Kinerja Penyampaian Suku Cadang PT Toyota-Astra Motor Dengan Model Supply Chain Operations Reference

PT TOYOTA-ASTRA MOTOR DENGAN MODEL

SUPPLY CHAIN OPERATIONS REFERENCE

Oleh

NISAA’ MARDHIYYAH

H24103115

DEPARTEMEN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

ABSTRAK

Nisaa’ Mardhiyyah. H24103115. Kinerja Penyampaian Suku Cadang PT

Toyota-Astra Motor dengan Model Supply Chain Operations Reference.

Dibawah bimbingan Heti Mulyati.

Kegiatan memenuhi permintaan pelanggan melibatkan banyak pihak yang kegiatannya harus bersinergi, sehingga perusahaan perlu menerapkan konsep

Supply Chain Management (SCM). Kinerja SCM perlu dijaga dengan melakukan evaluasi kinerja SCM secara periodik. Penelitian ini menganalisis proses penyampaian suku cadang asli Toyota pada rantai pasok di PT Toyota-Astra

Motor (TAM) dengan model Supply Chain Operations Reference (SCOR).

Tujuan penelitian ini mengidentifikasi model rantai pasok suku cadang yang diterapkan PT TAM dan menganalisis kinerja penyampaian suku cadang PT TAM dengan model SCOR.

Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan sekunder. Data primer diperoleh dari wawancara, survei, arsip data order dan waktu pengiriman milik perusahaan. Data sekunder diperoleh dari dokumen milik perusahaan. Analisis menggunakan model SCOR yang meliputi tiga level proses. Perhitungan metrik kinerja level 1 SCOR diolah dengan aplikasi program Microsoft Excel.

Anggota rantai pasok suku cadang PT TAM yaitu Supplier (mata rantai 1),

PT TAM (mata rantai 2) sebagai agen tunggal pemegang merk Toyota, Main

Dealer Toyota (mata rantai 3), Sub Dealer/Branch/VSP dan Partshop (mata rantai

4) yang secara langsung melayani End-User yaitu pemilik kendaraan Toyota

(mata rantai 5). SCOR Level 1 mendefinisikan lima proses inti SCOR (plan, source, make, deliver, dan return) pada setiap rantai pasok PT TAM yang menjadi ruang lingkup bagi setiap elemen rantai pasok dalam perolehan bahan baku, aktifitas kegiatan, maupun mengenai aliran informasi sehingga seluruh elemen rantai pasok memperoleh nilai tambah dari aktifitas-aktifitas yang dilakukan. Berdasarkan pengukuran dengan metrik kinerja level 1 SCOR, kinerja PT TAM dalam menyampaikan order dengan tepat waktu (delivery performance) sangat baik (diatas 90%), lead time pemenuhan order tipe 3 untuk P. Sumatera =6-7 hari, P. Jawa=1-3 hari, P. Sulawesi=10-16 hari dan P. Irian=25-28 hari, dan supply chain response time yang dibutuhkan PT TAM adalah nol hari.

SCOR Level 2 menghubungkan antara proses SCOR dengan tipe proses (planning, execution and enable) sehingga perusahaan dapat menentukan kategori proses yang paling cocok dengan bentuk rantai pasoknya. Kategori proses yang sangat kritis untuk PT TAM adalah kategori proses Deliver Stocked Product (D1). SCOR Level 3 menampilkan aliran kerja dan informasi kategori proses D1 pada PT TAM yang kemudian diuraikan menjadi rincian tugas pada Level 4 sehingga dapat menjadi acuan bagi pelaksana/praktisi. Berdasarkan analisis model SCOR, SCM suku cadang PT TAM telah memiliki kinerja yang sangat baik karena telah menerapkan strategi yang tepat terutama dalam hal pemilihan supplier dan pihak ekspedisi yang mengirimkan barang ke pelanggan dengan tepat waktu.

PT TOYOTA-ASTRA MOTOR DENGAN MODEL

SUPPLY CHAIN OPERATIONS REFERENCE

SKRIPSI

Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar

SARJANA EKONOMI

pada Departemen Manajemen

Fakultas Ekonomi dan Manajemen

Institut Pertanian Bogor

Oleh

NISAA’ MARDHIYYAH

H24103115

DEPARTEMEN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

INSTITUT PERTANIAN BOGOR FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN

DEPARTEMEN MANAJEMEN

KINERJA PENYAMPAIAN SUKU CADANG PT TOYOTA-ASTRA MOTOR

DENGAN MODEL SUPPLY CHAIN OPERATIONS REFERENCE

SKRIPSI

Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar

SARJANA EKONOMI

pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen

Institut Pertanian Bogor

Oleh

NISAA’ MARDHIYYAH H24103115

Menyetujui, Bogor, 21 Januari 2008

Heti Mulyati, S.TP., MT Dosen Pembimbing

Mengetahui,

Dr. Ir. Jono M. Munandar, M.Sc Ketua Departemen

RIWAYAT HIDUP

Penulis dilahirkan di Jakarta pada tanggal 17 Januari 1986. Penulis adalah anak ke dua dari Ir. Slamet Wiyoso dan Ir. Sri Wiji Astuti. Penulis mengikuti pendidikan di SDN Kalisari 02 Pagi Jakarta pada tahun 1991-1997. Kemudian penulis melanjutkan pendidikan di SLTPN 103 Jakarta pada tahun 1997-2000 dan SMUN 39 Jakarta pada tahun 2000-2003 dalam program IPA. Pada tahun 2003, penulis diterima di Institut Pertanian Bogor melalui jalur Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru (SPMB) di Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen.

Pada masa perkuliahan, penulis pernah aktif dalam kegiatan kemahasiswaan sebagai anggota Komisi Internal Dewan Perwakilan Mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Manajemen (DPM FEM) Periode 2005/2006.

iv

KATA PENGANTAR

Segala puji senantiasa dipanjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini. Skripsi ini disusun sebagai syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor. Skripsi ini membahas tentang rantai pasok bisnis suku cadang PT TAM dan analisa kinerjanya menggunakan model Supply Chain Operations Reference (SCOR). Skripsi ini berjudul Kinerja Penyampaian Suku Cadang PT Toyota-Astra Motor dengan Model Supply Chain Operations

Reference.

Penyusunan skripsi ini dibantu oleh berbagai pihak, oleh karena itu penulis mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Heti Mulyati, S.TP, MT sebagai dosen pembimbing yang telah memberikan

bimbingan, pengarahan, perhatian, dan motivasi kepada penulis.

2. Prof. Dr. Ir. H. Musa Hubeis, MS, Dipl. Ing., DEA dan Eko Rudi Cahyadi,

S.Hut., MM sebagai dosen penguji yang telah memberi masukan kepada penulis.

3. Bapak Sulaksono dan Bapak Ikhsanudin Zaenuri sebagai pembimbing

penelitian di PT. Toyota-Astra Motor-Service Parts Logistic Division.

4. Seluruh staf pengajar dan karyawan/wati di Departemen Manajemen, FEM IPB. 5. Bapak, Ibu dan saudara-saudaraku tercinta atas dukungan, kasih sayang dan

do’a yang tulus.

6. Semua pihak yang telah membantu mewujudkan skripsi ini.

Skripsi ini masih banyak kekurangannya, oleh karena itu kritik dan saran diperlukan untuk perbaikan lebih lanjut. Akhirnya, penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi lingkungan akademis dan semua pihak yang membacanya.

Bogor, 31 Januari 2008

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK

RIWAYAT HIDUP ... iii

KATA PENGANTAR ... iv

DAFTAR TABEL ... vii

DAFTAR GAMBAR ... viii

DAFTAR LAMPIRAN ... ix

I. PENDAHULUAN ... 1

1.1. Latar Belakang ... 1

1.2. Rumusan Masalah ... 3

1.3. Tujuan Penelitian ... 4

1.4. Ruang Lingkup Penelitian... 4

II. TINJAUAN PUSTAKA ... 5

2.1. Definisi Supply Chain dan Supply Chain Management .. ... 5

2.2. Prinsip Dasar SCM ... 6

2.3. Area Cakupan SCM ... 7

2.4. Strategi Supply Chain ... 8

2.5. Kriteria Sukses SCM ... 9

2.6. Definisi Kinerja dan Pengukuran Kinerja ... 10

2.7. Model Supply Chain Operations Reference ... 10

2.8. SCOR Project Roadmap ... 13

III. METODE PENELITIAN ... 15

3.1. Kerangka Pemikiran ... 15

3.2. Tahapan Penelitian ... 17

3.3. Lokasi dan Waktu Penelitian ... 19

3.4. Pengumpulan Data ... 19

vi

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN ... 22

4.1. Gambaran Umum Perusahaan ... 22

4.2. Sistem Proses Order dari Dealer ke TAM-SPLD ... 26

4.3. Identifikasi Rantai Pasok ... 29

4.4. Analisis Model SCOR ... 32

4.4.1. Level 1 ... 34

4.4.2. Level 2 ... 45

4.4.3. Level 3 ... 53

V. KESIMPULAN DAN SARAN ... 60

1. Kesimpulan ... 60

2. Saran ... 61

DAFTAR PUSTAKA ... 62

DAFTAR TABEL

No Halaman

1 Ukuran metrik level 1 model SCOR ... 21

2 Waktu dan cara pengiriman order tipe 1 ... 27

3 Waktu dan cara pengiriman order tipe 2 ... 28

4 Waktu dan cara pengiriman order tipe 3 ... 28

5 Ruang lingkup elemen-elemen SCOR pada rantai pasok PT TAM... 38

6 Perhitungan delivery performance pada PT TAM ... 40

7 Target lead time pengiriman tujuan luar Jakarta ... 42

8 Target order fulfillment lead time tujuan luar Jakarta ... 42

viii

DAFTAR GAMBAR

No Halaman

1 SCOR Level 1 framework ... 12

2 SCOR project roadmap ... 14

3 Kerangka pemikiran penelitian ... 16

4 Alur tahapan penelitian ... 18

5 Struktur organisasi Toyota-Astra Motor ... 24

6 Struktrur organisasi TAM-SPLD... 25

7 Rantai pasok dan alur distribusi order dan supply suku cadang Toyota .. 29

8 SCOR framework ... 32

9 Pola mata rantai kritikal ... 33

10 SCOR configuration toolkit ... 46

11 Kategori proses dalam SCOR Level 2 ... 47

12 Customer-facing map ... 52

13 Alur kerja dan informasi elemen Deliver Stocked Product ... 55

PT TOYOTA-ASTRA MOTOR DENGAN MODEL

SUPPLY CHAIN OPERATIONS REFERENCE

Oleh

NISAA’ MARDHIYYAH

H24103115

DEPARTEMEN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

ABSTRAK

Nisaa’ Mardhiyyah. H24103115. Kinerja Penyampaian Suku Cadang PT

Toyota-Astra Motor dengan Model Supply Chain Operations Reference.

Dibawah bimbingan Heti Mulyati.

Kegiatan memenuhi permintaan pelanggan melibatkan banyak pihak yang kegiatannya harus bersinergi, sehingga perusahaan perlu menerapkan konsep

Supply Chain Management (SCM). Kinerja SCM perlu dijaga dengan melakukan evaluasi kinerja SCM secara periodik. Penelitian ini menganalisis proses penyampaian suku cadang asli Toyota pada rantai pasok di PT Toyota-Astra

Motor (TAM) dengan model Supply Chain Operations Reference (SCOR).

