Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
34
Hasanuddin belum pernah menyelenggarakan pelatihan dan pendidikan kearsipan bagi sumber daya manusia di lingkungannya. Kendati demikian, pihak perguruan tinggi
telah berupaya meningkatkan kualitas sumber daya manusia kearsipan yang dimiliki dengan mengikutsertakan sumber daya manusia kearsipan yang dimiliki pada pelatihan
dan pendidikan kearsipan yang diselenggarakan instansi pusat seperti Arsip Nasional Republik Indonesia, maupun di instansi lainnya. Idealnya, sumber daya manusia
kearsipan di lingkungan perguruan tinggi juga harus dilengkapi dengan keahlian dan keterampilan dalam mengelola arsip statis terutama pada kegiatan akuisisi, pengolahan,
pembuatan daftar arsip, dan layanan arsip statis bagi pengguna.
5. Prasarana dan Sarana Kearsipan
Berdasarkan instrumen pengukuran prasarana dan sarana kearsipan, didapatkan hasil analisis kajian sebagai berikut:
Tabel 5. Hasil Analisis Berdasarkan Instrumen Pengukuran Prasarana dan Sarana Kearsipan
No. Nama
Perguruan Tinggi Negeri
Instrumen Pengukuran Prasarana dan Sarana Kearsipan Kuantitas
Kualitas
1. Universitas
Andalas a Prasarana yang dimiliki
belum memadai ditandai dengan
belum adanya
gedung
records center
atau depo
tersendiri, walaupun sudah terdapat
ruangan untuk
penyimpanan arsip; b Sarana
yang dimiliki cukup memadai ditandai
dengan adanya
rak, lemari,
boks arsip,
komputer, dan sejenisnya. a Prasarana yang dimiliki
belum memenuhi standar bagi pengelolaan arsip
perguruan tinggi; b Sarana yang dimiliki
cukup optimal digunakan dalam pengelolaan arsip
perguruan tinggi.
2. Universitas
Negeri Padang a Prasarana yang dimiliki
belum memadai ditandai a Prasarana yang dimiliki
belum memenuhi standar
Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
35
dengan belum
adanya gedung
records center
atau depo
tersendiri, walaupun sudah terdapat
ruang kecil di masing- masing unit kerja untuk
penyimpanan arsip; bSarana yang dimiliki cukup
memadai ditandai dengan adanya
filling cabinet
, lemari,
boks arsip,
komputer, dan sejenisnya. bagi pengelolaan arsip
perguruan tinggi; b Sarana yang dimiliki
cukup optimal digunakan dalam pengelolaan arsip
perguruan tinggi.
3. Universitas
Gajah Mada a Prasarana yang dimiliki
cukup memadai dalam mengelola arsip perguruan
tinggi; b Sarana
yang dimiliki cukup memadai ditandai
dengan adanya
filling cabinet
, lemari,
boks arsip,
komputer, dan
sejenisnya. a Prasarana yang dimiliki
cukup memenuhi standar bagi pengelolaan arsip
perguruan tinggi; b Sarana yang dimiliki
cukup optimal digunakan dalam pengelolaan arsip
perguruan tinggi
dan mengikuti
kemajuan teknologi informasi dan
komunikasi 4.
Universitas Sebelas
Maret Surakarta
a Prasarana yang dimiliki belum memadai ditandai
dengan belum
adanya gedung
records center
atau depo tersendiri, saat ini
pengelolaan dan
penyimpanan arsip masih berada satu atap dengan
UPT. Perpustakaan UNS; b Sarana
yang dimiliki a Prarana yang dimiliki
belum memenuhi standar bagi pengelolaan arsip
perguruan tinggi; b Sarana yang dimiliki
cukup optimal digunakan dalam pengelolaan arsip
perguruan tinggi.
Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
36
cukup memadai ditandai dengan
adanya rak,
lemari, boks
arsip, komputer, dan sejenisnya.
