Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
24
Mandiri dan Berbudaya. Sementara itu, misi yang dimiliki Pusat Arsip Universitas Udayana yaitu:
a. Mengelola arsip secara profesional sebagai sumber data dan informasi yang
akurat tentang Universitas Udayana; b.
Mengkaji, merawat dan melestarikan arsip Universitas Udayana sebagai sejarah perkembangan Universitas Udayana dari masa ke masa;
c. Mengembangkan sistem Teknologi Informasi Kearsipan melalui sistem
digital dengan mengadakan kerjasama antar unit di lingkungan Universitas Udayana dan pihak luar; dan
d. Mendorong sumber daya manusia di lingkungan Universitas Udayana agar
senantiasa memiliki kesadaran akan arti pentingnya suatu arsip.
B. Deskripsi Kajian
Pengelolaan
University Archives
terdiri dari kebijakan, kelembagaan, sumber daya manusia, sarana dan prasana, serta sistem pengelolaan arsip statis perguruan tinggi yang
sangat signifikan dalam mewujudkan visi yang dimiliki universitas. Untuk itu, kajian ini mencoba memerhatikan implementasi pengelolaan arsip perguruan tinggi dalam rangka
menyelesaikan permasalahan yang dihadapi dan mencarikan solusipemecahan masalah.
C. Analisis Hasil Kajian
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi lapangan di 7 tujuh perguruan tinggi negeri maka didapatkan hasil analisis kajian berdasarkan unsur kebijakan, kelembagaan,
sistem kearsipan, sumber daya manusia kearsipan, sarana dan prasarana, dan sistem pengelolaan arsip perguruan tinggi sebagai berikut:
1. Kebijakan
Berdasarkan instrumen pengukuran kebijakan, didapatkan hasil analisis kajian sebagai berikut:
Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
25
Tabel 1. Hasil Analisis Berdasarkan Instrumen Pengukuran Kebijakan
No. Nama
Perguruan Tinggi Negeri
Instrumen Pengukuran Kebijakan Perguruan Tinggi telah
memiliki NSPK Pengelolaan Arsip
Perguruan Tinggi Kebijakan terhadap Arsip
Perguruan Tinggi yang ditetapkan oleh Pimpinan
Perguruan Tinggi
1. Universitas
Andalas Sudah
memiliki NSPK
Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi
Kebijakan mengenai arsip perguruan
tinggi telah
ditindaklanjuti secara formal. 2.
Universitas Negeri Padang
Belum memiliki
NSPK Pengelolaan Arsip Perguruan
Tinggi, kegiatan yang terkait pengelolaan arsip perguruan
tinggi masih
bersifat desentralisasi dikelola oleh
masing-masing subunit kerja Kebijakan mengenai arsip
perguruan tinggi
belum ditindaklanjuti secara formal,
meskipun demikian pihak pimpinan
mendukung terbentuknya arsip perguruan
tinggi 3.
Universitas Gajah Mada
Sudah memiliki
NSPK Pengelolaan Arsip Perguruan
Tinggi, diantaranya: -Pedoman
Pelaksanaan Akuisisi
Arsip, Panduan
Pengelolaan Arsip
Statis Tekstual, Panduan Umum
Digitalisasi Arsip, Panduan Ringkas Pengelolaan Arsip
Foto, Panduan Tata Kelola Arsip Inaktif, Panduan Akses
dan Layanan
Kearsipan, Panduan
Layanan Sistem
Informasi Kearsipan Statis SiKS, Panduan Ringkas
Pengelolaan Arsip Rekaman Suara; dan sebagainya.
Kebijakan mengenai arsip perguruan
tinggi telah
ditindaklanjuti secara formal
Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
26
4. Universitas
Sebelas Maret
Surakarta Sudah
memiliki NSPK
Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi, diantaranya:
-Pedoman Klasifikasi Arsip, JRA, dan TND;
-SOP Penataan Berkas Aktif, Penyusutan
Arsip, Penataan
Arsip Inaktif,
Pengolahan Arsip Statis, Pengolahan Arsip Kaset,
Video, Kearsitekturan dan Foto, Pemeliharaan dan
Perawatan Arsip; -dan sebagainya
Kebijakan mengenai arsip perguruan
tinggi telah
ditindaklanjuti secara formal
5. Universitas
Hasanuddin Baru
memiliki NSPK
pengelolaan arsip dinamis dan beberapa pedoman yang
dikeluarkan oleh Kemdikbud. Kebijakan mengenai arsip
perguruan tinggi
belum ditindaklanjuti secara formal,
meskipun demikian pihak pimpinan
mendukung terbentuknya arsip perguruan
tinggi. 6.
Universitas Jenderal
Soedirman Sudah
memiliki NSPK
Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi, diantaranya:
-Pedoman Pola Klasifikasi Arsip
Substantif dan
Fasilitatif; -Pedoman Jadwal Retensi
Arsip; dan sebagainya. Kebijakan mengenai arsip
perguruan tinggi
telah ditindaklanjuti secara formal
7. Universitas
Udayana Sudah
memiliki NSPK
Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi, diantaranya:
-Pedoman Umum
Kebijakan mengenai arsip perguruan
tinggi telah
ditindaklanjuti secara formal
Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
27
Pengelolaan Arsip Inaktif, Penyusutan Arsip;
-SOP Layanan Informasi dan Arsip,
Pengelolaan, Perawatan dan Pelestarian
Arsip Inaktif;
dan sebagainya.
Hasil analisis berdasarkan instrumen pengukuran kebijakan menunjukkan bahwa telah tersedia berbagai NSPK pengelolaan arsip perguruan tinggi, seperti
pedoman dan SOP
Standard Operating Procedures
yang berlaku di masing-masing perguruan tinggi. Kendati beberapa diantaranya masih belum dalam bentuk produk
hukum, namun hal itu menunjukkan bahwa NSPK pengelolaan arsip perguruan tinggi itu telah menjadi acuan atau petunjuk yang mendukung bagi terselenggaranya kegiatan
pengelolaan arsip perguruan tinggi. Sementara itu, beberapa perguruan tinggi negeri yang belum memiliki NSPK pengelolaan arsip perguruan tinggi masih mengikuti
pedoman yang dikeluarkan oleh Kemdikbud, seperti Peraturan Mendiknas RI No.42 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional
dan Keputusan Mendikbud Nomor 0623 Tahun 1983 tentang Pedoman Klasifikasi Arsip. Meskipun demikian, dukungan pihak pimpinan terhadap terbentuknya arsip
perguruan tinggi telah diberikan sepenuhnya, kendati kebijakan mengenai arsip perguruan tinggi belum ditindaklanjuti secara formal.
2. Kelembagaan
