat dengan program-program yang ada secara lengkap. Perlu diusahakan supaya semua komponen koleksi mendapat perhatian yang wajar, sesuai tingkat prioritas yang ditentukan.

d. Kemutakhiran

Di samping harus lengkap, maka perpustakaan harus berusaha untuk mengadakan sumber-sumber informasi yang paling mutakhir, sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dewasa ini.

e. Kerjasama antara pustakawan, dosen, mahasiswa dan lain-lain

Hendaknya semua yang berkepentingan dalam pembinaan koleksi (pustakwan, pengajar, administrator, mahasiswa dan lain-lain), menjalin kerjasama yang erat agar pelaksanaanya berjalan secara efektif dan efisisen.

Selain prinsip di atas ada beberapa asas yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan bahan pustaka. Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi : buku pedoman (2004 : 48) dinyatakan bahwa asas yang perlu dipertimbangkan adalah :

1. Wibawa penulis buku dan pentingnya buku tersebut untuk bidang studi tertentu.

2. Isi bahan perpustakaan cukup bermakna bagi pengembangan bidag studi. 3. Bahasan bahan perpustakaan memuat pandangan yang seimbang, khususnya

buku yang memuat masalah kontroversial. 4. Kualitas isi bahan perpustakaan.

(22)

5. Kepantasan harga. 6. Bahasa.

7. Terbitan terbaru memperoleh prioritas di atas terbitan lama. Bahan perpustakaan lama biasa diadakan sejauh tersedianya dana dan biasa mengisi kekurangan koleksi bidang tertentu.

8. Bahan perpustakaan renik, misalnya mikrofis, jangan dirangkap dengan bentuk buku kecuali jika ada alasan tertentu yang bisa diterima.

9. Setiap bahan perpustakaan rujukan cukup diadakan satu perangkat. 10.Buku ajar diadakan dalam jumlah eksemplar yang terbatas.

11.Media bahan perpustakaan dipilih sesuai dengan kebutuhan pengguna.

Dengan mempedomani prinsip-prinsip pemilihan buku tersebut di atas diharapkan bahwa koleksi perpustakaan harus mampu menyediakan koleksi yang relevan dan bermanfaat bagi penggunanya agar dapat memenuhi kebutuhan pengguna dan tercapainya tujuan perpustakaan.

2.6.1.4 Pihak-Pihak yang Dilibatkan Dalam Pemilihan Buku

Pihak yang berwenang dalam melakukan pemilihan buku pada perpustakaan perguruan tinggi bukan hanya pustakawan yang melakukannya tetapi juga para pengguna perpustakaan tersebut.

Menurut buku Perpustakaan Perguruan Tinggi : buku pedoman (1994-30) yang berwenang adalah :

1. Tenaga pengajar

Faktor utama yang harus dipertimbangkan dalam pengadaan koleksi perpustakaan perguruan tinggi adalah kurikulum dan sifat pengajaran serta program penelitian yang dilaksanakan perguruan tinggi induknya. Hal ini disebabkan subyek/mata kuliah yang tercantum dalam kurikulum memerlukan buku wajib dan buku penunjang. Sehubungan dengan faktor-faktor tersebut maka staf pengajar sebagai pelaksana dalam proses belajar mengajar sesuai dengan kurikulum yang dilaksanakan, program penelitian serta pengabdian kepada masyarakat, sudah tentu mempunyai tanggungjawab dalam menentukan buku wajib dan buku penunang yang dibutuhkan dalam mata kuliah yang diasuhnya.

2. Pustakawan

Pustakawan memegang peran penting dalam pemilihan bahan pustaka dan pembinaan koleksi. Pustakawan mengarahkan dan mengkoordinir kerjasama dengan pihak lain, menyusun kebijakan seleksi, memikirkan penggunaan dana secara efektif, mengikuti secara teratur berbagai bibliografi, tinjauan buku, katalog penerbit. Pustakawan juga melakukan sendiri pemilihan bahan referensi umum.

(23)

Mereka merupakan ahli dalam memilih subjek dalam ilmu tertentu dan lebih mengetahui cara menelusurinya pada sarana bibliografi.

4. Bagian Sirkulasi

Keikut sertaan bagian ini dalam pengadaan buku karena bagian ini dapat memberi informasi tentang buku yang banyak digunakan, sehingga dapat dipikirkan penambahan jumlahnya, juga memberi informasi tentang buku yang sering dibutuhkan pengguna namun belum dimiliki perpustakaan.

5. Bagian Pengadaan

Bagian pengadaan memegang peranan penting dalam pemilihan bahan pustaka seperti mencatat semua permintaan yang datang dari pihak-pihak yang dilibatkan dalam pemilihan buku, juga berperan memilih buku hadiah/sumbangan serta melaksanakan pertukaran buku yang tidak sesuai dengan kebutuhan perpustakaan.

6. Mahasiswa

Mahasiswa merupakan pengguna utama yang paling banyak memanfaatkan koleksi perpustakaan, oleh sebab itu permintaan mereka atas bahan pustaka perlu dipertimbangkan agar kebutuhan pengguna terpenuhi. Dalam hal ini mahasiswa juga sering mengajukan buku yang dibutuhkan di perkuliahannya, maupun penulisan skripsi mereka kepada pihak perpustakaan.

Sangatlah ideal bila perpustakaan perguruan tinggi mempunyai pakar bibliografi subjek yang merupakan seorang pustakawan profesional dan spesialis dalam literatur serta memiliki minat dan perhatian dalam pengembangan koleksi perpustakaan dalam perspektif yang luas di bawah koordinasi putakawan kepala.

2.6.1.5 Alat Bantu Pemilihan Buku

Untuk dapat melaksanakan pemilihan buku dengan mudah dan mengetahui bahan informasi buku secara lengkap hendaknya seorang pustakawan menggunakan alat bantu untuk memudahkan seleksi. . Menurut Soeatminah (1992 : 76) alat-alat bantu tersebut adalah :

1. Katalog penerbit dalam dan luar negeri. 2. Bibliografi nasional dan internasional. 3. Bibliografi khusus berbagai bidang ilmu. 4. Daftar tambahan koleksi perpustakaan lain. 5. Timbangan buku, iklan dan lain-lain.

Sedangkan menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi : buku pedoman (1994 :38) alat bantu mencakup :

1. Silabus mata kuliah.

(24)

3. Bibliografi.

4. Daftar perolehan baru dari perpustakaan. 5. Tinjauan dan resensi buku.

6. Iklan dan selebaran terbitan baru. 7. Books in print.

8. Pangkalan data.

Dengan adanya alat bantu Pemilihan Buku ini, maka diharapkan pemilihan buku dapat benar-benar sesuai kebutuhan pengguna.

Melalui alat bantu tersebut di atas informasi yang dapat diketahui mengenai buku yang akan dipesan antara lain :

- Nama pengarang - Judul buku

- Edisi atau cetakan

- Impresium (tempat terbit, penerbit dan tahun terbit)

- ISBN

- Harga, dan Keterangan singkat tentang isi buku tersebut. (Siregar, 1998 : 9 ) Dari alat bantu pemilihan yang telah diuraikan di atas dapat diketahui keterangan mengenai buku yang akan dipesan sesuai dengan kebutuhan pengguna.