Tujuan penelitian ini mengidentifikasi model rantai pasok suku cadang yang diterapkan PT TAM dan menganalisis kinerja penyampaian suku cadang PT TAM dengan model SCOR.

Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan sekunder. Data primer diperoleh dari wawancara, survei, arsip data order dan waktu pengiriman milik perusahaan. Data sekunder diperoleh dari dokumen milik perusahaan. Analisis menggunakan model SCOR yang meliputi tiga level proses. Perhitungan metrik kinerja level 1 SCOR diolah dengan aplikasi program Microsoft Excel.

Anggota rantai pasok suku cadang PT TAM yaitu Supplier (mata rantai 1),

PT TAM (mata rantai 2) sebagai agen tunggal pemegang merk Toyota, Main

Dealer Toyota (mata rantai 3), Sub Dealer/Branch/VSP dan Partshop (mata rantai

4) yang secara langsung melayani End-User yaitu pemilik kendaraan Toyota

(mata rantai 5). SCOR Level 1 mendefinisikan lima proses inti SCOR (plan, source, make, deliver, dan return) pada setiap rantai pasok PT TAM yang menjadi ruang lingkup bagi setiap elemen rantai pasok dalam perolehan bahan baku, aktifitas kegiatan, maupun mengenai aliran informasi sehingga seluruh elemen rantai pasok memperoleh nilai tambah dari aktifitas-aktifitas yang dilakukan. Berdasarkan pengukuran dengan metrik kinerja level 1 SCOR, kinerja PT TAM dalam menyampaikan order dengan tepat waktu (delivery performance) sangat baik (diatas 90%), lead time pemenuhan order tipe 3 untuk P. Sumatera =6-7 hari, P. Jawa=1-3 hari, P. Sulawesi=10-16 hari dan P. Irian=25-28 hari, dan supply chain response time yang dibutuhkan PT TAM adalah nol hari.

SCOR Level 2 menghubungkan antara proses SCOR dengan tipe proses (planning, execution and enable) sehingga perusahaan dapat menentukan kategori proses yang paling cocok dengan bentuk rantai pasoknya. Kategori proses yang sangat kritis untuk PT TAM adalah kategori proses Deliver Stocked Product (D1). SCOR Level 3 menampilkan aliran kerja dan informasi kategori proses D1 pada PT TAM yang kemudian diuraikan menjadi rincian tugas pada Level 4 sehingga dapat menjadi acuan bagi pelaksana/praktisi. Berdasarkan analisis model SCOR, SCM suku cadang PT TAM telah memiliki kinerja yang sangat baik karena telah menerapkan strategi yang tepat terutama dalam hal pemilihan supplier dan pihak ekspedisi yang mengirimkan barang ke pelanggan dengan tepat waktu.

PT TOYOTA-ASTRA MOTOR DENGAN MODEL

SUPPLY CHAIN OPERATIONS REFERENCE

SKRIPSI

Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar

SARJANA EKONOMI

pada Departemen Manajemen

Fakultas Ekonomi dan Manajemen

Institut Pertanian Bogor

Oleh

NISAA’ MARDHIYYAH

H24103115

DEPARTEMEN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

INSTITUT PERTANIAN BOGOR FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN

DEPARTEMEN MANAJEMEN

KINERJA PENYAMPAIAN SUKU CADANG PT TOYOTA-ASTRA MOTOR

DENGAN MODEL SUPPLY CHAIN OPERATIONS REFERENCE

SKRIPSI

Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar

SARJANA EKONOMI

pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen

Institut Pertanian Bogor

Oleh

NISAA’ MARDHIYYAH H24103115

Menyetujui, Bogor, 21 Januari 2008

Heti Mulyati, S.TP., MT Dosen Pembimbing

Mengetahui,

Dr. Ir. Jono M. Munandar, M.Sc Ketua Departemen

RIWAYAT HIDUP

Penulis dilahirkan di Jakarta pada tanggal 17 Januari 1986. Penulis adalah anak ke dua dari Ir. Slamet Wiyoso dan Ir. Sri Wiji Astuti. Penulis mengikuti pendidikan di SDN Kalisari 02 Pagi Jakarta pada tahun 1991-1997. Kemudian penulis melanjutkan pendidikan di SLTPN 103 Jakarta pada tahun 1997-2000 dan SMUN 39 Jakarta pada tahun 2000-2003 dalam program IPA. Pada tahun 2003, penulis diterima di Institut Pertanian Bogor melalui jalur Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru (SPMB) di Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen.

Pada masa perkuliahan, penulis pernah aktif dalam kegiatan kemahasiswaan sebagai anggota Komisi Internal Dewan Perwakilan Mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Manajemen (DPM FEM) Periode 2005/2006.

iv

KATA PENGANTAR

Segala puji senantiasa dipanjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini. Skripsi ini disusun sebagai syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor. Skripsi ini membahas tentang rantai pasok bisnis suku cadang PT TAM dan analisa kinerjanya menggunakan model Supply Chain Operations Reference (SCOR). Skripsi ini berjudul Kinerja Penyampaian Suku Cadang PT Toyota-Astra Motor dengan Model Supply Chain Operations

Reference.

Penyusunan skripsi ini dibantu oleh berbagai pihak, oleh karena itu penulis mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Heti Mulyati, S.TP, MT sebagai dosen pembimbing yang telah memberikan

bimbingan, pengarahan, perhatian, dan motivasi kepada penulis.

2. Prof. Dr. Ir. H. Musa Hubeis, MS, Dipl. Ing., DEA dan Eko Rudi Cahyadi,

S.Hut., MM sebagai dosen penguji yang telah memberi masukan kepada penulis.

3. Bapak Sulaksono dan Bapak Ikhsanudin Zaenuri sebagai pembimbing

penelitian di PT. Toyota-Astra Motor-Service Parts Logistic Division.

4. Seluruh staf pengajar dan karyawan/wati di Departemen Manajemen, FEM IPB. 5. Bapak, Ibu dan saudara-saudaraku tercinta atas dukungan, kasih sayang dan

do’a yang tulus.

6. Semua pihak yang telah membantu mewujudkan skripsi ini.

Skripsi ini masih banyak kekurangannya, oleh karena itu kritik dan saran diperlukan untuk perbaikan lebih lanjut. Akhirnya, penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi lingkungan akademis dan semua pihak yang membacanya.

Bogor, 31 Januari 2008

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK

RIWAYAT HIDUP ... iii

KATA PENGANTAR ... iv

DAFTAR TABEL ... vii

DAFTAR GAMBAR ... viii

DAFTAR LAMPIRAN ... ix

I. PENDAHULUAN ... 1

1.1. Latar Belakang ... 1

1.2. Rumusan Masalah ... 3

1.3. Tujuan Penelitian ... 4

1.4. Ruang Lingkup Penelitian... 4

II. TINJAUAN PUSTAKA ... 5

2.1. Definisi Supply Chain dan Supply Chain Management .. ... 5

2.2. Prinsip Dasar SCM ... 6

2.3. Area Cakupan SCM ... 7

2.4. Strategi Supply Chain ... 8

2.5. Kriteria Sukses SCM ... 9

2.6. Definisi Kinerja dan Pengukuran Kinerja ... 10

2.7. Model Supply Chain Operations Reference ... 10

2.8. SCOR Project Roadmap ... 13

III. METODE PENELITIAN ... 15

3.1. Kerangka Pemikiran ... 15

3.2. Tahapan Penelitian ... 17

3.3. Lokasi dan Waktu Penelitian ... 19

3.4. Pengumpulan Data ... 19

vi

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN ... 22

4.1. Gambaran Umum Perusahaan ... 22

4.2. Sistem Proses Order dari Dealer ke TAM-SPLD ... 26

4.3. Identifikasi Rantai Pasok ... 29

4.4. Analisis Model SCOR ... 32

4.4.1. Level 1 ... 34

4.4.2. Level 2 ... 45

4.4.3. Level 3 ... 53

V. KESIMPULAN DAN SARAN ... 60

1. Kesimpulan ... 60

2. Saran ... 61

DAFTAR PUSTAKA ... 62

DAFTAR TABEL

No Halaman

1 Ukuran metrik level 1 model SCOR ... 21

2 Waktu dan cara pengiriman order tipe 1 ... 27

3 Waktu dan cara pengiriman order tipe 2 ... 28

4 Waktu dan cara pengiriman order tipe 3 ... 28

5 Ruang lingkup elemen-elemen SCOR pada rantai pasok PT TAM... 38

6 Perhitungan delivery performance pada PT TAM ... 40

7 Target lead time pengiriman tujuan luar Jakarta ... 42

8 Target order fulfillment lead time tujuan luar Jakarta ... 42

viii

DAFTAR GAMBAR

No Halaman

1 SCOR Level 1 framework ... 12

2 SCOR project roadmap ... 14

3 Kerangka pemikiran penelitian ... 16

4 Alur tahapan penelitian ... 18

5 Struktur organisasi Toyota-Astra Motor ... 24

6 Struktrur organisasi TAM-SPLD... 25

7 Rantai pasok dan alur distribusi order dan supply suku cadang Toyota .. 29

8 SCOR framework ... 32

9 Pola mata rantai kritikal ... 33

10 SCOR configuration toolkit ... 46

11 Kategori proses dalam SCOR Level 2 ... 47

12 Customer-facing map ... 52

13 Alur kerja dan informasi elemen Deliver Stocked Product ... 55

DAFTAR LAMPIRAN

No Halaman

1 Contoh perhitungan metrik delivery performance ... 64

2 Contoh perhitungan metrik order fulfillment lead time ... 65

3 Rincian tugas bagian Supply Operation dan Warehouse ... 66

I. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Sebuah perusahaan harus memiliki keunggulan bersaing terhadap perusahaan dalam industri sejenis agar mampu merebut pangsa pasar dan meraih keuntungan. Oleh karena itu, perusahaan harus mampu memenuhi tuntutan pasar dengan mempertimbangkan kualitas dan efisiensi produksi dan mengutamakan kepuasan pelanggan, sehingga memiliki tingkat loyalitas yang tinggi terhadap produk perusahaan.

Kegiatan pemenuhan tuntutan pasar ini semestinya melibatkan banyak pihak yang terkait dengan perusahaan (stakeholders). Kegiatannya harus bersinergi satu sama lain, sehingga perusahaan sebaiknya melakukan rekayasa manajemen

dengan menerapkan konsep Manajemen Rantai Pasok atau Supply Chain

Management (SCM). Semangat kolaborasi, integrasi dan koordinasi untuk mewujudkan sinergisme dalam rangka memuaskan konsumen akhir merupakan tujuan dari SCM sehingga rantai pasok tersebut mampu bersaing dan mendapatkan keuntungan.

Kekuatan rantai pasok sangat penting untuk memenangkan keunggulan bersaing. Saat ini persaingan terjadi bukan hanya antara perusahaan dengan perusahaan lainnya, tetapi antara rantai pasok suatu perusahaan dengan rantai

pasok perusahaan lainnya. SCM yang baik pada rantai pasok perusahaan

membuat perusahaan mampu menyajikan produk yang dikehendaki atau sesuai dengan kemauan konsumen akhir, serta dapat memasok barang ke pasar dengan cepat dan tepat waktu sehingga lebih unggul dari para pesaingnya.