5. Universitas
Hasanuddin a Prasarana yang dimiliki
belum memadai ditandai dengan adanya gedung
records center
, yang
masih menyatu dengan perpustakaan;
b Prasarana yang dimiliki cukup memadai ditandai
dengan adanya
rak, lemari,
boks arsip,
komputer, dan sejenisnya. a Prasarana yang dimiliki
cukup memenuhi standar bagi pengelolaan arsip
perguruan tinggi; b Sarana yang dimiliki
cukup optimal digunakan dalam pengelolaan arsip
perguruan tinggi.
6. Universitas
Jenderal Soedirman
a Prasarana yang dimiliki belum memadai ditandai
dengan baru
tersedia ruangan
untuk penyimpanan arsip;
b Sarana yang dimiliki
cukup memadai ditandai dengan
adanya rak,
lemari, boks
arsip, komputer, dan sejenisnya.
a Prasarana yang dimiliki belum memenuhi standar
bagi pengelolaan arsip perguruan tinggi;
b Sarana yang dimiliki cukup optimal digunakan
dalam pengelolaan arsip perguruan tinggi.
7. Universitas
Udayana a Prasarana yang dimiliki
belum memadai ditandai dengan
belum adanya
gedung
records center
atau depo
tersendiri, walaupun telah terdapat
ruangan untuk
penyimpanan arsip; a Prasarana yang dimiliki
belum memenuhi standar bagi pengelolaan arsip
perguruan tinggi; b Sarana yang dimiliki
cukup optimal digunakan dalam pengelolaan arsip
perguruan tinggi.
Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
37
b Sarana yang dimiliki
cukup memadai ditandai dengan
adanya rak,
lemari, boks
arsip, komputer, dan sejenisnya.
Hasil analisis berdasarkan instrumen pengukuran prasarana kearsipan menunjukkan bahwa, secara kuantitatif, diketahui bahwa hingga saat ini hanya
Universitas Gadjah Mada yang telah memiliki prasarana yang cukup memadai dalam mengelola arsip perguruan tinggi. Sementara itu, 6 enam perguruan tinggi negeri
lainnya belum memiliki prasarana kearsipan yang cukup memadai, ditandai dengan belum adanya gedung
records center
atau depo tersendiri, kendati telah terdapat ruangan untuk penyimpanan arsip di lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan.
Selain itu, masih terdapat gedung
records center
atau depo yang menyatu dengan perpustakaan sehingga mengakibatkan kegiatan pengelolaan arsip perguruan tinggi ini
tidak berjalan secara maksimal. Dapat dikatakan bahwa, secara kualitatif, prasarana yang dimiliki belum memenuhi standar bagi pengelolaan arsip perguruan tinggi itu
sendiri. Salah satu kendala yang dihadapi yaitu masalah pendanaan kearsipan yang sangat minim. Idealnya, kedepannya, prasarana kearsipan telah dimiliki Arsip
Perguruan Tinggi masing-masing, terpisah dari unit kerja lain seperti perpustakaan, serta memperhatikan faktor pelindungan dan penyelamatan arsip dari bencana alam
maupun bencana sosial. Sementara itu, Hasil analisis berdasarkan instrumen pengukuran sarana kearsipan
menunjukkan bahwa keenam perguruan tinggi negeri itu telah memiliki sarana kearsipan yang cukup memadai, kendati dengan segala keterbatasan yang dimiliki
diatas. Hal ini ditandai dengan adanya
filling cabinet
, lemari, boks arsip, komputer, dan sejenisnya di lingkungan perguruan tinggi itu sendiri. Dapat dikatakan, secara kualitatif,
sarana kearsipan yang dimiliki cukup optimal digunakan dalam pengelolaan arsip perguruan tinggi. Idealnya, sarana kearsipan yang dimiliki mampu mengikuti kemajuan
teknologi informasi dan komunikasi sebagaimana telah diterapkan oleh Universitas Gadjah Mada, mengingat kedepannya perlu adanya pemanfaatan sistem pengelolaan
arsip perguruan tinggi berbasis teknologi.
Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
38
6. Sistem Pengelolaan Arsip Statis Perguruan Tinggi
