Perbandingan Sistem Informasi Akuntansi yang Baru dan Lama

146 pengkomunikasian kekurangan pengendalian internal. Hal ini karena pengabdi vihara melakukan pengendalian internal yang memang sudah ada dari awal dan hanya mengikuti apa yang sudah dilakukan. Namun pada tahun 2017, Vihara Bodhicitta Maitreya berkeinginan untuk menerapkan sistem yang baru sesuai dengan format laporan keuangan dan bukti transaksi yang diberikan oleh MAPANBUMI.

C. Perbandingan Sistem Informasi Akuntansi yang Baru dan Lama

Sistem yang selama ini dijalankan oleh Vihara Bodhicitta Maitreya adalah sistem akuntansi berbasis kas di mana pencatatan yang dilakukan berupa pengeluaran dan penerimaan. Selain itu, tidak semua transaksi memiliki bukti transaksi. Pada tahun 2017, Vihara Bodhicitta berencana untuk mengimplementasikan sistem informasi akuntansi dengan sistem akuntansi berbasis akrual. Hal ini dilakukan oleh vihara agar tata kelola keuangan vihara menjadi lebih baik dan dapat memenuhi tujuan kepatuhan. 1. Siklus Penerimaan Pada sistem penerimaan Vihara Bodhicitta Maitreya yang lama, uang sumbangan dari umat pada saat hari besar keagamaan akan dimasukkan ke dalam kotak dana. Selain itu, para umat dapat memberikan sumbangan kepada vihara melalui kotak dana tanpa mencatatkan nama mereka di buku dana pada hari selain hari besar keagamaan. Hal ini karena penyumbang yang dicatat namanya di buku dana, hanya pada saat hari besar keagamaan. Pencatatan nama ini 147 berfungsi untuk melakukan cross-check pada saat pembukaan kotak dana, di mana jumlah uang di kotak dana harus lebih besar sama dengan jumlah di buku dana. Pada sistem yang baru, jika dilihat dari daftar akun yang dimiliki, terdapat akun sumbangan hari besar keagamaan dan sumbangan kotak amal. Hal ini mengindikasikan bahwa sumbangan dari umat yang diterima pada saat hari besar keagamaan akan dipisah dari sumbangan kotak amal atau kotak dana. Selain itu, untuk bukti transaksi penerimaan kas terdapat formulir penerimaan sumbangan hari raya keagamaan, berita acara pembukaan kotak amal, dan bukti penerimaan. Sedangkan pada bukti transaksi sistem lama, hanya terdapat berita acara pembukaan kotak amal. Bukti transaksi dapat menjadi salah satu alat pengendalian. Pada sistem baru, bukti transaksi yang digunakan memiliki fungsinya masing- masing dan terdapat pengendalian di dalamnya. Berita acara pembukaan kotak amal merupakan bukti transaksi yang sama-sama terdapat dalam sistem lama dan sistem baru. Bukti transaksi ini digunakan sebagai bukti bahwa bendahara telah melakukan pembukaan kotak dana bersama dengan Pandita dan disaksikan oleh seorang saksi. Dalam bukti transaksi ini memiliki format yang perlu diisi, yaitu: tanggal, jumlah uang dalam kotak dana, tanda tangan bendahara dan dua orang saksi. Dua orang saksi di sini adalah satu Pandita dan satu lagi tergantung situasi bisa Pandita, Pandita Madya, ataupun pengabdi vihara yang lain. Hal ini merupakan salah satu bentuk pengendalian 148 internal di mana untuk mencegah terjadinya kesalahan baik yang disengaja maupun tidak disengaja sebab uang dari kotak amal merupakan uang yang perlu dipertanggungjawabkan kepada para umat. Terdapat tiga pihak yang menandatangani berita acara merupakan bukti bahwa kotak dana dibuka pada tanggal tertentu oleh bendahara dan Pandita serta disaksikan oleh seorang saksi. Pada sistem yang baru terdapat formulir penerimaan sumbangan hari raya keagamaan. Formulir ini digunakan sebagai bukti transaksi penerimaan sumbangan yang dikumpulkan pada hari raya keagamaan, seperti che it dan cap go. Dalam hal ini semua uang