2.6.2 Pengadaan

Pengadaan koleksi adalah proses menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan. Koleksi yang diadakan oleh suatu perpustakaan hendaknya relevan dengan minat dan kebutuhan, lengkap dan terbitan mutakhir agar tidak mengecewakan masyarakat yang dilayani. Koleksi perpustakaan berasal dari berbagai macam sumber, seperti pembelian, hadiah, tukar menukar dan titipan.

Yulia (1993 : 41) menyatakan bahwa pengadaan buku mencakup : a. Peroleh buku melalui pembelian, hadiah atau pertukaran. b. Pembayaran atau tanda terima pembayaran.

c. Memelihara catatan-catatan yang berkaitan dengan pengadaan.

Sedangkan menurut buku Perpustakaan Perguruan Tinggi : pedoman (1994 : 38) Pengadaan bahan pustaka dilaksanakan melalui :

1. Pembelian dan Pelangganan. 2. Hadiah.

3. Pertukaran

(25)

5. Titipan

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengadaan buku dapat dilakukan dengan cara mulai pembelian, hadiah/sumbangan, pertukaran, titipan dan penerbitan sendiri.

2.6.2.1 Pembelian dan Pemesanan

Untuk pengadaan bahan pustaka secara pembelian dilakukan melalui penelitian yang cermat, dengan cara memperhatikan atau meneliti kembali bahan pustaka yang ada di perpustakaan. Pengadaan bahan pustaka hendaknya berorientasi kepada pengguna sehingga sesuai dengan fungsi dan tujuan perpustakaan.

Dalam hal pembelian bahan pustaka, dibutuhkan anggaran keuangan yang cukup, mengingat mahalnya harga buku. Hal inilah yang menyebabkan pustakawan dan pihak yang berwenang dalam pemilihan harus selektif dalam memilih bahan pustaka agar tidak terjadi kekecewaan. Pembelian bahan pustaka dapat dilakukan dengan jalan :

• Membeli persediaan yang ada di toko buku.

• Memesan melalui toko buku, jika persediaan di toko buku tersebut habis maka akan dicari di dalam atau di luar negeri.

• Memesan langsung kepada penerbit.

• Mengimpor buku dari luar negeri.

Apabila perpustakaan membeli atau memesan bahan pustaka perlu dicantumkan bahan pustaka yang hendak dibeli atau dipesan, agar tidak terjadi kekeliruan dalam pembayaran.

Cara pemesanan dilakukan sebagai berikut :

a. Kartu pesanan dibuat dengan jumlah rangkap, yang sesuai dengan kebutuhan (misalnya dua untuk penyalur atau penerbit dan dua untuk arsip perpustakaan).

b. Arsip kartu pesanan yang satu disusun munurut abjad pengarang dan yang lain menurut penerbit atau penyalur.

c. Daftar pesanan (bagi yang memakai cara ini) dibuat dengan jumlah rangkap menurut kebutuhan, misalnya dua untuk penyalur atau penerbit dan dua untuk arsip perpustakaan (yang satu dapat dikirim ke fakultas, jurusan dan seterusnya).

d. Kartu-kartu pesanan (atau daftar pesanan) dikirimkan kepada penyalur atau penerbit disertai surat pengantar, yang juga menjelaskan bagaimana cara pembayarannya.

(26)

e. Pembayaran dapat dilakukan serentak dengan pemesanan melalui pengiriman pos wesel, cheque, giro, bank dan sebagainya.

f. Untuk pembayaran yang dilakukan kemudian biasanya penyalur atau penerbit mengirimkan faktur sementara dan perpustakaan akan membayar sejumlah uang menurut faktur itu.

g. Untuk majalah perlu disebutkan mulai tahun berapa atau volume ke berapa yang akan dipesan atau dibeli. Jika jumlah judul yang dipesan cukup banyak maka kemungkinan toko buku yang bersangkutan tidak dapat mengirimkan pesanan itu sekaligus, melainkan secara berangsur-angsur.

Menurut buku Pedoman Pembinaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1982 : 13) setelah pesanan diterima maka petugas harus :

1. Memeriksa dengan teliti apakah kiriman dalam keadaan baik dan dicocokkan dengan surat pengantar dan faktur penerimaan.

2. Mencocokkan barang yang diterima dengan arsip pesanan untuk mengetahui apakah pengiriman sesuai dengan pesanan.

3. Apabila ada yang tidak sesuai dengan pesanan (tidak dipesan, cacat atau rusak) maka barang itu disisihkan dan dikembalikan dengan permintaan untuk diganti (claim).

4. Apabila pesanan dalam keadaan baik dan sesuai dengan pesanan-pesanan dibuatkan tanda terima atau menandatangani invoice untuk dikembalikan sebagai bukti penerimaan.

Pembelian dan pemesanan bahan pustaka sangat diperlukan dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka, karena petugas dapat memilih bahan yang dibutuhkan bagi para penggunanya sesuai dengan anggaran yang tersedia.

2.6.2.2 Sumbangan atau Hadiah

Selain dengan cara pembelian, pengadaan koleksi dapat diperoleh dengan menerima hadiah sebagai penambahan koleksinya terutama bagi perpustakaan yang dananya terbatas.

Pada umumnya perpustakaan menerima hadiah dari berbagai instansi sebagai penambah koleksinya. Hadiah buku yang diterima, tanpa diminta sering tidak cocok dengan tujuan perpustakaan penerima.

Menurut Soeatminah (1992 : 71) hadiah atau sumbangan dapat diperoleh dengan cara :

(27)

2. Hadiah tidak atas permintaan. 3. Sumbangan wajib.

Walaupun bahan pustaka diperoleh secara hadiah, namun bahan pustaka tersebut hendaknya diseleksi terlebih dahulu. Langkah-langkah yang perlu ditempuh dalam melakukan permintaan dan penerimaan hadiah menurut Yuyu (1993 :59) adalah sebagai berikut :

1. Mempersiapkan daftar donatur yang akan diminta sumbangannya. Alamat dapat dicari pada direktori, buletin, laporan lembaga dan seterusnya.

2. Perpustakaan menyusun daftar bahan pustaka yang akan diajukan kepada pihak lain (lembaga ilmiah, lembaga pemerintah, perorangan dan seterusnya) di dalam maupun di luar negeri. Alamat dapat dicari pada direktori, lpaoran lembaga dan seterusnya.

3. Daftar permohonan dikirimkan kepada alamat yang dituju sidertai surat pengantar.

4. Apabila pihak donor telah mengirimkannya, petugas memeriksa kiriman tersebut dan dicocokkan dengan surat pengantarnya dan mengirimkan ucapan terima kasih

5. Selanjutnya bahan diproses seperti biasa yaitu diinventarisasi.

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengembangan koleksi dengan hadiah/sumbangan dapat dilakukan dengan : hadiah atas permintaan dan hadiah tidak atas permintaan. Hadiah yang sesuai dapat dijadikan koleksi perpustakaan, sedangkan yang tidak sesuai dapat ditukarkan ke perpustakaan lain.

