Sistem Informasi Akuntansi Vihara

105

BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. Sistem Informasi Akuntansi Vihara

1. Siklus Penerimaan Penerimaan di Vihara Bodhicitta Maitreya terdiri dari dua macam penerimaan, yaitu: a. Sumbangan Umat Hari Besar Keagamaan dan Kotak Dana Gambar 5.1 Business Process Diagram Sumbangan Umat Hari Besar Keagamaan Umat yang akan memberikan sumbangan menemui petugas yang menjaga catatan untuk sumbangan umat di meja depan saat masuk ke vihara. Umat tersebut menyebutkan nama dan jumlah sumbangan kepada petugas yang sedang bertugas. Lalu, petugas akan mencatat keterangan tersebut di buku sumbangan. Namun, jika petugas tidak mengetahui penulisan nama umat tersebut karena biasanya ada nama yang ditulis dengan Bahasa Mandarin maka 106 petugas akan meminta umat tersebut untuk menuliskan namanya. Setelah itu, umat yang menyumbangkan dana memberikan uang tersebut kepada petugas. Uang tersebut diterima oleh petugas dan kemudian petugas menghitung kembali uang yang diberikan oleh umat tersebut. Uang tersebut akan dimasukkan oleh petugas ke dalam kotak dana yang ada di dalam vihara pada hari sumbangan itu diberikan. Kotak dana tersebut ada di lantai satu dan lantai tiga dalam vihara. Proses seperti ini terjadi saat vihara mendapatkan sumbangan pada hari besar keagamaan, seperti che it dan cap go. Proses pemberian sumbangan berbeda pada saat sumbangan diberikan bukan pada hari besar keagamaan. Pada hari biasa atau bukan hari besar keagamaan, umat yang memberikan sumbangan datang ke vihara dan langsung memasukkan uang sumbangan ke dalam kotak dana. Hal ini menunjukkan bahwa tidak terjadi pencatatan nama dan jumlah sumbangan ke dalam buku dana. Kotak dana yang berisi sumbangan umat biasanya akan dibuka minimal satu bulan dua kali, yaitu beberapa hari setelah hari besar che it dan cap go. Hal ini juga tergantung pada banyaknya jumlah hari besar dalam satu bulan. Selain itu, menurut Pandita kotak dana ini dapat dibuka sesuai dengan kebutuhan berdasarkan kesepakatan antara Pandita dan bendahara serta sesuai dengan situasi dan kondisi pada saat itu. Bendahara akan datang ke vihara untuk membuka kotak dana dan memeriksa catatan di buku yang mencatat 107 dana sumbangan untuk mengetahui jumlah sumbangan yang sesuai dengan catatan. Lalu, bendahara bersama dengan satu pandita dan satu saksi membuka kotak dana tersebut. Bendahara akan menghitung uang yang ada di dalam kotak dana dan kemudian mencocokkan dengan catatan yang ada di buku dana. Setelah itu, hasil sumbangan akan dicatat di sebuah buku dan catatan tersebut ditandatangani oleh bendahara dan pandita. Dalam catatan tersebut terdapat keterangan tanggal, jumlah yang didapatkan, dan tanda tangan. Setiap bulannya, penerimaan vihara dari sumbangan ini berbeda-beda tergantung pada peringatan hari-hari besar yang ada di vihara. Sumbangan dari umat biasanya banyak pada peringatan hari ulang tahun vihara, karena dari pihak vihara juga mengundang umat dari luar kota. Bendahara akan membagi uang dari kotak dana tersebut dengan jumlah tertentu sesuai dengan kegunaannya, yaitu untuk tunjangan para pengabdi vihara dan kegiatan operasional sehari-hari yang dimasukkan ke kas kecil. 