yang diterima dari umat pada hari besar keagamaan akan dikumpulkan dan sebagai bukti transaksi akan diisi formulir ini. Format dari formulir ini adalah hari, tanggal, tanggal imlek, jenis hari besar, total sumbangan dalam bentuk nominal dan terbilang, serta tanda tangan oleh petugas pencatat, penerima sementara, bendahara, dan pimpinan. Hari, tanggal, tanggal imlek, dan jenis hari besar berfungsi untuk menegaskan dan menginformasikan kapan bukti transaksi itu dibuat dan pada perayaan apa uang sumbangan tersebut diterima. Total sumbangan untuk mengungkapkan jumlah uang yang diterima pada hari besar tersebut. Terdapat dua jenis penulisan total sumbangan yaitu bentuk nominal dan terbilang, hal ini merupakan salah satu bentuk pengendalian jika terjadi kesalahan penulisan baik di nominal maupun terbilang dan juga bentuk terbilang dapat memperjelas total dalam bentuk nominal. 149 Kemudian, pihak yang menandatangani dokumen ini terdiri dari empat pihak. Pihak pertama adalah petugas pencatat yang bertugas untuk mencatat nama pemberi sumbangan dan menghitung jumlah sumbangan total. Petugas pencatat inilah yan kemudian akan menyerahkan seluruh uang sumbangan pada hari itu kepada penerima sementara. Pihak kedua yaitu penerima sementara bertugas untuk menerima dan memegang uang sementara hingga uang tersebut diserahkan kepada bendahara. Hal ini disebabkan karena adanya kemungkinan bahwa pada hari besar keagamaan tersebut bendahara tidak datang ke vihara sehingga uang diserahkan sementara ke penerima sementara. Pihak ketiga adalah bendahara yang bertugas untuk menerima uang dari peneriman sementara dan memegang uang tersebut. Kemudian pihak keempat adalah pimpinan vihara yang merupakan seorang Pandita. Sebagai seorang pimpinan vihara, Pandita berhak untuk mengetahui segala transaksi yang terjadi di vihara termasuk transaksi penerimaan sumbangan hari besar keagamaan. Berdasarkan penjabaran mengenai formulir sumbangan hari besar keagamaan, pengendalian internal yang dimiliki cukup memadai sebab informasi yang diisikan di dalam formulir tersebut sudah lengkap dan pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan ini pun bisa dilihat dengan jelas dan dimintai pertanggungjawaban. Namun, dengan semakin banyaknya pihak yang dilibatkan dalam penandatanganan suatu transaksi juga bisa menyebabkan transaksi tersebut memiliki birokrasi yang panjang. Dari bukti transaksi formulir penerimaan sumbangan hari besar keagamaan 150 kita bisa melihat terdapat empat pihak yang perlu menandatangani bukti tersebut. Hal ini memang menyebabkan pengendalian internal yang baik, namun jika dipertimbangkan dari sisi birokrasi akan terasa berbelit-belit apalagi jika orang yang ditemui berada di tempat yang berbeda-beda. Selain itu, dalam sistem yang baru juga terdapat bukti penerimaan. Bukti penerimaan ini digunakan untuk bukti transaksi saat di vihara terjadi penerimaan kas dan setara kas, seperti bank, kas, dan kas kecil. Bukti transaksi penerimaan ini memiliki format berupa pilihan penerimaan dana bank, kas, dan kas kecil, tanggal, nomor, dibayarkan kepada, untuk keperluan, jumlah nominal, jumlah terbilang, pencatatan atas transaksi yang terjadi, tanda tangan oleh kasir, bagian akuntansi, pimpinan, dan penerima. Pilihan penerimaan dana yang berupa bank, kas, dan kas kecil berfungsi untuk menunjukkan transaksi penerimaan atas dana apa yang sedang terjadi. Tanggal berfungsi untuk menunjukkan pada tanggal berapa transaksi penerimaan ini terjadi dan nomor berfungsi untuk menunjukkan nomor dari bukti transaksi ini. Keterangan dibayarkan kepada berfungsi