Kegiatan Perpustakaan Perguruan Tinggi Pemilihan dan Pemesanan

Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009 Fungsi Deposit Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihailkan oleh warga perguruan tingginya. Fungsi interpretasi Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian yang memberikan nilai tambah terhdap sumber-sumber informasi yang dimiliki untuk membantu pengguna dalam melakukan dharnanya. Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi mempunyai fungsi edukasi, informasi, riset, rekreasi, publikasi, deposit dan interpretasi. Untuk dapat melaksanakan fungsi tersebut di atas, perpustakaan perguruan tinggi mempunyai beberapa tugas pokok antara lain : a. Mengumpulkan, mengadakan buku dan berbagai penerbitan tertulis dan terekam. b. Menolah berupa diklasifikasi, dikatalog, dan sebagainya, bahan pustaka tersebut agar siap dipakai oleh orang yang akan memakainya. c. Menympan, memelihara, dan merawat koleksi bahan pustaka. d. Memberikan pelayanan dan informasi yang disediakan Rompas, 1985 : 90 Tugas adalah suatu kewajiban yang harus dilaksanakan atau suatu yang ditentukan untuk dikerjakan. Setiap perpustakaan mempunyai tugas-tugas sebagai mana yang telah diberikan oleh lembaga organisasi yang menaunginya. Sedangkan menurut Sulistyo-Basuki 1993 : 52 tugas yang dilakukan Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah : 1. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya staf pengajar dan mahasiswa. Sering pula mencakup tenaga administrasi perguruan tinggi. 2. Menyediakan bahan pustaka rujukan referens pada semua tingkatan akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga mahasiswa program pasca sarjana. 3. Menyediakan ruang belajar untuk pemakai perpustakaan. 4. Menyediakan jasa peminjam yang tepat guna bagi berbagai jenis pemakai. 5. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan tinggi tetapi juga lembaga industri lokal. Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah menyediakan bahan pustaka, ruang belajar, melakukan peminjaman untuk memenuhi kebutuhan sivitas akademika perguruan tinggi tempat bernaung.

2.4 Kegiatan Perpustakaan Perguruan Tinggi

Perpustakaan perguruan tinggi sebagai salah satu sarana pendukung perguruan Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009 tinggi melaksanakan Tridarma perguruan tinggi secara umum memiliki kegiatan : 1. Pelayanan Teknis, terdiri dari : a. Pembinaanpengembangan koleksi - Pemilihan Koleksi - Pemesenan dan pembelian - Inventarisasi koleksi b. Katalogisasi dan klasifikasi pengatalogan 2. Pelayanan pengguna terdiri dari : a. Pelayanan sirkulasi - Peminjaman dan pengembalian - Pendaftaran anggota - Surat keterangan bebas pinjam b. Pelayanan berkala c. Pelayanan referensi - Penelusuran informasi - Bimbingan pengguna d. Pelayanan audio visual e. Pelayanan anak 3. Pelayanan administrasi a. Personalia b. Keuangan c. Tatausaha. Siregar, 2002 :2 Dari kegiatan di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan mumpunyai banyak kegiatan yang harus dilaksanakan untuk dapat mendukung terlaksananya tri dhama perguruan tinggi yang diemban oleh perguruan tinggi penaungnya, dan demi tercapainya tujuan perpustakaaan. 2.5. Koleksi Perpustakaan 2.5.1 Pengertian koleksi Koleksi merupakan salah satu unsur utama perpustakaan, karena segala informasi yang akan diberikan kepada pengguna bersumber dari koleksi yang dimiliki perpustakaana tersebut. Koleksi perpustakaan harus relevan dengan program perguruan tinggi tempatnya bernaung, demi tercapainya tujuan perguruan tinggi dan tujuan perpustakaan. Menurut Yulia 1993 : 3 ”Koleksi perpustakaan adalah kumpulan bahan pustaka yang terdapat di perpustakaan. Sedangkan Soeatminah 1992 : 30-31 menyatakan bahwa koleksi perpustakaan adalah : Kumpulan bahan pustaka berbentuk buku atau non buku, bahan pustaka yang dihimpun oleh suatu perpustakaan disediakan bagi masyarakat yang berminat Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009 memanfaatkan, koleksi perpustakaan biasanya di atur dan ditata secara sistematis, sehingga setiap bahan pustaka dapat dengan mudah dicari dan ditemukan sewaktu-waktu dibutuhkan. Pada umumnya koleksi yang terdapat pada perpustakaan perguruan tinggi berupa buku, terbitan berseri dan bahan-bahan non buku. Biasanya koleksi tersebut diatur dan ditata secara sistematis, sehingga informasi yang terdapat dalam koleksi tersebut dapat dengan mudah ditemukan oleh pengguna apabila dibutuhkan.

