Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
Setelah kartu pesanan selesai dikerjakan akan dilakukan penelusuran pada disiderata kartu pesanan yang pesanannya ditangguhkan. Jika ada kartu di dalam jajaran
desiderata dikeluarkan dan disatukan dalam kartu pesanan tersebut. Apabila tidak ada pada jajaran desiderata, penelusuran dilanjutkan dengan memeriksa jajaran kartu buku
yang sedang dipesan, penelusuran sudah dapat dihentikan. Tetapi kalau ternyata pesanan buku tersebut tidak terdapat dalam jajaran buku yang sedang dipesan, penelusuran
dilanjutkan dengan memeriksa daftar buku dalam proses. Jika ternyata pesanan tersebut ada, maka penelusuran dapat dihentikan. Jika pesanan tersebut tidak ada dalam daftar
buku dalam proses, penelusuran dilanjutkan dengan menelusuri katalog perpustakaan. Apabila pesanan tersebut sudah ada, perlu dipertimbangkan apakah pesanan diteruskan
atau tidak. Dalam hal ini perlu pertimbangkan tentang jumlah eksemplar yang sudah ada sesuai dengan jumlah pemakainya. Setelah selesai pemeriksaan tersebut di atas maka
dijumlahkan harga seluruh pesanan dan dicocokkan dengan dana yang tersedia. Jika dana tidak mencukupi maka pustakawan menentukan skala prioritas, dalam hal ini ditentukan
buku mana yang didahulukan untuk dibeli. Selanjutnya dilakukan pemesananpembelian dengan cara :
1. membeli persediaan yang ada di toko-toko buku
2. memesan melalui satu toko buku, agen atau distributor
3. mengimport langsung dari luar negeri
Pekerjaan tersebut di atas dikerjakan oleh bagian pengadaan perpustakaan secara rutin. Untuk memudahkan pekerjaan tersebut sebaiknya pihak perpustakaan
menyediakan formulir permintaan bukuyang berisikan informasi sebagaimana telah diuraikan di atas.
2.8 Penerimaan dan Inventarisasi Buku
2.8.1 Penerimaan
Apabila buku yang dipesan tiba di perpustakaan, maka bagian pengadaan harus memeriksa buku tersebut. Dalam penerimaan buku yang dipesan harus diperiksa dengan
seksama agar tidak terjadi kekeliruan koleksi. Dalam hal ini buku yang diterima harus
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
benar-benar sesuai dengan buku yang dipesan. Pada waktu penerimaan buku yang dipesan harus diperiksa keutuhan bukunya dan faktur dicocokkan dengan buku dan kartu
pemesanan yang ada dalam file perpustakaan. Jika buku tidak cocok dengan yang tercantum dalam kartu pemesanan maka dilakukan klaim kepada toko bukuagen yang
mengirim buku tersebut. Dalam pemeriksaan tersebut perlu diteliti antara lain : pengarang, judul, edisi, penerbit, tahun terbit, tempat terbit, ISBN jika dicantumkan
dalam kartu pemesanan, harga dan bentuk fisiknya apakah ada kerusakan atau tidak. Jika ada yang tidak sesuai dengan hal tersebut di atas, maka diberitahukan kepada si pengirim
buku tersebut untuk diganti.
2.8.2 Inventarisasi Buku
Inventarisasi koleksi adalah kegiatan pencatatan setiap bahan pustaka ke dalam buku inventaris buku induk sebagai tanda bukti perbendaharaan perpustakaan.
Inventarisasi ini merupakan kegiatan yang mencatat koleksi bahan pustaka sebagai bukti bahwa koleksi tersebut milik perpustakaan yang bersangkutan. Menurut Soeatminah
1992 : 81 ”inventarisasi adalah kegiatan mencatat setiap eksemplar buku dalam buku induk serta memberi nomor indukinventarisasi setiap eksemplar buku dan mencatatnya
dalam buku yang bersangkutan”. Dalam melakukan pencatatan ini harus ditetapkan macam dan ukuran kolom-kolom dalam buku inventaris dan petunjuk untuk mengisinya.
Melaksanakan pemberian tanda hak milik perpustakaan dengan stempel atau cara lain pada tiap bahan pustaka yang diterima, baik untuk keperluan perpustakaan maupun yang
diwajibkan oleh perguruan tinggi yang bersangkutan. Menurut Milburga 1994 : 76 keterangan yang dicatat dalam buku inventarisinduk adalah :
1. Nomor urut.
2. Tanggal masuk buku
3. Asal buku
4. Nama pengarang
5. Judul buku
6. Nama penerbit dan tahun terbit
7. Jumlah eksemplarbanyaknya copy
8. harga satuan danjumlah harga
9. Jenis buku : teksinformasifiksireferensi
10. Bahasa yang dipakai : IndonesiaInggris dan lain-lain
11. Nomor inventaris dan nomor pustaka
12. Keterangan mengenai keadaan buku
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
Tabel 1 : Contoh kolom buku inventarisinduk koleksi perpustakaan
No. Urut
Tang gal
Asal buku
Pe ngarang
Judul buku
Impre sium
Jlh. Eksem
plar Har
ga Jenis
buku Bahasa No.In
ven taris
Ke terangan
Setelah buku dicatat dalam buku induk, maka bukunya dikirim ke bagian pengolahan untuk dibuatkan katalog dan kelengkapan buku tersebut.
