Rancangan sistem dalam penelitian ini bukanlah merupakan rancangan program yang menggantikan program SIMAK BMN.
Adapun, langkah-langkah perancangan sistemnya adalah sebagai berikut: a. Melakukan evaluasi sistem.
Evaluasi sistem dilakukan untuk menentukan apakah sistem telah sesuai dengan tujuan dan telah sesuai dengan kebutuhan pemakai.
Evaluasi sistem ini dapat dilakukan dengan membandingkan antara tujuan perusahaan dengan sistem yang telah diterapkan untuk
mencapai tujuan perusahaan. Ini untuk mengetahui apakah sistem yang telah diterapkan berjalan dengan efektif sehingga dapat membantu
operasional perusahaan. Sistem yang baik adalah sistem yang dibuat dan diterapkan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan, sehingga
kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Selain membandingkan antara tujuan perusahaan dengan sistem yang telah
diterapkan, memberikan kuesioner ataupun melakukan tanya jawab dengan pelaksana operasional kegiatan perusahaan pun dapat menjadi
bahan evaluasi. b. Membuat desain sistem secara garis besar.
Sistem yang telah dipelajari sebelumnya dan didapatkan masalahnya akan dilakukan perancangan sistem baru menggunakan bagan alir
dokumen flowchart untuk menggambarkan secara umum aliran dokumen di dalam sistem. Kemudian, akan dirancang diagram arus
data data flow diagram yang menggambarkan data apa saja yang
tercipta dari sistem persediaan dan kemana tujuan data tersebut. Diagram arus data akan digambarkan pada level 0.
c. Membuat desain sistem secara rinci. Sistem yang telah dirancang menggunakan bagan alir dokumen
flowchart dan diagram arus data data flow diagram level 0, kemudian dievaluasi untuk mengetahui kesesuaian dan kemampuan
memenuhi kebutuhan pemakai, kemudian akan dibuatkan rancangan sistem secara terinci pada kegiatan-kegiatan yang penting di dalam
sistem.
34
BAB IV GAMBARAN UMUM INSTANSI
A. Sejarah Gudang Pusat IIWilayah Timur TNI AD, Surabaya
Gudang Pusat IIWilayah Timur atau Gupus-IIWiltim TNI AD merupakan salah satu badan pelaksana Ditbekangad yang melaksanakan tugas
pokok membantu Dirbekangad menyelenggarakan kegiatan perbendaharaan bekal mulai dari proses penerimaan, penimbunan, pemeliharaan, dan
pengeluaran serta pembuatan administrasi pertanggungjawaban. Gupus- IIWiltim TNI AD berlokasi di Jalan Kalisosok No. 20 Surabaya sejak tahun
1956 setelah penjajahan Kolonial Belanda meninggalkan Indonesia, yang mana pada saat itu masih bernama Depo Intendans-2 atau Doint-2.
Doint-2 menjadi cikal bakal terbentuknya Gupus-IIWiltim yang mempunyai tugas pokok yaitu menyelenggarakan kegiatan pergudangan
perbendaharaan, konveksi, dan pemeliharaan bekal-bekal intendans. Doint-2 memiliki tanggung jawab melayani satuan-satuan yang berada di wilayah
timur mulai dari Kodam VBrawijaya, Kodam IXUdayana, Kodam VIIWirabuana, Kodam VITanjung Pura, Kodam XVIPattimura, dan Kodam
XVIICenderawasih. Seiring dengan kebutuhan organisasi TNI AD, maka pada tahun 1972
nama Doint-2 berubah nama menjadi Depo Perbekalan-2 atau Dobek-2 yang memiliki tugas pokok sama dengan Doint-2. Dengan adanya validasi
organisasi TNI AD pada tahun 1985 antara lain penggabungan Corps Intendans dan Corps Angkutan menjadi Corps Pembekalan Angkutan maka
nama Dobek-2 berubah nama menjadi Gupus-IIWiltim yang dipimpin oleh seorang Koordinator Gupus dengan pangkat Letnan Kolonel Cba, yang
memiliki tugas pokok membantu Dirbekangad dalam menyelenggarakan perbendaharaan bekal.
Berdasarkan Keputusan Kasad Nomor KEP28VI2007 tanggal 26 Juni 2007, tentang organisasi dan tugas Gupus Ditbengkad, antara lain berisi
tentang perubahan eselon pimpinan Gupus yang semula Koordinator Gupus menjadi Kagupus dengan pangkat Kolonel Cba. Tugas pokok Gupus-
IIWiltim TNI AD yaitu menyelenggarakan kegiatan perbendaharaan bekal untuk melayani kebutuhan satuan-satuan yang berada di wilayah timur mulai
dari Kodam VBrawijaya sampai Kodam XVIICenderawasih, namun hingga saat ini Gupus-IIWiltim hanya menyelenggarakan kegiatan perbendaharaan
bekal Kaporlap secara terbatas Sepatu Lapangan yang melayani Kodam VBrawijaya, dari gambaran tersebut menunjukkan bahwa Gupus-IIWiltim
belum diberdayakan secara optimal.
B. Struktur Organisasi
Struktur organisasi yang ada pada Gudang Pusat IIWilayah Timur, adalah sebagai berikut:
KAGUPUS
ESELON PEMIMPIN
KABAG UM KABAG MINBEN
ESELON PEMBANTU PEMIMPIN
ESELON PELAYANAN
KASI URDAL
ESELON PELAKSANA
KAGUD MATANG
KAGUD TRANSBALKIR
KAGUD ALSATRIATK-G
KAGUD KAPOR KAGUD
KAPSUSSATLAP KAGUD
KANPERMIN
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Gudang Pusat IIWilayah Timur, Surabaya
C. Deskripsi Tugas dan Wewenang Job Description
Tugas dan wewenang bagian dalam struktur organisasi Gudang Pusat
II Wilayah Timur, Surabaya adalah:
1. Kepala Gudang Pusat KAGUPUS. a Memimpin, mengkoordinasikan, mengendalikan, dan mengawasi segala
usaha, pekerjaan, dan kegiatan di lingkungan Gupus Ditbekangad. b Menyelenggarakan segala kegiatan administrasi perbendaharaan
gudang Bekang.