108 b. Hasil Penjualan di Koperasi Vihara Gambar 5.2 Business Process Diagram Penjualan Koperasi Vihara Pembeli yang biasanya merupakan umat datang ke vihara dan menemui petugas vihara yang biasanya berupa pengabdi vihara. Pembeli mengatakan kepada petugas apa yang ingin dibelinya dan petugas mengambil barang yang diinginkan pembeli. Petugas menyebutkan harga barang tersebut dan pembeli memberikan sejumlah uang kepada petugas. Kemudian, petugas memberikan barang tersebut kepada pembeli beserta dengan uang kembalian jika ada. Petugas tersebut kemudian mencatat hasil penjualan dalam buku yang ada di koperasi tersebut. Uang dari hasil penjualan koperasi digunakan untuk membantu menutupi kekurangan kas dari hasil sumbangan kotak dana. Selain itu, uang dari hasil penjualan koperasi ini juga digunakan untuk transaksi yang tidak boleh menggunakan sumbangan umat. Untuk menggunakan uang hasil penjualan koperasi diperlukan persetujuan dari Pandita terlebih dahulu. 109 2. Siklus Pengeluaran Uang yang didapat dari kotak dana yang merupakan sumbangan umat setiap bulannya digunakan untuk mengisi kas kecil dan memberikan tunjangan kepada pengabdi serta digunakan hanya untuk keperluan vihara. Uang yang ada di kas kecil digunakan untuk kegiatan sehari-hari vihara, seperti membeli perlengkapan, makanan, dan sebagainya. Kas kecil ini diisi setiap bulan. Kemudian, uang untuk tunjangan pengabdi di vihara diberikan kepada pengabdi-pengabdi vihara setiap bulannya. Namun, terkadang dalam satu bulan dana yang digunakan bisa lebih dan bisa juga kurang dari uang yang disumbangkan oleh umat lewat kotak dana. Apabila uang yang didapatkan kurang dari kebutuhan vihara selama satu bulan, bendahara akan mengeluarkan uang tabungan vihara yang merupakan kelebihan uang dari bulan-bulan sebelumnya. Sedangkan, apabila uang yang didapatkan lebih dari kebutuhan, uang tersebut akan disimpan oleh bendahara yang dapat digunakan untuk keperluan lainnya atau menutupi kebutuhan saat terjadi kekurangan. Jika kelebihannya banyak uang tersebut disimpan oleh bendahara dalam rekening bank namun jika kelebihannya hanya sedikit uang tersebut disimpan oleh bendahara sebagai kas di tangan. Terdapat beberapa jenis pengeluaran yang dilakukan vihara, antara lain: 110 a. Pengeluaran Kas Kecil 111 Terdapat petugas yang merupakan seorang pengabdi vihara bertugas untuk mengecek atau memeriksa persediaan perlengkapan dan kebutuhan vihara. Kebutuhan dan perlengkapan yang dimaksud di sini merupakan kebutuhan dan perlengkapan yang digunakan untuk keperluan operasional vihara, seperti beras, gula, perlengkapan dapur, perlengkapan kebersihan vihara, dan kebutuhan untuk kebaktian. Setiap kali petugas ini menemukan bahwa terdapat persediaan untuk kebutuhan vihara habis, maka ia akan mendata persediaan tersebut dan kemudian membelinya. Sebelum melakukan pembelian, petugas tersebut akan meminta sejumlah uang kepada bendahara kas kecil. Terkadang petugas yang membeli barang keperluan ini bisa menggunakan uangnya terlebih dahulu. Pembelian persediaan ini biasa dilakukan secara langsung oleh petugas vihara dengan pergi ke tempat penjualan. Pembelian yang dilakukan biasanya merupakan pembelian tunai. Petugas yang membeli barang akan melakukan pembelian dan mendapatkan barang beserta nota pembelian. Namun, terdapat transaksi pembelian yang tidak mendapatkan nota pembelian, seperti saat petugas membeli sayur di pasar. Dalam kasus ini, petugas tersebut akan menuliskan di sebuah kertas harga barang yang telah dibeli. Barang diletakkan petugas di tempat penyimpanan barang sesuai dengan jenis barang. Misalnya, jika petugas membeli sabun cuci maka petugas menempatkan barang tersebut di tempat 112 penyimpanan sabun cuci. Kemudian, petugas akan menyerahkan nota pembelian kepada bendahara kas kecil. Jika terdapat kelebihan uang, petugas akan mengembalikan uang tersebut dan jika uang yang diberikan kurang, bendahara kas kecil akan mengembalikan kekurangan uang tersebut. Jika petugas menggunakan uangnya saat membeli barang tersebut, petugas