Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
6
dan teknologi, serta menyelenggarakan pengabdian masyarakat. Perguruan tinggi diselenggarakan berdasarkan dua asas yaitu:
a. kemandirian moral untuk membangun perguruan tinggi sebagai kekuatan
moral dalam pembangunan masyarakat yang demokratis dan mampu bersaing secara global;
b. wawasan global guna mencerdaskan kehidupan bangsa dengan
mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan dan teknologi, budaya dan seni.
Sesuai amanat Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional, tujuan pendidikan nasional tidak hanya mencakup
pengembangan dimensi intelektual dan produktivitas tetapi juga mencakup dimensi kepribadian, sosial, dan lingkungan sehingga kontribusi dan peran perguruan tinggi
dapat dirasakan oleh masyarakat dan pembangunan. Hal ini diaktualisasikan dalam Tri Dharma Perguruan Tinggi yang meliputi:
a. Pendidikan, upaya pembentukan kekuatan penalaran akademis melalui
proses pendidikan dan pengajaran; b.
Penelitian, berorientasi kepada pemenuhan kebutuhan masyarakat, pelayanan umum dan pranata sosial; dan
c. Pengabdian masyarakat, upaya menghubungkan pemikiran-pemikiran
akademis dengan masalah kehidupan sosial bermasyarakat. Berkenaan dengan kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi tersebut, informasi
ataupun karya-karya ilmiah maupun penelitian bernilai guna tinggi yang dihasilkan oleh perguruan tinggi merupakan bagian khasanah arsip, selain arsip-arsip yang
dihasilkan dari adanya proses administrasi dan aktivitas akademika di lingkungan perguruan tinggi, seperti:
a. Administrasi pembantu pimpinan, meliputi administrasi akademik dan
kemahasiswaan dan administrasi umum; b.
Administrasi pelaksana,
meliputi administrasi
unit pelaksana
teknisinstalasi pusatfakultas, administrasi fakultas dan administrasi lembaga.
2.2 Konsep Lembaga Kearsipan
Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Keberadaan
Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
7
lembaga kearsipan sebagai instrumen dalam penyelenggaraan kearsipan nasional telah diatur dalam Pasal 16 ayat 3 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
kearsipan bahwa lembaga kearsipan terdiri atas ANRI, Arsip daerah provinsi, Arsip daerah kabupatenkota, dan Arsip perguruan tinggi.
Arsip Perguruan Tinggi merupakan lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi
dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi. Sejalan dengan otonomi penyelenggaraan pendidikan tinggi dan kedudukan perguruan tinggi
sebagai penyelenggara kearsipan sebagaimana tercantum dalam Undang-Undang nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan maka terdapat penyesuaian terkait dengan
kewenangan, keberadaan dan nomenklatur lembaga kearsipan di lingkungan perguruan tinggi dengan sebutan Arsip Perguruan Tinggi.
2.2 Konsep Unit Kearsipan
Penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi membutuhkan sumber daya pendukung yang memadai sebagai fondasi yang kuat untuk mencapai
tujuan penyelenggaraan kearsipan dengan optimal. Sumber daya pendukung penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi, meliputi: organisasi
kearsipan, sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta pendanaan kearsipan. Dalam hal ini, organisasi unit kearsipan perguruan tinggi yang melaksanakan fungsi
dan tugas kearsipan dinamis dan statis di lingkungan perguruan tinggi, yaitu: a.
Unit kearsipan I Unit kearsipan I berada pada LKPT, mempunyai tugas melaksanakan
pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 sepuluh tahun yang berasal dari satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi.
Unit Kearsipan I memiliki fungsi: a
Penerimaan arsip inaktif dari satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi;
b Pengolahan dan penyajian arsip inaktif menjadi informasi;
c Penyimpanan arsip inaktif;
d Pelaksanaan pemusnahan arsip; dan
e Penyiapan penyerahan arsip statis kepada LKPT.
Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
8
b. Unit kearsipan II Unit kearsipan II berada di lingkungan sekretariat rektorat, sekretariat
fakultas, dan sekretariat UPT atau dengan sebutan lain. Unit kearsipan II mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan arsip inaktif yang memiliki
retensi di bawah 10 sepuluh tahun dari unit pengolahunit kerja, dan pembinaan kearsipan di lingkungannya. Selain itu, unit kearsipan II
melaksanakan fungsi: a
Pengolahan dan penyajian arsip inaktif menjadi informasi; b
Pelaksanaan pemusnahan arsip; c
Penyiapan penyerahan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang- kurangnya 10 sepuluh tahun kepada unit kearsipan I pada LKPT;
d Penyiapan penyerahan arsip statis kepada LKPT; dan
e Melakukan evaluasi penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.
2.3 Konsep Arsip Perguruan Tinggi