2.5.2 Fungsi Koleksi

Perpuatakaan perguruan tinggi berfungsi untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan induknya untuk mendukung kegiatan proses belajar mengajar yang dilaksanakan perguruan tinggi penaungnya. Dalam hal ini perpustakaan akan berusaha membina koleksinya sesuai dengan kebutuhan sivitas akademika yang menjadi penggunanya. Koleksi yang dimilki perpustakaan mempunyai beberapa fungsi sebagimana dinyatakan dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi : buku pedoman 2004 ; 30 bahea fungsi koleksi adalah : a. Fungsi pendidikan Untuk menunjang program pendidikan dan pengajaran, perpustakaan mengadakan bahan pustaka yang sesuai atau relevan dengan jenis dan tingkat program yang ada. b. Fungsi penelitian Untuk menunjang program penelitian perguruan tinggi, perpustakaan menyediakan sumber informasi tentang berbagai hasil penelitian dan kemajuan ilmu penetahuan mutakhir. c. Fungsi referens Fungsi ini melengkapi fungsi di atas dengan menyediakan bahan-bahan referens di berbagai bidang dan alat-alat bibliografis yang diperlukan untuk menelusuri informasi. d. Fungsi umum Perpustakaan perguruan tinggi juga merupakan pusat informasi bagi masyarakat di sekitarnya. Fungsi ini berhubungan dengan program pengabdian masyarakat dan pelestarian bahan pustaka serta hasil budaya manusia yang lain. Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa koleksi perpustakaa mempunyai gungsi pendidikan, penelitian, referensi dan umum. Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009

2.5.3 Jenis Koleksi

Koleksi Perpustakaan perguruan tinggi tidak hanya satu macam saja, melainkan terdiri dari beberapa jenis koleksi. Koleksi perpustakaan perguruan tinggi secara jelas dinyatakan dalam buku Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi 1979 : 38 bahwa yang menjadi koleksi perpustakaan perguruan tinggi adalah : a. Buku Teks b. Buku referens, termasunk indeks, abstrak, laporan tahunan, kamus, ensiklopedi, dan katalog. c. Pengembangan ilmu, yang melengkapi dan memperkaya pengetahuan pemakai selain dari bidang studi dasar. d. Penerbitan berkala, seperti majalah dan surat kabar. e. Penerbitan perguruan tinggi, tidak hanya perguruan tinggi tempat bernaung tetapi juga penerbitan perguruan tinggi lainnya. f. Penerbitan pemerintah, terutama penerbitan-penerbitan resmi, baik yang bersifat umum maupun yang menyngkut kebutuhan khusus perguruan tinggi yang bersangkutan. g. Koleksi khusus, yang berhubungan dengan minat khusus perpustakaan, seperti koleksi tentang kebudayaan daerah tertentu dan subyek tertentu. h. Koleksi bukan buku, yang berupa koleksi audio –visual seperti film, kaset, piringan hitam, video tape, dan CD. Selain pernyataan di atas Yulia 1993 : 3-4 mengemukakan bahwa kategori koleksi adalah : 1. Karya cetak, seperti buku dan terbitan berseri. 2. Karya non cetak, seperti rekaman suara, gambar hidup dan rekaman video, bahan grafika, dan bahan kartografi. 3. Bentuk mikro, seperti mikrofilm, mikrofis, dan microopaque. 4. Karya dalam bentuk elektronik seperti pita magnetis dan ckram atau disc. Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi harus menyediakan berbagai jenis koleksi yaitu, karya cetak seperti buku, terbitan berseri, terbitan pemerintah dan karya non cetak seperti CD-ROM, film, kaset dan mikrofilm.

