IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Gambaran Umum Perusahaan
Pada tanggal 2 April 1971 PT Toyota-Astra Motor TAM diresmikan sebagai importir dan distributor kendaraan Toyota di Indonesia dengan modal
disetor Rp. 19.500.000.000 dari pemegang saham Toyota Motor Corporation 95 dan PT. Astra International Tbk 5. PT TAM mulai beroperasi pada
tanggal 1 Januari 1972. Pada tahun 1973 didirikan pabrik perakitan PT Multi Astra. Pada tahun
1976 berdiri PT Toyota Mobilindo sebagai pabrik komponen. Pada tahun 1982 pabrik mesin PT Toyota Engine Indonesia mulai beroperasi. Empat perusahaan
Toyota di Indonesia yaitu PT Toyota-Astra Motor, PT Multi Astra, PT Toyota Mobilindo dan PT Toyota Engine Indonesia pada tahun 1996 merger menjadi satu
perusahaan PT Toyota-Astra Motor dan bergerak dalam bidang manufaktur dan distribusi.
Pada tanggal 20 Februari 2003, PT Astra International Tbk AI dan Toyota Motor Corporation TMC, sebagai perusahaan induk PT Toyota Astra Motor
TAM, mengumumkan bahwa keduanya mencapai kesepakatan dalam suatu persetujuan dasar untuk mereorganisasi PT TAM menjadi dua entitas bisnis, yakni
yang bergerak dalam bidang manufaktur dan distribusi. Kesepakatan tersebut dituangkan dalam bentuk penandatangan Nota Kesepahaman MOU oleh
Presiden Direktur AI, Budi Setiadharma, Wakil Presiden Direktur AI, Michael D. Ruslim dan Managing Director TMC, Akio Toyoda di Jakarta.
Sesuai dengan rencana reorganisasi PT TAM tersebut, TMC akan menjadi pemegang saham mayoritas dengan kepemilikan 95 pada perusahaan
manufaktur yang akan mengembangkan kegiatan operasinya sebagai pusat produksi dan pemasok global kendaraan serbaguna dan mesin berbahan bakar
bensin. Sementara itu, AI akan menjadi pemegang saham mayoritas dengan kepemilikan 51 di perusahaan distribusi, yang akan mengendalikan kegiatan
penjualan sales di Indonesia. Keduanya, baik AI maupun TMC, akan tetap menjalin kerjasama, secara aktif melanjutkan investasi modal serta secara
simultan memperkuat aktivitas penjualan di Indonesia dengan menempatkan Indonesia sebagai basis pemasok dan penjualan yang signifikan.
Pada tanggal 1 Agustus 2003, MOU tersebut direalisasikan dan dilakukan restrukturisasi permodalan dalam perusahaan PT TAM antara Toyota Motor
Corporation dan PT Astra International Tbk sehingga komposisi permodalan mereka dalam PT TAM menjadi 51 saham PT Astra International Tbk dan 49
saham Toyota Motor Corporation. Pada proses restrukturisasi tersebut, PT TAM juga melepas sektor usahanya di bidang industri manufaktur kepada PT Toyota
Motor Manufacturing Indonesia TMMIN dan PT. Toyota-Astra Motor kembali menjadi distributor tunggal produk bermerek dagang Toyota dan berkantor pusat
di Jl. Yos Sudarso, Sunter II, Jakarta. Pada saat penelitian ini dilakukan, PT TAM telah berlaku sebagai
distributor tunggal merek Toyota yang bertanggung jawab atas pelayanan purna jual after-sales service kendaraan tersebut. PT TAM mempunyai struktur
organisasi seperti yang termuat dalam Gambar 5.
Service Parts Logistic
LK3 Committee Warehouse
Supply Operation Parts Control
New Model PN Information
PN Information
Local Parts
Inventory System Control
Order Processing Shipping
Import Parts
Receiving Quality
Parts Issuing Productivity
Control Adm. New Model
Project Control
SP Relocation Committee
Kaizen Group
Gambar 6. Struktur organisasi TAM-SPLD
Filosofi Perusahaan PT TAM, yaitu : 1.
