Kagud Kapor, kemudian Kagud akan mengeluarkan BekalMateriil sesuai petunjuk 004BEK. Setelah menyiapkan BekalMateriil, Kagud Kapor
akan melakukan pengepakan sesuai 018BEK. Dengan arus data BekalMaterill, 004BEK, dan 018BEK akan dikirimkan kepada Bekang
Kotama. Bekang
Kotama akan
menerima BekalMateriil
dan mengarsipkan dokumen 004BEK dan 018BEK. Arus data 004BEK,
008BEK, dan 018BEK kemudian akan diserahkan kepada Kabag Minben-SIMAK, dan Kabag Minben-SIMAK akan menginputkan data
tersebut kedalam aplikasi SIMAK dan menyimpannya menjadi data SIMAK. Arus data berupa data SIMAK tersebut akan dibuatkan laporan
keuangan dan laporan keuangan tersebut akan diserahkan kepada Bendaharawan.
B. Identifikasi Kelemahan, Penyebab Kelemahan dan Titik Keputusan.
Identifikasi kelemahan merupakan proses analisis yang dilakukan untuk dapat memetakan kelemahan yang menghambat tercapainya tujuan
sistem. Langkah-langkah yang dilakukan dalam tahap identifikasi kelemahan adalah:
1. Mengidentifikasi Kelemahan.
Identifikasi kelemahan dapat dilakukan dengan menemukan kelemahan-kelemahan yang ada didalam sistem. Apabila kelemahan yang
ada tersebut dibiarkan tanpa dilakukan perbaikan maka kelemahan yang ada dapat menjadi suatu permasalahan dan ini akan menjadi penghambat
tercapainya tujuan sistem. Kelemahan di dalam sistem persediaan di Gupus-II Wiltim TNI AD yang berhubungan dengan penerimaan dan
pengeluaran BekalMateriil Bekang adalah:
a Tidak adanya pengawasan atau monitoring terhadap apa yang dilakukan dan dikerjakan oleh operator aplikasi SIMAK. Dalam hal ini
pengoperasian aplikasi SIMAK BMN hanya dilakukan oleh 2 operator saja. Operator merupakan anggota TNI AD yang bekerja di bagian
administrasi perbendaharaan Minben. Ini menunjukkan bahwa hanya sedikit anggota atau personel Di Gupus-II Wiltim TNI AD yang
memiliki keahlian dalam bidang administrasi perbendaharaan. Sehingga, dengan sedikitnya personel yang memiliki keahlian dan
jumlahnya yang terbatas membuat tidak ada yang mengawasi pekerjaan operator dalam menginputkan data ke dalam aplikasi SIMAK.
b Kondisi gudang di Gupus-II Wiltim TNI AD yang belum memenuhi standarisasi sistem pergudangan Bekang yang telah ditentukan,
sehingga sangat mempengaruhi dalam melaksanakan tugas pokok. Di Gupus-II Wiltim TNI AD terdapat 2 gudang, 1 gudang digunakan
untuk BekalMateriil perlengkapan perorangan Kapor yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan personil TNI AD seperti sepatu PDH,
sepatu PDL, pakaian,dll dan 1 gudang lainnya untuk menampung BekalMateriil dari bagian Makanan dan Perminyakan, Perlengkapan
Khusus dan Kesatuan Lapangan, Alat KsatrianAlat Tulis Kantor- Gambar, Materiil Angkutan, dan Transit Pengembalian Barang Afkir.
2. Mengidentifikasi Penyebab Kelemahan.
Mengidentifikasi penyebab kelemahan dapat dilakukan dengan melakukan analisis terhadap kelemahan-kelemahan yang sudah ada
kemudian mencari kemungkinan penyebab terjadinya kelemahan tersebut. Dari kelemahan yang telah diidentifikasi diatas, kemudian dapat dilakukan
identifikasi penyebab kelemahan tersebut adalah: a Pada kelemahan pertama yaitu tidak adanya pengawasan atau
monitoring terhadap apa yang dikerjakan oleh operator SIMAK dikarenakan belum adanya personel yang memenuhi kualifikasi dalam
melakukan pengawasan atau monitoring. Pengawasan atau monitoring terhadap apa yang dikerjakan operator kedalam aplikasi SIMAK perlu
dilakukan untuk meminimalisir kesalahan yang dilakukan operator SIMAK. Kesalahan yang dapat terjadi adalah dalam hal penginputan
data, sehingga akan menyebabkan kesalahan pula dalam pengolahan informasi. Selain itu, belum adanya pelatihan kepada para personel
untuk mempelajari hal-hal baru seperti aplikasi SIMAK menunjukkan adanya kelemahan didalam Gupus-II Wiltim TNI AD, karena dengan
adanya pelatihan diharapkan dapat membantu dalam menemukan personel yang memiliki kualifikasi dalam melakukan pengawasan atau
monitoring.
