permintaan yang nyata signifikan yang tidak terduga sebelumnya tanpa biaya tambahan atau denda meliputi aspek perencanaan, penelusuran pemasok,
produksi, dan pengiriman pesanan. Abnormal order dapat terjadi apabila order dari pelanggan sangat besar,
melebihi parameter yang telah ditentukan. Penyebabnya terjadinya abnormal order ini berasal dari dealer yang tidak dapat mengatur persediaan dan sistem
pengorderannya dengan baik. Selain itu abnormal order dapat terjadi dalam situasi tidak biasa, misalnya ketika perpindahan kantor dan gudang TAM-
SPLD dari Sunter ke Cibitung pada bulan Desember 2007. Supply chain response time yang dibutuhkan ketika ada perubahan
jumlah permintaan yang signifikan sampai 20 adalah nol hari. Waktu merespon yang singkat ini dapat dicapai karena TAM-SPLD menggunakan
konsep order division untuk menangani order dari pelanggan yang memiliki fluktuasi order yang tinggi, dengan cara melakukan partial supply. Partial
supply adalah penyuplaian suku cadang secara bertahap ke satu pelanggan ketika order dari pelanggan tersebut jumlahnya sangat besar.
Dengan sistem order division ini, maka TAM-SPLD dapat melayani order dari seluruh pelanggan secara merata dan proporsional dan
menghindari fluktuasi pekerjaan di gudang. Sistem order division ini diterapkan hanya untuk order penggantian persediaan stock replenishment
order. Waktu merespon yang singkat juga disebabkan oleh adanya komunikasi
dan koordinasi yang baik antara bagian Inventory Control sebagai pihak yang melakukan pengadaan suku cadang dengan suppliers dan dengan bagian
Order Processing yang menerima order dari pelanggan. Dengan kesamaan informasi yang dimiliki, maka rantai pasok akan cepat tanggap terhadap
fluktuasi jumlah permintaan. Bagian Inventory Control melakukan pengawasan persediaan yang
sifatnya terus-menerus dengan metode-metode standar yang telah ditentukan dalam sistem persediaan Toyota Genuine Parts TGP, sehingga dapat
mengatur jumlah persediaan untuk setiap jenis part disesuaikan dengan kondisi permintaan dan jenis parts-nya. Inventory Control diperlukan oleh
seluruh mata rantai saluran distribusi TGP. Selain itu, bagian Shipping juga harus pandai memilih ekspedisi yang dapat mengirimkan parts kepada
pelanggan dengan tepat waktu dan dapat merespon ketika ada perubahan dalam permintaan.
4.4.2. Level 2 Configuration Level
Setiap proses inti dalam SCOR dapat dijelaskan lebih lanjut berdasarkan tipe proses. Ada tiga Tipe Proses SCOR, yaitu planning perencanaan, execution
pelaksanaan dan enable pengaturan antara perencanaan dan pelaksanaan. Tipe proses SCOR pada PT TAM dijelaskan sebagai berikut.
a. Planning Perencanaan
Pelaksanaan proses perencanaan pada TAM-SPLD sudah sangat baik. Dimulai dari perencanaan rantai pasok secara keseluruhan, perencanaan
pengadaan suku cadang dari supplier, perencanaan proses pelayanan pelanggan, perencanaan pengelolaan gudang, perencanaan pengiriman suku
cadang kepada pelanggan, sampai perencanaan pelayanan claim dari pelanggan. TAM-SPLD telah dapat menyeimbangkan permintaan dan
penawaran agregat dalam bisnis penyampaian suku cadangnya sehingga dapat mencapai target yang telah ditetapkan.
b. Execution Pelaksanaan
Pelaksanaan proses-proses SCOR pada TAM-SPLD juga sudah sangat baik. Departemen Parts Control telah membuat proses penjadwalan
pengadaan suku cadang dengan baik sehingga dapat menyediakan parts yang tepat dengan jumlah dan waktu yang tepat dari pemasok dengan persediaan
yang minimum untuk meminimalisir biaya pergudangan dan menjalin hubungan yang baik dengan pemasok. Bagian Order Processing dan Shipping
di Departemen Supply Operation juga telah melayani pesanan pelanggan dengan baik dan melakukan pengiriman yang bekerjasama dengan perusahaan
ekspedisi dengan tepat waktu sesuai lead time yang ditetapkan. Prosedur untuk pelayanan Parts Claim dan Parts Warranty Claim dari pelanggan juga
telah dibuat dan dijalankan dengan baik.
c. Enable
Sistem informasi dalam proses perencanaan dan pelaksanaan sangat penting. TAM-SPLD telah memiliki sistem manajemen informasi yang baik
dengan supplier dan dealer-dealer Toyota maupun di dalam TAM itu sendiri. Sistem baru yang terkait dengan implementasi Sistem Barcode menghilangkan
proses pengecekan manual, sehingga dapat meningkatkan produktifitas dan akurasi. Sistem yang terkait dengan persediaan, order parts dan pengiriman
juga telah dimiliki oleh TAM-SPLD, yaitu TOPAS. Selain itu untuk mewujudkan manajemen informasi yang baik, perlu adanya komunikasi dan
hubungan yang baik dengan supplier, dealer dan antar departemen dalam perusahaan. TAM juga memberikan pelatihan kepada para dealer Toyota,
terutama jika ada perubahan dalam sistem. Dengan melihat hubungan antara Proses SCOR dengan Tipe Proses dalam
SCOR Configuration Toolkit Gambar 10, maka proses dalam sebuah rantai pasok pada perusahaan dapat diklasifikasikan menjadi 30 Kategori Proses inti
pada Level 2 Gambar 11. Perusahaan menerapkan strategi operasi sesuai bentuk rantai pasoknya.
Gambar 10. SCOR Configuration Toolkit
