Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
38
6. Sistem Pengelolaan Arsip Statis Perguruan Tinggi
Berdasarkan instrumen pengukuran sistem pengelolaan arsip statis perguruan tinggi, didapatkan hasil analisis kajian sebagai berikut:
Tabel 6. Hasil Analisis Berdasarkan Instrumen Pengukuran Pengelolaan Arsip Statis Perguruan Tinggi
No. Nama
Perguruan Tinggi Negeri
Instrumen Pengelolaan Arsip Statis Perguruan Tinggi Penerapan
Akuisisi Arsip
Statis Penerapan
Pengolahan Arsip
Statis Penerapan
Preservasi Arsip
Statis Penerapan
Akses Layanan
Arsip Statis
1. Universitas
Andalas telah
menerapkan kegiatan
akuisisi arsip yang ditandai
dengan kegiatan
penyerahan arsip ke unit
kearsipan, penilaian
arsip oleh tim penilai
kendati tidak mengguna-
kan JRA telah
menerapkan kegiatan
pengolahan arsip
statis yang ditandai
dengan adanya inventaris arsip
yang dideskripsikan
baik berdasarkan
prinsip asal
usul dan aturan asli
telah menerapkan
kegiatan preservasi
secara sederhana
seperti penggunaan
kapur barus, kendati
telah ada
kegiatan fumigasi
telah menerapkan
kegiatan pelayanan
arsip dengan
memberikan informasi
serta mencarikan
arsip kepada
pihak yang berkepentin
gan sesuai dengan
prosedur yang
berlaku 2.
Universitas Negeri Padang
baru mulai
menerapkan kegiatan
belum menerapkan
kegiatan belum
menerapkan kegiatan
belum menerapkan
kegiatan
Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
39
akuisisi arsip statis, karena
selama ini
arsip statis
yang ada
masih berada pada subunit
kerja yang
berkewenang an
sesuai tupoksi
dalam SOTK pengolahan
arsip statis preservasi
arsip statis akses
dan layanan
arsip statis
3. Universitas
Gajah Mada telah
menerapkan kegiatan
akuisisi dengan baik,
unit kerja
atau fakultas telah
menyerahkan arsip
statisnya ke Arsip
Universitas Gadjah
Mada, telah menerapkan
penilaian arsip
statis dengan
membentuk tim
penilai, telah
menerapkan kegiatan
pengolahan dengan
baik, pendeskripsian
arsip, penataan menggunakan
prinsip asal-
usul dan aturan asli,
telah memiliki
daftar, inventaris, dan
guide arsip
statis perguruan
tinggi telah
menerapkan kegiatan
fumigasi, restorasi,
reproduksi, dan
alihmedia telah
memiliki prosedur
pelayanan penggunaan
arsip statis perguruan
tinggi, penyediaan
arsip secara elektronik,
pengguna arsip
internal maupun
eksternal, jenis
arsip yang
dipinjam diantaranya:
surat
Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
40
dan telah
mengguna- kan JRA
keputusan, peraturan,
laporan, arsip terkait
sejarah UGM,
Gedung Pusat UGM,
dan lembaga-
lembaga yang pernah
ada di UGM 4.
Universitas Sebelas Maret
Surakarta telah
menerapkan kegiatan
akuisisi dengan baik,
unit kerja
atau fakultas telah
menyerahkan arsip
statisnya ke Pusat
Arsip UNS,
telah menerapkan
penilaian arsip
statis dengan
membentuk tim
penilai, dan
telah telah
menerapkan kegiatan
pengolahan dengan
baik seperti
pendeskripsian arsip
dengan kartu
fisis, penataan
menggunakan prinsip
asal- usul dan aturan
asli, telah
memiliki daftar
arsip statis
perguruan tinggi kendati
belum telah
menerapkan kegiatan
fumigasi setiap
6 enam
bulan sekali,
namun belum
menerapkan kegiatan
restorasi, reproduksi,
dan alihmedia
telah memiliki
prosedur pelayanan
penggunaan arsip statis
perguruan tinggi
kendati penyediaan
arsip masih mengguna-
kan sistem manual,
frekuensi arsip statis
dipinjam oleh
2-3 orang
pengguna
Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
41
mengguna- kan JRA
memiliki inventaris dan
guide arsip
statis setiap
minggunya, jenis
arsip yang
dipinjam diantaranya:
fotokopi ijasah,
transkip, SK Rektor, SK
Dekan, Akreditasi
JurusanPro di,
Arsip Foto, Arsip
Alumni, Pengadaan
asset, dan
lain-lain. 5.
Universitas Hasanuddin
belum menerapkan
kegiatan akuisisi arsip
statis karena kegiatan yang
dilakukan baru sebatas
menyimpan dan
menata arsip inaktif
yang diterima dari
unit pengolah lain
belum menerapkan
kegiatan pengolahan
arsip statis
karena masih terkonsentrasi
mengelola dan membuat
daftar arsip
inaktif yang
berasal dari
unit pengolah belum
menerapkan preservasi
arsip statis, namun
demikian perawatan
secara umum
dengan melakukan
pembersih- an,
penggunaan belum
menerapkan kegiatan
akses layanan
arsip bagi
pengguna eksternal,
namun masih
sebatas untuk
kepentingan internal
Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
42
kamper dan sejenisnya
yaitu unit
pengolah 6.
