Pengguna Staf Pengajar Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed

Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009 = 89 x 14.152 No. + 6 75 150 = 1, 2 x 94, 3 + 6 = 119 Dari perhitungan di atas dapat dihitung jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan oleh Perpustakaan Unimed adalah sebanyak 119 orang agar pelayanan di perpustakaan dapat berjalan dengan sebaik-baiknya.

3.5 Pengguna

Tujuan dari Perpustakaan Unimed adalah memberikan pelayanan kepada pengguna melalui koleksi dan yang dimiliki perpustakaan. Pengguna perpustakaan Unimed adalah Civitas akademika Unimeda yang terdiri dari mahasiswa sebanyak 14.152 orang, staf pengajar 1000 orang dan pegawai 487 orang. Jumlah perngguna perpustakaan Unimed tersebut dapat dilihan pada tabel berikut : Tabel 3. Jumlah Pengguna Perpustakaan Unimed Pengguna Jumlah 1. Mahasiswa 14.152 2. Dosen 1000 3. Pegawai 487 Jumlah 15.639 Sumber : Belling Siregar, 2009. Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009

3.6 Keadaan Perpustakaan Unimed

3.6.1 Gedung

Perpustakaan IKIP Medan seluas 3000 m² terdiri dari tiga lantai, dengan daya tampung 400 tempat duduk. Selain perpustakaan pusat masih ada Ruang Baca perpustakaan di fakultas yaitu : 1. Ruang Baca FIP 2. Ruang Baca FBS 3. Ruang Baca FIS 4. Ruang Baca FMIPA 5. Ruang Baca FT 6. Ruang Baca FIK 7. Ruang Baca Pasca Sarjana Daya Tampung Daya tampung Perpustakaan Pusat adalah 400 tempat duduk sedangkan ruang baca fakultas masing-masing 35 tempat duduk. Fasilitas tersebut disediakan untuk civitas academica Unimed yaitu staf pengajar, mahasiswa dan pegawai administrasi. Namun demikian tidak tertutup kemungkinan bagi masyarakat terutama peneliti, alumni dan mahasiswa perguruan tinggi lainnya untuk memanfaatkan fasilitas tersebut dengan izin Kepala Perpustakaan Unimed dan penanggung jawab ruang baca perpustakaan fakultas.

3.6.2 Koleksi Perpustakaan UNIMED

Koleksi adalah unsur pokok dalam setiap perpustakaan, karena pelayanan tidak dapat dilaksanakan secara maksimal apabila tidak didukung oleh adanya koleksi yang memadai. Dalam hal ini koleksi yang dimiliki haruslah relevan dengan setiap program Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009 pokok maupun program tambahan Perguruan Tinggi tempatnya bernaung, demi tercapainya tujuan perpustakaan yaitu mendukung, memperlancar dan meningkatkan kualitas pelaksanaan program belajar mengajar dan lulusan perguruan tinggi. Untuk dapat memberikan pelayanan informasi dalam rangka mencapai tujuan tersebut di atas, perpustakaan harus berusaha untuk menyediakan berbagai sumber informasi atau bahan pustaka yang dibutuhkan di bidang pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat. Tabel 4 : Koleksi Perpustakaan Unimed pada Januari sd Desember 2008 Nomor Kelas Jumlah judul Jumlah eks. 000 4234 9598 100 1302 3827 200 809 3449 300 9598 43817 400 6077 16202 500 4486 23465 600 9263 31717 700 2660 7861 800 2858 6000 900 2406 5758 Jumlah 43693 151694 Jumlah keseluruhan koleksi perpustakaan ini adalah 151.694 eksemplar. Jika dibandingkan jumlah koleksi dengan jumlah pengguna maka perbandingannya adalah 43693 : 14.152 = 1 : 3.09 .koleksi perpustakaan belum memadai untuk memenuhi kebutuhan pengguna. Dalam buku Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi 1979 : 39 dinyatakan bahwa “Sebuah Perpustakaan Perguruan Tinggi yang baik haruslah memiliki koleksi perbandingan 1 : 15”. Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009 Dengan berpedoman kepada perbandingan di atas maka jumlah koleksi yang dibutuhkan Perpustakaan Unimed adalah 15 x 14.152 = 212.280 judul. Dengan perhitungan di atas dapat diketahui bahwa jumlah koleksi Perpustakaan Unimed masih kurang memadai untuk memenuhi kebutuhan pengguna.

