158
Tabel 5.3 Perbedaan Siklus Manajemen Sumber Daya Manusia dan Penggajian Antara Sistem Lama dan Sistem Baru
Keterangan Sistem Lama
Sistem Baru
Bukti transaksi atas pengeluaran kas untuk
membayar tunjangan Tidak ada
Ada
Terdapat bukti yang ditandatangani oleh pihak
terkait Tidak ada
Ada
D. Analisis Kelayakan Sistem Baru
Terdapat tiga siklus dalam sistem informasi akuntansi di Vihara Bodhicitta Maitreya. Dalam melakukan analisis terhadap kelayakan sistem
informasi akuntansi yang baru, peneliti menganalisis ketiga siklus yang ada menjadi satu dan analisis sistem dikelompokkan berdasarkan jenis kelayakan.
1. Kelayakan Teknis Technical Feasibility
Pada sistem informasi akuntansi yang baru Vihara Bodhicitta Maitreya akan menggunakan teknologi yang ada, yaitu komputer
walaupun masih ada sistem yang akan dijalankan secara manual. Teknologi yang akan digunakan terdiri dari hardware dan software.
Hardware atau perangkat keras yang diperlukan, terdiri dari input device, process device, output device, dan storage device. Input device berupa:
keyboard dan mouse. Process device yang dibutuhkan oleh vihara, seperti: power supply, motherboard, processor, Random Access Memory
RAM, dan kartu grafis. Output device yang diperlukan berupa monitor dan printer. Kemudian storage device yang diperlukan adalah harddisk
159
internal, flashdisk, dan CD. Vihara Bodhicitta Maitreya memiliki dua unit komputer dan satu unit printer, sehingga untuk masalah kebutuhan
komputer dan printer tidaklah menjadi masalah. Komputer ini digunakan untuk keperluan melakukan pencatatan dan menyusun laporan keuangan.
Sedangkan printer ini dibutuhkan untuk keperluan mencetak bukti-bukti transaksi.
Software atau perangkat lunak yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi yang baru ini adalah Microsoft Office Excel.
Software ini sudah ada di kedua komputer yang dimiliki oleh vihara. Software yang digunakan ini membutuhkan spesifikasi hardware yang
sederhana, sehingga spesifikasi hardware yang ada di Vihara Bodhicitta Maitreya sudah cocok untuk menjalankan sistem yang dibuat pusat.
Spesifikasi hardware sederhana, antara lain: processor intel pentium, harddisk internal 500GB, RAM 2GB DDR3, operating system windows 7
professional, dan Microsoft Office 2003. Kemudian dari sistem yang dirancang oleh pusat, formulir dan format yang perlu diisi oleh vihara,
antara lain: formulir dan format untuk laporan keuangan, pencatatan, dan bukti transaksi. Dalam hal sumber daya manusia yang dimiliki oleh
vihara, terdapat sumber daya manusia yang bisa mengoperasikan komputer dan software yang digunakan. Oleh karena dalam hal
kelayakan teknis untuk software dan hardware yang diperlukan sudah tersedia dan mengakibatkan sistem layak secara teknis.
160
2. Kelayakan Ekonomis Economic Feasibility
Vihara Bodhicitta Maitreya sudah memiliki komputer dan software Microsoft Office Excel, sehingga kemungkinan biaya yang perlu
dikeluarkan kedepannya berupa biaya untuk membeli komputer saat komputer rusak dan biaya pemeliharaan dari komputer tersebut. Saat
pihak vihara perlu untuk membeli komputer lagi, maka tahap yang perlu dilalui adalah dengan melakukan pembelian menggunakan kas di tangan
vihara atau saat vihara tidak memiliki cukup dana maka vihara akan meminta donasi kepada para umat. Dalam penerapan sistem informasi
akuntansi yang baru, pihak vihara membutuhkan komputer dengan spesifikasi yang sederhana untuk menjalankan software. Komputer
spesifikasi sederhana memiliki harga yang terjangkau. Berikut merupakan harga perangkat spesifikasi sederhana.
Gambar 5.4 Harga Hardware dan Software
No. Nama Perangkat
Harga Rp
1. Keyboard: HAVIT Keyboard
83.000 2.
Mouse: LOGITECH Wired Optical Mouse B100
56.000 3.
Processor Intel Pentium 735.000
4. Power Supply: INWIN BK623-MJ
550.000 5.
Motherboard: Gigabyte Motherboard Socket FS1B
548.000 6.
RAM: V-GEN Memory PC 2GB DDR3 PC-12800
262.000 7.
Kartu grafis: Gigabyte AMD Radeon R5 230
590.000 8.
Monitor: ACER LED Monitor 15.6 Inch
840.000
161
Gambar 5.4 Harga Hardware dan Software Lanjutan
No. Nama Perangkat
Harga Rp
9. Harddisk internal 500GB: SEAGATE
Harddisk Internal 500GB SATA 630.000
10. Printer: CANON PIXMA iP2770
610.000 11.
Flashdisk 8 GB: Toshiba 55.000
12. CD
2.000 13.
Operating system windows 7 Professional
2.050.000 14.