untuk menginformasikan siapa orang yang menerima uang tersebut dan keterangan untuk keperluan digunakan untuk menjelaskan sumber uang ini. Kemudian untuk jumlah nominal dan jumlah terbilang digunakan untuk menjelaskan jumlah uang yang diterima dalam bentuk angka atau nominal dan dijelaskan dengan bentuk huruf yang disebut terbilang. Dalam bukti transaksi ini juga terdapat 151 pencatatan atas transaksi yang terjadi yang berfungsi untuk menjurnal transaksi ini karena disediakan kolom debit dan kredit. Terdapat empat pihak yang terlibat dalam bukti penerimaan ini yaitu kasir yang bertugas untuk memberikan uang, bagian akuntansi yang melakukan pencatatan transaksi, pimpinan untuk mengetahui transaksi yang terjadi, dan penerima bertugas untuk menerima uang. Dari penjabaran di atas mengenai bukti penerimaan ini berfungsi sebagai pengendalian internal saat terjadi kas masuk. Dalam sistem lama pada saat terjadi penerimaan kas, tidak terdapat bukti transaksi seperti bukti penerimaan, bendahara hanya akan mencatat penerimaan dan jumlah tertentu di catatannya. Sedangkan di sistem baru ini dalam hal penerimaan kas terdapat tambahan pengendalian internal yang berupa bukti transaksi yang menjadi bukti dokumen bahwa transaksi penerimaan itu terjadi. Untuk pengendalian internal di vihara, bukti penerimaan memang penting dan dapat membantu kegiatan operasional. Namun, untuk transaksi yang berkaitan dengan kas dan setara kas akan menjadi tidak efisien jika menggunakan bukti penerimaan, dalam hal ini adalah kas kecil. Kas kecil merupakan mutasi dari kas atau bank, sehingga pemasukan kas kecil sudah terekam oleh transaksi pengeluaran kas atau bank. Hal ini untuk meminimalisir bukti transaksi yang tidak dibutuhkan. Untuk penjualan di koperasi, dalam hal penerapan sistem baru tidak ada sistem baru yang diterapkan. Hal ini karena sistem baru yang akan diterapkan pada tahun 2017 hanya mengenai sistem informasi akuntansi 152 operasional vihara. Tabel 5.1 Perbedaan Siklus Penerimaan Antara Sistem Lama dan Sistem Baru Keterangan Sistem Lama Sistem Baru Uang sumbangan pada hari raya keagamaan Dimasukkan ke dalam kotak dana. Tidak dimasukkan ke dalam kotak dana Pemisahan uang kotak dana atau amal dan sumbangan hari raya keagamaan Tidak dipisah atau digabung Dipisah Formulir penerimaan sumbangan hari raya keagamaan Tidak ada Ada Bukti penerimaan Tidak ada Ada 2. Siklus Pengeluaran Tabel 5.2 Perbedaan Siklus Pengeluaran Antara Sistem Lama dan Sistem Baru Keterangan Sistem Lama Sistem Baru Bukti transaksi saat terjadi transaksi dengan pihak internal Tidak ada Ada, yaitu berupa bukti pengeluaran, misalnya: saat ada mutasi uang Bukti pengeluaran Tidak ada Ada Formulir pembelian sayur- sayuran Tidak terdapat tanda tangan pihak yang berkaitan. Terdapat tanda tangan pihak yang berkaitan, yaitu pemohon, kasir, dan pimpinan atau pengabdi. Pada sistem pengeluaran Vihara Bodhicitta Maitreya yang lama, bukti transaksi yang digunakan hanya berupa nota pembelian dan jika 153 membeli barang yang tidak memiliki nota pembelian, misalnya sayur- sayuran, petugas akan membuat daftar nama dan harga barang sendiri. Pada sistem yang lama ini menunjukkan bahwa bukti transaksi yang ada hanya jika transaksi tersebut dilakukan dengan pihak luar. Sedangkan, dengan pihak internal, misalnya untuk keperluan mutasi kas ke kas kecil atau pembayaran tunjangan pengabdi, bendahara mencatat langsung transaksi ke dalam buku catatannya dan tidak terdapat bukti transaksi dalam aktivitas ini. Hal ini menandakan bahwa tidak ada bukti transaksi yang dapat memverifikasi catatan