Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
8
b. Unit kearsipan II Unit kearsipan II berada di lingkungan sekretariat rektorat, sekretariat
fakultas, dan sekretariat UPT atau dengan sebutan lain. Unit kearsipan II mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan arsip inaktif yang memiliki
retensi di bawah 10 sepuluh tahun dari unit pengolahunit kerja, dan pembinaan kearsipan di lingkungannya. Selain itu, unit kearsipan II
melaksanakan fungsi: a
Pengolahan dan penyajian arsip inaktif menjadi informasi; b
Pelaksanaan pemusnahan arsip; c
Penyiapan penyerahan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang- kurangnya 10 sepuluh tahun kepada unit kearsipan I pada LKPT;
d Penyiapan penyerahan arsip statis kepada LKPT; dan
e Melakukan evaluasi penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.
2.3 Konsep Arsip Perguruan Tinggi
Menurut Pasal 1 nomor 17 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsip Perguruan Tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan
organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi.
Adapun tujuan pembentukan Arsip Perguruan Tinggi menurut William Maher 1992, 152 adalah sebagai berikut:
a. Menilai, menyimpan, mengelola, mengolah, menyajikan, dan merawat
arsip yang bernilai guna tinggi bagi perguruan tinggi untuk kepentingan pengguna;
b. Menyediakan fasilitas yang memadai bagi kegiatan retensi dan
preservasi arsip; c.
Menyediakan pelayanan informasi yang dapat membantu pelaksanaan kegiatan perguruan tinggi;
d. Memberikan pelayanan penelitian dengan penyediaan bahan berupa
khasanah kearsipan yang dibutuhkan; e.
Menyebarluaskan pengetahuan dan pemahaman dari tujuan program dan sasaran perguruan tinggi serta kemungkinan pengembangannya;
f. Memfasilitasi kegiatan kearsipan perguruan tinggi secara efisien; dan
Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
9
g. Menyediakan sumber informasi untuk memacu teknik pembelajaran dan
pengajaran yang lebih kreatif. Khasanah arsip perguruan tinggi merupakan informasi yang harus dapat
diakses oleh para
stakeholder
perguruan tinggi dan publik, oleh sebab itu, komponen-komponen pengontrol dan pendukung sistem pengelolaan arsip
perguruan tinggi, seperti kebijakan, kelembagaan, SDM, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya yang saling terintegrasi dan terpadu perlu ditingkatkan.
Lebih lanjut, pencipta arsip di lingkungan Perguruan Tinggi berada pada satuan kerja dan organisasi civitas akademika. Keberadaan arsip statis satuan
kerja di lingkungan perguruan tinggi ini dapat berada pada unit kearsipan sekretariat rektorat, fakultas, dan unit dengan sebutan nama lain. Adapun yang
dimaksud dengan arsip statis perguruan tinggi merupakan: a.
Arsip statis satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi yang berasal dari arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 sepuluh
tahun berada pada unit kearsipan sekretariat rektorat, fakultas, dan unit dengan sebutan nama lain selaku unit kearsipan II perguruan tinggi;
b. Arsip statis satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi yang berasal dari
arsip inaktif yang memiliki retensi di atas 10 sepuluh tahun berada pada lembaga kearsipan daerah selaku unit kearsipan I perguruan tinggi;
dan c.
Arsip statis di lingkungan organisasi civitas akademika umumnya tersimpan pada sekretariat organisasi.
Sementara itu, jenis Arsip Perguruan Tinggi diantaranya meliputi: a. Arsip bukti keberadaan perguruan tinggi, yakni bukti mengenai memori
dan identitas perguruan tinggi, yang memuat ciri khas dan informasi khusus tentang perguruan tinggi, antara lain:
a Struktur organisasi dan tata kerja;
b Keputusan presiden tentang Pengangkatan Rektor Pembantu
Rektor; c
Keputusan Menteri Pendidikan Nasional tentang pengangkatan DekanPembantu Dekan;
d Pedoman ketatalaksanaan;
e Pendirian, perubahan, penyatuan lembaga-lembaga perguruan
tinggi; dan
Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
10
f Lambang, logo, simbol dan identitas perguruan tinggi maupun
lembaga. b.
Official archives
yang merupakan bukti kinerja perguruan tinggi, antara lain:
a Semua kebijakan yang ditandatangani oleh pimpinan perguruan
tinggi yang bersifat mengatur; b
Rencana strategis perguruan tinggi; c
Perencanaan anggaran tahunan; d
Neraca dan laporan keuangan tahunan; e
Program kerja jangka pendek, menengah, dan panjang; f
Memory of Understanding
; dan g
Keputusan rektor atau pimpinan perguruan tinggi yang bersifat mengatur dan menetapkan.
c. Arsip mengenai lulusan pertama;
d. Arsip perseorangantokoh perguruan tinggi
Pencipta arsip perseorangan perguruan tinggi adalah civitas akademika yang memiliki peran strategis dalam penyelenggaraan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara di lingkungan perguruan tinggi, antara lain:
a Semua arsip yang berkaitan dengan perjalanan karier sebagai
mahasiswa dan atau dosen, yakni: 1
Arsip berkaitan dengan mahasiswadosen, diantaranya: surat keterangan sebagai mahasiswadosen, surat pemberhentian
sebagai mahasiswadosen, surat pengangkatan guru besar, dan sejenisnya;
2 Arsip berkaitan dengan peran serta dalam organisasi
kemahasiswaansenat akademik, diantaranya: surat sebagai anggota atau pengurus organisasi kemahasiswaansenat
akademik, surat pemberhentian sebagai anggota atau pengurus organisasi kemahasiswaansenat akademik, dan sejenisnya.
b Semua arsip yang berkaitan dengan prestasi akademik, seperti:
1 Piagamsertifikat penghargaan;
2 Karya cipta; dan
Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
11
3
Personal paper
sebagai bukti kumpulan karya ilmiah yang dihasilkan oleh kalangan civitas akademika perguruan tinggi,
seperti: disertasi, tesis dan skripsi; hasil penelitian; dan pidato ilmiah.
2.4 Konsep Sumber Daya Manusia Kearsipan dalam Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi
