Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
31
Mengenai pelaksanaan pengelolaan arsip statis perguruan tinggi yang meliputi kegiatan akuisisi arsip, pengolahan, preservasi, dan layanan arsip statis perguruan
tinggi telah dilaksanakan oleh Universitas Andalas, Universitas Gadjah Mada, Universitas Jenderal Soedirman dan Universitas Udayana. Dalam hal ini, Universitas
Jenderal Soedirman telah mulai melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip statis perguruan tinggi, kendati belum memiliki SOP Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi.
Sedangkan, Universitas Sebelas Maret Surakarta telah melaksanakan kegiatan akuisisi, pengolahan, akses dan layanan arsip statis perguruan tinggi, namun belum
optimal dalam melaksanakan kegiatan preservasi arsip. Selanjutnya, Universitas Negeri Padang baru melaksanakan kegiatan akuisisi, namun belum melaksanakan
kegiatan pengolahan, preservasi, dan layanan arsip statis perguruan tinggi. Hal serupa juga didapatkan di Universitas Hasanuddin yang belum melaksanakan kegiatan
pengelolaan arsip statis, namun telah melaksanakan pengelolaan arsip dinamis hingga tahap penyusutan arsip.
4. Sumber Daya Manusia Kearsipan
Berdasarkan instrumen pengukuran Sumber Daya Manusia SDM Kearsipan, didapatkan hasil analisis kajian sebagai berikut:
Tabel 4. Hasil Analisis Berdasarkan Instrumen Pengukuran SDM Kearsipan
No. Nama
Perguruan Tinggi Negeri
Instrumen Pengukuran SDM Kearsipan Kuantitas
Kualitas
1. Universitas
Andalas Arsiparis yang dimiliki saat
ini berjumlah kurang lebih 22 orang terdiri atas 15 orang
arsiparis terampil, 1 orang arsiparis ahli, dan 6 tenaga
pengelola arsip a.Latar belakang pendidikan
arsiparis terdiri
atas SLTA, D3 dan S1;
b Belum ada pelatihan dan pendidikan
kearsipan bagi SDM Kearsipan,
namun mengikutsertakan SDM yang dimiliki pada
pelatihan dan pendidikan kearsipan
yang diselenggarakan
oleh
Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
32
instansi lain. 2.
Universitas Negeri Padang
Arsiparis yang dimiliki saat ini berjumlah kurang lebih 43
orang terdiri atas 13 orang arsiparis terampil, 3 orang
arsiparis ahli, dan 17 orang tenaga pengelola arsip
a.Latar belakang pendidikan arsiparis
terdiri atas
SLTA, D3, dan S1; b Belum ada pelatihan dan
pendidikan kearsipan
bagi SDM Kearsipan, namun mengikutsertakan
SDM yang dimiliki pada pelatihan dan pendidikan
kearsipan yang
diselenggarakan instansi lain.
3. Universitas
Gajah Mada Arsiparis yang dimiliki saat
ini berjumlah kurang lebih 20 orang 7 orang arsiparis
terampil, 1 orang arsiparis ahli, dan 12 orang pengelola
arsip a.Latar belakang pendidikan
arsiparis terdiri atas D3 Kearsipan dan S1;
bAdanya pelatihan
dan pendidikan kearsipan bagi
SDM Kearsipan. 4.
Universitas Sebelas
Maret Surakarta
Arsiparis yang dimiliki saat ini berjumlah kurang lebih 35
orang terdiri atas 33 orang arsiparis terampil dan 2 orang
arsiparis ahli a.Latar belakang pendidikan
arsiparis terdiri atas: - SLTASMK,
- D3 Kearsipan, -S1 Administrasi Negara,
ekonomi; bAdanya
pelatihan dan
pendidikan kearsipan
bagi SDM Kearsipan. 5.
Universitas Hasanuddin
Arsiparis yang dimiliki saat ini berjumlah kurang lebih 15
orang terdiri atas 2 orang arsiparis ahli dan 11 orang
arsiparis terampil a.Latar belakang pendidikan
arsiparis terdiri atas D3 dan S1;
bAdanya pelatihan
dan pendidikan
kearsipan
Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
33
bagi SDM Kearsipan. 6.
Universitas Jenderal
Soedirman Arsiparis yang dimiliki saat
ini berjumlah kurang lebih 16 orang terdiri atas 12 orang
arsiparis terampil dan 4 orang arsiparis ahli
a.Latar belakang pendidikan arsiparis terdiri atas:
- SLTASMK, - D3 Kearsipan,
- S1 Hukum, Ekonomi. b Belum ada pelatihan dan
pendidikan kearsipan
bagi SDM Kearsipan. 7.
Universitas Udayana
Arsiparis yang dimiliki saat ini berjumlah kurang lebih 25
orang arsiparis a.Latar belakang pendidikan
arsiparis terdiri
atas SLTA dan S1;
bAdanya pelatihan
dan pendidikan
kearsipan bagi SDM Kearsipan.
Hasil analisis berdasarkan instrumen pengukuran SDM Kearsipan menunjukkan bahwa, secara kuantitatif, ketujuh perguruan tinggi negeri telah memiliki
arsiparis dengan jumlah yang cukup memadai baik untuk arsiparis tingkat terampil maupun ahli, serta tenaga pengelola arsip untuk mengelola arsip perguruan tinggi di
masing-masing unit kerjafakultasUPT. Idealnya, arsiparis yang dimiliki di setiap unit kerjafakultasUPT minimal berjumlah kurang lebih 3-5 orang arsiparis yang bertujuan
agar kegiatan pengelolaan arsip perguruan tinggi dapat berjalan secara optimal. Lebih lanjut, secara kualitatif, arsiparis yang dimiliki ketujuh perguruan tinggi negeri berlatar
belakang pendidikan mulai dari SLTASMK hingga S1 Sarjana dari berbagai jurusan seperti Kearsipan, Administrasi Negara, Hukum, dan Ekonomi. Idealnya, terdapat
arsiparis yang berasal dari jurusan Ilmu Kearsipan ataupun arsiparis dengan kompetensi kearsipan yang cukup mumpuni dengan harapan pencapaian kualitas pengelolaan arsip
perguruan tinggi yang baik. Sementara itu, pelatihan dan pendidikan kearsipan bagi sumber daya manusia
kearsipan telah diselenggarakan oleh Universitas Gadjah Mada, Universitas Sebelas Maret Surakarta, dan Universitas Udayana. Sebaliknya, Universitas Andalas,
Universitas Negeri Padang, Universitas Jenderal Soedirman, dan Universitas
Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
34
Hasanuddin belum pernah menyelenggarakan pelatihan dan pendidikan kearsipan bagi sumber daya manusia di lingkungannya. Kendati demikian, pihak perguruan tinggi
telah berupaya meningkatkan kualitas sumber daya manusia kearsipan yang dimiliki dengan mengikutsertakan sumber daya manusia kearsipan yang dimiliki pada pelatihan
dan pendidikan kearsipan yang diselenggarakan instansi pusat seperti Arsip Nasional Republik Indonesia, maupun di instansi lainnya. Idealnya, sumber daya manusia
kearsipan di lingkungan perguruan tinggi juga harus dilengkapi dengan keahlian dan keterampilan dalam mengelola arsip statis terutama pada kegiatan akuisisi, pengolahan,
pembuatan daftar arsip, dan layanan arsip statis bagi pengguna.
5. Prasarana dan Sarana Kearsipan
