Flowchart Penerimaan BekalMateriil Bekang.

Bendaharawan 4 002BEK Memeriksa dan mencocokkan Bekal dengan 002BEK dan menyiapkan administrasi seperti 004,005,017,019,020BEK Kagud Transbalkir 6 1 004BEK 005BEK 017BEK 019BEK 020BEK Transbalkir memeriksa BekalMateriil Bekang sesuai dengan 017,019,020 BEK Mensortir dan membagikan BekalMateriil sesuai masing-masing Kagud Komiditi dengan 004,005BEK 1 004BEK 005BEK 7 017BEK 019BEK 020BEK 8 N SP Komisi Penerimaan 002BEK 2 003BEK 2 1 004BEK 005BEK 017BEK 019BEK 020BEK 6 N 2 003BEK SP KomisiPenerimaan Keterangan: 002BEK : Perintah Penerimaan atau Pengeluaran. 003BEK : Berita Acara Pengujian Penerimaan BekalMateriil Bekang. 004BEK : Kartu Persediaan atau Penimbunan. 005BEK : Buku Pertanggungjawaban Kebendaan. 017BEK : Daftar Kegiatan yang dilaksanakan oleh Komisi. 019BEK : Daftar dari Bukti Penerimaan atau Pengeluaran. 020BEK : Rekapitulasi Penerimaan atau Pengeluaran SP Komisi Penerimaan : Surat Perintah Komisi Penerimaan. 9 Laporan Keuangan Memeriksa dan mengotorisasi Laporan Keuangan Laporan Keuangan N Selesai Gambar 3.1c Gambaran Flowchart Penerimaan BekalMateriil Bekang. 7 Kagud Komoditi 1 004BEK 005BEK Memeriksa BekalMateriil sesuai 004,005BEK Verifikasi BekalMateriil sesuai 004,005BEK Menyimpan BekalMateriil di gudang 1 004BEK 005BEK N Ya Laporan kepada Kagud Transbalkir Tidak Kabag Minben-SIMAK 8 5 8 003BEK 019BEK 020BEK Menginputkan data dari 003,019,020 BEK ke dalam aplikasi SIMAK Data SIMAK Keterangan: 003BEK : Berita Acara Pengujian Penerimaan BekalMateriil Bekang. 004BEK : Kartu Persediaan atau Penimbunan. 005BEK : Buku Pertanggungjawaban Kebendaan. 019BEK : Daftar dari Bukti Penerimaan atau Pengeluaran. 020BEK : Rekapitulasi Penerimaan atau Pengeluaran. Laporan Keuangan Membuat laporan keuangan tercetak 9 8 003BEK 019BEK 020BEK N Gambar 3.1d Gambaran Flowchart Penerimaan BekalMateriil Bekang. Deskripsi Flowchart Penerimaan BekalMateriil Bekang. Pada aktivitas penerimaan BekalMateriil Bekang, Bendawisesa akan memulai aktivitas ini ketika ada permintaan BekalMateriil dari pihak Bendaharawan. Bendawisesa kemudian melakukan perencanaan dan menentukan Tim Komisi untuk penerimaan BekalMateriil. Apabila Tim Komisi telah terbentuk, Bendawisesa akan membuat dokumen 002BEK dan Surat Perintah Komisi Penerimaan. Bendawisesa kemudian memberikan petunjuk tentang pelaksanaan penerimaan BekalMateriil kepada Tim Komisi. Setelah memberikan petunjuk, Bendawisesa akan melakukan pemeriksaan formulir penerimaan. Pemeriksaan formulir penerimaaan ini berupa mencocokkan BekalMateriil yang telah disiapkan dengan formulir penerimaan. Kemudian, dokumen 002BEK, Surat Komisi Penerimaan, dan BekalMateriil yang telah disiapkan akan diberikan kepada Tim Komisi, sedangkan dokumen permintaan dari Bendaharawan akan diarsipkan Bendawisesa. Tim Komisi yang mendapat 002BEK dan Surat Komisi Penerimaan dari Bendawisesa kemudian akan mempelajarinya dan akan melakukan pencocokkan BekalMateriil sesuai 002BEK. Apabila telah sesuai, dokumen