yang membeli barang ini akan memberikan nota pembelian kepada bendahara kas kecil dan bendahara akan memberikan uang untuk mengganti uang si petugas ini. Lalu, bendahara kas kecil akan mencatat transaksi pengeluaran ini berdasarkan nota pembelian yang diterima. Bukti transaksi tersebut akan disimpan oleh bendahara sebagai bukti saat melaporkan kepada Pandita. Bukti transaksi akan dibuang paling lama dua bulan sekali. b. Pengeluaran Melalui Bendahara Transaksi dengan jumlah nominal kas yang besar atau transaksi di luar transaksi kegiatan operasional vihara, biasanya menggunakan kas yang disimpan oleh bendahara, baik di bank maupun kas di tangan. Pengabdi vihara menemukan perlu dilakukannya sebuah transaksi pembelian yang di luar kegiatan operasional vihara. Pengabdi tersebut menyampaikan hal ini kepada Pandita kemudian pengabdi meminta pendapat dan persetujuan dari Pandita untuk melakukan transaksi tersebut. Jika Pandita menyetujui usulan tersebut, maka dilakukanlah transaksi ini. Terdapat dua 113 macam pembayaran yang dilakukan oleh vihara, yaitu: 1 Pembayaran Secara Langsung 114 Pandita menelpon atau mengatakan secara langsung kepada bendahara bahwa vihara perlu melakukan pembelian barang danatau jasa sehingga membutuhkan sejumlah dana. Kemudian, Pandita mengatakan siapa yang akan mengambil uang tersebut. Pengabdi vihara akan mengambil uang dengan bendahara vihara. Pengabdi membeli barang yang diperlukan melalui telepon ataupun pengabdi vihara tersebut langsung membeli ke tempat penjualan. Jika yang dibutuhkan berupa jasa dari pekerja, seperti memasang pipa dan memperbaiki sesuatu yang rusak, maka pengabdi vihara menelpon ke tempat yang menyediakan jasa yang dibutuhkan. Setelah transaksi pembelian barang danatau jasa dilakukan, pengabdi vihara akan mendapatkan nota dan membayar sejumlah uang. Nota pembelian tersebut dilaporkan dan diberikan kepada bendahara vihara. Kemudian, jika ada kembalian dari uang yang diberikan pengabdi akan mengembalikan sisanya dan jika ada kekurangan dari uang yang telah diberikan bendahara akan memberikan kekurangan tersebut kepada pengabdi vihara. Selanjutnya, bendahara vihara akan mencatat transaksi tersebut dalam catatannya. Bendahara vihara mencatat dalam Bahasa Mandarin dan kemudian catatan tersebut akan dicatat kembali oleh pencatat dalam Bahasa Indonesia. 115 2 Pembayaran dengan Rekening Giro Rekening giro yang digunakan merupakan rekening giro yayasan. Untuk pembayaran melalui rekening giro, terdapat dua macam cara, yaitu cek giro dan token. Untuk penggunaan cek giro perlu ditandatangani oleh Pandita dan bendahara. Kemudian untuk penggunaan token, perlu disetujui juga oleh Pandita dan bendahara. Bendahara vihara akan mencatat transaksi tersebut dalam catatannya. Bendahara vihara mencatat dalam Bahasa Mandarin dan kemudian catatan tersebut akan dicatat kembali oleh pencatat dalam Bahasa Indonesia. 3. Siklus Manajemen Sumber Daya Manusia dan Penggajian Gambar 5.5 Business Process Diagram Siklus Manajemen Sumber Daya Manusia dan Penggajian Setiap bulannya, vihara memberikan tunjangan kepada para pengabdi. Uang untuk tunjangan didapat dari kotak dana dan donasi yang berasal dari sumbangan umat. Tunjangan diberikan oleh Pandita kepada pengabdi vihara. Bendahara memberikan sejumlah uang kepada Pandita 116 untuk membayar para pengabdi vihara. Bendahara akan mencatat sejumlah uang tersebut ke dalam buku catatan. Pandita memasukkan uang tersebut ke dalam amplop sesuai dengan jumlah yang akan diberikan. Kemudian, Pandita memberikan amplop tersebut kepada masing-masing pengabdi vihara.

B. Pengendalian Internal dalam Vihara