Peran seluruh elemen dalam rantai pasok sangat penting dalam mencapai kepuasan konsumen akhir. Efisiensi harus dapat tercapai pada setiap elemen rantai pasok. Rantai pasok yang dikelola dengan baik dapat menghasilkan produk akhir yang murah, berkualitas, bervariasi, dan tepat waktu sehingga target pasar dapat dipenuhi dan menghasilkan keuntungan usaha bagi perusahaan.

Struktur rantai pasok yang kompleks dan melibatkan banyak pihak baik internal maupun eksternal perusahaan merupakan tantangan dalam mengelola rantai pasok. Berbagai permasalahan rantai pasok dapat terjadi. Pertama,

kompleksitas struktur rantai pasok dapat menyebabkan timbulnya konflik kepentingan antara elemen rantai pasok. Hal ini disebabkan dalam mencapai tujuan SCM mungkin saja harus mengorbankan aspek efisiensi pada satu atau beberapa elemen rantai pasok sehingga mengurangi keuntungan fasilitas tersebut dalam program jangka pendek.

Permasalahan kedua dalam SCM adalah kesulitan membangun kesepahaman dalam mengelola rantai pasok. Kemungkinan ada satu atau lebih elemen yang dengan sengaja tidak konsisten pada tujuan sistem. Oleh karena itu perlu adanya kontrol dan bantuan teknis maupun manajemen dari perusahaan dalam aspek produksi dan operasi pada setiap elemen rantai pasok. Permasalahan ketiga adalah kemampuan dalam mengelola informasi antara elemen satu dengan lainnya kemungkinan besar tidak merata. Hal ini dapat menimbulkan gangguan dalam hal sinergi pada aspek produksi, persediaan dan lainnya.

Permasalahan keempat yaitu masalah pengendalian kualitas yang menjadi komitmen dalam rantai pasok dapat meretakkan soliditas rantai pasok, karena lemahnya pengendalian kualitas pada satu elemen rantai pasok mempengaruhi produk akhir, sehingga menjatuhkan nama seluruh elemen rantai pasok tersebut. Pada kasus demikian akan dilakukan sangsi dengan cara penolakan produk elemen tersebut. Penolakan produk ini akan menyebabkan stagnasi produksi yang akhirnya menyebabkan stagnasi pada rantai pasok. Permasalahan yang kelima, pengukuran kinerja rantai pasok menjadi masalah bagi banyak perusahaan yang menerapkan SCM. Banyak perusahaan tidak mengetahui bagaimana mengukur kinerja rantai pasok, sedangkan pengukuran kinerja rantai pasok yang baik sangat penting untuk mengukur produktivitas dan efisiensi yang ada.

Rantai pasok harus memiliki kinerja yang baik agar dapat mengoptimalkan keuntungan pada setiap bagian rantai pasok. Kinerja manajemen rantai pasok perlu dijaga dengan melakukan evaluasi kinerja SCM secara periodik terutama jika dilakukan perubahan terhadap struktur rantai pasok. Dengan melakukan evaluasi, perusahaan menjadi lebih tahu apa yang harus dilakukan sehingga kinerja SCM di perusahaan tersebut menjadi lebih baik di masa depan.

Salah satu perusahaan yang telah menerapkan konsep SCM adalah PT Toyota-Astra Motor (TAM). PT TAM memiliki komitmen menjadi perusahaan

3

yang terbaik di bidangnya dan terus meningkatkan kualitas produk untuk memenuhi tuntutan konsumen lokal maupun standar internasional. Perusahaan selalu berusaha untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan terus menerus melakukan peningkatan pelayanan dengan dilandasi konsep “customer first”. Bagi PT TAM, kepuasan pelanggan adalah segalanya dan mutlak harus ditingkatkan (www.toyota.co.id). Salah satu kegiatan bisnis PT TAM adalah mendistribusikan suku cadang asli Toyota kepada ratusan dealer yang tersebar di seluruh Indonesia dan ekspor ke beberapa negara.

Pemilihan TAM sebagai obyek studi berdasarkan pada pertimbangan, yaitu TAM telah mengimplementasikan SCM dalam kegiatan bisnisnya. Oleh karena itu, pengukuran kinerja perlu dilakukan berdasarkan konsep SCM. Penilaian kinerja SCM pada rantai pasok bisnis suku cadang PT TAM dianalisis

berdasarkan model Supply Chain Operations Reference (SCOR). Model ini

digunakan karena bisa mengukur kinerja rantai pasok secara obyektif berdasarkan data serta dapat mengidentifikasi di mana perbaikan perlu dilakukan untuk menciptakan keunggulan bersaing.

Model SCOR adalah suatu model acuan proses untuk operasi rantai pasok

yang dikembangkan oleh Supply Chain Council (SCC), Pittsburgh, PA. SCC

adalah suatu lembaga non-profit yang dibentuk pada tahun 1996 oleh Pittiglio

Rabin Todd & McGrath (PRTM) dan AMR Research untuk mengembangkan

suatu model implementasi rantai pasok yang telah merekrut sekitar 750 anggota di seluruh dunia dengan cabang di Eropa, Jepang, Korea, Amerika Latin, Australia,

New Zealand, dan Asia Tenggara (Bolstorff and Rosenbaum, 2003). Dengan

demikian, penelitian ini diharapkan dapat memberikan gambaran mengenai analisis SCOR dalam penerapan SCM di PT TAM.

1.2. Rumusan Masalah

1. Bagaimana model rantai pasok bisnis suku cadang PT TAM ?

2. Bagaimana kinerja penyampaian suku cadang PT TAM berdasarkan

1.3. Tujuan Penelitian

1. Mengidentifikasi model rantai pasok bisnis suku cadang PT TAM.

2. Menganalisis kinerja penyampaian PT TAM dengan model SCOR.

1.4. Ruang Lingkup Penelitian

Penelitian ini menggambarkan kondisi rantai pasok bisnis suku cadang PT TAM dengan analisa menggunakan model SCOR. Dalam penelitian ini terdapat batasan-batasan yang terdiri dari:

1. Penelitian hanya dilakukan di Supply Operation Departement, Service Parts Logistic Division yang mengurusi pelayanan order kepada pelanggan (delivery) sehingga ukuran kinerja SCOR level 1 yang dapat diidentifikasi adalah kinerja penyampaian yang dilihat dari sisi pelanggan (customer facing).

2. Benchmarking untuk metrik level 1 SCOR terhadap industri sejenis tidak

dilakukan karena tidak tersedianya informasi, sehingga benchmark

menggunakan data target internal yang sudah ditetapkan perusahaan. Analisa

SCORcard dilakukan dengan melihat kondisi perusahaan selama tiga bulan berturut-turut yaitu bulan Juli, Agustus, dan September 2007 dengan pertimbangan data yang masih baru dapat mencerminkan kondisi perusahaan saat ini.

3. Data order dan pengiriman yang diolah adalah order tipe 1, 2 dan 3 untuk bengkel dan toko di DKI Jakarta dan order tipe 1 dan 3 untuk delapan sub depo (luar DKI Jakarta).

II. TINJAUAN PUSTAKA

1.1. Definisi Supply Chain dan Supply Chain Management

Menurut Punjawan (2005) definisi dari supply chain adalah jaringan

perusahaan-perusahaan yang bekerja untuk menciptakan dan menghantarkan suatu produk ke tangan pemakai akhir secara bersama-sama. Perusahaan-perusahaan tersebut biasanya pemasok, pabrik, distributor, toko atau ritel, serta perusahaan-perusahaan pendukung seperti perusahaan-perusahaan jasa logistik.

Menurut Indrajit dan Pranoto (2002), supply chain (rantai pengadaan) adalah suatu sistem tempat organisasi menyalurkan barang produksi dan jasanya kepada para pelanggannya. Rantai ini juga merupakan jaringan atau jejaring dari berbagai organisasi yang saling berhubungan dan mempunyai tujuan yang sama, yaitu sebaik mungkin menyelenggarakan pengadaan atau penyaluran barang

tersebut. Sedangkan menurut Nahmias (2005), sebuah supply chain adalah

seluruh jaringan terkait pada aktivitas dari sebuah firma yang mengaitkan pemasok, pabrik, gudang, toko, dan pelanggan.

The Council of Logistics Management mendefinisikan bahwa Supply Chain Management adalah sistematika, koordinasi strategis dari fungsi bisnis tradisional dalam sebuah perusahaan swasta dan menyeberangi bidang usaha dalam supply chain untuk tujuan meningkatkan kinerja jangka panjang dari perusahaan individu dan supply chain sebagai keseluruhan. Menurut Heizer dan Render (2005), definisi supply chain management adalah pengintegrasian aktivitas pengadaan bahan dan pelayanan, pengubahan menjadi barang setengah jadi, dan produk akhir, serta pengiriman ke pelanggan.

Simchi-Levi et al. (2000) mendefinisikan supply chain management sebagai

serangkaian pendekatan yang diterapkan untuk mengintegrasikan supplier,

pengusaha, gudang (warehouse), dan toko secara efisien, sehingga produk dihasilkan dan didistribusikan pada kuantitas, lokasi, dan waktu yang tepat, untuk meminimalisasikan biaya ketika memuaskan pelanggan. Sedangkan definisi dari Ross (1998), supply chain management adalah filosofi manajemen yang secara terus-menerus mencari sumber-sumber fungsi bisnis yang kompeten untuk digabungkan baik di dalam maupun luar perusahaan seperti mitra bisnis yang

berada dalam satu supply chain. Filosofi ini digunakan untuk memasuki sistem

supply yang berkompetitif tinggi dan memperhatikan kebutuhan pelanggan, yang berfokus pada pengembangan solusi inovatif dan sinkronisasi aliran produk, jasa, dan informasi untuk menciptakan sumber nilai pelanggan (customer value) yang bersifat unik.

Menurut Said (2006), SCM adalah pengelolaan informasi, barang dan jasa mulai dari pemasok paling awal sampai ke konsumen paling akhir dengan menggunakan pendekatan sistem yang terintegrasi dengan tujuan yang sama. Hanna dan Newman (2001) mendefinisikan SCM sebagai konfigurasi, koordinasi, dan peningkatan dari sebuah gabungan rangkaian operasi yang saling terkait.

Henkoff dalam Nahmias (2005) menyatakan sebutan distribusi, logistik, atau

supply chain management yaitu merupakan proses dimana perusahaan memindahkan material, komponen, dan produk ke pelanggan. Persaingan yang ketat dengan para kompetitor mengharuskan perusahaan mengirim barang dalam jumlah yang tepat, lokasi tepat dan tepat waktu.

2.2. Prinsip Dasar SCM

Supply chain adalah logistics network. Dalam hubungan ini, Indrajit (2002)

mengidentifikasi beberapa pelaku utama supply chain yang merupakan

perusahaan-perusahaan yang mempunyai kepentingan yang sama, yaitu suppliers,

manufacturer, distribution, retail outlets, dan customers.