2.6 Pengadaan Bahan Pustaka

Pengadaan bahan pustaka adalah salah satu kegiatan utama yang dilaksanakan oleh bagian pelayanan teknis. Dalam hal ini pengadaan bahan pustaka akan mempengaruhi kegiatan lainnya, seperti pengolahan bahan pustaka tidak akan bekerja Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009 jika pengadaan bahan pustaka tidak pernah dilakukan, karena bahan pustaka yang akan diolah tidak ada. Dari uraian di atas jelaslah bahwa pekerjaan pertama yang dilakukan oleh bagian pelayanan teknis adalah pengadaan koleksi. Pada bagian ini dilaksanakan perencanaan penambahan koleksi, seleksi bahan pustaka, membuat ketentuan tentang prioritas koleksi yang akan ditambah dibeli. Menurut buku Perpustakaan Perguruan Tinggi : buku pedoman 1994 : 38 Pengadaan bahan pustaka dilaksanakan melalui : 1. pembelian dan pelangganan 2. hadiah 3. pertukaran 4. wajib simpan terbitan perguruan tinggi Cara di atas dilakukan untuk lebih bervariasi dalam menghimpun dan melaksanakan pengadaan bahan pustaka secara tepat baik dan sistematis. Sedangkan menurut Pedoman Umum Penyelenggaran Perpustakaan Sekolah 1994 : 14 pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan melalui berbagai cara yaitu : 1. Pembelian : pembelian langsung atau pemesanan kepada penerbit, toko buku atau agen, baik pemesanan secara tetap standing order atau sesuai kebutuhan. 2. Tukar Menukar : biasanya dilakukan dengan perpustakaan atau lembaga lain. Untuk melakukan cara ini perpustakaan harus mempunyai bahan pustaka yang dapat ditukarkan, seperti terbitan perpustakaan atau diambil dari koleksi yang jumlah kopinya berlebih. 3. Hadiah dari siswa yang telah tamat, dari penerbit atau lembaga lain : penambahan melalui cara lebih ekonomis, tetapi sering tidak sesuai dengan kebutuhan dan bahkan kadang-kadang sudah kadaluwarsa. Oleh karena itu, perpustakaan harus selektif secara ketat agar tidak terjadi peledakan koleksi tidur, antara lain dengan cara memberikan daftar judul bahan pustaka yang diperlukan kepada para calon pemberi hadiah. 4. Titipan : perpustakaan kadang-kadang memperoleh titipan bahan pustaka dari perorangan atau lembaga lain agar bisa dimanfaatkan oleh pemakai perpustakaan. Dalam hal ini perpustakaan sekedar menjaga keberadaanya tanpa memikul resiko. 5. Terbitan sendiri : perpustakaan hendaknya menghimpun semua bahan pustaka seperti majalah, buku, brosur, laporanyang diterbitkan oleh perpustakaan atau sekolah. Dari uraian di atas dapat dketahui bahwa ada beberapa cara yang dapat ditempuh dalam penambahan koleksi antara lain : melalui pembelian, menerima hadiah, dengan tukar menukar, menerima titipan-titipan dan lain-lain. Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009 2.6.1 Pemilihan Buku 2.6.1.1 Pengertian Pemilihan Buku Untuk dapat memenuhi kebutuhan pengguna dan relevansi koleksi dengan kurikulum yang dilaksanakan oleh perguruan tinggi tempatnya bernaung, perpustakaan harus menyeleksi bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi bahan perpustakaan. Hal ini dimaksudkan untuk menjamin relevansi koleksi dengan kebutuhan pengguna perpustakaan yaitu mahasiswa, staf pengajar, peneliti dan pegawai administrasi. Adapun tugas bagian pengadaan koleksi menurut Pedoman Pembinaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi 1982 : 11 mencakup kegiatan-kegiatan : 1. seleksi atau pemilihan bahan pustaka 2. pengadaan bahan pustaka melalui pembelian, tukar-menukar, penerimaan hadiah dan penerbitan sendiri oleh perpustakaan 3. inevntarisasi bahan pustaka yang telah diadakan Pemilihan bahan pustaka dapat diartikan sebagai proses mengkaji kebutuhan bahan pustaka yang dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan serta menetapkan judul dan subjek bahan pustaka yang perlu diadakan, setelah meneliti judul-judul bahan pustaka melalui katalog penerbit, bibliografi, tinjauan buku dan usul dari pengguna perpustakaan. Hal ini dilakukan karena dalam kenyataannya suatu perpustakaan tidak dapat mengumpulkan semua buku yang diterbitkan baik dalam jumlah maupun jenisnya karena pengadaan buku dibatasi oleh tujuan dan sasaran yang ingin dicapai oleh perpustakaan, keadaan dan kemampuan pengguna yang dilayani, dana, tenaga pengelola dan ruangan yang tersedia di perpustakaan. Keterbatasan tersebut di atas mengharuskan perpustakaan melakukan seleksi agar koleksi yang dimiliki sesuai dengan kebutuhan pengguna.

2.6.1.2 Tujuan Pemilihan Buku

Tujuan pemilihan buku adalah mengembangkan koleksi perpustakaan yang baik dan seimbang, sehingga mampu melayani kebutuhan pemakai yang berubah dan tuntutan pemakai masa kini serta masa mendatang. Tujuan tersebut memang mulia namun haruslah diingat bahwa dana terbatas serta masih banyak kendala lainnya. Menurut Budiwijaya, Arif 1979 menyatakan bahwa : Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta perkembangan penerbitan Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009 yang begitu pesat mengharuskan perpustakaan untuk membina koleksinya secara cermat dan teliti, karena tidak mungkin sebuah perpustakaan bagaimana besarnyapun untuk memupuk koleksinya dengan semua penerbitan yang ada di dunia karena ruang, tenaga dan dana yang terbatas. Di samping itu pembinaan koleksi harus disesuaikan dengan tujuan perpustakaan dan lembaga induknya. Adapun tujuan pembinaan koleksi perpustakaan perguruan tinggi menurut Budiwijaya, Arif 1979 adalah : • mengumpulkan dan menyediakan bahan pustaka misalnya buku, majalah dan lain-lain yang dibutuhkan mahasiswa, dosen atau civitas academika Fakultas, universitas untuk masing-masing tugas memeuhi kurikulum, program pendidikan, pengajaran dan penelitian. • mengumpulkan dan menyediakan bahan-bahan pustaka dalam bidang-bidang yang ada hubungannya dengan tujuan universitas. • memiliki koleksi dari bahan atau dokumen yang lampau maupun mutakhir dalam berbagai disiplin ilmu pengetahuan dan kebudayaan, hasil-hasil penelitian dan lain-lain, yang erat hubungannya dengan program universitas. • pendidikan, penelitian serta pengabdian universitas dalam masyarakat. • sebaiknya memiliki koleksi berupa bahan-bahan yang berhubungan dengan sejarah perkembangan dan ciri universitas. Dari uraian di atas jelas bahwa pemilihan koleksi ditujukan untuk memenuhi kebutuhan civitas academika sesuai dengan kurikulum yagn dilaksanakan serta program pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat yang dilaksanakan oleh perguruan tinggi penaungnya. Di samping itu pembinaan dan pemilihan koleksi dimaksudkan untuk menghindari duplikasi koleksi.