3.6.3 Pelayanan Perpustakaan

Sesuai dengan tujuan, fungsi dan tugasnya, perpustakaan berusaha memberikan pelayanan sebaik-baiknya kepada masyarakat. Pelayanan yang diberikan disesuaikan kondisi perpustakaan itu sendiri. Pada umumnya pelayanan yang diberikan dapat dikelompokkan dalam tiga bagian besar, yaitu : 1. Kelompok kegiatan kerja pelayanan teknis. 2. Kelompok kegiatan kerja pelayanan pengguna 3. Kelompok kegiatan kerja pelayanan administrasi Agar kegiatan kelompok kerja tersebut di atas dapat berjalan dengan baik, perpustakaan menentukan suatu sistem tertentu sebagai pedoman, sehingga setiap pekerjaan dikerjakan secara rutin.

3.6.3.1 Pelayanan Teknis

Pelayanan teknis adalah salah satu kegiatan dari perpustakaan. Pelayanan teknis adalah salah satu kegiatan dari perpustakaan. Pelayanan teknis mencakup kegiatan pengadaan koleksi, pengolahan sampai koleksi tersebut siap untuk dimanfaatkan oleh pengguna. Pada pelayanan teknis dilaksanakan berbagai kegiatan anara lain, pengadaan, inventarisasi, klasifikasi, katalogisasi dan kegiatan lain yang berhubungan dengan pekerjaan mempersiapkan buku untuk dimanfaatkan dengan segera. Perpustakaan Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009 UNIMED juga melaksanakan perkerjaan tersebut di atas. Pengadaan buku akan dibahas tersendiri. Pengolahan Processing Kegiatan pengolahan koleksi meliputi pekerjaan klasifikasi, katalogisasi, penentuan tajuk subyek, membuat kelengkapan bahan pustaka yaitu : Pembuatan barcode, pembuatan label, slip tanggal kembali untuk setiap buku.. Seluruh koleksi perpustakaan diolah dengan menggunakan sumber pedoman Dewey Decimal Classification DDC edisi 21 untuk klasifikasi, deskripsi katalog berpedoman kepada Anglo-American Cataloguing Rules AACR 2 edisi revisi dan peraturan pengatalogan Indonesia, sedangkan penentuan subyeknya dengan sumber pedoman Library of Congress Subject Headings LCSH. Setelah proses katalogisasi deskriptif dan klasifikasi serta penentuan tajuk subjek dan kata kunci selesai dilakukan maka pekerjaan selanjutnya adalah mengentri data buku ke dalam database atau OPAC dengan menggunakan program SIPISIS. Seluruh koleksi yang telah selesai diolah ditempatkan di rak dengan menggunakan sistem penempatan relatif dan dijajarkan menurut nomor panggil sesuai dengan nomor klasifikasi DDC. Susunan tersebut adalah sebagai berikut : 000 = Karya Umum General Works 100 = Filsafat Philosopy 200 = Agama Religion 300 = Ilmu-ilmu sosial Social Sciences Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009 400 = Ilmu Bahasa Languages 500 = Ilmu Murni Pure Sciences 600 = Ilmu Terapan Application Sciences and Technology 700 = Seni dan Olahraga 800 = Literatur 900 = Sejarah, Geography

3.6.3.2 Pelayanan Pengguna

Jenis layanan yang terdapat pada Perpustakaan pusat Universitas Negeri Medan antara lain : 1. Layanan Sirkulasi. 2. Layanan Majalah berkala dan koran. 3. Layanan Referensi. 4. Layanan Karta Ilmiah, skripsi tesis. 5. Layanan Reserve book tandon. 6. Layanan audio visual. Sistem pelayanan di UNIMED ada dua yaitu : 1. Pelayanan Terbuka, perpustakaan memperbolehkan pengguna perpustakaan mengambil sendiri bahan pustaka yang diperlukan seperti koleksi standar, koleksi tandon, referensi, majalah, . 2. Pelayanan Tertutup, perpustakaan tidak membolehkan pengguna perpustakaan Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009 mengambil sendiri bahan pustaka yang diperlukan seperti skripsi tesis, karya ilmiah dan koleksi audio visual Jam pelayanan perpustakaan Unimed : 1. Jam pelayanan sirkulasi, pemanfaatan koleksi dan bantuan pada pengguna : Senin – Kamis :08.00 – 17.00 Wib Jumat :08.00 – 12.00 Wib : 13.30 – 17.00 Wib Sabtu 08.00 – 13.00 Wib 2. Ruang baca perpustakaan di Fakultas sesuai dengan jam kerja.