Menurut Said (2006), prinsip dasar SCM seharusnya meliputi lima hal, yaitu: a. Prinsip integrasi. Artinya semua elemen yang terlibat dalam rangkaian SCM

berada dalam satu kesatuan yang kompak dan menyadari adanya saling ketergantungan.

b. Prinsip jejaring. Artinya semua elemen berada dalam hubungan kerja yang selaras.

c. Prinsip ujung ke ujung. Artinya proses operasinya mencakup elemen

pemasok yang paling hulu sampai ke konsumen yang paling hilir.

d. Prinsip saling tergantung. Setiap elemen dalam SCM menyadari bahwa untuk mencapai manfaat bersaing diperlukan kerjasama yang saling menguntungkan.

7

e. Prinsip komunikasi. Artinya keakuratan data menjadi darah dalam jaringan untuk menjadi ketepatan informasi dan material.

2.3. Area Cakupan SCM

Menurut Miranda dan Amin (2006), supply chain management terdiri atas tiga elemen yang saling terikat satu sama lain, yaitu :

1. Struktur jaringan supply chain, yaitu jaringan kerja anggota dan hubungan dengan anggota supply chain lainnya.

Anggota supply chain meliputi semua perusahaan dan organisasi yang

berhubungan dengan perusahaan focal baik secara langsung maupun tidak langsung melalui supplier atau pelanggannya dari point of origin hingga point of consumption.

2. Proses bisnis supply chain, yaitu aktivitas-aktivitas yang menghasilkan nilai keluaran tertentu bagi pelanggan, meliputi :

a. Customer Relationship Management (CRM) b. Customer Service Management (CSM)

c. Demand Management, yang menyeimbangkan kebutuhan pelanggan dengan kemampuan supply perusahaan, menentukan apa yang akan dibeli pelanggan dan kapan.

d. Customer order fulfillment

e. Manufacturing flow management

f. Procurement

g. Pengembangan produk dan komersialisasi

3. Komponen manajemen supply chain berupa variabel-variabel manajerial

dimana proses bisnis disatukan dan disusun sepanjang supply chain.

Komponen utamanya adalah :

a. Metode perencanaan dan pengendalian b. Struktur aliran kinerja/aktivitas kerja c. Struktur organisasi

d. Struktur fasilitas aliran komunikasi dan informasi e. Struktur fasilitas aliran produk

g. Struktur wewenang (power) dan kepemimpinan (leadership) h. Struktur resiko dan reward

i. Budaya dan sikap

Menurut Punjawan (2000), ada tiga macam aliran yang harus dikelola dalam suatu supply chain. Pertama, aliran barang yang mengalir dari hulu ke hilir (downstream). Contohnya adalah bahan baku yang dikirim dari pemasok ke pabrik untuk diproduksi menjadi produk jadi yang kemudian dikirim ke

distributor, lalu ke pengecer atau ritel, kemudian ke pemakai akhir. Kedua, aliran uang dan sejenisnya yang mengalir dari hilir ke hulu. Ketiga, aliran informasi yang bisa terjadi dari hulu ke hilir ataupun sebaliknya. Hal ini juga diungkapkan oleh Hau Lee pada Stanford Supply Chain Forum (1999), SCM berhubungan erat dengan aliran manajemen material, informasi, dan finansial dalam suatu jaringan yang terdiri dari pemasok, pabrik, distributor dan pelanggan.

Dengan demikian semua kegiatan yang terkait dengan aliran material, informasi dan uang di sepanjang supply chain adalah kegiatan-kegiatan dalam cakupan SCM. Apabila mengacu pada sebuah perusahaan manufaktur, kegiatan-kegiatan utama yang masuk dalam klasifikasi SCM adalah kegiatan-kegiatan merancang produk baru (product development), mendapatkan bahan baku (procurement), merencanakan produksi dan persediaan (planning & control), melakukan produksi (production), dan melakukan pengiriman/distribusi (distribution).

2.4. Strategi Supply Chain

Strategi supply chain mencakup hal yang lebih luas dan keluar dari batas internal sebuah perusahaan. Di dalamnya akan tercakup keputusan strategis tentang jaringan pasokan (supply network) yang menyangkut keputusan tentang pemasok mana yang akan dipilih, pemasok mana yang akan diajak sebagai mitra jangka panjang, dimana saja lokasi gudang dan pusat distribusi akan didirikan, apakah akan melakukan sendiri kegiatan logistik, (warehousing, trasportasi, dan lain-lain) atau menyerahkannya ke pihak ketiga, dan sebagainya.

Menurut Punjawan (2005), strategi supply chain didefinisikan sebagai

9

rekonsiliasi antara apa yang dibutuhkan pelanggan akhir dengan kemampuan sumber daya yang ada pada supply chain tersebut.

Strategi supply chain memiliki tujuan jangka panjang. Tujuan-tujuan

strategis tersebut perlu dicapai untuk membuat supply chain menang atau

setidaknya bertahan dalam persaingan pasar. Untuk bisa memenangkan

persaingan pasar maka supply chain harus menyediakan produk yang murah,

berkualitas, tepat waktu, dan bervariasi. Keempat tujuan strategis tersebut sangat penting di mata pelanggan.

Untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut maka supply chain harus bisa

menerjemahkan tujuan-tujuan diatas ke dalam kemampuan sumber daya yang dimiliki. Dalam konteks operasi supply chain, tujuan-tujuan di atas bisa dicapai

apabila supply chain memiliki kemampuan untuk beroperasi secara efisien,

menciptakan kualitas, cepat, fleksibel dan inovatif.

2.5. Kriteria Sukses SCM

Menurut Cohen dan Roussel dalam Said, dkk (2006) terdapat empat kriteria SCM sukses, yaitu: sesuai dengan strategi bisnis, mampu memenuhi keinginan konsumen, mampu memahami posisinya dalam jaringan, dan adaptif. Untuk memenuhi empat kriteria sukses ini, Cohen dan Roussel dalam Said, dkk (2006) mengusulkan lima jalan menuju sukses dalam implementasi SCM yang terdiri dari :

1. View SCM as a Strategic Asset. Dalam hal ini SCM diposisikan sebagai alat bersaing strategik bagi perusahaan sehingga perlu diperhatikan oleh seluruh organisasi dan seirama dengan bisnis organisasi.

2. Effective End-to-End Process Architecture. Membangun rancangan SCM secara terintegrasi mulai dari pemasok terujung sampai ke konsumen akhir. 3. Powerful Organization. Ini berarti struktur organisasi SCM haruslah menjadi

bagian terintegrasi dari organisasi secara keseluruhan, tanggung jawab dan peran jelas, dan diisi oleh personel sebagai komponen.

4. Right Collaborative Model. Karena adalah jaringan yang pasti melibatkan pihak luar, maka perusahaan perlu membangun pola-pola kerjasama bersifat jangka panjang, secara cerdas dan seimbang.

5. Metrics to manage performance. Untuk memastikan tercapainya sasaran SCM, maka diperlukan alat pantau yang bisa mengukur kinerja seluruh rantai SCM.

2.6. Definisi Kinerja dan Penilaian Kinerja

Istilah kinerja atau performance mengacu pada hasil output dan sesuatu yang dihasilkan dari proses produk dan jasa yang bisa dievaluasi dan dibandingkan secara relatif dengan tujuan, standar, hasil-hasil yang lalu, dan organisasi lain (Hertz, 2007). Yuwono dkk. (2002), mendefinisikan penilaian kinerja sebagai tindakan pengukuran yang dilakukan terhadap berbagai aktivitas dalam rantai nilai yang ada dalam perusahaan. Hasil pengukuran tersebut kemudian digunakan sebagai umpan balik yang akan memberikan informasi tentang prestasi pelaksanaan suatu rencana dan titik dimana perusahaan memerlukan penyesuaian-penyesuaian atas aktivitas, perencanaan dan pengendalian.

Penilaian kinerja adalah penentuan secara periodik terhadap efektifitas operasional suatu organisasi, bagan organisasi dan karyawannya berdasarkan sasaran standar dan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya. Pengukuran kinerja merupakan suatu bagian dari proses manajemen strategi yang dapat memberikan informasi strategi yang menyeluruh bagi para pembuat keputusan. Penilaian kinerja berada pada tahap implementasi, sedangkan hasil pengukurannya berada pada tahap pemantauan yang kemudian dikomunikasikan untuk memberikan umpan balik dalam pengambilan keputusan (Mulyadi, 2001).

2.7. Model Supply Chain Operations Reference (SCOR)

Model SCOR adalah suatu model acuan dari operasi supply chain. SCOR mampu memetakan bagian-bagian supply chain. Menurut Punjawan (2005), pada dasarnya SCOR merupakan model yang berdasarkan proses. Model ini

mengintegrasikan tiga elemen utama dalam manajemen yaitu business process

reengineering, benchmarking, dan process measurement ke dalam kerangka lalu lintas fungsi dalam supply chain (Bolstorff and Rosenbaum, 2003). Ketiga elemen tersebut memiliki fungsi berikut:

11

a) Business process reengineering pada hakekatnya menangkap proses kompleks yang terjadi saat ini (as is) dan mendefinisikan proses yang diinginkan (to be). b) Benchmarking adalah kegiatan untuk mendapatkan data kinerja operasional

dari perusahaan sejenis. Target internal kemudian ditentukan berdasarkan kinerja “best in class” yang diperoleh.

c) Process measurement berfungsi untuk mengukur, mengendalikan, dan memperbaiki proses-proses supply chain.

Di bawah SCOR, SCM didefinisikan sebagai proses perencanaan (plan), pengadaan (source), pembuatan (make), penyampaian (deliver), dan pengembalian (return) yang saling terintegrasi mulai dari pemasok paling awal (supplier’s supplier) sampai ke konsumen paling akhir (costumer’s customer), dan semua diluruskan oleh strategi operasional, aliran material, kerja dan informasi (Bolstorff dan Rosenbaum, 2003) seperti terlihat pada Gambar 1. Kelima elemen proses tersebut memiliki fungsi berikut:

a. Plan, yaitu proses yang menyeimbangkan permintaan dan pasokan untuk

menentukan tindakan terbaik dalam memenuhi kebutuhan pengadaan,

produksi dan pengiriman. Plan mencakup proses menaksir kebutuhan

distribusi, perencanaan dan pengendalian persediaan, perencanaan produksi, perencanaan material, perencanaan kapasitas dan menyelaraskan rencana kesatuan rantai pasok dengan rencana keuangan.

b. Source, yaitu proses pengadaan barang maupun jasa untuk memenuhi

permintaan. Proses yang dicakup termasuk penjadwalan pengiriman dari pemasok, menerima, mengecek dan memberikan otorisasi pembayaran untuk barang yang dikirim pemasok, memilih pemasok, mengevaluasi kinerja pemasok dan sebagainya. Jenis proses bisa berbeda tergantung pada apakah barang yang dibeli termasuk stocked, make-to-order, atau engineer-to-order products.

c. Make, yaitu proses untuk mentransformasi bahan baku/komponen menjadi

produk yang diinginkan pelanggan. Kegiatan make atau produksi bisa

dilakukan atas dasar ramalan untuk memenuhi target persediaan (make-to-stock), atas dasar pesanan (make-to-order), atau engineer-to-order. Proses yang terlibat di sini antara lain adalah penjadwalan produksi, melakukan

kegiatan produksi dan melakukan pengetesan kualitas, mengelola barang setengah jadi (work-in-process), memelihara fasilitas produksi, dan sebagainya.

d. Deliver merupakan proses untuk memenuhi permintaan terhadap barang

maupun jasa. Biasanya meliputi order management, transportasi, dan

distribusi. Proses yang terlibat diantaranya adalah menangani pesanan dari pelanggan, memilih perusahaan jasa pengiriman, menangani kegiatan pergudangan produk jadi dan mengirim tagihan ke pelanggan.

e. Return, yaitu proses pengembalian atau menerima pengembalian produk

karena berbagai alasan. Kegiatan yang terlibat antara lain identifikasi kondisi produk, meminta otorisasi pengembalian cacat, penjadwalan pengembalian

dan melakukan pengembalian. Post-delivery customer support juga

merupakan bagian dan proses return.