2.6.1.3 Prinsip-prinsip Pemilihan Buku

Koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna dapat meningkatkan mutu perpustkaan. Suatu perpustakaan harus dapat mengembangkan koleksinya, koleksi yang baik bukan dilihat dari kwantitas atau jumlah koleksinya melainkan berdasarkan kualitas yang dimiliki perpustakaan tersebut. Dalam meningkatkan mutu koleksi perpustakaan perguruan tinggi perlu diingat prinsip-prinsip pemilihan bahan pustaka Perguruan Tinggi. Dengan adanya prinsip ini, perpustakaan akan terhindar dari kekeliruan dalam menentukan koleksinya. Secara umum prinsip pemilihan bahan pustaka perguruan tinggi menurut Buku Pedoman Pembinaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi 1982-11 adalah : Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009 1. hendaknya semua bahan pustaka yang dipilih secara cermat dan disesuaikan dengan standar kebutuhan pengguna perpustakaan dalam suatu prioritas yang telah ditetapkan. 2. hendaknya pengadaan koleksi diatur dan dituangkan dalam suatu peraturan kebijakan tertulis dan disahkan oleh rektor. 3. hendaknya kebijakan itu memperhatikan kelima prinsip utama pembinaan koleksi perpustakaan, yaitu : a. Relevansi Koleksi perpustakaan hendaknya relevan dengan program pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat yang diselenggarakan oleh lembaga induknya. Untuk itu perlu diperhatikan jenis, variasi dan jenjang program yang ada yaitu jumlah dan besar fakultas, jurusan, lembaga dan seterusnya, tingkat pra sarjana, sarjana, pasca sarjana dan doktor maupun program tanpa gelar non degree program. b. Berorientasi kepada keperluan pengguna Di dalam pembinaan koleksi harus diutamakan keperluan pemakai yang terdiri dari mahasiswa dari tingkat pra sarjana sampai peserta program doktor, dosen, peneliti, administrator dan seterusnya yang kebutuhan informasinya berbeda-beda. c. Kelengkapan Hendaknya diusahakan agar koleksi perpustakaan tidak hanya terdiri dari buku teks yang langsung dipakai untuk mata kuliah yang diberikan, tetapi juga menyangkut ilmu-ilmu yang berkaitan erat dengan program-program yang ada secara lengkap. Perlu diusahakan supaya semua komponen koleksi mendapat perhatian yang wajar, sesuai tingkat prioritas yang ditentukan. d. Kemutakhiran Di samping harus lengkap, maka perpustakaan harus berusaha untuk mengadakan sumber-sumber informasi yang paling mutakhir, sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dewasa ini. e. Kerjasama antara pustakawan, dosen, mahasiswa dan lain-lain Hendaknya semua yang berkepentingan dalam pembinaan koleksi pustakwan, pengajar, administrator, mahasiswa dan lain-lain, menjalin kerjasama yang erat agar pelaksanaanya berjalan secara efektif dan efisisen. Selain prinsip di atas ada beberapa asas yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan bahan pustaka. Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi : buku pedoman 2004 : 48 dinyatakan bahwa asas yang perlu dipertimbangkan adalah : 1. Wibawa penulis buku dan pentingnya buku tersebut untuk bidang studi tertentu. 2. Isi bahan perpustakaan cukup bermakna bagi pengembangan bidag studi. 3. Bahasan bahan perpustakaan memuat pandangan yang seimbang, khususnya buku yang memuat masalah kontroversial. 4. Kualitas isi bahan perpustakaan. Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009 5. Kepantasan harga. 6. Bahasa. 7. Terbitan terbaru memperoleh prioritas di atas terbitan lama. Bahan perpustakaan lama biasa diadakan sejauh tersedianya dana dan biasa mengisi kekurangan koleksi bidang tertentu. 8. Bahan perpustakaan renik, misalnya mikrofis, jangan dirangkap dengan bentuk buku kecuali jika ada alasan tertentu yang bisa diterima. 9. Setiap bahan perpustakaan rujukan cukup diadakan satu perangkat. 10. Buku ajar diadakan dalam jumlah eksemplar yang terbatas. 11. Media bahan perpustakaan dipilih sesuai dengan kebutuhan pengguna. Dengan mempedomani prinsip-prinsip pemilihan buku tersebut di atas diharapkan bahwa koleksi perpustakaan harus mampu menyediakan koleksi yang relevan dan bermanfaat bagi penggunanya agar dapat memenuhi kebutuhan pengguna dan tercapainya tujuan perpustakaan.

