Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
penerbit, bibliogrfi dan katalog perpustakaan. Setelah data bibliogrfi buku yang diminta oleh staf pengajar dilengkapi, lalu diajukan kepada Kepala Perpustakaan untuk
disetujui.Pustakawan juga berperan untuk memilih buku referensi umum yang dibutuhkan setelah memeriksa koleksi referensi yang dimiliki Perpustakaan. Judul buku
yang terpilih diderahkan ke bagian pengadaan untuk dibuatkan daftar buku yang dibutuhkan.
f. Mahasiswa
Mahasiswa merupakan pemakai terbanyak pada perpustakaan perguruan tinggi. Pemanfaatan perpustakaan lebih banyak dilakukan oleh mahasiswa. Oleh sebab itu
kebutuhan mereka lebih diutamakan dalam pengadaan buku di perpustakaan. Pada Perpustakaan Unimed permintaan buku dari mahasiswa disampaikan melalui meja
sirkulasi. Keikut sertaan mahasiswa dalam pemilihan buku didasari oleh pemikiran bahwa mahasiswa yang sedang menyusun skripsi sebagian besar sudah mengetahui buku
apa saja yang dibutuhkan dalam penulisan skripsinya. Dengan demikian, permintaan mahasiswa juga dipertimbangkan dalam pemilihan buku.
3.7.4 Alat Bantu Pemilihan Buku
Untuk melaksanakan pemilihan buku tidaklah mudah karena dalam pelaksanaanya membutuhkan waktu, pikiran dan kecerdasan. Seorang pustakawan dalam
menjalankan pemilihan buku seolah-olah dituntut dan dan dianggap sebagai orang yang ahli dan tahu betul tentang seluk beluk buku, memahami berbagai subyek ilmu
pengetahuan dan menyelami serta mengetahui kebutuhan masyarakat yang dilayani perpustakaan.
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
Untuk memudahkan pemilihan buku Perpustakaan Unimed menggunakan alat bantu pemilihan, katalaog penerbit, bibbliografi, tinjauan buku, brosur pemasaran buku,
daftar harga dari penerbit atau toko buku, daftar persediaan toko buku dan agendistributor buku. Selain alat bantu di atas Perpustakaan Unimed juga menggunakan
catatan buku yabg dianjurkan oleh mahasiswa pada layanan sirkulasi.
3.7.5 Tata Laksana Pemilihan Buku
Untuk memudahkan pelaksanaan seluruh pekerjaan, Perpustakaan Unimed telah menysun tahapan-thapan atau proedur pelaksanana pekerjaan. Hal ini dimaksudkan agar
pustakawan dan setiap bagian mengtahui langkah-langkah apa yang ditempuh untuk melaksakan pekerjaan masing-masing. Prosedur atau langkah-langkah yang ditempuh
dalam pemilihan buku adalah sebagai berikut :
1. Perpustakaan mengirim surat dan formulir serta katalog penerbit kepada staf
pengajar dan administrator untuk memilih buku yang sesuai dengan mata kuliah yang diasuhnyabuku yang dibutuhkan.
2. Formulir yang diisi oleh dosenadministrator dikembalikan ke perpustakaan.
3. Formulir permintaan buku yang sudah diisi diserahkan oleh dosen kepada
bagian pengadaan. 4.
Daftar buku yang sudah terkumpul diperiksa oleh bagian pengadaan. Dalam hal ini bagian pengadaan melakukan verifikasi bibliografi dengan cara
memeriksa data bibliografi yang diusulkan melalui alat bantu pemilihan, memeriksa pada katalog perpustakaan apakah buku tersebut sudah ada di
perpustakaan atau belum. Apabila buku yang diusulkan belum ada di perpustakaan, maka judul buku tersebut dimasukkan dalam daftar pesanan.
5. Seluruh buku yang diusulkan dimasukkan dalam daftar pesanan dengan
terlebih dahulu menentukan prioritas buku mana yang akan didahulukan untuk dibeli.
6. Daftar pesanan buku yang sudah dibuat diserahkan kepada rektor Unimed
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
untuk dibeli.
Pelaksanaan pembelian buku dilakukan oleh pimpinan Unimed. Dalam hal ini perpustakaan tidak turut serta dalam melakukan pembelian tetapi hanya Mengajukan
daftar buku yang dibutuhkan kepada Pimpinan Unimed. Setelah buku yang diajukan dibeli, buku tersebut diserahkan ke Perpustkaan . Dalam hal ini Perpustakaan hanya
menerima buku yang dibeli pimpinan Unimed. Sistem dan prosedur pengadaan bahan pustaka pada Perpustakaan Unimed yang
berpedoman pada Buku pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi edisi ketigaJakarta: Departemen Pendidikan Nasional RI Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, 2004. hal 53
adalah sebagai berikut : Mengumpulkan alat bantu pemilihan berupa katalog penerbit, daftar harga, bibliografi nasional dan resensi.
1. Pemilihan buku oleh staf perpustakaan dengan alat bantu pemilihan.
2. Mengirimkan formulir kebutuhan buku baru kepada staf pengajar di fakultas.
3. Mengumpulkan data kebutuhan buku dari staf pengajar untuk menunjang
proses belajar mengajar 4.
Membuat daftar buku berdasarkan permintaan staf pengajar dan pemilihan buku oleh staf perpustakaan dengan alat bantu pemlihan.
5. Verifikasi kebutuhan buku dari staf pengajar dan alat bantu pemilihan dengan
katalog perpustakaan. 6.
Jika buku telah dimiliki perpustakaan tetapi dalam jumlah yang sedikit maka menjadi pertimbangan untuk pengadaan
7. Membuat daftar buku yang dibutuhkan setelah di verifikasi.
8. Menyeleksi daftar kebutuhan buku berdasarkan prioritas dan dana yang
tersedia 9.
Membuat daftar pesanan buku yang akan diadakan Desiderata. 10.
Membuat permohonan pengadaan buku ke unit P2T. 11.
Pengadaan buku dilakukan oleh rekanan dan waktu yang dibutuhkan lebih kurang 10 bulan.
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
12. Alur penerimaan buku dapat dilihat pada bagian selanjutnya.
Membuat daftar buku berdasarkan permintaan staf pengajar
Selesai
Verifikasi daftar buku dari staf pengajar dengan katalog penerbit dan
katalog perpustakaan
Ada ? Tidak
Ya Jumlah
eksempl ar
Tidak
Ya
Menyeleksi daftar buku berdasarkan prioritas dan dana
Membuat daftar pesanan buku desiderata
Tidak perlu ditambah
Tambah
Permohonan pengadaan buku ke unit P2T
Pengadaan buku oleh rekanan
Mengirim formulir permintaan buku dari staf pengajar
Mengumpulkan data kebutuhan buku dari staf pengajar
Mengumpulkan alat bantu pemilihan Pemilihan buku oleh staf perpustakaan
Membuat daftar buku yang dibutuhkan setelah diverifikasi
Mulai
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
Gambar 3 : langkah-langkah pengadaan bahan pustaka pada perpustakaan perguruan tinggi Unimed.
3.7.6 Penerimaan dan Inventarisasi Buku