Sistem Proses Order dari Dealer ke TAM-SPLD

1. Proses Real Time Invoicing Tipe 1 Fasilitas ini digunakan untuk memberikan pelayanan yang lebih cepat kepada dealer atau pelanggan untuk kasus emergency. Tipe order yang dipergunakan untuk proses real time invoicing adalah tipe order 1 emergency order. Sedangkan jenis order untuk proses real time invoicing dibagi menjadi dua, yaitu : 1 Vehicle Off Road VOR Order digunakan untuk pemesanan suku cadang yang benar-benar diperlukan kendaraan tidak bisa jalan tanpa suku cadang tersebut dan atau memenuhi peraturan perundangan. 2 Emergency Order Biasa digunakan untuk memenuhi kebutuhan critical items dari dealer atau pelanggan. Order tipe 1 diproses setiap saat ketika order masuk ke TAM-SPLD, sedangkan waktu dan cara pengirimannya dapat dilihat dalam Tabel 2. Tabel 2. Waktu dan cara pengiriman order tipe 1 Waktu Proses Order Waktu Pengiriman Cara Pengiriman ™ Wilayah Luar Jakarta Pkl. 08.00-12.00 Hari yang sama N Via Udara oleh Ekspedisi Pkl. 12.00-15.30 Esok hari N+1 Via Udara oleh Ekspedisi ™ Wilayah Jakarta Pkl. 08.00-13.30 Hari yang sama N Pengiriman langsung Hari yang sama N Diambil sendiri Pkl. 13.30-15.30 Esok hari N+1 Pengiriman langsung 2. Proses Route Invoicing Tipe 2 Fasilitas ini digunakan untuk melayani order workshop dalam kota, dimana waktu proses order ditentukan secara berkala scheduling dan di sinkronkan dengan waktu pengiriman suku cadang. Tipe order yang dipergunakan untuk proses route invoicing adalah tipe order 2 route order. Order tipe 2 diproses sesuai cut-off time yang telah ditentukan, sedangkan waktu dan cara pengirimannya sebagai disajikan dalam Tabel 3. Tabel 3. Waktu dan cara pengiriman order tipe 2 Waktu Proses Order Waktu Pengiriman Cara Pengiriman Pkl. 08.00-13.00 Hari yang sama N Via DaratLaut - Oleh Ekspedisi Luar Jakarta - Pengiriman langsung Jakarta Pkl. 13.00-15.30 Esok hari N+1 Via DaratLaut - Oleh Ekspedisi Luar Jakarta - Pengiriman langsung Jakarta 3. Proses Batch Invoicing Tipe 3 Fasilitas ini digunakan untuk memberikan pelayanan bagi pesanan atau order dari dealer yang merupakan order untuk pergantian persediaan. Tipe order yang dipergunakan untuk proses batch invoicing adalah tipe order 3 replenishment order. Proses print-out order untuk tipe ini dilakukan dua kali dalam sehari untuk wilayah Jakarta dan luar Jakarta. Waktu dan cara pengiriman suku cadang yang dipesan dengan tipe order ini dapat dilihat pada Tabel 4 berikut. Tabel 4. Waktu dan cara pengiriman order tipe 3 Waktu Print-out Order Waktu Pengiriman Cara Pengiriman Pkl. 13.00 Jakarta N+1 dari proses order Pengiriman langsung Pkl. 14.00 luar Jakarta N+1 dari proses order Via DaratLaut - Oleh Ekspedisi luar Jakarta 4. Proses Firm Order Tipe F Fasilitas ini digunakan untuk pemesanan suku cadang yang life time-nya pendek atau suku cadang yang perlu sering diganti fast moving part dan harus selalu ada persediaan di gudang dealer. Tipe order yang dipergunakan untuk proses firm order adalah tipe order F. Sistem order dilakukan berdasarkan kesepakatan antara TAM dengan dealer mengenai waktu supply. Order tipe F ini sangat dicermati penangannya oleh PT TAM karena jumlahnya sangat banyak, sehingga jika harus memiliki persediaan di gudang, akan memerlukan ruang yang sangat besar. Oleh karena itu PT TAM mengatur persediaannya pada gudang-gudang milik main dealer. Suku cadang yang dipesan dengan proses firm order order tipe F dapat dikirim langsung dari supplier ke main dealer atas permintaan PT TAM.

4.3. Identifikasi Rantai Pasok

Rantai Pasok dalam bisnis suku cadang asli Toyota yang dikelola PT TAM dapat digolongkan menjadi lima kelompok yaitu Supplier Pemasok, PT TAM sebagai agen tunggal pemegang merek dagang Trade Mark, Main Dealer, Sub- DealerBranchVSP-Part Shop serta End User PemilikPemakai kendaraan bermotor merek Toyota. Hasil identifikasi rantai pasok suku cadang asli kendaraan merek Toyota yang dikelola PT. TAM dapat dilihat pada Gambar 7. MATA RANTAI 5 TMCTMAPLocal Supplier TMMIN TAM Sub Dealer BranchVSP Main Dealer Partshops End-User Sub-Depot Astra International Auto 2000 New Ratna Motor Agung Automall Hadji Kalla Hasjrat Abadi MATA RANTAI 4 MATA RANTAI 1 MATA RANTAI 2 MATA RANTAI 3 Supply Order Gambar 7. Rantai pasok dan alur distribusi order dan supply suku cadang Toyota

1. Supplier Pemasok

Supplier merupakan mata rantai pertama dalam jaringan bisnis suku cadang PT Toyota-Astra Motor. Supplier menyediakan suku cadang yang akan didistribusikan oleh PT Toyota-Astra Motor. Suku cadang asli Toyota didapatkan dari beberapa sumber antara lain: a. TMC Toyota Motor Corp. Jepang. b. TMAP Toyota Motor Asia Pacific sebagai importir non TMC 3 rd Country dimana barangnya bersumber dari Thailand, Taiwan, Malaysia, Philipina dan Australia, dll. c. Local Supplier pabrik lokal yaitu: PT Bando, PT Denso Indonesia, PT Kayaba dll, termasuk diantaranya in House Product Pabrik TMMIN body parts. Persentase sumber pemerolehan suku cadang dari pemasok lokal, TMC, dan TMAP bagi TAM masing-masing adalah 54, 36 dan 10. Selanjutnya supplier disebut sebagai mata rantai 1.

2. PT Toyota-Astra Motor

PT TAM merupakan mata rantai kedua yang merupakan agen tunggal pemegang merek Toyota dan bertanggungjawab atas pelayanan purna jual kendaraan. TAM-Service Parts Logistic Division adalah divisi yang bertanggungjawab atas pengadaan dan distribusi suku cadang asli Toyota untuk kebutuhan pelanggan. Semua suku cadang yang didistribusikan oleh PT TAM telah memenuhi standar mutu yang diawasi oleh TMC. PT TAM melakukan pengiriman ke sub depo 50, non depo untuk daerah Jakarta dan sekitarnya 43, dan ekspor 7 untuk suku cadang Toyota yang diproduksi di Indonesia. Selanjutnya PT. TAM disebut sebagai mata rantai 2.

3. Main Dealer

Main dealer merupakan mata rantai ketiga dalam jaringan bisnis TAM. Lima dealer utama Toyota yaitu: PT Astra Internasional Auto 2000, PT New Ratna Motor, PT Agung Automall, PT Hasjrat Abadi, dan NV Hadji Kalla Trd.Co. TAM melakukan pengiriman langsung ke main dealer tersebut atau ke sub-depot yang dimiliki oleh main dealer. Sub-Depot adalah gudang yang