dan Bekal tersebut akan diserahkan kembali kepada Bendawisesa untuk dilakukan verifikasi formulir penerimaan. Kemudian, Bendawisesa akan membuat 003BEK, tetapi apabila tidak sesuai maka Bendawisesa akan kembali memberikan petunjuk kepada Tim Komisi. Dokumen 003BEK yang telah diotorisasi oleh Bendawisesa akan menjadi dasar pembuatan 003BEK yang mengalir kepada bagian lain. Dokumen 002BEK, 003BEK, dan Surat Perintah Komisi Penerimaan kemudian akan diberikan lagi kepada Tim Komisi. Dilakukannya dua kali pemeriksaan BekalMateriil oleh Bendawisesa dan Tim Komisi merupakan bagian dari check and balance agar tidak terjadi kesalahan dalam pengiriman BekalMateriil. Tim Komisi yang mendapat dokumen 002BEK, 003BEK, dan Surat Perintah Komisi Penerimaan kemudian akan menggandakan 003BEK sebanyak 8 rangkap. Rangkap 1,3,dan 4 akan diarsipkan secara nomor untuk penagihan kas. Rangkap 5, 6, dan 7 akan diarsipkan secara nomor untuk administrasi, sedangkan rangkap 8 akan diberikan kepada Kabag Minben-SIMAK. Dokumen 002BEK, 003BEK rangkap 2, dan Surat Perintah Komisi Penerimaan akan diberikan kepada Bendaharawan. Bendaharawan yang telah mendapatkan dokumen 002BEK, 003BEK rangkap 2, dan Surat Perintah Komisi Penerimaan akan melakukan pemeriksaan terhadap 002BEK. Apabila data telah sesuai, Bendaharawan akan membuat dokumen 004BEK , 005BEK, 017BEK, 019BEK, 020BEK. Dokumen 004BEK terdiri dari 2 rangkap, 004BEK rangkap 1 akan diberikan kepada Kagud Transbalkir bersama dengan dokumen 005BEK, 017BEK, 019BEK, 020BEK, sedangkan 004BEK rangkap 2 akan diarsipkan bersama dengan dokumen 002BEK, 003BEK, dan Surat Perintah Komisi Penerimaan. Pada divisi Kagud Transbalkir, dokumen 004BEK rangkap 1, 005BEK, 017BEK, 019BEK, dan 020BEK yang telah diterima dari Bendaharawan akan diperiksa, kemudian Kagud Transbalkir akan mensortir BekalMateriil sesuai dengan masing-masing Kagud Komoditi. Pensortiran BekalMateriil kepada masing-masing Kagud Komoditi akan dilengkapi dengan dokumen 004BEK dan 005BEK. Dokumen 017BEK akan diarsipkan secara nomor, dan dokumen 019BEK, 020BEK akan diberikan kepada Kabag Minben-SIMAK. Kagud Komoditi yang telah mendapatkan dokumen 004BEK, 005BEK dari divisi Kagud Transbalkir akan memeriksa dokumen tersebut dan akan melakukan verifikasi. Apabila data telah sesuai maka BekalMateriil akan disimpan di gudang. Dokumen 004BEK dan 005BEK pun akan diarsipkan oleh Kagud Komoditi. Pada divisi Kabag Minben-SIMAK yang telah mendapatkan dokumen 003BEK rangkap 8 yang berasal dari Tim Komisi, akan membandingkan dengan dokumen 019BEK, 020BEK yang berasal dari Kagud Transbalkir. Dokumen 003BEK, 019BEK, 020BEK kemudian akan diinputkan kedalam aplikasi SIMAK dan akan menghasilkan data SIMAK berupa softcopy dan laporan keuangan berupa laporan tercetak. Dokumen 003BEK, 019BEK, 020BEK akan diarsipkan oleh Kabag Minben-SIMAK dan laporan keuangan tercetak akan diberikan kembali kepada Bendaharawan. Bendaharawan akan memeriksa laporan keuangan tersebut dan mengotorisasinya.

