Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
5. Titipan
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengadaan buku dapat dilakukan dengan cara mulai pembelian, hadiahsumbangan, pertukaran, titipan dan penerbitan
sendiri.
2.6.2.1 Pembelian dan Pemesanan
Untuk pengadaan bahan pustaka secara pembelian dilakukan melalui penelitian yang cermat, dengan cara memperhatikan atau meneliti kembali bahan pustaka yang ada
di perpustakaan. Pengadaan bahan pustaka hendaknya berorientasi kepada pengguna sehingga sesuai dengan fungsi dan tujuan perpustakaan.
Dalam hal pembelian bahan pustaka, dibutuhkan anggaran keuangan yang cukup, mengingat mahalnya harga buku. Hal inilah yang menyebabkan pustakawan dan pihak
yang berwenang dalam pemilihan harus selektif dalam memilih bahan pustaka agar tidak terjadi kekecewaan. Pembelian bahan pustaka dapat dilakukan dengan jalan :
• Membeli persediaan yang ada di toko buku.
• Memesan melalui toko buku, jika persediaan di toko buku tersebut habis
maka akan dicari di dalam atau di luar negeri. •
Memesan langsung kepada penerbit. •
Mengimpor buku dari luar negeri. Apabila perpustakaan membeli atau memesan bahan pustaka perlu dicantumkan
bahan pustaka yang hendak dibeli atau dipesan, agar tidak terjadi kekeliruan dalam pembayaran.
Cara pemesanan dilakukan sebagai berikut : a.
Kartu pesanan dibuat dengan jumlah rangkap, yang sesuai dengan kebutuhan misalnya dua untuk penyalur atau penerbit dan dua untuk arsip
perpustakaan.
b. Arsip kartu pesanan yang satu disusun munurut abjad pengarang dan yang
lain menurut penerbit atau penyalur. c.
Daftar pesanan bagi yang memakai cara ini dibuat dengan jumlah rangkap menurut kebutuhan, misalnya dua untuk penyalur atau penerbit dan dua untuk
arsip perpustakaan yang satu dapat dikirim ke fakultas, jurusan dan seterusnya.
d. Kartu-kartu pesanan atau daftar pesanan dikirimkan kepada penyalur atau
penerbit disertai surat pengantar, yang juga menjelaskan bagaimana cara pembayarannya.
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
e. Pembayaran dapat dilakukan serentak dengan pemesanan melalui pengiriman
pos wesel, cheque, giro, bank dan sebagainya. f.
Untuk pembayaran yang dilakukan kemudian biasanya penyalur atau penerbit mengirimkan faktur sementara dan perpustakaan akan membayar sejumlah
uang menurut faktur itu.
g. Untuk majalah perlu disebutkan mulai tahun berapa atau volume ke berapa
yang akan dipesan atau dibeli. Jika jumlah judul yang dipesan cukup banyak maka kemungkinan toko buku yang bersangkutan tidak dapat mengirimkan
pesanan itu sekaligus, melainkan secara berangsur-angsur.
Menurut buku Pedoman Pembinaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi 1982 : 13 setelah pesanan diterima maka petugas harus :
1. Memeriksa dengan teliti apakah kiriman dalam keadaan baik dan dicocokkan
dengan surat pengantar dan faktur penerimaan. 2.
Mencocokkan barang yang diterima dengan arsip pesanan untuk mengetahui apakah pengiriman sesuai dengan pesanan.
3. Apabila ada yang tidak sesuai dengan pesanan tidak dipesan, cacat atau
rusak maka barang itu disisihkan dan dikembalikan dengan permintaan untuk diganti claim.
4. Apabila pesanan dalam keadaan baik dan sesuai dengan pesanan-pesanan
dibuatkan tanda terima atau menandatangani invoice untuk dikembalikan sebagai bukti penerimaan.
Pembelian dan pemesanan bahan pustaka sangat diperlukan dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka, karena petugas dapat memilih bahan yang dibutuhkan bagi
para penggunanya sesuai dengan anggaran yang tersedia.
2.6.2.2 Sumbangan atau Hadiah
