Sistem Pengelolaan Arsip Statis Perguruan Tinggi

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 38

6. Sistem Pengelolaan Arsip Statis Perguruan Tinggi

Berdasarkan instrumen pengukuran sistem pengelolaan arsip statis perguruan tinggi, didapatkan hasil analisis kajian sebagai berikut: Tabel 6. Hasil Analisis Berdasarkan Instrumen Pengukuran Pengelolaan Arsip Statis Perguruan Tinggi No. Nama Perguruan Tinggi Negeri Instrumen Pengelolaan Arsip Statis Perguruan Tinggi Penerapan Akuisisi Arsip Statis Penerapan Pengolahan Arsip Statis Penerapan Preservasi Arsip Statis Penerapan Akses Layanan Arsip Statis 1. Universitas Andalas telah menerapkan kegiatan akuisisi arsip yang ditandai dengan kegiatan penyerahan arsip ke unit kearsipan, penilaian arsip oleh tim penilai kendati tidak mengguna- kan JRA telah menerapkan kegiatan pengolahan arsip statis yang ditandai dengan adanya inventaris arsip yang dideskripsikan baik berdasarkan prinsip asal usul dan aturan asli telah menerapkan kegiatan preservasi secara sederhana seperti penggunaan kapur barus, kendati telah ada kegiatan fumigasi telah menerapkan kegiatan pelayanan arsip dengan memberikan informasi serta mencarikan arsip kepada pihak yang berkepentin gan sesuai dengan prosedur yang berlaku 2. Universitas Negeri Padang baru mulai menerapkan kegiatan belum menerapkan kegiatan belum menerapkan kegiatan belum menerapkan kegiatan Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 39 akuisisi arsip statis, karena selama ini arsip statis yang ada masih berada pada subunit kerja yang berkewenang an sesuai tupoksi dalam SOTK pengolahan arsip statis preservasi arsip statis akses dan layanan arsip statis 3. Universitas Gajah Mada telah menerapkan kegiatan akuisisi dengan baik, unit kerja atau fakultas telah menyerahkan arsip statisnya ke Arsip Universitas Gadjah Mada, telah menerapkan penilaian arsip statis dengan membentuk tim penilai, telah menerapkan kegiatan pengolahan dengan baik, pendeskripsian arsip, penataan menggunakan prinsip asal- usul dan aturan asli, telah memiliki daftar, inventaris, dan guide arsip statis perguruan tinggi telah menerapkan kegiatan fumigasi, restorasi, reproduksi, dan alihmedia telah memiliki prosedur pelayanan penggunaan arsip statis perguruan tinggi, penyediaan arsip secara elektronik, pengguna arsip internal maupun eksternal, jenis arsip yang dipinjam diantaranya: surat Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 40 dan telah mengguna- kan JRA keputusan, peraturan, laporan, arsip terkait sejarah UGM, Gedung Pusat UGM, dan lembaga- lembaga yang pernah ada di UGM 4. Universitas Sebelas Maret Surakarta telah menerapkan kegiatan akuisisi dengan baik, unit kerja atau fakultas telah menyerahkan arsip statisnya ke Pusat Arsip UNS, telah menerapkan penilaian arsip statis dengan membentuk tim penilai, dan telah telah menerapkan kegiatan pengolahan dengan baik seperti pendeskripsian arsip dengan kartu fisis, penataan menggunakan prinsip asal- usul dan aturan asli, telah memiliki daftar arsip statis perguruan tinggi kendati belum telah menerapkan kegiatan fumigasi setiap 6 enam bulan sekali, namun belum menerapkan kegiatan restorasi, reproduksi, dan alihmedia telah memiliki prosedur pelayanan penggunaan arsip statis perguruan tinggi kendati penyediaan arsip masih mengguna- kan sistem manual, frekuensi arsip statis dipinjam oleh 2-3 orang pengguna Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 41 mengguna- kan JRA memiliki inventaris dan guide arsip statis setiap minggunya, jenis arsip yang dipinjam diantaranya: fotokopi ijasah, transkip, SK Rektor, SK Dekan, Akreditasi JurusanPro di, Arsip Foto, Arsip Alumni, Pengadaan asset, dan lain-lain. 5. Universitas Hasanuddin belum menerapkan kegiatan akuisisi arsip statis karena kegiatan yang dilakukan baru sebatas menyimpan dan menata arsip inaktif yang diterima dari unit pengolah lain belum menerapkan kegiatan pengolahan arsip statis karena masih terkonsentrasi mengelola dan membuat daftar arsip inaktif yang berasal dari unit pengolah belum menerapkan preservasi arsip statis, namun demikian perawatan secara umum dengan melakukan pembersih- an, penggunaan belum menerapkan kegiatan akses layanan arsip bagi pengguna eksternal, namun masih sebatas untuk kepentingan internal Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 42 kamper dan sejenisnya