2.6.2.3 Tukar Menukar

Tukar menukar bahan pustaka dapat dilakukan apabila perpustakaan memiliki sejumlah bahan pustaka yang tidak diperlukan lagi, atau memiliki jumlah eksemplar yang terlalu banyak, sehingga ingin ditukar dengan bahan pustaka lain kepada perpustakaan yang mau diajak bekerjasama dalam kegiatan tukar menukar bahan pustaka.

Dalam melakukan kegiatan tukar menukar bahan pustaka diperlukan langkah-langkah yang sistematis, agar kegiatan tersebut dapat berjalan dengan semestinya. Menurut Soeatminah (1992 : 74) langkah-langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut

• Setiap pustaka yang akan ditukarkan harus dikeluarkan dari koleksi, diambil katalognya dan diberi tanda stempel tanda pengeluaran dari koleksi. Di dalam buku inventaris juga dicatat di kolom keterangan, sehingga sudah resmi bukan

(28)

milik perpustakaan yang bersangkutan.

• Sejumlah pustaka yang akan ditukarkan dibuatkan daftar yang diurutkan berdasarkan abjad :

Buku : nama pengarang dan judul Majalah : Judul, Vol., Tahun, Nomor

• Perpustakaan mengirimkan daftar tersebut kepada sejumlah perpustakaan yang diperkirakan akan membutuhkannya, lengkap dengan syarat penukaran, misalnya ongkos kirimnya.

• Perpustakaan penerima memilih pustaka yang diperlukan dan mengirim daftar pustaka yang ditawarkan sebagai gantinya.

• Apabila kedua perpustakaan telah sepakat, maka proses tukar menukar dapat dilakukan, dan masing-masing dapat mulai menginventaris pustaka tukar menukar.

Dari langka h-langkah di atas diharapkan kegiatan tukar menukar bahan pustaka dapat berjalan lancar, sehingga dapat mewujudkan tujuan dari pertukaran bahan tersebut.

Menurut Sulistyo-Basuki (1994 : 39) kegiatan tukar menukar bahan pustaka antar perpustakaan mempunyai beberapa tujuan yaitu :

1. Untuk memperoleh buku-buku tertentu tidak dapat dibeli di toko buku atau tidak tersedia karena alasan lain. Sebagai contoh terutama buku-buku terbitan pemerintah, majalah-majalah dan lain-lainnya yang akan dikirim ke perpustakaan melalui pertukaran.

2. Sistem pertukaran memberi jalan bagi perpustakaan untuk membuang buku-buku duplikat dan hadiah yang tidak sesuai.

3. Pertukaran mengembangkan kerjasama yang baik antar perpustakaan

khususnya pada tingkat internasional. Kecuali untuk pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan secara informal, banyak program-program pertukaran terbatas pada perpustakaan nasional, perpustakaan khusus dan perpustakaan research (penelitian) yang besar.

Dari tujuan di atas kegiatan tukar menukar bahan pustaka sangat perlu dilakukan oleh setiap jenis perpustakaan termasuk perpustakaan khusus karena tidak ada perpustakaan yang memiliki koleksi yang benar-benar sempurna. Sebagai contoh Perpustakaan Kongres yang ada di Amerika Serikat memiliki koleksi yang sangat besar di dunia tetapi tetap melakukan kerjasama dengan perpustakaan lain dalam kegiatan tukar menukar bahan pustaka untuk membangun koleksinya.

2.6.2.4 Titipan

(29)

diperhatikan jangka waktu titipan agar tidak terlalu singkat, karena akan merugikan dari segi ekonomi misalnya dalam biaya pengolahannya. Dalam keadaan tertentu dapat diterima walaupun waktunya singkat.

Langkah-langkah pengolahan bahan pustaka titipan menurut Soeatminah (1992 : 74) adalah sebagai berikut :

1. Pustaka beserta daftarnya diterima, kemudian dicocokkan dan apabila sudah cocok pustaka dapat langsung diinventaris dan diproses sampai dapat dipinjam.

2. Perpustakaan dan penitip menandatangani surat serah terima yang dilengkapi dengan keterangan seperti :

a. Pustaka sesuai daftar terlampir dititipkan pada perpustakaan selama jangka waktu ...x... tahun.

b. Pustaka boleh dipinjamkan kepada masyarakat pemakai, maka boleh diperlakukan sama dengan koleksi yang lain.

c. Perpustakaan akan memelihara dan merawat pustaka sebaik-baiknya seperti koleksi yang lain.

d. Apabila ada pustaka yang rusak, perpustakaan akan memperbaiki, tetapi apabila hilang, perpustakaan tidak menggantinya.

e. Setelah ketentuan itu disepakati bersama, maka kedua belah pihak menandatanganinya dan masing-masing menyimpan satu dokumen serah terima.

Koleksi perpustakaan melalui titipan boleh dipinjamkan, tetapi statusnya tetap milik penitip. Dengan adanya penitipan bahan pustaka di perpustakaan koleksi perpustakaan akan menjadi lebih banyak. Kegiatan penitipan bahan pustaka ini sering dilakukan di perpustakaan.

2.6.2.5 Penerbitan Sendiri

Pengadaan bahan pustaka pada perpustakaan perguruan tinggi dapat juga dilakukan dengan cara penerbitan sendiri. Penerbitan sendiri berasal dari lembaga induk di mana perpustakaan itu bernaung.

Di dalam Buku Pedoman Pembinaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1982 :19) penerbitan sendiri mencakup pengertian :

2. Penerbitan dari lembaga induk tempat perpustakaan berada

a. Perpustakaan hendaknya dijadikan pusat penyimpanan (depository) semua penerbitan lembaga itu.

b. Perpustakaan dapat ditunjuk sebagai penyalur dari semua penerbitan lembaga yang bersangkutan.

(30)

manual bibliografi dan sebagainya.

Penerbitan sendiri dapat dipergunakan sebagai penambah koleksi perpustakaan dan juga dapat dipergunakan sebagai bahan tukar menukar pustaka.

2.7 Pemilihan dan Pemesanan

Untuk memperlancar setiap pekerjaan, diperlukan suatu prosedur/tata laksana pekerjaan, agar diketahui tahap-tahap pekerjaan yang harus dikerjakan. Untuk ini diperlukan pedoman untuk setiap pekerjaan oleh setiap bagian yang ada.

Permintaan untuk pembelian buku datang dari beberapa pihak, staf pengajar, mahasiswa, bagian-bagian yang ada di perpustakaan, sesuai dengan kebijakan pemilihan buku.

Menurut Syahrial-Pamuntjak, Rusinah (1976 : II. 3.2), menyatakan bahwa :

Darimanapun datangnya permintaan buku itu, sesudah diterima di bagian pengadaan langkah pertama yang harus dilakukan adalah penelusuran tentang keterangan yang lengkap untuk pemesanan yaitu : ”pengarang, judul, editor, penerbit, tahun terbit, edisi, jumlah eksemplar yang dikehendaki, harga”.