Gambar 1. SCOR Level 1 framework (Bolstorff and Rosenbaum, 2003)

Menurut Bolstorff dan Rosenbaum (2003), model SCOR meliputi tiga level proses. Ketiga level tersebut menunjukkan bahwa SCOR melakukan penguraian atau dekomposisi proses dari yang umum ke yang detail. Model penguraian

13

proses dikembangkan untuk mengarahkan pada satu bentuk khusus dari elemen-elemen proses. Ketiga level tersebut adalah:

Level 1. Top level (tipe proses) mendefinisikan cakupan untuk lima proses manajemen inti model SCOR, yaitu plan, source, make, deliver, dan

return dalam rantai pasok perusahaan, dan bagaimana kinerja mereka terukur.

Level 2. Configuration level (kategori proses) mendefinisikan bentuk dari

perencanaan (planning) dan pelaksanaan (execution) proses dalam aliran material, menggunakan kategori standar seperti stock, to-order dan

engineer-to-order. Rantai pasok perusahaan bisa dikonfigurasi pada level ini dari 30 kategori proses inti. Perusahaan menerapkan strategi operasi mereka berdasarkan bentuk yang dipilih untuk rantai pasok mereka.

Level 3. Process element level (proses penguraian) mendefinisikan proses bisnis yang digunakan untuk transaksi penjualan order, pembelian order, pemrosesan order, hak pengembalian, penambahan lagi/penggantian persediaan dan peramalan. Level ini mengandung definisi elemen proses, input, output, metrik masing-masing elemen proses serta referensi (benchmark dan best practice).

Dengan melakukan analisis dan dekomposisi proses, SCOR bisa mengukur kinerja supply chain secara obyektif berdasarkan data dan dapat mengidentifikasi di mana perbaikan perlu dilakukan untuk menciptakan keunggulan bersaing. Implementasi SCOR tentu saja membutuhkan usaha yang tidak sedikit untuk menggambarkan proses bisnis saat ini maupun mendefinisikan proses yang diinginkan.

2.8. SCOR Project Roadmap

Menurut Bolstorff dan Rosenbaum (2003), model SCOR dapat membantu perusahaan menafsirkan dan meningkatkan ukuran spesifik kinerja rantai pasok yang dijabarkan dalam SCOR Project Roadmap (Gambar 2), yaitu :

1. Menganalisis dasar dari persaingan yang berfokus pada metrik supply chain

dan strategi operasi yang membantu memahami bagaimana rantai pasok perusahaan dan bagaimana kinerja mereka dibandingkan dengan pesaing.

2. Menggambarkan aliran material supply chain yang membantu

mengoptimalkan ketidakefisienan aliran material.

3. Meluruskan tingkat kinerja, praktek, dan sistem aliran informasi dan kerja yang membantu mengoptimalkan produktivitas transaksi.

4. Merencanakan dan menerapkan perbaikan supply chain untuk meningkatkan

kinerja.

Gambar 2. SCOR project roadmap (Bolstorff and Rosenbaum, 2003)

III. METODE PENELITIAN

3.1. Kerangka Pemikiran

Kepuasan pelanggan ditentukan oleh bagaimana perusahaan dapat memenuhi tuntutan dalam hal pemenuhan kualitas yang diinginkan, kecepatan merespon permintaan, adanya variasi produk dan harga yang murah. Dalam rangka memenuhi kepuasan pelanggan dan meningkatkan daya saing, perusahaan melakukan kolaborasi, integrasi dan koordinasi dengan para sub kontraktor/vendor membentuk suatu rantai pasok.

Salah satu perusahaan yang sudah menerapkan konsep SCM adalah PT TAM. Konsep SCM yang sudah dijalankan oleh PT TAM perlu dikaji kinerja rantai pasoknya berdasarkan model SCOR. Hal tersebut penting untuk dilakukan dalam rangka umpan balik bagi perusahaan untuk tetap pada kebijakan perusahaan sebelumnya atau perlu melakukan suatu perubahan, sehingga kepuasan seluruh pelanggan Toyota terpenuhi. Bagan kerangka pemikiran dapat dilihat pada Gambar 3.

Perusahaan dengan rantai pasoknya dapat berkembang apabila memiliki keunggulan bersaing. Keunggulan bersaing dibangun melalui upaya perusahaan mewujudkan kepuasan pelanggan sehingga pasar yang telah dibangun dapat dipertahankan dan bahkan dapat ditingkatkan karena kepuasan pelanggan dapat menarik pelanggan baru atau merupakan promosi yang efektif di pasar.

Kepuasan pelanggan dapat terwujud apabila perusahaan dapat memenuhi tuntutan pelanggan dalam hal pemenuhan kualitas yang inginkan pelanggan dengan harga yang murah, kecepatan merespon perkembangan permintaan dan peningkatan variasi produk. Untuk memenuhi tuntutan pelanggan tersebut perusahaan membangun jejaring dengan vendor-vendor dan sub konkraktor, melakukan koordinasi dan berkolaborasi seoptimal mungkin sehingga terbentuk rantai pasok yang mampu bersaing di pasar.

Kekuatan rantai pasok sangat ditentukan oleh kinerja rantai pasok. Sedangkan kinerja rantai pasok sangat dipengaruhi oleh strategi manajemen rantai pasok yang diterapkan. Perusahaan melakukan evaluasi terhadap kinerja rantai pasok untuk masukan dalam menyusun strategi manajemen di masa mendatang.

Keunggulan Bersaing

Harga, mutu, ketepatan jumlah dan waktu pemenuhan order

Strategi Manajemen Rantai Pasok

Kinerja Rantai Pasok

Evaluasi Kinerja Rantai Pasok dengan model SCOR

TAM melakukan kolaborasi, integrasi, dan koordinasi dengan sub kontraktor/vendor

Kinerja Rantai Pasok Terukur

Tolok Ukur Kinerja Penyampaian dengan

Key Performance Indicator (KPI) :

delivery performance, lead time

dan supply chain response time

Bagus

Ya

Tidak

17

3.2. Tahapan Penelitian

Penelitian ini terbagi atas tiga tahap. Pertama adalah tahap persiapan yang diawali dengan penentuan tema penelitian, penyusunan proposal, dan penjajakan tempat penelitian. Pencarian literatur yang relevan dan mendukung dilakukan untuk memperkaya pengetahuan peneliti akan aspek kajian yang akan dilakukan. Kerangka pemikiran dibuat untuk memandu alur analisis dalam penelitian. Dalam kerangka pemikiran ditentukan variabel-variabel yang berkaitan dan mempengaruhi rantai pasok dan alat analisis yang akan dipakai.

Dalam tahap persiapan ini dibuat desain penelitian yang berisi panduan untuk kegiatan pengumpulan data dan metode analisis yang akan digunakan. Desain penelitian ini disusun atas bimbingan pihak perusahaan dan mendapat persetujuan dari pihak perusahaan.

Tahap selanjutnya adalah studi lapangan dan pengumpulan data. Pada tahap ini, penulis mengumpulkan data-data baik melalui wawancara langsung dengan pihak perusahaan maupun data sekunder yaitu laporan dan catatan perusahaan. Dalam pengumpulan dan pencarian data, penulis juga dibimbing oleh pihak perusahaan yang ahli di bidang ini.

Setelah pengumpulan data selesai, maka dilakukan pengolahan data dan analisa pada data yang diperoleh dengan alat analisis yang telah dipilih, yaitu pengukuran kinerja rantai pasok dengan model SCOR. Hasil yang diperoleh akan direkomendasikan kembali kepada perusahaan sebagai pertimbangan untuk evaluasi dan perbaikan lebih lanjut. Secara sistematis tahapan penelitian ini dimuat dalam Gambar 4.

Persetujuan

Tidak

Ya

Tidak

Ya

Tidak

Ya Re konfirmasi kepada tempat

pengamat- an

Pemilihan Tema: Kinerja SCM

Penyusunan Proposal

Perbaikan

Perbaikan Penyusunan

Desain Penelitian

Pengumpulan Data: data primer & sekunder

Analisis model SCOR dan Penulisan Laporan

Hasil Penelitian

Masukan untuk TAM Perbaikan

Tahap Persiapan

Tahap I

Tahap II

Persetujuan

Tahap Pengumpulan Data

Tahap III

Tahap Input, Pengolahan dan Analisis Data

Gambar 4. Alur tahapan penelitian

Input metrik level 1: - data order

19

3.3. Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan di PT Toyota-Astra Motor-Service Parts Logistic Division (TAM-SPLD) yang berlokasi di Jl. Gaya Motor III, Sunter II, Jakarta Utara. Pemilihan lokasi dilakukan atas dasar pertimbangan bahwa PT TAM adalah salah satu perusahaan besar yang telah menerapkan manajemen rantai pasok dengan baik. Penelitian dilakukan pada bulan November sampai dengan bulan Desember 2007.

3.4. Pengumpulan Data

Penelitian ini menggunakan data primer maupun sekunder. Data primer diperoleh melalui pengamatan langsung di lapangan dan wawancara dengan pihak perusahaan yang berkaitan dengan logistik perusahaan. Data sekunder diperoleh dari literatur yang relevan, dokumen dan laporan yang dimiliki oleh perusahaan dan instansi terkait.

Data yang diperlukan meliputi:

1. Data tentang gambaran umum perusahaan meliputi sejarah dan

perkembangannya, struktur organisasi dan manajemen, serta bidang usaha yang merupakan data sekunder dari dokumen milik perusahaan.

2. Data tentang struktur rantai pasok perusahaan berupa data primer yang

diperoleh dari secara langsung melalui wawancara dengan pihak perusahaan dan survai ke lapangan.

3. Data yang diperlukan untuk menganalisis kinerja SCM perusahaan (input

analisis metrik level 1 model SCOR), yaitu data order suku cadang dan waktu pengiriman mulai bulan Juli sampai dengan September 2007. Data primer tersebut diperoleh dari arsip milik perusahaan.

3.5. Pengolahan dan Analisis Data

Proses penyampaian suku cadang asli Toyota pada rantai pasok PT TAM dianalisis dengan model SCOR yang meliputi tiga level proses. Metrik kinerja level 1 SCOR digunakan sebagai metrik standar untuk mengukur kinerja penyampaian perusahaan. Data order dan waktu pengiriman suku cadang sebagai

input dalam perhitungan metrik kinerja level 1 SCOR akan diolah dengan menggunakan aplikasi program Microsoft Excel. Analisis hasil pengolahan data dilakukan secara kualitatif sesuai standar kinerja yang disepakati bersama dengan perusahaan.