Inventarisasi koleksi adalah sebagian dari tugas bagian pengadaan yang mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut :
1. Menetapkan jenis dan jumlah buku inventaris yang diperlukan, sesuai dengan
jenis bahan pustaka masing-masing satu untuk satu judul buku, majalah dan jenis bahan pustaka lainnya.
2. Menetapkan macam dan ukuran kolom-kolom dalam buku inventarisasi dan
petunjuk untuk mengisinya. 3.
Menetapkan dan melaksanakan pencatatan menurut cara yang telah ditentukan. Yuyu 1993 : 70
Tata laksana kerja inventarisasi bahan pustaka menurut Milburga 1994 : 75 inventarisasi dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Mencatat bukubahan pustaka satu persatu mulai dari penerimaan yang paling
awal sampai dengan penerimaan yang paling akhir. 2.
Mencatat mulai dari kolom nomor urut dengan angka nomor yang terkecil, dilanjutkan dengan nomor urut seterusnya setiap kali menerima buku atau
bahan pustaka baru.
3. Kolom tanggal diisi dengan tanggal saat pencatatan penerimaan buku atau
bahan pustaka tersebut. 4.
Kolom asal buku diisi dengan keterangan : a.
Nama toko buku atau penerbit, bila buku-buku itu berasal dari pembeli b.
Nama perseorangan badaninstansilembaga, bila buku-buku itu berasal dari hadiah
c. Nama perpustakaan, apabila buku-buku itu berasal dari pertukaran koleksi
bahan pustaka dengan sebuah perpustakaan lain 5.
Kolom pengarang diisi dengan nama pengarang dari buku yang dicatat. 6.
Kolom judul diisi dengan judul buku yang sedang diinventarisasi. 7.
Kolom jumlah eksemplar diisi keterangan jumlah eksemplar. 8.
Kolom harga satuan diisi dengan harga setiap eksemplar buku, apabila buku itu berasal dari pembelian.
9. Kolom jumlah harga diisi dengan jumlah harga dari keseluruhan jumlah
eksemplar buku yang bersangkutan. 10.
Kolom jenis bukumacam bahan koleksi diisi dengan jumlah eksemplar
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
masing-masing jenis macam buku yang sedang diinventaris 11.
Kolom bahasa diisi dengan jumlah eksemplar yang setiap bahan dari buku yang sedang diinventaris
12. Kolom nomor inventarisasi diisi dengan nomor inventarisasi yang sudah
ditenetukan untuk setiap eksemplar buku. 13.
Kolom nomor pustaka diisi dengan nomor pustaka berdasarkan isi buku menurut Dewey.
14. Kolom keterangan diisi dengan keterangan-keterangan mengenai keadaan
buku yang diinventarisasi : barubekas dalam keadaan setengah rusakrusaksudah diperbaiki, dan keterangan lain yang tidak dapat
dimasukkan ke dalam salah satu kolom yang telah disebut di atas.
15. Setelah halaman inventarisasi hampir habis, sebelum ganti halaman dicatat
rekapitulasi buku-buku yang telah dicatat dengan perincian tentang jumlah eksemplar, judul, harga seluruh buku yang dibeli seperti tercatat pada halaman
tersebut, jenis buku serta macam bahasanya dan lain-lain. Kemudian hasil rekapitulasi tersebut dipindahkan ke halaman berikutnya pada baris paling
atas.
Kegiatan inventarisasi dilakukan setelah pengadaan koleksi selesai dikerjakan yaitu pada waktu koleksi diterima. Kegiatan ini merupakan bagian pekerjaan yang
penting untuk proses pengolahan bahan pustaka karena dengan menginventarisasi koleksi dapat diketahui berapa jumlah pertambahan koleksi setiap tahunnya dan jumlah koleksi
yang dimiliki perpustakaan. Cap inventaris berisikan nama perpustakaan yang bersangkutan, kolom nomor
inventaris, tahun tanggal pada waktu buku itu dicatat pada buku inventaris. Contoh cap inventaris
Tgl. Terima Asal
Nomor Induk Nomor Kelas
Sumber : Siregar 2002 : 20
Cap milik perpustakaan berisi nama, alamat dan simbol kalau ada dari perpustakaan yang bersangkutan. Setelah buku masuk inventaris, berarti telah resmi
menjadi milik perpustakaan yang bersangkutan. Contoh cap perpustakaan
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
Perpustakaan Universitas Negeri Medan
Sumber : Siregar 2002 : 20
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
BAB III PENGADAAN BUKU DI PERPUSTAKAAN UNIMED
3.1 Sejarah Ringkas