Keterangan tersebut di atas dapat diperoleh dari penelusuran (bibliografi). Melaksanakan pekerjaan ini terlebih dahulu atas dasar pertimbangna agar mudah menelusuri katalog perpustakaan, karena sering terjadi permintaan, dalam permintaan nama pengarang dan data buku lainnya salah tulis atau tidak lengkap. Data-data tentang buku ditulis dalam kartu pesanan, contoh sebagai berikut :

Kartu Pesanan

Pengarang : Nomor Induk Judul : Tanggal Terima Edisi : Tahun Jumlah

Tempat dan Terbit : Harga Satuan Dana: Pemesanan

Agen : Status : ada/dipesan/diproses/No.Buku Tanggal Pesanan :

(31)

Setelah kartu pesanan selesai dikerjakan akan dilakukan penelusuran pada disiderata (kartu pesanan yang pesanannya ditangguhkan). Jika ada kartu di dalam jajaran desiderata dikeluarkan dan disatukan dalam kartu pesanan tersebut. Apabila tidak ada pada jajaran desiderata, penelusuran dilanjutkan dengan memeriksa jajaran kartu buku yang sedang dipesan, penelusuran sudah dapat dihentikan. Tetapi kalau ternyata pesanan buku tersebut tidak terdapat dalam jajaran buku yang sedang dipesan, penelusuran dilanjutkan dengan memeriksa daftar buku dalam proses. Jika ternyata pesanan tersebut ada, maka penelusuran dapat dihentikan. Jika pesanan tersebut tidak ada dalam daftar buku dalam proses, penelusuran dilanjutkan dengan menelusuri katalog perpustakaan. Apabila pesanan tersebut sudah ada, perlu dipertimbangkan apakah pesanan diteruskan atau tidak. Dalam hal ini perlu pertimbangkan tentang jumlah eksemplar yang sudah ada sesuai dengan jumlah pemakainya. Setelah selesai pemeriksaan tersebut di atas maka dijumlahkan harga seluruh pesanan dan dicocokkan dengan dana yang tersedia. Jika dana tidak mencukupi maka pustakawan menentukan skala prioritas, dalam hal ini ditentukan buku mana yang didahulukan untuk dibeli. Selanjutnya dilakukan pemesanan/pembelian dengan cara :

1. membeli persediaan yang ada di toko-toko buku 2. memesan melalui satu toko buku, agen atau distributor 3. mengimport langsung dari luar negeri

Pekerjaan tersebut di atas dikerjakan oleh bagian pengadaan perpustakaan secara rutin. Untuk memudahkan pekerjaan tersebut sebaiknya pihak perpustakaan menyediakan formulir permintaan bukuyang berisikan informasi sebagaimana telah diuraikan di atas.

2.8 Penerimaan dan Inventarisasi Buku

2.8.1 Penerimaan

Apabila buku yang dipesan tiba di perpustakaan, maka bagian pengadaan harus memeriksa buku tersebut. Dalam penerimaan buku yang dipesan harus diperiksa dengan seksama agar tidak terjadi kekeliruan koleksi. Dalam hal ini buku yang diterima harus

(32)

benar-benar sesuai dengan buku yang dipesan. Pada waktu penerimaan buku yang dipesan harus diperiksa keutuhan bukunya dan faktur dicocokkan dengan buku dan kartu pemesanan yang ada dalam file perpustakaan. Jika buku tidak cocok dengan yang tercantum dalam kartu pemesanan maka dilakukan klaim kepada toko buku/agen yang mengirim buku tersebut. Dalam pemeriksaan tersebut perlu diteliti antara lain : pengarang, judul, edisi, penerbit, tahun terbit, tempat terbit, ISBN jika dicantumkan dalam kartu pemesanan, harga dan bentuk fisiknya apakah ada kerusakan atau tidak. Jika ada yang tidak sesuai dengan hal tersebut di atas, maka diberitahukan kepada si pengirim buku tersebut untuk diganti.

2.8.2 Inventarisasi Buku

Inventarisasi koleksi adalah kegiatan pencatatan setiap bahan pustaka ke dalam buku inventaris (buku induk) sebagai tanda bukti perbendaharaan perpustakaan. Inventarisasi ini merupakan kegiatan yang mencatat koleksi bahan pustaka sebagai bukti bahwa koleksi tersebut milik perpustakaan yang bersangkutan. Menurut Soeatminah (1992 : 81) ”inventarisasi adalah kegiatan mencatat setiap eksemplar buku dalam buku induk serta memberi nomor induk/inventarisasi setiap eksemplar buku dan mencatatnya dalam buku yang bersangkutan”. Dalam melakukan pencatatan ini harus ditetapkan macam dan ukuran kolom-kolom dalam buku inventaris dan petunjuk untuk mengisinya. Melaksanakan pemberian tanda hak milik perpustakaan (dengan stempel atau cara lain) pada tiap bahan pustaka yang diterima, baik untuk keperluan perpustakaan maupun yang diwajibkan oleh perguruan tinggi yang bersangkutan. Menurut Milburga (1994 : 76) keterangan yang dicatat dalam buku inventaris/induk adalah :

1. Nomor urut.

2. Tanggal masuk buku 3. Asal buku

4. Nama pengarang 5. Judul buku

6. Nama penerbit dan tahun terbit 7. Jumlah eksemplar/banyaknya copy 8. harga satuan danjumlah harga

9. Jenis buku : teks/informasi/fiksi/referensi

10.Bahasa yang dipakai : Indonesia/Inggris dan lain-lain 11.Nomor inventaris dan nomor pustaka

(33)

Tabel 1 : Contoh kolom buku inventaris/induk koleksi perpustakaan

No. Urut Tang gal Asal buku Pe ngarang Judul buku Impre sium Jlh. Eksem plar Har ga Jenis buku

Bahasa No.In ven taris

Ke terangan

Setelah buku dicatat dalam buku induk, maka bukunya dikirim ke bagian pengolahan untuk dibuatkan katalog dan kelengkapan buku tersebut.

Inventarisasi koleksi adalah sebagian dari tugas bagian pengadaan yang mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut :

1. Menetapkan jenis dan jumlah buku inventaris yang diperlukan, sesuai dengan jenis bahan pustaka (masing-masing satu untuk satu judul buku, majalah dan jenis bahan pustaka lainnya).

2. Menetapkan macam dan ukuran kolom-kolom dalam buku inventarisasi dan petunjuk untuk mengisinya.

3. Menetapkan dan melaksanakan pencatatan menurut cara yang telah

ditentukan. Yuyu (1993 : 70)

Tata laksana kerja inventarisasi bahan pustaka menurut Milburga (1994 : 75) inventarisasi dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Mencatat buku/bahan pustaka satu persatu mulai dari penerimaan yang paling awal sampai dengan penerimaan yang paling akhir.

2. Mencatat mulai dari kolom nomor urut dengan angka nomor yang terkecil, dilanjutkan dengan nomor urut seterusnya setiap kali menerima buku atau bahan pustaka baru.

3. Kolom tanggal diisi dengan tanggal saat pencatatan penerimaan buku atau bahan pustaka tersebut.

4. Kolom asal buku diisi dengan keterangan :

a. Nama toko buku atau penerbit, bila buku-buku itu berasal dari pembeli b. Nama perseorangan / badan/instansi/lembaga, bila buku-buku itu berasal

dari hadiah

c. Nama perpustakaan, apabila buku-buku itu berasal dari pertukaran koleksi bahan pustaka dengan sebuah perpustakaan lain

5. Kolom pengarang diisi dengan nama pengarang dari buku yang dicatat. 6. Kolom judul diisi dengan judul buku yang sedang diinventarisasi. 7. Kolom jumlah eksemplar diisi keterangan jumlah eksemplar.