Memberikan kontribusi kepada negara dan masyarakat melalui profesionalisme dalam memasarkan produk dan jasa yang berkualitas tinggi di
dalam era persaingan global 2.
Tumbuh bersama-sama karyawan, dealer dan pemasok dengan mengedepankan rasa saling percaya dan saling menghormati
Visi perusahaan adalah “menjadi perusahaan otomotif yang paling sukses dan dihormati di kawasan Asia Tenggara dengan memberikan pengalaman terbaik
dalam kepemilikan kendaraan.” Sedangkan misi perusahaan adalah : 1.
Secara berkesinambungan menyediakan produk dan jasa yang berkualitas tinggi serta memenuhi kebutuhan pelanggan melalui program pemasaran yang
terbaik 2.
Mengembangkan karyawan yang berkompeten dengan menciptakan lingkungan kerja yang baik untuk mendukung tercapainya kepuasan
pelanggan 3.
Memperkuat kolaborasi dengan produsen, dealer utama dan dealer-dealer melalui komunikasi dan kerjasama yang lebih baik
4. Mengembangkan operasi perusahaan yang sehat dalam segala aspek, misalnya
pemenuhan peraturan, lingkungan dan lain-lain.
4.2. Sistem Proses Order dari Dealer ke TAM-SPLD
TAM-Service Parts Logistic Division TAM-SPLD adalah divisi yang bertanggung jawab atas pengadaan dan distribusi suku cadang asli Toyota untuk
ratusan dealer yang tersebar di seluruh Indonesia dan ekspor ke beberapa negara. Supply Operation adalah salah satu departemen dalam SPLD yang bertugas
mengelola order dari pelanggan. Pengelolaan order ini meliputi penerimaan order, pemrosesan order, serta pengiriman suku cadang ke pelanggan TAM main
dealer Toyota. Struktur organisasi TAM-SPLD dapat dilihat pada Gambar 6. Berdasarkan tingkat kepentingan dan skala prioritas, sistem proses order di
TAM-SPLD terdiri dari empat macam proses pelayanan, yaitu :
1. Proses Real Time Invoicing Tipe 1
Fasilitas ini digunakan untuk memberikan pelayanan yang lebih cepat kepada dealer atau pelanggan untuk kasus emergency. Tipe order yang
dipergunakan untuk proses real time invoicing adalah tipe order 1 emergency order. Sedangkan jenis order untuk proses real time invoicing dibagi
menjadi dua, yaitu : 1
Vehicle Off Road VOR Order digunakan untuk pemesanan suku cadang yang benar-benar diperlukan kendaraan tidak bisa jalan tanpa suku
cadang tersebut dan atau memenuhi peraturan perundangan. 2
Emergency Order Biasa digunakan untuk memenuhi kebutuhan critical items dari dealer atau pelanggan.
Order tipe 1 diproses setiap saat ketika order masuk ke TAM-SPLD, sedangkan waktu dan cara pengirimannya dapat dilihat dalam Tabel 2.
Tabel 2. Waktu dan cara pengiriman order tipe 1 Waktu Proses Order
Waktu Pengiriman Cara Pengiriman
Wilayah Luar Jakarta
Pkl. 08.00-12.00 Hari yang sama N
Via Udara oleh Ekspedisi Pkl. 12.00-15.30
Esok hari N+1 Via Udara oleh Ekspedisi
Wilayah Jakarta
Pkl. 08.00-13.30 Hari yang sama N
Pengiriman langsung Hari yang sama N
Diambil sendiri Pkl. 13.30-15.30
Esok hari N+1 Pengiriman langsung
2. Proses Route Invoicing Tipe 2
Fasilitas ini digunakan untuk melayani order workshop dalam kota, dimana waktu proses order ditentukan secara berkala scheduling dan di
sinkronkan dengan waktu pengiriman suku cadang. Tipe order yang dipergunakan untuk proses route invoicing adalah tipe order 2 route order.
Order tipe 2 diproses sesuai cut-off time yang telah ditentukan, sedangkan waktu dan cara pengirimannya sebagai disajikan dalam Tabel 3.