Microsoft Office 2003 500.000
Total 7.511.000
Sumber: www.bhinneka.com 1-11, www.lazada.co.id 13, dan www.bukalapak.com 12 dan 14
Kemudian dalam perancangan formulir dan format untuk laporan keuangan, pencatatan, dan bukti transaksi telah dibuat oleh pusat. Hal ini
menyebabkan tidak ada biaya yang dikeluarkan oleh pihak Vihara Bodhicitta Maitreya untuk merancang formulir dan format laporan
keuangan, pencatatan, dan bukti transaksi. Dalam hal perencanaan penerapan sistem baru ini, walaupun
Vihara Bodhicitta Maitreya tidak merancang dokumen dan format laporan keuangan, namun Vihara Bodhicitta Maitreya perlu untuk
mendiskusikan bagaimana mereka akan menerapkan sistem tersebut. Dalam hal ini biaya yang dibutuhkan berupa biaya rapat. Biaya pengabdi
atau sumber daya manusia tidak ada karena biaya tersebut telah termasuk dalam biaya yang diberikan setiap bulannya. Hal ini karena pengabdi
yang ada di vihara merupakan mereka yang secara sukarela menyumbangkan
ide dan
tenaga, sehingga
mereka tidak
162
mempermasalahkan jika diberi uang atau tidak. Dalam arti lain, tidak terdapat biaya tambahan untuk membayar tunjangan pengabdi. Biaya
yang dikeluarkan di sini lebih kepada waktu yang mereka korbankan untuk mendiskusikan mengenai penerapan sistem yang baru. Begitu pula
halnya dengan persiapan penerapan sistem baru, yaitu melatih sumber daya manusia. Dalam hal ini akan terjadi pengorbanan atas waktu yang
dimiliki oleh sumber daya manusia yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi untuk pelatihan.
Manfaat yang akan diperoleh oleh pihak vihara dengan penerapan sistem yang baru, antara lain: mempermudah vihara dalam proses
akuntansi yang terjadi, mempercepat proses akuntansi dan pembuatan laporan keuangan, mempermudah pengguna sistem, serta berguna untuk
pengambilan keputusan yang lebih cepat oleh pimpinan vihara. Selain itu, dengan perubahan sistem akuntansi berbasis kas menjadi berbasis
akrual juga membuat laporan keuangan yang dibuat oleh pihak vihara lebih lengkap dan lebih jelas karena dapat diketahui jumlah aktiva,
kewajiban, dan modal vihara. Oleh karena itu, untuk kelayakan ekonomis bisa dikatakan bahwa cost yang dikeluarkan rendah dan manfaat yang
diperoleh lebih besar sehingga penerapan sistem informasi akuntansi yang baru bisa dikatakan layak berdasarkan penjelasan di atas.
3. Kelayakan Operasional Operational Feasibility
Dalam sistem informasi akuntansi baru yang akan diterapkan oleh Vihara Bodhicitta Maitreya terdapat pengendalian internal yang lebih
163
baik daripada sistem yang lama. Hal ini ditunjukkan dengan adanya bukti transaksi yang lebih lengkap, sehingga dapat dilakukan verifikasi atas
suatu transaksi. Dengan adanya tambahan bukti transaksi menyebabkan adanya prosedur tambahan, misalnya dalam hal pihak yang
menandatangani bukti transaksi. Adanya pihak yang menandatangani bukti transaksi menyebabkan adanya pihak yang bertanggungjawab atas
terjadinya suatu transaksi. Sumber daya manusia yang dibutuhkan adalah orang yang
menguasai komputer, bisa mengoperasikan Microsoft Office Excel, bisa melakukan pencatatan atau menjurnal, dan mampu menyusun laporan
keuangan. Pada struktur organisasi keuangan yang ada di vihara saat ini, pengabdi yang bertugas untuk melakukan pencatatan adalah bendahara
untuk transaksi kas besar dan bank serta bendahara kas kecil untuk transaksi kas kecil. Pencatatan yang dilakukan adalah pencatatan yang
berbasis kas. Selain itu, bendahara vihara selama ini mencatat transaksi dengan menggunakan Bahasa Mandarin sedangkan pada sistem yang
baru terdapat akun-akun yang berbahasa Indonesia. Begitu pula dengan bendahara kas kecil, beliau selama ini melakukan pencatatan berbasis
kas. Dalam hal penguasaan atas komputer, bendahara vihara tidak menguasai kemampuan menggunakan komputer. Namun, bendahara kas
kecil menguasai kemampuan dalam berkomputer. Selain itu menurut Pandita, selama ini pihak yang menyusun laporan keuangan adalah
seorang pengabdi yang disebut pencatat. Pencatat ini melakukan
164
tugasnya temporer atau saat dibutuhkan saja. Dalam sistem yang baru, diperlukan fungsi-fungsi, yaitu
pimpinan, kasir, dan akuntansi. Jika dibandingkan dengan sistem yang lama, fungsi kasir dan akuntansi dilakukan oleh bendahara untuk kas dan
kas bank serta bendahara kas kecil untuk kas kecil. Hal ini mengindikasikan apabila pada sistem yang baru menginginkan
pemisahan tugas antara fungsi akuntansi dan kasir, maka diperlukan penambahan sumber daya manusia untuk bidang akuntansi dan orang
yang ditempatkan di bidang akuntansi harus bisa mengoperasikan komputer.
Dalam kasus yang ada di Vihara Bodhicitta Maitreya, sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk mengisi posisi pencatat dapat diisi
dengan memindahkan sumber daya manusia yang kompeten dari departemen yang lain. Hal ini sesuai dengan budaya organisasi yang ada
di Vihara Bodhicitta Maitreya di mana mereka akan saling mengisi kelebihan dan kekurangan masing-masing sehingga dapat membuat
vihara menjadi lebih baik. Oleh karena itu, sistem informasi akuntansi Vihara Bodhicitta Maitreya yang baru sudah layak secara operasional.
E. Analisis Kesiapan dalam Penerapan Sistem Baru