Kinerja perusahaan dalam hal menyampaikan suku cadang yang dipesan oleh pelanggan merupakan tolok ukur yang dilihat dari aspek kepentingan pelanggan (customer facing). Pada aspek ini, variabel yang diukur adalah delivery reliability,

responsiveness dan flexibility. Metrik kinerja level 1 SCOR, khusus aspek kepentingan pelanggan adalah :

1. Delivery Reliability

Variabel delivery reliability parameternya adalah delivery performance dan

perfect order fulfillment.

a. Kinerja Penyampaian (Delivery Performance)

Kinerja penyampaian mengukur persentase pesanan yang dapat terpenuhi/terlayani sesuai spesifikasi yang dipesan dengan tepat waktu dan pada tanggal yang diminta pelanggan.

b. Pemenuhan Pesanan dengan Sempurna(Perfect Order Fulfillment)

Pemenuhan pesanan dengan sempurna mengukur persentase dari pesanan yang terpenuhi/terlayani sesuai spesifikasi yang dipesan dengan tepat waktu dan pada tanggal yang diminta pelanggan serta tidak ada perbedaan (cocok) antara pesanan pembelian, faktur dan tanda terima.

2. Responsiveness

Variabel responsiveness parameternya adalah Order Fulfillment Lead Time

(Jangka Waktu Pemenuhan Pesanan) yang mengukur banyaknya hari yang diperlukan untuk memenuhi pesanan, mulai dari tanda terima pesanan sampai dengan penyerahan pada pelanggan.

3. Flexibility

Variabel flexibility parameternya adalah Supply Chain Response Time

(Waktu Merespon Rantai Pasok) yang mengukur banyaknya hari yang digunakan suatu rantai pasok dalam bereaksi terhadap perubahan jumlah permintaan yang

21

nyata/signifikan (mencapai 20% peningkatan atau pengurangan) yang tidak terduga sebelumnya tanpa biaya tambahan atau denda (meliputi aspek perencanaan, penelusuran pemasok, produksi, dan pengiriman pesanan).

Berdasarkan uraian diatas, dapat dibuat bagan ukuran metrik level 1 model SCOR analisis dalam Tabel 1.

Tabel 1. Ukuran metrik level 1 model SCOR

Variabel Parameter Ukuran (satuan)

Delivery Performance

Jumlah total pengiriman pesanan yang tepat waktu dan lengkap sesuai

perjanjian tanggal dengan pelanggan (%)

Delivery Reliability

Perfect Order Fulfillment

Jumlah total pengiriman pesanan yang tepat waktu dan lengkap tanpa

Penyesuaian Kredit, termasuk sesuai

invoice (harga, jumlah item dan item number) dan receipt (bill of lading and packing slip) (%)

Responsiveness Order Fulfillment Lead Time

Waktu yang diperlukan untuk memenuhi pesanan, mulai dari tanda terima pesanan sampai dengan penyerahan pada pelanggan (hari)

Aspek kepentingan pelanggan

Flexibility Supply Chain Response Time

Waktu yang dibutuhkan suatu rantai pasok untuk merespon 20% peningkatan atau pengurangan tidak direncanakan tanpa adanya biaya atau jasa tambahan (hari)

Sumber: Bolstorff, 2003

4.1. Gambaran Umum Perusahaan

Pada tanggal 2 April 1971 PT Toyota-Astra Motor (TAM) diresmikan sebagai importir dan distributor kendaraan Toyota di Indonesia dengan modal disetor Rp. 19.500.000.000 dari pemegang saham Toyota Motor Corporation (95%) dan PT. Astra International Tbk (5%). PT TAM mulai beroperasi pada tanggal 1 Januari 1972.

Pada tahun 1973 didirikan pabrik perakitan PT Multi Astra. Pada tahun 1976 berdiri PT Toyota Mobilindo sebagai pabrik komponen. Pada tahun 1982 pabrik mesin PT Toyota Engine Indonesia mulai beroperasi. Empat perusahaan Toyota di Indonesia yaitu PT Toyota-Astra Motor, PT Multi Astra, PT Toyota Mobilindo dan PT Toyota Engine Indonesia pada tahun 1996 merger menjadi satu perusahaan PT Toyota-Astra Motor dan bergerak dalam bidang manufaktur dan distribusi.

Pada tanggal 20 Februari 2003, PT Astra International Tbk (AI) dan Toyota Motor Corporation (TMC), sebagai perusahaan induk PT Toyota Astra Motor (TAM), mengumumkan bahwa keduanya mencapai kesepakatan dalam suatu persetujuan dasar untuk mereorganisasi PT TAM menjadi dua entitas bisnis, yakni yang bergerak dalam bidang manufaktur dan distribusi. Kesepakatan tersebut dituangkan dalam bentuk penandatangan Nota Kesepahaman (MOU) oleh Presiden Direktur AI, Budi Setiadharma, Wakil Presiden Direktur AI, Michael D. Ruslim dan Managing Director TMC, Akio Toyoda di Jakarta.

Sesuai dengan rencana reorganisasi PT TAM tersebut, TMC akan menjadi pemegang saham mayoritas dengan kepemilikan 95% pada perusahaan manufaktur yang akan mengembangkan kegiatan operasinya sebagai pusat produksi dan pemasok global kendaraan serbaguna dan mesin berbahan bakar bensin. Sementara itu, AI akan menjadi pemegang saham mayoritas (dengan kepemilikan 51%) di perusahaan distribusi, yang akan mengendalikan kegiatan penjualan (sales) di Indonesia. Keduanya, baik AI maupun TMC, akan tetap menjalin kerjasama, secara aktif melanjutkan investasi modal serta secara

23

simultan memperkuat aktivitas penjualan di Indonesia dengan menempatkan Indonesia sebagai basis pemasok dan penjualan yang signifikan.

Pada tanggal 1 Agustus 2003, MOU tersebut direalisasikan dan dilakukan restrukturisasi permodalan dalam perusahaan (PT TAM) antara Toyota Motor Corporation dan PT Astra International Tbk sehingga komposisi permodalan mereka dalam PT TAM menjadi 51% saham PT Astra International Tbk dan 49% saham Toyota Motor Corporation. Pada proses restrukturisasi tersebut, PT TAM juga melepas sektor usahanya di bidang industri manufaktur kepada PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia (TMMIN) dan PT. Toyota-Astra Motor kembali menjadi distributor tunggal produk bermerek dagang Toyota dan berkantor pusat di Jl. Yos Sudarso, Sunter II, Jakarta.

Pada saat penelitian ini dilakukan, PT TAM telah berlaku sebagai distributor tunggal merek Toyota yang bertanggung jawab atas pelayanan purna jual (after-sales service) kendaraan tersebut. PT TAM mempunyai struktur organisasi seperti yang termuat dalam Gambar 5.

25

Service Parts Logistic

LK3 Committee Warehouse Supply Operation

Parts Control New Model & PN

Information

PN Information

Local Parts

Inventory & System Control Order Processing

Shipping Import Parts

Receiving & Quality Parts Issuing

Productivity Control & Adm.

New Model Project Control

SP Relocation Committee Kaizen Group

Filosofi Perusahaan PT TAM, yaitu :

1. Memberikan kontribusi kepada negara dan masyarakat melalui

profesionalisme dalam memasarkan produk dan jasa yang berkualitas tinggi di dalam era persaingan global

2. Tumbuh bersama-sama karyawan, dealer dan pemasok dengan

mengedepankan rasa saling percaya dan saling menghormati

Visi perusahaan adalah “menjadi perusahaan otomotif yang paling sukses dan dihormati di kawasan Asia Tenggara dengan memberikan pengalaman terbaik dalam kepemilikan kendaraan.” Sedangkan misi perusahaan adalah :

1. Secara berkesinambungan menyediakan produk dan jasa yang berkualitas

tinggi serta memenuhi kebutuhan pelanggan melalui program pemasaran yang terbaik

2. Mengembangkan karyawan yang berkompeten dengan menciptakan

lingkungan kerja yang baik untuk mendukung tercapainya kepuasan pelanggan

3. Memperkuat kolaborasi dengan produsen, dealer utama dan dealer-dealer

melalui komunikasi dan kerjasama yang lebih baik

4. Mengembangkan operasi perusahaan yang sehat dalam segala aspek, misalnya pemenuhan peraturan, lingkungan dan lain-lain.

4.2. Sistem Proses Order dari Dealer ke TAM-SPLD

TAM-Service Parts Logistic Division (TAM-SPLD) adalah divisi yang bertanggung jawab atas pengadaan dan distribusi suku cadang asli Toyota untuk ratusan dealer yang tersebar di seluruh Indonesia dan ekspor ke beberapa negara.

Supply Operation adalah salah satu departemen dalam SPLD yang bertugas mengelola order dari pelanggan. Pengelolaan order ini meliputi penerimaan

order, pemrosesan order, serta pengiriman suku cadang ke pelanggan TAM (main dealer Toyota). Struktur organisasi TAM-SPLD dapat dilihat pada Gambar 6.

Berdasarkan tingkat kepentingan dan skala prioritas, sistem proses order di TAM-SPLD terdiri dari empat macam proses pelayanan, yaitu :

27

1. Proses Real Time Invoicing (Tipe 1)

Fasilitas ini digunakan untuk memberikan pelayanan yang lebih cepat kepada dealer atau pelanggan (untuk kasus emergency). Tipe order yang dipergunakan untuk proses real time invoicing adalah tipe order 1 (emergency order). Sedangkan jenis order untuk proses real time invoicing dibagi menjadi dua, yaitu :

1) Vehicle Off Road (VOR) Order digunakan untuk pemesanan suku cadang yang benar-benar diperlukan (kendaraan tidak bisa jalan tanpa suku cadang tersebut dan atau memenuhi peraturan perundangan).

2) Emergency Order Biasa digunakan untuk memenuhi kebutuhan critical items dari dealer atau pelanggan.

Order tipe 1 diproses setiap saat ketika order masuk ke TAM-SPLD, sedangkan waktu dan cara pengirimannya dapat dilihat dalam Tabel 2.

Tabel 2. Waktu dan cara pengiriman order tipe 1

Waktu Proses Order Waktu Pengiriman Cara Pengiriman

™ Wilayah Luar Jakarta

Pkl. 08.00-12.00 Hari yang sama (N) Via Udara (oleh Ekspedisi)

Pkl. 12.00-15.30 Esok hari (N+1) Via Udara (oleh Ekspedisi)

™ Wilayah Jakarta

Pkl. 08.00-13.30 Hari yang sama (N) Pengiriman langsung

Hari yang sama (N) Diambil sendiri

Pkl. 13.30-15.30

Esok hari (N+1) Pengiriman langsung

2. Proses Route Invoicing (Tipe 2)

Fasilitas ini digunakan untuk melayani order workshop dalam kota, dimana waktu proses order ditentukan secara berkala (scheduling) dan di

sinkronkan dengan waktu pengiriman suku cadang. Tipe order yang

dipergunakan untuk proses route invoicing adalah tipe order 2 (route order).

Order tipe 2 diproses sesuai cut-off time yang telah ditentukan, sedangkan waktu dan cara pengirimannya sebagai disajikan dalam Tabel 3.