4.3 Dokumen yang digunakan dalam Flowchart Pengeluaran.

Selain aktivitas penerimaan, pada aktivitas pengeluaran BekalMateriil pun terdapat beberapa dokumen yang digunakan. Beberapa dokumen yang digunakan dalam aktivitas pengeluaran BekalMateriil Bekang ini dilengkapi arti, fungsi, dan rangkap dokumen. Tabel 3.3 Dokumen yang digunakan dalam Flowchart Pengeluaran. No Bentuk BEK Nama Dokumen Rangkap Keterangan 1. 002BEK Perintah Penerimaan atau Pengeluaran. 1 Dokumen ini berisi tentang perintah untuk menerima BekalMateriil Bekang sesuai petunjuk Bendawisesa. 2. 004BEK Kartu Persediaan atau Penimbunan. 2 Dokumen ini mencatat jumlah BekalMateriil Bekang yang telah diterima dan dikeluarkan sehingga mengetahui sisa Bekal Materiil. 3. 005BEK Buku Pertanggungjawa ban Kebendaan. 1 Dokumen ini mencatat jumlah keseluruhan persediaan BekalMateriil Bekang. 4. 007BEK Bukti Pengeluaran atau Pengiriman. 1 Dokumen ini mencatat tentang BekalMateriil yang akan dikirimkan kepada Bekang Kotama. 5. 008BEK Berita Acara Pengiriman BekalMateriil Bekang. 3 Dokumen ini mencatat nama Tim Komisi yang melakukan pengiriman Bekal dan banyaknya BekalMateriil yang akan dikirimkan. 6. 017BEK Daftar Kegiatan yang dilaksanakan oleh Komisi. 1 Dokumen ini mencatat kegiatan yang dilakukan Tim Komisi selama melaksanakan pengiriman BekalMateriil. 7. 018BEK Daftar Pengepakan. 2 Dokumen ini mencatat pengepakan BekalMateriil berdasarkan jenisnya. 8. 020BEK Rekapitulasi Penerimaan atau Pengeluaran. 1 Dokumen ini mencatat seluruh data rekapitulasi penerimaan dan pengeluaran. BarangMateriil pada akhir semester. 9. SP Komisi Pengirim an Surat Perintah Komisi Pengiriman. 1 Surat Perintah Tim Komisi untuk mengirimkan Bekal Materiil Bekang. 10. SP Pengawal an Surat Perintah Pengawalan. 1 Dokumen berisi perlu tidaknya pengawalan terhadap pengiriman BekalMateriil.

4.4 Flowchart Pengeluaran BekalMateriil Bekang.

Bendawisesa Mulai Menerima perintah dari Komando Atas tentang rencana pengeluaran BekalMateriil dan menentukan Tim Komisi pengiriman Membuat dan menyiapkan 002BEK , SP Tim Komisi, dan SP Pengawalan 002BEK SP Komisi Pengiriman SP Pengawalan Menerima dan memeriksa kebenaran lap. pelaksanaan pengiriman BekalMateriil Tim Komisi 1 1 002BEK SP Komisi Pengiriman SP Pengawalan Mempelajari SP Komisi dan menyiapkan BekalMateriil yang sesuai dengan 002BEK Setelah melakukan pemeriksaan, membuat 008BEK 002BEK SP Komisi Pengiriman SP Pengawalan 3 2 1 008BEK 3 2 3 008BEK 2 Keterangan: 002BEK : Perintah Penerimaan atau Pengeluaran 008BEK : Berita Acara Pengiriman BekalMateriil Bekang. SP Komisi Pengiriman :Surat Perintah Komisi Pengiriman. SP Pengawalan : Surat Perintah Pengawalan. 3 008BEK N Gambar 3.2a Gambaran Flowchart Pengeluaran BekalMateriil Bekang.