8. Kolom harga satuan diisi dengan harga setiap eksemplar buku, apabila buku itu berasal dari pembelian.

9. Kolom jumlah harga diisi dengan jumlah harga dari keseluruhan jumlah eksemplar buku yang bersangkutan.

(34)

masing-masing jenis/ macam buku yang sedang diinventaris

11.Kolom bahasa diisi dengan jumlah eksemplar yang setiap bahan dari buku yang sedang diinventaris

12.Kolom nomor inventarisasi diisi dengan nomor inventarisasi yang sudah ditenetukan untuk setiap eksemplar buku.

13.Kolom nomor pustaka diisi dengan nomor pustaka berdasarkan isi buku menurut Dewey.

14.Kolom keterangan diisi dengan keterangan-keterangan mengenai keadaan buku yang diinventarisasi : baru/bekas dalam keadaan setengah rusak/rusak/sudah diperbaiki, dan keterangan lain yang tidak dapat dimasukkan ke dalam salah satu kolom yang telah disebut di atas.

15.Setelah halaman inventarisasi hampir habis, sebelum ganti halaman dicatat rekapitulasi buku-buku yang telah dicatat dengan perincian tentang jumlah eksemplar, judul, harga seluruh buku yang dibeli seperti tercatat pada halaman tersebut, jenis buku serta macam bahasanya dan lain-lain. Kemudian hasil rekapitulasi tersebut dipindahkan ke halaman berikutnya pada baris paling atas.

Kegiatan inventarisasi dilakukan setelah pengadaan koleksi selesai dikerjakan yaitu pada waktu koleksi diterima. Kegiatan ini merupakan bagian pekerjaan yang penting untuk proses pengolahan bahan pustaka karena dengan menginventarisasi koleksi dapat diketahui berapa jumlah pertambahan koleksi setiap tahunnya dan jumlah koleksi yang dimiliki perpustakaan.

Cap inventaris berisikan nama perpustakaan yang bersangkutan, kolom nomor inventaris, tahun/ tanggal pada waktu buku itu dicatat pada buku inventaris.

Contoh cap inventaris

Tgl. Terima Asal

Nomor Induk Nomor Kelas

Sumber : Siregar (2002 : 20)

Cap milik perpustakaan berisi nama, alamat dan simbol (kalau ada) dari perpustakaan yang bersangkutan. Setelah buku masuk inventaris, berarti telah resmi menjadi milik perpustakaan yang bersangkutan.

(35)

Perpustakaan Universitas Negeri Medan

(36)

BAB III

PENGADAAN BUKU DI PERPUSTAKAAN UNIMED

3.1 Sejarah Ringkas

Perpustakaan IKIP Medan pada mulanya adalah Perpustakaan Fakultas yaitu Perpustakaan FKIP USU. Pada tahun 1959 perpustakaan ini dipimpin oleh Ny. Hanjani Adnan. Pada tahun 1963 beralih lagi kepada Drs. M. Simatupang. Pada tahun 1965 pimpinan perpustakaan diserahkan kepada Drs. J. Tumanggor.

Pada tahun 1969 pimpinan perpustakaan IKIP Medan Baru menempati gedung tersendiri dengan ukuran 800 m² berlantai dua.

Pada tahun 1977 pimpinan perpustakaan beralih dari Drs. J. Tumanggor kepada Drs. M. Tambunan. Pada tahun 1980 dengan keluarnya PP 30 tahun 1980, status perpustakaan menjadi Unit Pelaksanan Teknis, di mana kepala perpustakaan bertanggung jawab kepada Rektor yang pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Pembantu Rektor I.

Pada bulan Agustus 1984, Drs. M. Tambunan tugas belajar ke Amerika Serikat dan pimpinan Perpustakaan diserahkan kepada Drs. Belling Siregar. Sejak bulan Mei 1986 Perpustakaan IKIP Medan kembali dipimpin oleh Drs. M. Tambunan MLS

Pada tahun 1987 Perpustakaan IKIP Medan pindah dari Jln. Merbau No. 38 A ke kampus baru Jln. Willem Iskandar Pasar V Medan Estate, dengan menempati gedung sendiri seluas 3000 m² berlantai tiga. Walaupun UPT Perpustakaan telah menempati gedung yang cukup besar namun masih belum dapat memberikan pelayanan terhadap seluruh sivitas akademika IKIP Medan. Hal ini berhubung IKIP Medan masih menempati tiga lokasi yaitu Jl. Merbau No. 38 A ; Kampus Baru Jl. Willem Iskandar Pasar V Medan Estate dan kampus Jl. Pelajar Medan.

Untuk memenuhi kebutuhan bahan pustaka bagi sivitas akademika IKIP Medan sejak Januari 1990 dibentuk RUang Baca Perpustakaan di setiap fakultas yaitu : FIP, FPIPS, FPBS, FPMIPA dan FPOK. Dibukanya ruang baca Perpustakaan di Fakultas tersebut dimaksudkan untuk mendekatkan koleksi kepada pemakai perpustakaan, dalam hal ini sivitas akademika IKIP Medan. Dengan demikian pengguna dapat memanfaatkan koleksi perpustakaan yang ada.

(37)

diserahkanterimakan dari M. Tambunan, MLS kepada Des. Belling Siregar dengan SK Menteri No. 5222/a2.1.2/C/1989 tanggal 27 Juni 1989. Pada tahun 1992 kepala perpustakaan mengikuti tugas belajar ke Inggris, kepala perpustakaan dipegang oleh Dra. Ratnawati Dora, SIP selama setengah tahun. Setelah bapak Drs. Belling Siregar, Mlib selesai bertugas belajar, kepala perpustakaan kembali dipegangnya.

Pada tanggal 14 Juni 1998 kepala perpustakaan diserahterimakan dari Drs. Belling Siregar, SS, M.Lib kepada Dra. Ratnawati Dora, SIP, Beliau menjadi kepala Perpustakaan Uimed sampai sekarang.

Visi : visi Perpustakaan Unimed adalah Perpustakaan sebagai sumber informasi yang

lengkap begi kebutuhan sivitas akademika Unimed.

Misi : Misi Perpustakaan Unimed adalah :

1. Menyediakan fasilitas pelayanan informasi untuk memenuhi dan mendukung seluruh kebutuhan informasi sivitas akademika Unimed dalam menunjang proses belajar mengajar.

2. Mengelola informasi dengan standar Nasional, Regional dan Internasional.

3. Mengembangkan sistem pelayanan perpustakaan berbasis information

communication and technology.

3.2

Tujuan dan Fungsi

Perpustakaan IKIP Medan bertugas mendukung pelaksanaan program Tri Dharma Perguruan Tinggi dalam bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat IKIP Medan. Peranan perpustakaan di bidang pendidikan dan pengajaran adalah menghimpun, mengolah dan menyediakan pemanfaatan informasi, sesuai dengan kurikulum yang memperkaya pengetahuan dosen dan mahasiswa, mempertinggi mutu hasil belajar mahasiswa. Di bidang penelitian, perpustakaan berperan menghimpun, mengolah dan menyiapkan informasi yang relevan sebagai sumber literatur bagi suatu penelitian. Di bidang pengabdian kepada masyarakat, perpustakaan berperan mengumpulkan informasi hasil penelitian ilmiah sebagai bahan yang dapat dimanfaatkan oleh masyarakat.