2.6.1.4 Pihak-Pihak yang Dilibatkan Dalam Pemilihan Buku

Pihak yang berwenang dalam melakukan pemilihan buku pada perpustakaan perguruan tinggi bukan hanya pustakawan yang melakukannya tetapi juga para pengguna perpustakaan tersebut. Menurut buku Perpustakaan Perguruan Tinggi : buku pedoman 1994-30 yang berwenang adalah : 1. Tenaga pengajar Faktor utama yang harus dipertimbangkan dalam pengadaan koleksi perpustakaan perguruan tinggi adalah kurikulum dan sifat pengajaran serta program penelitian yang dilaksanakan perguruan tinggi induknya. Hal ini disebabkan subyekmata kuliah yang tercantum dalam kurikulum memerlukan buku wajib dan buku penunjang. Sehubungan dengan faktor-faktor tersebut maka staf pengajar sebagai pelaksana dalam proses belajar mengajar sesuai dengan kurikulum yang dilaksanakan, program penelitian serta pengabdian kepada masyarakat, sudah tentu mempunyai tanggungjawab dalam menentukan buku wajib dan buku penunang yang dibutuhkan dalam mata kuliah yang diasuhnya. 2. Pustakawan Pustakawan memegang peran penting dalam pemilihan bahan pustaka dan pembinaan koleksi. Pustakawan mengarahkan dan mengkoordinir kerjasama dengan pihak lain, menyusun kebijakan seleksi, memikirkan penggunaan dana secara efektif, mengikuti secara teratur berbagai bibliografi, tinjauan buku, katalog penerbit. Pustakawan juga melakukan sendiri pemilihan bahan referensi umum. 3. Subyek spesialispakar Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009 Mereka merupakan ahli dalam memilih subjek dalam ilmu tertentu dan lebih mengetahui cara menelusurinya pada sarana bibliografi. 4. Bagian Sirkulasi Keikut sertaan bagian ini dalam pengadaan buku karena bagian ini dapat memberi informasi tentang buku yang banyak digunakan, sehingga dapat dipikirkan penambahan jumlahnya, juga memberi informasi tentang buku yang sering dibutuhkan pengguna namun belum dimiliki perpustakaan. 5. Bagian Pengadaan Bagian pengadaan memegang peranan penting dalam pemilihan bahan pustaka seperti mencatat semua permintaan yang datang dari pihak-pihak yang dilibatkan dalam pemilihan buku, juga berperan memilih buku hadiahsumbangan serta melaksanakan pertukaran buku yang tidak sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. 6. Mahasiswa Mahasiswa merupakan pengguna utama yang paling banyak memanfaatkan koleksi perpustakaan, oleh sebab itu permintaan mereka atas bahan pustaka perlu dipertimbangkan agar kebutuhan pengguna terpenuhi. Dalam hal ini mahasiswa juga sering mengajukan buku yang dibutuhkan di perkuliahannya, maupun penulisan skripsi mereka kepada pihak perpustakaan. Sangatlah ideal bila perpustakaan perguruan tinggi mempunyai pakar bibliografi subjek yang merupakan seorang pustakawan profesional dan spesialis dalam literatur serta memiliki minat dan perhatian dalam pengembangan koleksi perpustakaan dalam perspektif yang luas di bawah koordinasi putakawan kepala.

2.6.1.5 Alat Bantu Pemilihan Buku

Untuk dapat melaksanakan pemilihan buku dengan mudah dan mengetahui bahan informasi buku secara lengkap hendaknya seorang pustakawan menggunakan alat bantu untuk memudahkan seleksi. . Menurut Soeatminah 1992 : 76 alat-alat bantu tersebut adalah : 1. Katalog penerbit dalam dan luar negeri. 2. Bibliografi nasional dan internasional. 3. Bibliografi khusus berbagai bidang ilmu. 4. Daftar tambahan koleksi perpustakaan lain. 5. Timbangan buku, iklan dan lain-lain. Sedangkan menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi : buku pedoman 1994 :38 alat bantu mencakup : 1. Silabus mata kuliah. 2. Katalog penerbitberita buku. Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009 3. Bibliografi. 4. Daftar perolehan baru dari perpustakaan. 5. Tinjauan dan resensi buku. 6. Iklan dan selebaran terbitan baru. 7. Books in print. 8. Pangkalan data. Dengan adanya alat bantu Pemilihan Buku ini, maka diharapkan pemilihan buku dapat benar-benar sesuai kebutuhan pengguna. Melalui alat bantu tersebut di atas informasi yang dapat diketahui mengenai buku yang akan dipesan antara lain : - Nama pengarang - Judul buku - Edisi atau cetakan - Impresium tempat terbit, penerbit dan tahun terbit - ISBN - Harga, dan Keterangan singkat tentang isi buku tersebut. Siregar, 1998 : 9 Dari alat bantu pemilihan yang telah diuraikan di atas dapat diketahui keterangan mengenai buku yang akan dipesan sesuai dengan kebutuhan pengguna.

2.6.2 Pengadaan

Pengadaan koleksi adalah proses menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan. Koleksi yang diadakan oleh suatu perpustakaan hendaknya relevan dengan minat dan kebutuhan, lengkap dan terbitan mutakhir agar tidak mengecewakan masyarakat yang dilayani. Koleksi perpustakaan berasal dari berbagai macam sumber, seperti pembelian, hadiah, tukar menukar dan titipan. Yulia 1993 : 41 menyatakan bahwa pengadaan buku mencakup : a. Peroleh buku melalui pembelian, hadiah atau pertukaran. b. Pembayaran atau tanda terima pembayaran. c. Memelihara catatan-catatan yang berkaitan dengan pengadaan. Sedangkan menurut buku Perpustakaan Perguruan Tinggi : pedoman 1994 : 38 Pengadaan bahan pustaka dilaksanakan melalui : 1. Pembelian dan Pelangganan. 2. Hadiah. 3. Pertukaran 4. Wajib simpan terbitan Perguruan Tinggi. Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009 5. Titipan Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengadaan buku dapat dilakukan dengan cara mulai pembelian, hadiahsumbangan, pertukaran, titipan dan penerbitan sendiri.