Tabel 3. Waktu dan cara pengiriman order tipe 2

Waktu Proses Order Waktu Pengiriman Cara Pengiriman

Pkl. 08.00-13.00 Hari yang sama (N)

Via Darat/Laut

- Oleh Ekspedisi (Luar Jakarta) - Pengiriman langsung

(Jakarta)

Pkl. 13.00-15.30 Esok hari (N+1)

Via Darat/Laut

- Oleh Ekspedisi (Luar Jakarta) - Pengiriman langsung

(Jakarta) 3. Proses Batch Invoicing (Tipe 3)

Fasilitas ini digunakan untuk memberikan pelayanan bagi pesanan atau

order dari dealer yang merupakan order untuk pergantian persediaan. Tipe

order yang dipergunakan untuk proses batch invoicing adalah tipe order 3 (replenishment order). Proses print-out order untuk tipe ini dilakukan dua kali dalam sehari untuk wilayah Jakarta dan luar Jakarta. Waktu dan cara pengiriman suku cadang yang dipesan dengan tipe order ini dapat dilihat pada Tabel 4 berikut.

Tabel 4. Waktu dan cara pengiriman order tipe 3

Waktu Print-out Order Waktu Pengiriman Cara Pengiriman

Pkl. 13.00 (Jakarta) N+1

(dari proses order) Pengiriman langsung

Pkl. 14.00 (luar Jakarta) N+1

(dari proses order)

Via Darat/Laut

- Oleh Ekspedisi (luar Jakarta) 4. Proses Firm Order (Tipe F)

Fasilitas ini digunakan untuk pemesanan suku cadang yang life time-nya pendek atau suku cadang yang perlu sering diganti (fast moving part) dan harus selalu ada persediaan di gudang dealer. Tipe order yang dipergunakan untuk proses firm order adalah tipe order F. Sistem order dilakukan berdasarkan kesepakatan antara TAM dengan dealer mengenai waktu supply.

Order tipe F ini sangat dicermati penangannya oleh PT TAM karena jumlahnya sangat banyak, sehingga jika harus memiliki persediaan di gudang, akan memerlukan ruang yang sangat besar. Oleh karena itu PT TAM

mengatur persediaannya pada gudang-gudang milik main dealer. Suku

cadang yang dipesan dengan proses firm order (order tipe F) dapat dikirim langsung dari supplier ke main dealer atas permintaan PT TAM.

29

4.3. Identifikasi Rantai Pasok

Rantai Pasok dalam bisnis suku cadang asli Toyota yang dikelola PT TAM

dapat digolongkan menjadi lima kelompok yaitu Supplier (Pemasok), PT TAM

sebagai agen tunggal pemegang merek dagang (Trade Mark), Main Dealer, Sub-Dealer/Branch/VSP-Part Shop serta End User (Pemilik/Pemakai kendaraan bermotor merek Toyota.

Hasil identifikasi rantai pasok suku cadang asli kendaraan merek Toyota yang dikelola PT. TAM dapat dilihat pada Gambar 7.

MATA RANTAI 5

TMC/TMAP/Local Supplier & TMMIN

TAM

Sub Dealer/ Branch/VSP

Main Dealer

Partshops

End-User

Sub-Depot

Astra International (Auto 2000) New Ratna Motor Agung Automall Hadji Kalla Hasjrat Abadi

MATA RANTAI 4 MATA RANTAI 1

MATA RANTAI 2

MATA RANTAI 3

Supply

Order

1. Supplier (Pemasok)

Supplier merupakan mata rantai pertama dalam jaringan bisnis suku

cadang PT Toyota-Astra Motor. Supplier menyediakan suku cadang yang

akan didistribusikan oleh PT Toyota-Astra Motor. Suku cadang asli Toyota didapatkan dari beberapa sumber antara lain:

a. TMC (Toyota Motor Corp.) Jepang.

b. TMAP (Toyota Motor Asia Pacific) sebagai importir non TMC (3rd

Country) dimana barangnya bersumber dari Thailand, Taiwan, Malaysia, Philipina dan Australia, dll.

c. Local Supplier (pabrik lokal) yaitu: PT Bando, PT Denso Indonesia, PT Kayaba dll, termasuk diantaranya in House Product Pabrik TMMIN (body parts).

Persentase sumber pemerolehan suku cadang dari pemasok lokal, TMC, dan TMAP bagi TAM masing-masing adalah 54%, 36% dan 10%. Selanjutnya

supplier disebut sebagai mata rantai 1.

2. PT Toyota-Astra Motor

PT TAM merupakan mata rantai kedua yang merupakan agen tunggal pemegang merek Toyota dan bertanggungjawab atas pelayanan purna jual

kendaraan. TAM-Service Parts Logistic Division adalah divisi yang

bertanggungjawab atas pengadaan dan distribusi suku cadang asli Toyota untuk kebutuhan pelanggan. Semua suku cadang yang didistribusikan oleh PT TAM telah memenuhi standar mutu yang diawasi oleh TMC.

PT TAM melakukan pengiriman ke sub depo (50%), non depo untuk daerah Jakarta dan sekitarnya (43%), dan ekspor (7%) untuk suku cadang Toyota yang diproduksi di Indonesia. Selanjutnya PT. TAM disebut sebagai mata rantai 2.

3. Main Dealer

Main dealer merupakan mata rantai ketiga dalam jaringan bisnis TAM. Lima dealer utama Toyota yaitu: PT Astra Internasional (Auto 2000), PT New Ratna Motor, PT Agung Automall, PT Hasjrat Abadi, dan NV Hadji Kalla Trd.Co. TAM melakukan pengiriman langsung ke main dealer tersebut atau ke sub-depot yang dimiliki oleh main dealer. Sub-Depot adalah gudang yang

31

dimiliki oleh main dealer dan menjalankan fungsi service parts logistic, yaitu fungsi inventory, warehousing, dan supply operation ke dealer-dealer. Ada 9 sub depo milik main dealer yang dilayani oleh TAM, yaitu depo Medan (Auto 2000), depo Pekanbaru (Agung Auto Mall), depo Bandung (Auto 2000), depo Semarang (New Ratna Motor), depo Surabaya (Auto 2000), depo Balikpapan (Auto 2000), depo Makasar (Hadji Kalla), depo Manado (Hasjrat Abadi), dan depo Jayapura (Hasjrat Abadi). Selanjutnya main dealer disebut sebagai mata rantai 3.

4. Sub-Dealer/Branch/VSP dan Part Shop

Sub-Dealer, cabang dealer, bengkel, dan toko suku cadang melakukan

pemesanan suku cadang asli Toyota pada main dealer dan berperan

memasarkan dan melayani end-user secara langsung. Perbandingan

persentase saham penjualan antara bengkel dan toko di seluruh Indonesia adalah 46% dan 54%. Selanjutnya sub-dealer, cabang dealer, bengkel, dan toko suku cadang disebut sebagai mata rantai 4.

5. End-User

End-user merupakan mata rantai terakhir dalam jaringan bisnis PT TAM.

End-user adalah pemilik mobil Toyota yang menggunakan suku cadang asli Toyota. End-user bisa mendapatkan suku cadang asli Toyota pada sub-dealer

dan parts shop yang tersebar di seluruh Indonesia. Selanjutnya end-user

4.4. Analisis Model SCOR

Menurut Bolstorff dan Rosenbaum (2003), model SCOR meliputi tiga level proses. Ketiga level tersebut dapat dilihat pada Gambar 8.

33

Analisis model SCOR dibahas pada setiap mata rantai pasok bisnis suku cadang PT TAM. Namun, pembahasan model SCOR yang lebih kritis ditekankan pada arus supply mata rantai 2 ke mata rantai 3 (PT TAM kepada main dealer Toyota). Pada penelitian ini, model SCOR digunakan untuk mengukur kinerja dan mendefinisikan aliran kerja dan informasi pada TAM-SPLD dalam menyampaikan suku cadang asli Toyota (lihat Gambar 9).

MATA RANTAI 5

TMC/TMAP/Local Supplier & TMMIN

TAM

Sub Dealer/ Branch/VSP

Main Dealer

Partshops

End-User

Sub-Depot

Astra International (Auto 2000) New Ratna Motor Agung Automall Hadji Kalla Hasjrat Abadi

MATA RANTAI 4 MATA RANTAI 1

MATA RANTAI 2

MATA RANTAI 3

Supply

Order

Detail of Phase II User Requirement

Out Jakarta

(1) Ready Cargo a. Timing : - Screen of Ready

After Pack Label input was finished Cargo Information

b. Document Output :

- Packing List (format as attachment) - Pack Label (2 pcs, attached on case)

Note : Packing list Soft copy will be created after Shipping Document and Perfoma Invoice creation

c. Menu/ System Requirement :

Ready Cargo Information (by Destination & Transportaion Type), containing : 1). List of Case

2). Volume + Weight each Case

3). Amount each Case (base on sales amount parts inside the case) 4). Cost "air freight" each case, with formula as below :

# (Cost/kg) x Weight of Case # (Cost/ kg) x Vol.Weight of Case # Vol.Weight = [p(cm)xl(cm)xt(cm)]/6000 Note : -) Transportation Type (automatic assigned)

# Land/Sea ? Ord Type 2, 3 and F/O # Air ? ?Ord Type 1 (VOR)

-) This Transportation Type only as sugestion, that can be changed by user (assigned manualy in Shipping Instruction process) -) In the Packing process, order type 1 should be separated

with other order type.

-) If order type 1 mixed with other order type in one case, this case will assigned as case of order type 1 d. PIC :

- Warehouse - Supply Operation

(2) Shipping Request a. Timing : - Form of Shipping

(Manual Process) After ready cargo for one destination meet requirement to be delivered Request b. Method of process :

- Only for Destination non staggered

- For staggered destination, Shipping Sec. will periodicaly check ready cargo achievement and decide to continue the process (next step) - User should make clear SOP for operation process

c. Document Output (manual) :

Form of Shipping Request, contain information of : - Destination

- Order Type (type 1 or others) d. PIC :

- Warehouse

(3) Shipping Instruction a. Timing : - Screen of Shipping

- After W/H send Shipping Request to Shipping Sec., or Instruction Creation - After ready cargo for one destination meet requirement to be delivered - Printer AS400 (consider to delivery timing for staggered destination)

b. Document Output :

Shipping Instruction List, contain information of : - Destination and Shipping Type (Sea, Land, Air) - List of Case

- Summary of total case - Summary of total volume

Note : -) Shipping Instruction printed in blank form (4 plies), distribute to S/O, W/H, Security and Shipp. Agent c. Menu/ System Requirement :

Shipping Instruction Creation (By Destination & Transportation Code), containing :

1). List of Case with field for assigned flag, short by packing date 2). Volume + Weight each Case

3). Amount each Case (base on sales amount parts inside the case) 4). Cost "air freight" each case, with formula as below :

# (Cost/kg) x Weight of Case # (Cost/ kg) x Vol.Weight of Case # Vol.Weight = [p(cm)xl(cm)xt(cm)]/6000 6). Summary total volume for assigned case 5). Field to assign Shipping Type (Sea, Land, Air)

Note : -) Different Transportation Type will be created in different Shipping Instruction.