(38)

Fungsi perpustakaan tersebut sesuai dengan fungsi perpustakaan sebagaimana tercantum dalam surat keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No.0103/0/1981 tanggal 11 Maret 1981. Perpustakaan perguruan tinggi berfungsi sebagai sarana kegiatan belajar mengajar, penelitian dan pengabdian masyarakat dalam pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi.

3.3 Struktur Organisasi

Kepala Perpustakaan bertanggungjawab kepada Rektor UNIMED atas segala kegiatan perpustakaan. Sedangkan untuk memudahkan pengendalian dikerjakan oleh seorang pustakawan sebagai penanggungjawab setiap unit yang ada di perpustakaan seperti pengolahan dan pelayanan pengguna sesuai dengan titik pelayanan yang ada di Perpustakaan UNIMED dan ruang baca Perpustakaan di fakultas.

REKTOR

PR I PR II PR III PR IV

Gambar 1. Struktur Organisasi Makro Perpustakaan Unimed KELOMPOK

PUSTAKAWAN KEPALA PERPUSTAKAAN

KEPALA PERPUSTAKAAN

(39)

KEPALA Dra. Ratnawati Dora, STP Kasubbag Tata Usaha

Drs. Banu Susanto, M.Si Staff :

Misli Kusnadi Supardi

Penanggung Jawab Pelayanan Teknis dan Ketua

Kelompok Pustakawan Drs. Belling Siregar, M.Lib

Penanggung Jawab Pelayanan Pengguna Drs. Paulus Muham, S.Sos

Penanggung Jawab Automasi Perpustakaan Drs. Banu Susanto, M.Si

Klasifikasi dan Katalogisasi Lit Mulina Sembiring

Irawadi Supriadi

Pengolahan dan Pelayanan data dan audio-visual

Susiani, S.Sos Pranandia P. S.Sos Doni Yuda P. ,S.Sos Tessa Simahate, S.Sos

Tandon Ferriyati Gultom Khairita K Referensi Beatrix Nainggolan, Amd

Mangatur Lumban Gaol

Majalah, Jurnal, Koran Faried J. , Amd Catur Dedek, Amd

Skripsi Sariman Nainggolan Siti Rahma

Sirkulasi Dra. Dekalina Barus Wasno Amnas Makmun, S.Sos Pardamean Marpaung Ir. Bambang A. S Duandi

Ratema Togar Sirait

(40)

Gambar 2. Struktur organisasi mikro Perpustakaan Unimed

3.4 Personalia

Setiap perpustakaan membutuhkan ruang kerja sebagai pengelola dan pelaksana pekerjaan. Berikut adalah nama-nama tenaga administrasi sesuai jabatan/tugas dan tempat kerja.

Tabel 2 : Nama-Nama tenaga administrasi sesuai jabatan/tugas dan tempat kerja

No. Nama Pendidikan Jabatan

1. Dra. Ratnawati Dora, SIP SIP 92 Kepala Perpustakaan

SUBBAG TATA USAHA UPT PERPUSTAKAAN

2. Drs. Banu Susanto, M.Si M.Si 95 Kassubbag Tu dan PUMC,

Koordinator Unit Automasi

3. Drs. Belling Siregar, M.Lib M.Lib 93 Koordinator Layanan Teknis & Ka. Kelomp. Pustakawan

4. Drs. Paulus Muham S.Pd 86 Koordinator Layanan Pengguna

5. Drs. Tambas Siregar S.Pd 83 Pustakawan ditugaskan pada ruang

baca FT

6. Drs. Harles Manalu S.Pd 85 Pustakawan/Penerima barang PPS

7. Dra. Roslina F. Pardede S.Pd 86 Petugas Ruang baca FBS

8. Mangatur Lumban Gaol SMEA 71 Petugas Layanan Referensi

9. Ellinasari, S.Pd S.Pd 03 Pustakawan ditugaskan pada ruang

baca FIS

10. Nurtani R. Manullang SMA 74 Pustakawan ditugaskan pada ruang

baca FMIPA

11. Magdalena Silitonga, BA SM. 79 Pustakawan ditugaskan pada ruang

baca FBS

12. Pardamean Marpaung SMA 80 Petugas Layanan Pengguna

Sirkulasi Buku Standard

13. Gembira Sembiring, BA SM 81 Pelaksana ditugaskan pada ruang

baca FIP

14. Subari SMA 81 Pustakawan ditugaskan pada ruang

baca FIK

15. Sariman Nainggolan SMEA 75 Petugas Layanan Grey Literature

16. Wasno Amnas SMEA 73 Konservator / Pemeliharaan

17. Maknun, S.Sos S.Sos 95 Petugas Layanan Pengguna

Sirkulasi Buku Standard

(41)

baca FT

19. Lit Mulina Sembiring D2 96 Petugas Ruang baca PPs

20. Khairul Saleh, S.E. S.E. 03 Petugas Ruang Baca FIS

21. Duandi SMA 80 Petugas Layanan pengguna

9Sirkulasi Buku Standard

22. Bambang Adi Sujarwo ST 97 Petugas Layanan Pengguna

Sirkulasi Buku Standard

23. Susiani, S.Sos S.Sos 04 Pengelola Pangkalan data digital

24. Siti Rahma SMA 86 Petugas Layanan Grey Literature

25. Beatrix Br. Nainggolan Amd. 96 Petugas Layanan Referensi

26. Donni Yudha Prawira, S.Sos S.Sos 05 Perawatan Sistem Jaringan Komputer

27. Tessa Simahate, S.Sos S.Sos 05 Petugas Layanan Pengguna

28. Elyda Marpaung SMA 89 Pelaksana ditugaskan pada ruang

baca FIP

29. Pranandiah Popi P, S.Sos S.Sos 2000 Kataloger Karya Ilmiah

30. Khaldir SMA 80 Koordinator Ruang Baca Fakultas

31. Irawadi D2 91 Penerima Barang PPs

32. Misli SMA 94 Pengadministrasi Umum, Penerima

Barang

33. Supriadi SMA 88 Kataloger Monograf/Buku Teks dab

Referensi

34. Faried Jauhari, Amd A.Md 2000 Petugas Layanan Terbitan Berseri 35. Catur Dedek Khadijah, Amd A.Md 05 Petugas Layanan Terbitan Bestari,

PUMC

36. Xusnadi SD. 71 Pengadministrasi Perlengakapan

37. Khairita Kesumawati SD 79 Petugas Layanan Pengguna Buku

Tandon

38. Rateman SD 71 Petugas Layanan Pengguna

Sirkulasi Buku Standard

39. Supardi SD 70 Pengadministrasi Perlengkapan

Sumber : Belling Siregar, 2009.

Dari tabel di atas dapat diketahui bahwa pegawai yang bekerja di Perpustakaan Unimed adalah 39 orang. Kekurangan tenaga perpustakaan tersebut akan berpengaruh pada pelaksanaan kegiatan perpustakaan Unimed.