2.6.2.1 Pembelian dan Pemesanan

Untuk pengadaan bahan pustaka secara pembelian dilakukan melalui penelitian yang cermat, dengan cara memperhatikan atau meneliti kembali bahan pustaka yang ada di perpustakaan. Pengadaan bahan pustaka hendaknya berorientasi kepada pengguna sehingga sesuai dengan fungsi dan tujuan perpustakaan. Dalam hal pembelian bahan pustaka, dibutuhkan anggaran keuangan yang cukup, mengingat mahalnya harga buku. Hal inilah yang menyebabkan pustakawan dan pihak yang berwenang dalam pemilihan harus selektif dalam memilih bahan pustaka agar tidak terjadi kekecewaan. Pembelian bahan pustaka dapat dilakukan dengan jalan : • Membeli persediaan yang ada di toko buku. • Memesan melalui toko buku, jika persediaan di toko buku tersebut habis maka akan dicari di dalam atau di luar negeri. • Memesan langsung kepada penerbit. • Mengimpor buku dari luar negeri. Apabila perpustakaan membeli atau memesan bahan pustaka perlu dicantumkan bahan pustaka yang hendak dibeli atau dipesan, agar tidak terjadi kekeliruan dalam pembayaran. Cara pemesanan dilakukan sebagai berikut : a. Kartu pesanan dibuat dengan jumlah rangkap, yang sesuai dengan kebutuhan misalnya dua untuk penyalur atau penerbit dan dua untuk arsip perpustakaan. b. Arsip kartu pesanan yang satu disusun munurut abjad pengarang dan yang lain menurut penerbit atau penyalur. c. Daftar pesanan bagi yang memakai cara ini dibuat dengan jumlah rangkap menurut kebutuhan, misalnya dua untuk penyalur atau penerbit dan dua untuk arsip perpustakaan yang satu dapat dikirim ke fakultas, jurusan dan seterusnya. d. Kartu-kartu pesanan atau daftar pesanan dikirimkan kepada penyalur atau penerbit disertai surat pengantar, yang juga menjelaskan bagaimana cara pembayarannya. Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009 e. Pembayaran dapat dilakukan serentak dengan pemesanan melalui pengiriman pos wesel, cheque, giro, bank dan sebagainya. f. Untuk pembayaran yang dilakukan kemudian biasanya penyalur atau penerbit mengirimkan faktur sementara dan perpustakaan akan membayar sejumlah uang menurut faktur itu. g. Untuk majalah perlu disebutkan mulai tahun berapa atau volume ke berapa yang akan dipesan atau dibeli. Jika jumlah judul yang dipesan cukup banyak maka kemungkinan toko buku yang bersangkutan tidak dapat mengirimkan pesanan itu sekaligus, melainkan secara berangsur-angsur. Menurut buku Pedoman Pembinaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi 1982 : 13 setelah pesanan diterima maka petugas harus : 1. Memeriksa dengan teliti apakah kiriman dalam keadaan baik dan dicocokkan dengan surat pengantar dan faktur penerimaan. 2. Mencocokkan barang yang diterima dengan arsip pesanan untuk mengetahui apakah pengiriman sesuai dengan pesanan. 3. Apabila ada yang tidak sesuai dengan pesanan tidak dipesan, cacat atau rusak maka barang itu disisihkan dan dikembalikan dengan permintaan untuk diganti claim. 4. Apabila pesanan dalam keadaan baik dan sesuai dengan pesanan-pesanan dibuatkan tanda terima atau menandatangani invoice untuk dikembalikan sebagai bukti penerimaan. Pembelian dan pemesanan bahan pustaka sangat diperlukan dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka, karena petugas dapat memilih bahan yang dibutuhkan bagi para penggunanya sesuai dengan anggaran yang tersedia.

2.6.2.2 Sumbangan atau Hadiah

Selain dengan cara pembelian, pengadaan koleksi dapat diperoleh dengan menerima hadiah sebagai penambahan koleksinya terutama bagi perpustakaan yang dananya terbatas. Pada umumnya perpustakaan menerima hadiah dari berbagai instansi sebagai penambah koleksinya. Hadiah buku yang diterima, tanpa diminta sering tidak cocok dengan tujuan perpustakaan penerima. Menurut Soeatminah 1992 : 71 hadiah atau sumbangan dapat diperoleh dengan cara : 1. Mengajukan permintaan hadiah pustaka. Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009 2. Hadiah tidak atas permintaan. 3. Sumbangan wajib. Walaupun bahan pustaka diperoleh secara hadiah, namun bahan pustaka tersebut hendaknya diseleksi terlebih dahulu. Langkah-langkah yang perlu ditempuh dalam melakukan permintaan dan penerimaan hadiah menurut Yuyu 1993 :59 adalah sebagai berikut : 1. Mempersiapkan daftar donatur yang akan diminta sumbangannya. Alamat dapat dicari pada direktori, buletin, laporan lembaga dan seterusnya. 2. Perpustakaan menyusun daftar bahan pustaka yang akan diajukan kepada pihak lain lembaga ilmiah, lembaga pemerintah, perorangan dan seterusnya di dalam maupun di luar negeri. Alamat dapat dicari pada direktori, lpaoran lembaga dan seterusnya. 3. Daftar permohonan dikirimkan kepada alamat yang dituju sidertai surat pengantar. 4. Apabila pihak donor telah mengirimkannya, petugas memeriksa kiriman tersebut dan dicocokkan dengan surat pengantarnya dan mengirimkan ucapan terima kasih 5. Selanjutnya bahan diproses seperti biasa yaitu diinventarisasi. Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengembangan koleksi dengan hadiahsumbangan dapat dilakukan dengan : hadiah atas permintaan dan hadiah tidak atas permintaan. Hadiah yang sesuai dapat dijadikan koleksi perpustakaan, sedangkan yang tidak sesuai dapat ditukarkan ke perpustakaan lain.