3.6.3.3 Pelayanan Administrasi

Agar aktifitas perpustakaan berjalan dengan baik, sudah tentu harus didukung oleh administrasi yang baik pula. Pelayanan adminitrasi yang dimaksudkan dapat berupa pelayanan yang sifatnya ke dalam yaitu melayani kebutuhan bahan yang diperlukan oleh setiap bagian di perpustakaan seperti pengadaan bahan habis pakai, perlengkapan, pemeliharaan gedung dan peralatan kantor. Pelayanan ini juga melayani kebutuhan staf perpustakaan seperti urusan kepegawaian, kesejahteraan staf perpustakaan. Pelayanan administrasi keluar dapat berupa pelayanan surat menyurat kedinasan dan pengaturan arsip serta pelayanan surat menyurat kepada pemakai seperti surat penagihan, surat peringatan surat keterangan. Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009

3.7 Pengadaan Buku

Untuk mencapai tujuan dan terlaksananya fungsi perpustakaan maka perpustakaan berusaha untuk memenuhi kebutuhan pengguna, agar tujuan perpustakaan dapat tercapai dengan baik. Dalam hubungan ini sudah tentu perpustakaan harus menentukan koleksi apa saja yang harus dimiliki. Agar dukungan yang diharapkan terhadap pelaksanaan kurikulum, penelitian dan program lainnya tersebut dapat dipenuhi, perpustakaan harus membina koleksinya secara berkesinambungan dan harus berorientasi kepada kurikulum dan kebutuhan pengguna. Untuk itu perpustakaan harus mengetahui program kegiatan perguruan tinggi induknya, terutama kurikulum dan penelitian yang akan dilaksanakan. Sehubungan dengan hal tersebut, perpustakaan harus menyeleksi bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan, karena perpustakaan tidak mungkin mengumpulkan semua bahan pustaka yang diterbitkan baik jenis maupun jumlahnya, karena pengadaan bahan pustaka di perpustakaan dibatasi oleh : 1. Tujuan dan sasaran yang ingin dicapai. 2. Kurikulum dan program Unimed. 3. Dana, tenaga pengelola dan ruangan yang tersedia. Sehubungan keterbatasan tersebut di atas maka koleksi perpustakaan harus diseleksi sesuai dengan prinsip-prinsip pembinaan koleksi antara lain, relevansi, berorientasi kepada kebutuhan pengguna, kelengkapan, kemutakhiran dan kerjasama antara pustakawan dengan staf pengajar, administrator, peneliti, mahsiswa dan lain-lain. Untuk dapat memenuhi prinsip-prinsip di atas, pemilihan bahan pustaka dilakukan atas kerjasama antara pustakawan dengan civitas akademika Unimed yaitu : staf pengajar, specialis subyek, administrator dan mahasiswa. Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009

3.7.1 Sumber Koleksi

Sumber koleksi perpustakaan berasal dari pembelian sebagaimana diuraikan di atas, dan sebahagian adalah sumbangan hadiah, droping dari Ditjen Dikti dan sumbangan alumni. Pembelian dilakukan olek pimpinan UNIMED, sedangkan hadiah diperoleh dari instansi-instansi dan badan luar negeri. Hadiah buku yang diterima adalah dari : Depdiknas, Japan Foundation IIEF.. Penerbitan sendiri merupakan usaha terakhir yang telah ditempuh dalam pengadaan koleksi perpustakaan. Upaya ini mencakup : a. Penerbitan yang dilakukan oleh seluruh Fakultas, jurusan dan unit yang ada di lingkungan Unimed karya ilmiah, hasil penelitian para staf pengajar, skripsi, dan tesis mahasiswa. b. Penerbitan oleh perpustakaan sendiri, misalnya daftar tambahan koleksi, abstrak dan sebagainya.