Menurut buku Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi (1979 : 32), rumus yang dipakai sebagai pegangan guna menetapkan kuantitas tenaga kerja yang dibutuhkan oleh suatu perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai berikut :

(42)

T = W + 37,5

Dengan rumus di atas dapat dihitung jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan oleh Perpustakaan Unimed sebagai berikut :

T =

x X + (n x 1)

2 x 37,5 150

Catatan :

T = jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan

W = jumlah waktu pelayanan rata-rata dalam seminggu dalam bentuk satuan jam

X = jumlah pemakai aktif pelayanan informasi perpustakaan perguruan tinggi

n = jumlah titik pelayanan yang disediakan.

150 = ratio tenaga kerja terhadap pemakai

W + 37,5

x X + (n) x 1

2 x 37,5 150

51.5 + 37.5 x 14.152

2 x 37,5 150

(43)

= 89 x 14.152

No.

+ 6

75 150

= 1, 2 x 94, 3 + 6

= 119

Dari perhitungan di atas dapat dihitung jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan oleh Perpustakaan Unimed adalah sebanyak 119 orang agar pelayanan di perpustakaan dapat berjalan dengan sebaik-baiknya.

3.5 Pengguna

Tujuan dari Perpustakaan Unimed adalah memberikan pelayanan kepada pengguna melalui koleksi dan yang dimiliki perpustakaan. Pengguna perpustakaan Unimed adalah Civitas akademika Unimeda yang terdiri dari mahasiswa sebanyak 14.152 orang, staf pengajar 1000 orang dan pegawai 487 orang. Jumlah perngguna perpustakaan Unimed tersebut dapat dilihan pada tabel berikut :

Tabel 3. Jumlah Pengguna Perpustakaan Unimed

Pengguna Jumlah

1. Mahasiswa 14.152

2. Dosen 1000

3. Pegawai 487

Jumlah 15.639

(44)

3.6 Keadaan Perpustakaan Unimed

3.6.1 Gedung

Perpustakaan IKIP Medan seluas 3000 m² terdiri dari tiga lantai, dengan daya tampung 400 tempat duduk. Selain perpustakaan pusat masih ada Ruang Baca perpustakaan di fakultas yaitu :

1. Ruang Baca FIP 2. Ruang Baca FBS 3. Ruang Baca FIS 4. Ruang Baca FMIPA 5. Ruang Baca FT 6. Ruang Baca FIK

7. Ruang Baca Pasca Sarjana

Daya Tampung

Daya tampung Perpustakaan Pusat adalah 400 tempat duduk sedangkan ruang baca fakultas masing-masing 35 tempat duduk. Fasilitas tersebut disediakan untuk civitas academica Unimed yaitu staf pengajar, mahasiswa dan pegawai administrasi. Namun demikian tidak tertutup kemungkinan bagi masyarakat terutama peneliti, alumni dan mahasiswa perguruan tinggi lainnya untuk memanfaatkan fasilitas tersebut dengan izin Kepala Perpustakaan Unimed dan penanggung jawab ruang baca perpustakaan fakultas.

3.6.2 Koleksi Perpustakaan UNIMED

Koleksi adalah unsur pokok dalam setiap perpustakaan, karena pelayanan tidak dapat dilaksanakan secara maksimal apabila tidak didukung oleh adanya koleksi yang memadai. Dalam hal ini koleksi yang dimiliki haruslah relevan dengan setiap program

(45)

pokok maupun program tambahan Perguruan Tinggi tempatnya bernaung, demi tercapainya tujuan perpustakaan yaitu mendukung, memperlancar dan meningkatkan kualitas pelaksanaan program belajar mengajar dan lulusan perguruan tinggi.

Untuk dapat memberikan pelayanan informasi dalam rangka mencapai tujuan tersebut di atas, perpustakaan harus berusaha untuk menyediakan berbagai sumber informasi atau bahan pustaka yang dibutuhkan di bidang pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.

Tabel 4 : Koleksi Perpustakaan Unimed pada Januari s/d Desember 2008

Nomor Kelas Jumlah judul Jumlah eks.

000 4234 9598

100 1302 3827

200 809 3449

300 9598 43817

400 6077 16202

500 4486 23465

600 9263 31717

700 2660 7861

800 2858 6000

900 2406 5758

Jumlah 43693 151694

Jumlah keseluruhan koleksi perpustakaan ini adalah 151.694 eksemplar. Jika dibandingkan jumlah koleksi dengan jumlah pengguna maka perbandingannya adalah 43693 : 14.152 = 1 : 3.09 .koleksi perpustakaan belum memadai untuk memenuhi kebutuhan pengguna. Dalam buku Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi (1979 : 39) dinyatakan bahwa “Sebuah Perpustakaan Perguruan Tinggi yang baik haruslah memiliki koleksi perbandingan 1 : 15”.

(46)

Dengan berpedoman kepada perbandingan di atas maka jumlah koleksi yang dibutuhkan Perpustakaan Unimed adalah 15 x 14.152 = 212.280 judul.

Dengan perhitungan di atas dapat diketahui bahwa jumlah koleksi Perpustakaan Unimed masih kurang memadai untuk memenuhi kebutuhan pengguna.

3.6.3 Pelayanan Perpustakaan

Sesuai dengan tujuan, fungsi dan tugasnya, perpustakaan berusaha memberikan pelayanan sebaik-baiknya kepada masyarakat. Pelayanan yang diberikan disesuaikan kondisi perpustakaan itu sendiri. Pada umumnya pelayanan yang diberikan dapat dikelompokkan dalam tiga bagian besar, yaitu :

1. Kelompok kegiatan kerja pelayanan teknis. 2. Kelompok kegiatan kerja pelayanan pengguna 3. Kelompok kegiatan kerja pelayanan administrasi

Agar kegiatan kelompok kerja tersebut di atas dapat berjalan dengan baik, perpustakaan menentukan suatu sistem tertentu sebagai pedoman, sehingga setiap pekerjaan dikerjakan secara rutin.

3.6.3.1 Pelayanan Teknis

Pelayanan teknis adalah salah satu kegiatan dari perpustakaan. Pelayanan teknis adalah salah satu kegiatan dari perpustakaan. Pelayanan teknis mencakup kegiatan pengadaan koleksi, pengolahan sampai koleksi tersebut siap untuk dimanfaatkan oleh pengguna. Pada pelayanan teknis dilaksanakan berbagai kegiatan anara lain, pengadaan, inventarisasi, klasifikasi, katalogisasi dan kegiatan lain yang berhubungan dengan pekerjaan mempersiapkan buku untuk dimanfaatkan dengan segera. Perpustakaan

(47)

UNIMED juga melaksanakan perkerjaan tersebut di atas. Pengadaan buku akan dibahas tersendiri.

Pengolahan (Processing)

Kegiatan pengolahan koleksi meliputi pekerjaan klasifikasi, katalogisasi, penentuan tajuk subyek, membuat kelengkapan bahan pustaka yaitu : Pembuatan barcode, pembuatan label, slip tanggal kembali untuk setiap buku..