Universitas Jenderal
Soedirman telah
menerapkan kegiatan
akuisisi arsip secara pasif
belum optimal
karena arsip statis masih
berada di
fakultas atau unit
kerja masing-
masing telah
mulai mengolah arsip
mulai dari
arsip dalam
bentuk karungan
hingga pembuatan
daftar arsip
dengan Pola
Klasifikasi Arsip
telah menerapkan
kegiatan preservasi
secara sederhana
telah menerapkan
kegiatan pelayanan
arsip dengan
memberikan informasi
serta mencarikan
arsip yang dibutuhkan
pengguna
7. Universitas
Udayana telah
menerapkan sistem
akuisisi secara aktif
telah mengolah arsip
mulai dari
arsip kacau hingga
pembuatan daftar
arsip dengan
Pola Klasifikasi
Arsip Universitas
Udayana memelihara
dan merawat
secara rutin dengan
memeriksa dan
memberikan bahan kimia
terhadap arsip statis
Pelayanan arsip
dengan memberikan
informasi serta
mencarikan arsip yang
dimaksud- kan
oleh pihak yang
berkepentin gan sesuai
dengan prosedur
yang berlaku,
Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
43
dimana untuk
sementara pelayanan
diberikan kepada
dosen maupun
pegawai
Hasil analisis berdasarkan instrumen pengukuran penerapan akuisisi arsip statis perguruan tinggi menunjukkan bahwa 5 lima perguruan tinggi negeri diatas telah
menerapkan kegiatan akuisisi arsip statis yang ditandai dengan kegiatan penyerahan arsip statis dari unit kerja atau fakultas ke unit kearsipan, kegiatan penilaian arsip oleh
Tim Penilai, dan penggunaan Jadwal Retensi Arsip JRA. Sebaliknya, kegiatan akuisisi ini belum dilaksanakan sepenuhnya oleh Universitas Hasanuddin dan
Universitas Jenderal Soedirman karena arsip statis masih berada di fakultas atau unit kerja masing-masing dan kegiatan masih terkonsentrasi pada penyimpanan dan
penataan arsip inaktif. Hasil analisis berdasarkan instrumen pengukuran penerapan pengolahan arsip
statis perguruan tinggi menunjukkan bahwa 5 lima perguruan tinggi negeri diatas telah menerapkan kegiatan pengolahan arsip statis perguruan tinggi yang ditandai
dengan kegiatan penataan arsip, pendeskripsian arsip berdasarkan prinsip asal usul dan aturan asli, dan pembuatan daftar arsip dengan menggunakan Pola Klasifikasi,
inventaris arsip, serta guide arsip kendati beberapa perguruan tinggi negeri itu belum menerapkan kegiatan pengolahan arsip statis secara maksimal. Sebaliknya, kegiatan
pengolahan arsip statis perguruan tinggi ini belum dilaksanakan oleh Universitas Negeri Padang dan Universitas Hasanuddin.
Hasil analisis berdasarkan instrumen pengukuran penerapan preservasi arsip statis perguruan tinggi menunjukkan bahwa 6 enam perguruan tinggi negeri diatas
telah menerapkan kegiatan preservasi arsip statis secara sederhana, yakni masih menggunakan kapur baruskamper maupun bahan kimia dalam memelihara arsip statis
yang dimiliki dan belum melakukan kegiatan fumigasi, restorasi, reproduksi, dan alihmedia secara rutin. Hingga kini, baru Universitas Gadjah Mada yang telah
Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
44
melaksanakan kegiatan preservasi arsip statis secara optimal, yang ditandai dengan adanya kegiatan fumigasi, restorasi, reproduksi dan alihmedia secara rutin. Di lain
pihak, hanya Universitas Negeri Padang yang belum melakukan kegiatan preservasi arsip statis sama sekali.
Hasil analisis berdasarkan instrumen pengukuran penerapan akses dan layanan arsip statis perguruan tinggi menunjukkan bahwa 4 empat perguruan tinggi negeri
diatas telah menerapkan kegiatan akses dan layanan arsip statis bagi para penggunanya baik internal maupun eksternal sesuai dengan prosedur yang berlaku di masing-masing
perguruan tinggi tersebut. Sementara itu, Universitas Hasanuddin dan Universitas Udayana baru menerapkan kegiatan akses layanan arsip bagi pengguna internal di
lingkungannya. Di sisi lain, Universitas Negeri Padang belum melakukan kegiatan
akses dan layanan arsip statis sama sekali.
Dapat dikatakan bahwa khasanah arsip perguruan tinggi merupakan informasi yang harus dapat diakses oleh para
stakeholder
perguruan tinggi dan publik, oleh karenanya komponen-komponen pengontrol dan pendukung sistem pengelolaan arsip
perguruan tinggi, seperti kebijakan, kelembagaan, SDM, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya yang terintegrasi dan terpadu di lingkungan perguruan tinggi perlu
ditingkatkan di masa mendatang.
Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
45
BAB V PENUTUP