2.6.2.3 Tukar Menukar

Tukar menukar bahan pustaka dapat dilakukan apabila perpustakaan memiliki sejumlah bahan pustaka yang tidak diperlukan lagi, atau memiliki jumlah eksemplar yang terlalu banyak, sehingga ingin ditukar dengan bahan pustaka lain kepada perpustakaan yang mau diajak bekerjasama dalam kegiatan tukar menukar bahan pustaka. Dalam melakukan kegiatan tukar menukar bahan pustaka diperlukan langkah- langkah yang sistematis, agar kegiatan tersebut dapat berjalan dengan semestinya. Menurut Soeatminah 1992 : 74 langkah-langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut • Setiap pustaka yang akan ditukarkan harus dikeluarkan dari koleksi, diambil katalognya dan diberi tanda stempel tanda pengeluaran dari koleksi. Di dalam buku inventaris juga dicatat di kolom keterangan, sehingga sudah resmi bukan Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009 milik perpustakaan yang bersangkutan. • Sejumlah pustaka yang akan ditukarkan dibuatkan daftar yang diurutkan berdasarkan abjad : Buku : nama pengarang dan judul Majalah : Judul, Vol., Tahun, Nomor • Perpustakaan mengirimkan daftar tersebut kepada sejumlah perpustakaan yang diperkirakan akan membutuhkannya, lengkap dengan syarat penukaran, misalnya ongkos kirimnya. • Perpustakaan penerima memilih pustaka yang diperlukan dan mengirim daftar pustaka yang ditawarkan sebagai gantinya. • Apabila kedua perpustakaan telah sepakat, maka proses tukar menukar dapat dilakukan, dan masing-masing dapat mulai menginventaris pustaka tukar menukar. Dari langka h-langkah di atas diharapkan kegiatan tukar menukar bahan pustaka dapat berjalan lancar, sehingga dapat mewujudkan tujuan dari pertukaran bahan tersebut. Menurut Sulistyo-Basuki 1994 : 39 kegiatan tukar menukar bahan pustaka antar perpustakaan mempunyai beberapa tujuan yaitu : 1. Untuk memperoleh buku-buku tertentu tidak dapat dibeli di toko buku atau tidak tersedia karena alasan lain. Sebagai contoh terutama buku-buku terbitan pemerintah, majalah-majalah dan lain-lainnya yang akan dikirim ke perpustakaan melalui pertukaran. 2. Sistem pertukaran memberi jalan bagi perpustakaan untuk membuang buku- buku duplikat dan hadiah yang tidak sesuai. 3. Pertukaran mengembangkan kerjasama yang baik antar perpustakaan khususnya pada tingkat internasional. Kecuali untuk pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan secara informal, banyak program-program pertukaran terbatas pada perpustakaan nasional, perpustakaan khusus dan perpustakaan research penelitian yang besar. Dari tujuan di atas kegiatan tukar menukar bahan pustaka sangat perlu dilakukan oleh setiap jenis perpustakaan termasuk perpustakaan khusus karena tidak ada perpustakaan yang memiliki koleksi yang benar-benar sempurna. Sebagai contoh Perpustakaan Kongres yang ada di Amerika Serikat memiliki koleksi yang sangat besar di dunia tetapi tetap melakukan kerjasama dengan perpustakaan lain dalam kegiatan tukar menukar bahan pustaka untuk membangun koleksinya.

2.6.2.4 Titipan

Dalam melaksanakan pengadaan bahan pustaka secara titipan, maka yang perlu Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009 diperhatikan jangka waktu titipan agar tidak terlalu singkat, karena akan merugikan dari segi ekonomi misalnya dalam biaya pengolahannya. Dalam keadaan tertentu dapat diterima walaupun waktunya singkat. Langkah-langkah pengolahan bahan pustaka titipan menurut Soeatminah 1992 : 74 adalah sebagai berikut : 1. Pustaka beserta daftarnya diterima, kemudian dicocokkan dan apabila sudah cocok pustaka dapat langsung diinventaris dan diproses sampai dapat dipinjam. 2. Perpustakaan dan penitip menandatangani surat serah terima yang dilengkapi dengan keterangan seperti : a. Pustaka sesuai daftar terlampir dititipkan pada perpustakaan selama jangka waktu ...........x........... tahun. b. Pustaka boleh dipinjamkan kepada masyarakat pemakai, maka boleh diperlakukan sama dengan koleksi yang lain. c. Perpustakaan akan memelihara dan merawat pustaka sebaik-baiknya seperti koleksi yang lain. d. Apabila ada pustaka yang rusak, perpustakaan akan memperbaiki, tetapi apabila hilang, perpustakaan tidak menggantinya. e. Setelah ketentuan itu disepakati bersama, maka kedua belah pihak menandatanganinya dan masing-masing menyimpan satu dokumen serah terima. Koleksi perpustakaan melalui titipan boleh dipinjamkan, tetapi statusnya tetap milik penitip. Dengan adanya penitipan bahan pustaka di perpustakaan koleksi perpustakaan akan menjadi lebih banyak. Kegiatan penitipan bahan pustaka ini sering dilakukan di perpustakaan.