Seluruh koleksi perpustakaan diolah dengan menggunakan sumber (pedoman) Dewey Decimal Classification (DDC) edisi 21 untuk klasifikasi, deskripsi katalog berpedoman kepada Anglo-American Cataloguing Rules (AACR 2) edisi revisi dan peraturan pengatalogan Indonesia, sedangkan penentuan subyeknya dengan sumber (pedoman) Library of Congress Subject Headings (LCSH). Setelah proses katalogisasi deskriptif dan klasifikasi serta penentuan tajuk subjek dan kata kunci selesai dilakukan maka pekerjaan selanjutnya adalah mengentri data buku ke dalam database atau OPAC dengan menggunakan program SIPISIS.

Seluruh koleksi yang telah selesai diolah ditempatkan di rak dengan menggunakan sistem penempatan relatif dan dijajarkan menurut nomor panggil sesuai dengan nomor klasifikasi DDC. Susunan tersebut adalah sebagai berikut :

000 = Karya Umum (General Works)

100 = Filsafat (Philosopy)

200 = Agama (Religion)

(1)

bibilografi dengan mengisi lembar kerja (worksheet).

4. Penanggungjawab layanan teknis memeriksa deskripsi bibliografi apakah sudah benar sesuai dengan peraturan yang ditetapkan.

5. Jika benar tentukan tajuk subjek berdasarkan LCSH.

6. Jika masih salah dikembalikan kepada kataloger untuk diperbaiki.Setelah diperbaiki tentukan tajuk subjek.

7. Menentukan nomor klas buku dengan menggunakan DDC 21. 8. Menentukan keyword (kata kunci).

9. Menuliskan nomor panggil (call number) pada setiap eksemplar buku. 10.Entri data buku baru ke dalam pangkalan data.

11.Membuat label dan kelengkapan buku. 12.Mencatat buku yang sudah siap pakai. 13.Serahkan buku ke unit layanan pengguna. 14.Arsip data buku yang sudah diolah.

(2)

Mulai Selesai Arsip daftar penerimaan buku Serahkan buku ke pengolahan Membuat barcode sesuai

dengan No. Inventaris Dafarkan buku ke dalam buku inventaris/induk dan beri nomor inventaris setiap

eksemplar buku Beri cap tanda

milik dan inventaris

Serahkan buku kepada pengantar buku untuk diganti Memeriksa buku yang

diterima sesuai dengan permintaan Buku baru dari P2T dikirim ke Perpustakaan

Sesu

Serahkan buku kepada pengantar buku untuk diganti Ya

Tidak Tidak

Ya Utuh

(3)

Gambar 4 : langkah-langkah penerimanaan bahan pustaka pada perpustakaan perguruan tinggi Unimed.

3.8 Hambatan

1. Belum semua staf pengajar mau memberikan informasi tentang buku yang dibutuhkan dalam mata kuliah yang diasuhnya dan buku yang dibutuhkan dalam penulisan skripsi mahasiswa yang dibimbingnya. Untuk kasus sepert ini pustakawan melakukan pemilihan dengan melihat GBPP (Garis-garis Besar Program Pengajaran) yang di dalamnya dilengkapi dengan daftar bacaan yang dibutuhkan. GBPP setiap program studi diminta oleh perpustakaan ke setiap fakultas melalui pembantu dekan I.

2. Sebagian dari staf pengajar mengusulkan buku terbitan yang sudah lama, sehingga sulit dicari dan kemungkinan sudah tidak ada di pasar. Hal ini mengakibatkan kemutakhiran koleksi tidak terjamin. Untuk ini pustakawan meneliti apakah buku yang diusulkan sudah ada edisi terbaru atau buku yang sejenis dengan pengarang yang berbeda.

3. Kurangnya kemampuan pustakawan dalam berbahasa Inggris, sehingga sulit untuk memilih buku yang berbahasa Inggris.

4. Kurangnya dana yang tersedia di perpustakaan untuk pembelian buku sehingga pengadaan buku hanya dilakukan sekali dalam setahun.

Program pengadaan dan pengembangan bahan-bahan ajar secara berkala yang terdiri dari :

- Pembelian buku-buku teks dan referensi.

- Pembelian/langganan jurnal ilmiah luar negeri sesuai dengan bidang studi yang dilaksanakan Unimed.

(4)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

1. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan adalah salah satu sarana penunjang yang sangat penting dalam mencapai tujuan perguruan tinggi di mana perpustakaan itu bernaung.

2. Kondisi perpustakaan baik jumlah koleksi, personil yang tersedia sangat mempengaruhi pelayanan perpustakaan, oleh sebab itu dibutuhkan pengembangan secara terus menerus.

3. Untuk mengatasi kekurangan koleksi, perpustakaan perlu menjalin kerjasama dengan perpustakaan lainnya agar kebutuhan pemakai dapat terpenuhi.

4. Untuk menjaga relevansi koleksi dengan kebutuhan pemakai pihak

perpustakaan perlu mejalin kerjasama dengan staf pengajar terutama dalam pemilihan bahan pustaka, karena staf pengajar lebih tahu tentang perkembangan ilmu pengetahuan yang dimilikinya serta kurikulum yang dilaksanakan oleh perguruan tinggi yang bersangkutan. Penyediaan buku wajib dan buku penunjang dapat dilakukan. Dengan demikian keterpakaian koleksi dapat ditingkatkan sehingga pelayanan perpustakaan dapat berhasil guna.

5. Sesuai dengan fungsinya perpustakaan selalu berusaha memenuhi kebutuhan informasi bagi penggunanya namun usaha ini harus didukung oleh personil ang terampil dan dana yang memadai. Tanpa didukung personil yang terampil dan dana yang cukup, pelayanan perpustakaan akan sulit ditingkatkan.

(5)

B. Saran

Untuk dapat memenuhi kebutuhan civitas akademika, dan mendukung proses belajar mengajar serta pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi yang diemban oleh Unimed, hendaknya Perpustakaan diberikan dana yang dapat digunakan membeli buku sewaktu-waktu. Dengan demikian permintaan pengguna akan buku segera dapat terpenuhi, dan pengadaan buku dpat dilakukan secara berkala.

(6)

DAFTAR PUSTAKA

Milburga, C. Larasati, dkk.. 1994. Membina Perpustakaan Pergururan Tinggi. Jakarta : Yogyakarta : Kanisius.

Pamuntjak, Rusina-Syahrial. 1976. Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan. Jakarta: Djambatan.

Pedoman Pembinaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi. 1982. Jakarta: Proyek

Pengembangan Perpustakaan Perguruan Tinggi. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.

. Perpustakaan Perguruan Tinggi : buku Pedoman. 1994. Jakarta: Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. RI.

---. 2004. Jakarta: Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional RI

Siregar, Belling. 1998. Pembinaan Koleksi Perpustakaan dan Pengetahuan Literature. Medan : Perpustakaan Nasional Sumatera Utara Proyek Pembinaan Perpustakaan Sumatera Utara.

Soeatminah. 1992. Perpustakaan, Kepustakawanan dan Pustakawan. Yogyakarta: Kanisius.

Soejono, Trimo. 1992. Pengadaan dan Pemilihan Bahan Pustaka. Yogyakarta: Angkasa. Sudibyo, Nurhayati. 1987. Pengelolaan Perpustakaan. Bandung: Alumni.

Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Sulistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka

Utama.