yaitu unit pengolah 6. Universitas Jenderal Soedirman telah menerapkan kegiatan akuisisi arsip secara pasif belum optimal karena arsip statis masih berada di fakultas atau unit kerja masing- masing telah mulai mengolah arsip mulai dari arsip dalam bentuk karungan hingga pembuatan daftar arsip dengan Pola Klasifikasi Arsip telah menerapkan kegiatan preservasi secara sederhana telah menerapkan kegiatan pelayanan arsip dengan memberikan informasi serta mencarikan arsip yang dibutuhkan pengguna 7. Universitas Udayana telah menerapkan sistem akuisisi secara aktif telah mengolah arsip mulai dari arsip kacau hingga pembuatan daftar arsip dengan Pola Klasifikasi Arsip Universitas Udayana memelihara dan merawat secara rutin dengan memeriksa dan memberikan bahan kimia terhadap arsip statis Pelayanan arsip dengan memberikan informasi serta mencarikan arsip yang dimaksud- kan oleh pihak yang berkepentin gan sesuai dengan prosedur yang berlaku, Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 43 dimana untuk sementara pelayanan diberikan kepada dosen maupun pegawai Hasil analisis berdasarkan instrumen pengukuran penerapan akuisisi arsip statis perguruan tinggi menunjukkan bahwa 5 lima perguruan tinggi negeri diatas telah menerapkan kegiatan akuisisi arsip statis yang ditandai dengan kegiatan penyerahan arsip statis dari unit kerja atau fakultas ke unit kearsipan, kegiatan penilaian arsip oleh Tim Penilai, dan penggunaan Jadwal Retensi Arsip JRA. Sebaliknya, kegiatan akuisisi ini belum dilaksanakan sepenuhnya oleh Universitas Hasanuddin dan Universitas Jenderal Soedirman karena arsip statis masih berada di fakultas atau unit kerja masing-masing dan kegiatan masih terkonsentrasi pada penyimpanan dan penataan arsip inaktif. Hasil analisis berdasarkan instrumen pengukuran penerapan pengolahan arsip statis perguruan tinggi menunjukkan bahwa 5 lima perguruan tinggi negeri diatas telah menerapkan kegiatan pengolahan arsip statis perguruan tinggi yang ditandai dengan kegiatan penataan arsip, pendeskripsian arsip berdasarkan prinsip asal usul dan aturan asli, dan pembuatan daftar arsip dengan menggunakan Pola Klasifikasi, inventaris arsip, serta guide arsip kendati beberapa perguruan tinggi negeri itu belum menerapkan kegiatan pengolahan arsip statis secara maksimal. Sebaliknya, kegiatan pengolahan arsip statis perguruan tinggi ini belum dilaksanakan oleh Universitas Negeri Padang dan Universitas Hasanuddin. Hasil analisis berdasarkan instrumen pengukuran penerapan preservasi arsip statis perguruan tinggi menunjukkan bahwa 6 enam perguruan tinggi negeri diatas telah menerapkan kegiatan preservasi arsip statis secara sederhana, yakni masih menggunakan kapur baruskamper maupun bahan kimia dalam memelihara arsip statis yang dimiliki dan belum melakukan kegiatan fumigasi, restorasi, reproduksi, dan alihmedia secara rutin. Hingga kini, baru Universitas Gadjah Mada yang telah Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 44 melaksanakan kegiatan preservasi arsip statis secara optimal, yang ditandai dengan adanya kegiatan fumigasi, restorasi, reproduksi dan alihmedia secara rutin. Di lain pihak, hanya Universitas Negeri Padang yang belum melakukan kegiatan preservasi arsip statis sama sekali. Hasil analisis berdasarkan instrumen pengukuran penerapan akses dan layanan arsip statis perguruan tinggi menunjukkan bahwa 4 empat perguruan tinggi negeri diatas telah menerapkan kegiatan akses dan layanan arsip statis bagi para penggunanya baik internal maupun eksternal sesuai dengan prosedur yang berlaku di masing-masing perguruan tinggi tersebut. Sementara itu, Universitas Hasanuddin dan Universitas Udayana baru menerapkan kegiatan akses layanan arsip bagi pengguna internal di lingkungannya. Di sisi lain, Universitas Negeri Padang belum melakukan kegiatan akses dan layanan arsip statis sama sekali. Dapat dikatakan bahwa khasanah arsip perguruan tinggi merupakan informasi yang harus dapat diakses oleh para stakeholder perguruan tinggi dan publik, oleh karenanya komponen-komponen pengontrol dan pendukung sistem pengelolaan arsip perguruan tinggi, seperti kebijakan, kelembagaan, SDM, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya yang terintegrasi dan terpadu di lingkungan perguruan tinggi perlu ditingkatkan di masa mendatang. Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 45

BAB V PENUTUP