yang dibuat oleh bendahara jika catatan tersebut akan diperiksa. Pada sistem baru, terdapat tambahan bukti transaksi yang berupa bukti pengeluaran dan terdapat tambahan format untuk formulir pembelian sayur-sayuran. Sedangkan untuk nota pembelian tetap ada di kedua sistem karena nota pembelian merupakan bukti transaksi yang berasal dari pihak eksternal. Nota pembelian ini tetap digunakan sebagai bukti transaksi baik saat transaksi tersebut melalui bank, kas, ataupun kas kecil. Bukti transaksi dari pihak eksternal ini merupakan bukti yang reliable untuk dijadikan bukti karena yang membuat bukti ini adalah pihak luar dan terlepas dari pihak vihara. Selain itu, bukti transaksi dari pihak eksternal juga dapat diverifikasi kebenarannya dengan mengecek bukti tersebut kepada pihak eksternal yang berkaitan atau yang mengeluarkan bukti tersebut. Oleh karena itu, nota pembelian dapat dijadikan salah satu alat pengendalian internal untuk suatu organisasi, 154 dalam hal ini adalah vihara. Untuk pengeluaran kas kecil biasanya terdapat pembelian sayur- sayuran. Pada sistem lama saat terjadi pembelian sayur-sayuran, petugas pembelian akan menuliskan jenis barang dan harga barang beserta dengan totalnya. Pada sistem yang baru formatnya hampir sama namun terdapat tanda tangan oleh pihak yang berkaitan. Pihak yang berkaitan di sini adalah pemohon, kasir, dan pimpinan atau pengabdi. Pemohon di sini adalah petugas yang betugas untuk membeli barang tersebut dan mengisi bukti transaksi ini. Kasir bertugas untuk memberikan sejumlah uang kepada pihak pemohon. Dalam struktur organisasi keuangan vihara yang sekarang, kasir ini merupakan bendahara kas kecil, karena pembelian sayur-sayuran adalah bagian dari pengeluaran yang menggunakan kas kecil. Pengeluaran ini perlu diketahui oleh pimpinan atau pengabdi yang lain sebagai salah satu pengendalian bahwa transaksi ini diketahui oleh atasan. Kelemahan dari bukti transaksi ini adalah tidak terdapat tanggal, sehingga akan sulit mengidentifikasi kapan transaksi ini terjadi dan juga tidak terdapat nomor pada formulir ini. Dengan tidak adanya nomor akan mempersulit bagian pencatatan atau bendahara jika mereka ingin melakukan cross-check. Pada sistem yang baru, terdapat bukti pengeluaran yang berfungsi untuk bukti transaksi saat terjadi pengeluaran kas dan setara kas, seperti bank, kas, dan kas kecil. Bukti pengeluaran ini memiliki format berupa pilihan pengeluaran dana bank, kas, dan kas kecil, tanggal, nomor, 155 dibayarkan kepada, untuk keperluan, jumlah nominal, jumlah terbilang, pencatatan atas transaksi yang terjadi, tanda tangan oleh kasir, bagian akuntansi, pimpinan, dan penerima. Pilihan pengeluaran dana yang berupa bank, kas, dan kas kecil berfungsi untuk menunjukkan transaksi pengeluaran atas bentuk dana apa yang sedang terjadi. Tanggal berfungsi untuk menunjukkan pada tanggal berapa transaksi tersebut terjadi dan nomor berfungsi untuk menunjukkan nomor dari bukti transaksi ini. Keterangan dibayarkan kepada berfungsi untuk menginformasikan siapa orang yang menerima uang tersebut dan keterangan untuk keperluan digunakan untuk menjelaskan alasan atau penggunaan uang tersebut. Kemudian untuk jumlah nominal dan jumlah terbilang digunakan untuk menjelaskan jumlah uang yang dikeluarkan dalam bentuk angka atau nominal dan dijelaskan dengan bentuk huruf yang disebut terbilang. Dalam bukti transaksi ini juga terdapat pencatatan atas transaksi yang terjadi yang berfungsi untuk menjurnal transaksi ini karena disediakan kolom debit dan kredit. Terdapat empat pihak yang terlibat dalam bukti penerimaan