3.7.2 Prinsip-Prinsip Pemilihan

Pengembangan koleksi perpustakaan dilakukan sesuai dengan rencana yang baik agar sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan. Dalam pelaksanaan pemilihan buku Perpustakaan Unimed selalu berpedoman kepada prinsip-prinsip pemilihan pemilihan buku, yaitu Relevansi atau kesesuaian buku yan dipilih dengankebutuhan pengguna, beorientasi kepada kebutuhan pengguna, memenuhi unsur kelengkapan, untuk itu ditentukan dengan skala prioritas. Selain hal di atas perpustakaan juga berusaha untuk melengkapi koleksi yang sesuai dengan kurikulum, dan memutakhirkan koleksi dengan membeli buku terbitan terakhir. Pelaksanaan pemilihan buku dilakukan dengan kerjasama dengan staf pengajar, dan mahasiswa. Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009 Untuk memudahkan dan mengetahui informasi tentang buku secara lengkap pemilihan buku dilakukan dengan menggunakan alat bantu pemilihan yaitu katalog penerbit, baik penerbit dalam negeri maupun luar negeri, tinjauan buku.. Untuk menambah koleksi di ruang baca perpustakaan di Fakultas selain dari pembelian Unimed adalah sumbangan alumni, setiap mahasiswa yang sudah menyelesaikan studinya diwajibkan menyumbangkan 1 judul buku yang sesuai dengan mata kuliah yang pernah diikutinya. Diharapkan judul buku yang disumbangkan oleh alumni tersebut sesuai dengan mata kuliah yang pernah diikutinya. Diharapkan judul buku yang disumbangkan oleh alumni tersebut sesuai dengan yang dianjurkan oleh jurusan masing-masing. Dalam hal ini diharapkan bahwa relevansi koleksi dengan kebutuhan pengguna dapat ditingkatkan.

3.7.3 Pihak-Pihak yang Dilibatkan Dalam Pemilihan Buku

Agar koleksi perpustakaan benar-benar relevan dengan kebutuhan pengguna maka pemilihan bahan pustaka dilakukan atas kerjasama dengan berbagai pihak sebagaimana diuraikan dalam prinsip-prinsip pemilihan bahan pustaka, adapun pihak- pihak yang dilibatkan dalam pemilihan buku adalah : a. Staf pengajar b. Pustakawan c. Spesialis Subjek

d. Bagian Pengadaan

e. Bagian Sirkulasi

f. Mahasiswa

a. Staf Pengajar

Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009 Peran serta staf pengajar dalam pemilihan buku di peprustakaan Unimed sangat diharapkan, karena koleksi perpustakaan harus sesuai dengan kurikulum yang dilaksanakan. Dalam hal ini staf pengajar selaku pelaksana kurikulum dalam melaksanakan proses belajar mengajar adalah orang yang menentukan buku wajib dan buku penunjang yang dibutuhkan untuk mata kuliah yang diasuhnya. Di samping itu, staf pengajar sebagai pembimbing dalam penulisan skripsi mahasiswa adalah orang yang mengetahui buku apa saja yang dapat digunakan dalam menyelesaikan penulisan skripsi tersebut. Dengan demikian, staf pengajar merupakan pemilih utama dalam pemilihan buku, yang disesuaikan dengan kurikulum dan mata kuliah yang diasuhnya. Sehubungan dengan kebutuhan buku wajib dan buku penunjang tersebut maka perpustakaan Unimed melibatkan seluruh staf pengajardosen dalam melakukan pemilihan buku. Di samping itu, staf pengajar dianggap sebagai motivator bagi mahasiswa untuk lebih banyak membaca, yaitu dengan memberikan tugas kepada mahasiswa. Dengan melibatkan staf pengajar dalam pemilihan buku maka relevansi koleksi dengan kurikulum dan seluruh mata kuliah yang diasuh oleh setiap program studi dapat ditingkatkan. Adapun proses pemilihan buku yang dilaksanakan di perpustakaan Unimed adalah sebagai berikut : Perpustakaan Unimed mengirimkan surat kepada semua staf pengajar melalui Ketua Program Studi di lingkungan Unimed untuk memilih bahan pustaka yang dibutuhkan sesuai dengan program studi dan kurikulum serta mata kuliah yang diasuhnya. Untuk mempermudah staf pengajar mengadakan pemilihan buku, perpustakaan menyediakan alat bantu berupa katalog penerbit, bibliograaafi dan juga formulir isian pemilihan buku yang memuat informasi tentang buku yang dipilih. Informasi tersebut antara lain : - Pengarang - Harga - Judul - Sifat, buku wajibpenunjang Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009 - Edisi - Tanggal diserahkan - Tempat, Penerbit, Tahun Terbit - Nama yang memilih - ISBN - Mata KuliahProgram Studi Setelah staf pengajar mengisi daftar isian pemilihan buku, selanjutnya daftar tersebut diserahkan kembali ke perpustakaan. Setelah menerima hasil pemilihan buku dari staf pengajar maka perpustakaan mengadakan pemeriksaan tentang informasi buku yang dianjurkan untuk dibeli yaitu dengan melakukan verifikasi bibliografi dan pemeriksaan katalog untuk memastikan apakah buku yang diminta masih ada di pasar dan apakah sudah ada di perpustakaan atau belum. Pihak perpustakaan juga menyelesaikan jumlah buku yang diminta dengan dana yang tersedia.

b. Spesialis Subyek