Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
29
Dalam hal ini, nomenklatur arsip perguruan tinggi yang dimiliki oleh Universitas Gadjah Mada dan Universitas Udayana saat ini belum memiliki keseragaman. Hal
penting inilah yang perlu diperhatikan yaitu struktur organisasi arsip perguruan tinggi terkini pada 6 enam perguruan tinggi tersebut tidak berdiri sendiri dan
bertanggungjawab langsung kepada Rektor sebagaimana yang dimiliki Arsip Universitas Gadjah Mada, namun masih melekat pada Biro atau Bagian yang dijabat
oleh pejabat setingkat eselonering III. Idealnya, Arsip Perguruan Tinggi ini berdiri sesuai dengan yang telah diamanahkan dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009
tentang Kearsipan pasal 27 ayat 1 yaitu arsip perguruan tinggi merupakan lembaga kearsipan perguruan tinggi.
3. Sistem Kearsipan
Berdasarkan instrumen pengukuran sistem kearsipan, didapatkan hasil analisis kajian sebagai berikut:
Tabel 3. Hasil Analisis Berdasarkan Instrumen Pengukuran Sistem Kearsipan
No. Nama
Perguruan Tinggi Negeri
Instrumen Pengukuran Sistem Kearsipan Pelaksanaan SOP dalam
Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi
Pelaksanan Pengelolaan Arsip Statis Perguruan
Tinggi
1. Universitas
Andalas Telah
menerapkan SOP
Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi,
walaupun belum
maksimal Telah melaksanakan akuisisi,
pengolahan, preservasi,
akses dan layanan arsip statis perguruan tinggi
2. Universitas
Negeri Padang Penerapan SOP pengelolaan
arsip perguruan tinggi masih bersifat desentralisasi
Baru melaksanakan kegiatan akuisisi,
namun belum
melaksanakan kegiatan
pengolahan, preservasi,
akses dan layanan arsip statis perguruan tinggi
3. Universitas
Gajah Mada Telah
menerapkan SOP
Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi
di lingkungan
perguruan tinggi
secara Telah
melaksanakan kegiatan
akuisisi, pengolahan,
preservasi, akses dan layanan arsip statis
Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
30
optimal perguruan
tinggi secara
optimal 4.
Universitas Sebelas
Maret Surakarta
Telah menerapkan
SOP Pengelolaan Arsip Perguruan
Tinggi di
lingkungan perguruan tinggi, walaupun
SOP yang dimiliki belum dituangkan
dalam bentuk
produk hukum Telah
melaksanakan kegiatan
akuisisi, pengolahan,
akses dan
layanan arsip
statis perguruan
tinggi, namun
belum optimal
dalam melaksanakan
preservasi arsip
5. Universitas
Hasanuddin Baru
menerapkan SOP
pengelolaan arsip dinamis Belum
melaksanakan pengelolaan
arsip statis,
namun telah melaksanakan pengelolaan arsip dinamis
hingga penyusutan arsip 6.
Universitas Jenderal
Soedirman Telah
menerapkan SOP
Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi,
kendati belum
maksimal Baru mulai melaksanakan
kegiatan akuisisi,
pengolahan, preservasi,
akses dan layanan arsip statis perguruan tinggi
7. Universitas
Udayana Telah
menerapkan SOP
Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi dalam bentuk produk
hukum Telah melaksanakan akuisisi,
pengolahan, preservasi,
akses dan layanan arsip statis perguruan tinggi
Hasil analisis berdasarkan instrumen pengukuran sistem kearsipan menunjukkan bahwa 6 enam perguruan tinggi negeri tersebut telah memiliki SOP
Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi, kendati beberapa diantaranya belum dalam bentuk produk hukum. Hingga saat ini, hanya Universitas Jenderal Soedirman yang
belum memiliki SOP Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi di lingkungannya. Lebih lanjut, penerapan pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi tersebut sudah dilaksanakan,
kendati belum maksimal.
Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
31
Mengenai pelaksanaan pengelolaan arsip statis perguruan tinggi yang meliputi kegiatan akuisisi arsip, pengolahan, preservasi, dan layanan arsip statis perguruan
tinggi telah dilaksanakan oleh Universitas Andalas, Universitas Gadjah Mada, Universitas Jenderal Soedirman dan Universitas Udayana. Dalam hal ini, Universitas
Jenderal Soedirman telah mulai melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip statis perguruan tinggi, kendati belum memiliki SOP Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi.
Sedangkan, Universitas Sebelas Maret Surakarta telah melaksanakan kegiatan akuisisi, pengolahan, akses dan layanan arsip statis perguruan tinggi, namun belum
optimal dalam melaksanakan kegiatan preservasi arsip. Selanjutnya, Universitas Negeri Padang baru melaksanakan kegiatan akuisisi, namun belum melaksanakan
kegiatan pengolahan, preservasi, dan layanan arsip statis perguruan tinggi. Hal serupa juga didapatkan di Universitas Hasanuddin yang belum melaksanakan kegiatan
pengelolaan arsip statis, namun telah melaksanakan pengelolaan arsip dinamis hingga tahap penyusutan arsip.
4. Sumber Daya Manusia Kearsipan