ini yaitu kasir yang bertugas untuk memberikan uang, bagian akuntansi yang melakukan pencatatan transaksi, pimpinan untuk mengetahui transaksi yang terjadi, dan penerima bertugas untuk menerima uang. Dari penjabaran di atas mengenai bukti pengeluaran ini berfungsi sebagai pengendalian internal saat terjadi pengeluaran kas. Dalam sistem lama pada saat terjadi pengeluaran kas, tidak terdapat bukti transaksi 156 seperti bukti pengeluaran, bendahara hanya akan mencatat penerimaan dan jumlah tertentu di catatannya berdasarkan nota pembelian serta untuk transaksi internal bendahara hanya akan langsung mencatat transaksi tersebut. Sedangkan di sistem baru ini dalam hal pengeluaran kas terdapat tambahan pengendalian internal yang berupa bukti pengeluaran yang menjadi bukti dokumen bahwa transaksi pengeluaran itu terjadi, terutama saat terjadi pengeluaran yang tidak memiliki nota pembelian. Untuk pengendalian internal di vihara, bukti pengeluaran memang penting dan dapat membantu kegiatan operasional. Namun, untuk transaksi yang berkaitan dengan kas dan setara kas akan menjadi tidak efisien jika menggunakan bukti pengeluaran, dalam hal ini adalah kas kecil. Hal ini karena pengeluaran yang menggunakan kas kecil merupakan pengeluaran kas yang jumlahnya tidak banyak. Saat semua transaksi pengeluaran kas kecil menggunakan bukti pengeluaran, hal ini akan menyebabkan kerepotan birokrasi dan pemborosan kertas. Kerepotan birokrasi di sini berupa saat semua transaksi perlu ditandatangani oleh empat pihak dan belum tentu semua pihak dapat ditemui dengan mudah. Pemborosan kertas terjadi karena transaksi pengeluaran kas kecil merupakan transaksi yang jumlah uangnya kecil dan sering terjadi sehingga penggunaan bukti pengeluaran untuk kas kecil perlu dipertimbangkan. Selain itu, untuk transaksi pengeluaran, khususnya kas kecil sudah terdapat nota pembelian, yang masih tetap bisa digunakan sebagai bukti transaksi dan alat pengendalian internal. 157 3. Siklus Manajemen Sumber Daya Manusia dan Penggajian Pada siklus manajemen sumber daya manusia dan penggajian tidak terdapat banyak perbedaan, hanya saja pada saat bendahara memberikan sejumlah uang kepada Pandita guna untuk membayar tunjangan para pengabdi terdapat bukti transaksi berupa bukti pengeluaran. Bukti pengeluaran di sini memang diperlukan karena membayarkan tunjangan kepada para pengabdi merupakan salah satu bentuk pengeluaran kepada pihak internal, sehingga tidak terdapat bukti transaksi dari pihak eksternal. Bukti pengeluaran diperlukan sebagai bentuk pengendalian internal bahwa pada tangal dan jumlah sekian telah dilakukan transaksi pemberian uang kepada Pandita untuk membayar tunjangan para pengabdi. Kemudian, bukti ini pun telah diketahui dan ditandatangani oleh pihak terkait. Dalam transaksi ini tidak diperlukan slip gaji sebagai bukti transaksi pembayaran tunjangan kepada pengabdi. Alasannya karena slip gaji bertujuan agar karyawan mengetahui komponen-komponen pemberian gaji. Sedangkan untuk pemberian tunjangan di vihara para pengabdi tidak perlu mengetahui komponen-komponen pemberian tunjangan sebab mereka menjadi pengabdi untuk mengabdikan diri kepada vihara dan tunjangan hanya merupakan salah satu insentif yang diberikan atas pengabdian tersebut. 158 Tabel 5.3 Perbedaan Siklus Manajemen Sumber Daya Manusia dan Penggajian Antara Sistem Lama dan Sistem Baru Keterangan Sistem Lama Sistem Baru Bukti transaksi atas pengeluaran kas untuk membayar tunjangan Tidak ada Ada Terdapat bukti yang ditandatangani oleh pihak terkait Tidak ada Ada

D. Analisis Kelayakan Sistem Baru