2.6.2.5 Penerbitan Sendiri

Pengadaan bahan pustaka pada perpustakaan perguruan tinggi dapat juga dilakukan dengan cara penerbitan sendiri. Penerbitan sendiri berasal dari lembaga induk di mana perpustakaan itu bernaung. Di dalam Buku Pedoman Pembinaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi 1982 :19 penerbitan sendiri mencakup pengertian : 2. Penerbitan dari lembaga induk tempat perpustakaan berada a. Perpustakaan hendaknya dijadikan pusat penyimpanan depository semua penerbitan lembaga itu. b. Perpustakaan dapat ditunjuk sebagai penyalur dari semua penerbitan lembaga yang bersangkutan. 2. Penerbitan oleh perpustakaan sendiri seperti daftar tambahan koleksi, bulletin, Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009 manual bibliografi dan sebagainya. Penerbitan sendiri dapat dipergunakan sebagai penambah koleksi perpustakaan dan juga dapat dipergunakan sebagai bahan tukar menukar pustaka.

2.7 Pemilihan dan Pemesanan

Untuk memperlancar setiap pekerjaan, diperlukan suatu prosedurtata laksana pekerjaan, agar diketahui tahap-tahap pekerjaan yang harus dikerjakan. Untuk ini diperlukan pedoman untuk setiap pekerjaan oleh setiap bagian yang ada. Permintaan untuk pembelian buku datang dari beberapa pihak, staf pengajar, mahasiswa, bagian-bagian yang ada di perpustakaan, sesuai dengan kebijakan pemilihan buku. Menurut Syahrial-Pamuntjak, Rusinah 1976 : II. 3.2, menyatakan bahwa : Darimanapun datangnya permintaan buku itu, sesudah diterima di bagian pengadaan langkah pertama yang harus dilakukan adalah penelusuran tentang keterangan yang lengkap untuk pemesanan yaitu : ”pengarang, judul, editor, penerbit, tahun terbit, edisi, jumlah eksemplar yang dikehendaki, harga”. Keterangan tersebut di atas dapat diperoleh dari penelusuran bibliografi. Melaksanakan pekerjaan ini terlebih dahulu atas dasar pertimbangna agar mudah menelusuri katalog perpustakaan, karena sering terjadi permintaan, dalam permintaan nama pengarang dan data buku lainnya salah tulis atau tidak lengkap. Data-data tentang buku ditulis dalam kartu pesanan, contoh sebagai berikut : Kartu Pesanan Pengarang : Nomor Induk Judul : Tanggal Terima Edisi : Tahun Jumlah Tempat dan Terbit : Harga Satuan Dana: Pemesanan Agen : Status : adadipesandiprosesNo.Buku Tanggal Pesanan : Kartu berukuran 7,5 x 12,5 Cm Somadirkata, Lily K., 1987 : 11 Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009 Setelah kartu pesanan selesai dikerjakan akan dilakukan penelusuran pada disiderata kartu pesanan yang pesanannya ditangguhkan. Jika ada kartu di dalam jajaran desiderata dikeluarkan dan disatukan dalam kartu pesanan tersebut. Apabila tidak ada pada jajaran desiderata, penelusuran dilanjutkan dengan memeriksa jajaran kartu buku yang sedang dipesan, penelusuran sudah dapat dihentikan. Tetapi kalau ternyata pesanan buku tersebut tidak terdapat dalam jajaran buku yang sedang dipesan, penelusuran dilanjutkan dengan memeriksa daftar buku dalam proses. Jika ternyata pesanan tersebut ada, maka penelusuran dapat dihentikan. Jika pesanan tersebut tidak ada dalam daftar buku dalam proses, penelusuran dilanjutkan dengan menelusuri katalog perpustakaan. Apabila pesanan tersebut sudah ada, perlu dipertimbangkan apakah pesanan diteruskan atau tidak. Dalam hal ini perlu pertimbangkan tentang jumlah eksemplar yang sudah ada sesuai dengan jumlah pemakainya. Setelah selesai pemeriksaan tersebut di atas maka dijumlahkan harga seluruh pesanan dan dicocokkan dengan dana yang tersedia. Jika dana tidak mencukupi maka pustakawan menentukan skala prioritas, dalam hal ini ditentukan buku mana yang didahulukan untuk dibeli. Selanjutnya dilakukan pemesananpembelian dengan cara : 1. membeli persediaan yang ada di toko-toko buku 2. memesan melalui satu toko buku, agen atau distributor 3. mengimport langsung dari luar negeri Pekerjaan tersebut di atas dikerjakan oleh bagian pengadaan perpustakaan secara rutin. Untuk memudahkan pekerjaan tersebut sebaiknya pihak perpustakaan menyediakan formulir permintaan bukuyang berisikan informasi sebagaimana telah diuraikan di atas.

2.8 Penerimaan dan Inventarisasi Buku