Item of Process Point of Summary Tools & Equipment

Chose the higher one

Chose the higher one

Allocation _{Pick Slip Case Label Pack Label} Ship Inst. Transfer Vann Conf Ship Doc P. Invoice ---D/A--- PHASE II

Item of Process Point of Summary Tools & Equipment d. PIC :

- Supply Operation

(4) Transfer Process a. Timing : - Screen of Transfer

After Shipping Instruction printed out and send to W/H Confirmation - Barcode Scanner

b. Menu/ System Requirement : - Screen of Re-Transfer

b.1 Transfer Confimation (by Shipping Instruction No.) : - Input Shipping Instruction No.

- Scan Packing Label (transferred case)

- Case that don't have Shipping Instruction can not be scanned - Close process when all Pack Label for transferred case already scanned - Status scaned Packing Label change to become "transferred" b.2 Re-Transfer Case (back to Ready Cargo status) - Input Shipping Instruction No.

- Input case no that cancelled (cancel transfer)

- Those case will back from "ready cargo with S/I" to "ready cargo" status c. Method of process :

- Transfer PIC will check manualy and verify Packing Label with Shipping Instruction.

- SOP should be made for operation process

- Transfer Confirmation will be done after all case in one/partial Shipping instruction was transferred (as SOP)

- Transfer Confirmation can be done partially (one Shipping Instruction can be confirmed more than once, for different pack label)

- Case that already have Shipping Instruction but canceled (cancel transfer) can be maintained (by case no) back to ready cargo status (Re-Transfer) d. General Flow Process :

Note : Physical case will move from ready cargo area to temporary area

e. PIC : - Warehouse

(5) Vanning Confirmation a. Timing : - Screen of Vanning

After tranfered case already loaded to the truck Confirmation - Barcode Scanner

b. Menu/ System Requirement : - Screen of Re-Vanning

b.1 Vanning Confimation (by Shipping Instruction No.) : - Input Shipping Instruction No.

- Scan Packing Label (loaded case)

- Case that not transferred yet can not be scanned - Close process when all Packing Label already scanned - Status scaned Packing Label change to become "Vanning Confirm" b.2 Re-Vanning Case (back to Ready Cargo status)

- Input Shipping Instruction no.

- Input case no that cancelled (cancel vanning)

- Those case will back from "transfer" to "ready cargo" status c. Methode of process :

- Transfer PIC will check manualy to loaded case to ensure the case loaded to correct truck

- SOP should be made for operation process

- Vanning Confirmation will be done after all case in one/partial Shipping instruction was loaded to the truck (as SOP)

- Vanning Confirmation can be done partially (one Shipping Instruction can be confirmed more than once, for different pack label) - Case that already transfered but canceled (cancel vanning) can be maintained (by case no) back to ready cargo status (Re-Vanning) d. General Flow Process :

e. PIC : - Warehouse

Receive S/I

Take Pack List

Tear up Pack Labe

Verify with S/I

Transfer the Case Combine

Pack Labe + S/I Transfer

Confirm.

Truck Arrived

Take Pack Label+S/I

Loading Case to the Truck

Make marking in pack label for loaded case Vanning Confirmation

Item of Process Point of Summary Tools & Equipment

(6) Shipping Document a. Timing : - Screen of Shipping

After Vanning Confirm for one (or partial) Shipping Instruction already Document Creation

finished and informed to S/O - Printer AS400

- Shipping Document

b. Menu/ System Requirement : Form

b.1 Shipping Document Creation ((by Shipping Instruction No.) : - Input Shipping Instruction No.

- Assign Transportation Agent

- All case in the Shipping Instruction that already confirmed will be created Performa Invoice and Shipping Document

b.2 Packing List Extraction (Soft Copy) : - Input Shipping Document No

- All case that already had Shipping Document will be extracted - The output is Packing List soft coppy

Note : -) Format soft copy Packing List use current format -) Issue No use Shipping Document No, without 1st digit c. Document Output :

- Shipping Document (Form as attached) d. Method of process :

- Transfer PIC send confirmed Shipping Instruction to S/O (by Shipp. Agent people), attached with Packing List.

- SOP should be made for operation process

- Shipping Document creation can be done partially (one Shipping Instruction can be created Shipp. Doc. more than once, for different vanning confirmed pack label)

e. General Flow Process :

f. PIC :

- Supply Operation Confirmed S/I+Pack List

Ship. Agent bring Doc. To S/O

Shipp Doc Creation

- Shipp. Doc - Performa Inv

Item of Process Point of Summary Tools & Equipment

(7) Performa Invoice and a. Timing : - Printer AS400

Pending List - Performa Invoice ? After Shipping Document Creation - Performa Invoice - Pending List ? ?Daily report in batch process Form b. Document Output :

- Performa Invoice (use current form) - Pending List (hard & soft copy format as bellow) c. Method of process :

- Performa invoice will be created and printed outomaticaly after Shipping Document creation was finished.

- To check summary Performa Invoice will use Shipping Document - Relation of Perfoma Invoice with others is as bellow :

- Numbering format for Performa Invoice :

X Y Z Z Z Z ? 6 Digits 1 = Character (A-Z), base on Customer Grouping in Master of Customer Invoice Assignment

2 = Character (A-Z), as sequence (automatic updated) 3 = Numeric (0 - 9), as sequence (automatic updated) Note : Format Master of Customer Invoice Assignment :

Customer Code Invoice Supply Invoice Credit ex : 15000 A F

31000 B F

- Pending List will be made only for item that qty supply (delivered) in Performa Invoice different with qty supply in first allocation due to partial supply or cancel (W/H denial or user cancel)

ex : Original Order Qty = 100 pcs

Supply Qty = 50 pcs (in allocation) Shipping Out Qty = 30 pcs

Pending Qty = 15 pcs Cancel Qty = 5 pcs ? ? ? ? Result and format of Pending List :

- Pending list created base on Customer Code (Customer Order), and extracted (soft copy) by Main Dealer (first digit Customer Code) d. PIC :

- Supply Operation

(8) Debit Advice a. Timing : - Screen of D/A

Day+1 after shipment Creation

- Printer AS400 b. Document Output :

- Debit Advice (hard & soft copy) - Detail Attachment

- Lager

- Sales Account Statement - Tax (Faktur Pajak) c. Menu/ System Requirement :

D/A Creation (base on Shipment Date) - Input Shipment Date

- All item that already ship out in Day-1 will be debited (separate by Bill Customer Master)

d. PIC :

- Supply Operation

SHIPP DOC CASE

ORDER

PERFORMA INVOICE

1 2 3

*** Delivery Pending List ***

No Process Date Customer Order No Part No Part Name Supply Delivered Pending Cancel

1 A1 B1 C1 D1 D1 50 30 15 5

ISSUING BARCODE SYSTEM FLOW

Approved

Checked

Prepared

Sapurahno Novi S. Agus S. Rizki D.

Team

Project Leader Team Leader

Jakarta, 24 April 2006

Destination

Document Out Jakarta Jakarta

Packing list

O

O

Packing doc

X

X

Shipp.inst

O

O

Ship.doc

O

X

Delivery note

O

O

Label

Case label

O

O

Packing label

O

X

staggered customer only

Dest. Code: Order type: Case no

9aaaaa I9 bbbbbb 9ccccc I9dddddd Trans.code: Packing label Header

Header

1 cycle

ID card Main Location >>>

Picking control board area

OK

Check item 1. P/No 2. Qty 1 header cycle Take 1 cycle

ID card

Batch process

Picking Area _{Packing Area}

case label

Weight measurement

Input case data print out packing label stick on packing label

packing label Header

Header

1 cycle

NO

Scan case label Shipping Process

Ready Cargo

Area

Shipping Area

Checking

Process

Out jakarta Checking Area

DEALER

Jakarta

Case no : Destination : Case type:____ P:_____ L:_____ T:_____ Weight : ____ kgs Volume : _____m3 from barcode

manual input

Shipping Instruction

Print out Shipp. instruction

ship. Instruction no.:__________

shipping instruction

Ready Cargo list ( Supply operation ) Note : Detail

process on next page

enough / ready to be delivered

case

pack.label

shipp. instruction ready cargo area

Warehouse

Supply Operation

Header shipp. instruction Packing List shipp. instruction loading packing label packing label packing label Shipping Doc. Performa Invoice Shipp.doc Packing List Performa invoice Delivery Note Shipp.Agent

Delivery

Troubleshooting

Procedure

Note : Detail process on next

page Destination Order Type ready cargo inquiry Jakarta Out Jakarta Performa Invoice Delivery note Packing List Performa invoice shipp.doc and performa invoice creation Packing List shipp. instruction temporary area packing label

marked for loaded case packing

label for marked label only shipping instruction process Packing List shipp. instruction

Ready cargo

stamped by WH W/h ÎShipp.agent Î S/O Shipping Instruction

Print out Shipp. instruction shipping instruction shipp. instruction ready cargo inquiry shipp. instruction for S/O for W/H shipp. instruction shipp. instruction shipp. instruction for S/O for W/H for shipp.agent for security Out Jakarta Jakarta packing label packing label for case for transfer check

send to W/h

send to S/O

vanning confirmation prosess

check status

check status

by Supply operation

by Supply operation

transfer check prosess

automatic for std case manual input

automatic after case data was input

shipping request

Dest. Code: Order type: Case no

9aaaaa I9 bbbbbb 9ccccc I9dddddd Trans.code: case was auto

selected

Sorting and matching printed in the same time with shipping instruction

Summary invoice vanning confirmation

A

A

A

automatic after data input automatic after data input closed case S/I no.:_____ Ship.agent:____ Debit Advice Faktur Pajak Lager Attach-ment

N + 1

automatic -> extract Shipp. Doc that already ship out

ID card

scan header

cycle scan P/No

label

scan picking label if P/No label can't read by scaner Checking process

scan case label

OR

Checking area

Packing Process Check item

1. P/No 2. Qty

OK

NO Picking Error Completed by picker

W/H denial status maintained by checker Out Jakarta

Jakarta

Header Case label

Header scan header

cycle case label box

put part into case Print out case

label Input

Case number : sequence Daily reset

Destination Parts pending

picking

Checking problem control board Header

Header Header put header cycle on board

TOYOTA ASTRA MOTOR SERVICE PARTS DIV. --> PROCESS

<--17/09/2005 09:37:12 MENU/DIALOG BOX

scan header cycle Header

Case label

Download Case & check

data

Menu : Checking

Menu : Out Jakarta

ID card

Menu : Jakarta

Case label

ID card

scan P/No label

scan picking label if P/No label can't read by scaner Checking process

OR Check item

1. P/No 2. Qty

OK

NO Picking Error Completed by picker

W/H denial status maintained by checker Parts pending

picking

Checking problem control board Header

Header Header put header cycle on board

Close case

Upload Case & check

data

scan case label DATA CHECKING PREPARATION

content: cycle no. and P/No Main Location

>>>

NO Check item

1. P/No 2. Qty

Search item 1. P/No

2. Qty

W/H denial status 1 header

cycle

OK

LPPB

actual qty

LPS

Trouble Shooter Area

by picker by loc control

inform to GH picker

pick.

label Loc.2 box

loc.2 info

Checking Process

pick. label

remark: W/H denial OK

NO TROUBLESHOOTING PROCESS

Packing list

print out packing list

packing list

collected in packing list rack automatic after closed case was uploaded