Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
19
BAB IV DESKRIPSI DAN ANALISIS
A. Gambaran Umum Lokus Kajian
Sebelum memasuki hasil analisis implementasi pengelolaan arsip perguruan tinggi, maka terlebih dahulu disampaikan gambaran umum 7 tujuh perguruan tinggi negeri yang
diteliti dalam kajian ini sebagai berikut: 1.
Universitas Andalas Unand Universitas Andalas adalah salah satu perguruan tinggi negeri di Kota Padang,
Sumatera Barat, Indonesia. Universitas ini merupakan universitas tertua di luar Pulau Jawa yang didirikan pada tanggal 23 Desember 1955 oleh Wakil Presiden Mohammad
Hatta. Pada saat itu, Universitas Andalas merupakan universitas keempat yang diresmikan oleh Pemerintah Indonesia.
Saat terjadinya gempa bumi pada tahun 2009, identifikasi kerusakan yang terjadi di lingkungan kampus Universitas Andalas memperlihatkan bahwa hampir
semua gedung mengalami kerusakan bervariasi. Kerusakan paling berat terjadi di Fakultas Teknik Universitas Andalas. Sebagai respons cepat atas gempa tersebut,
maka dibentuk Tim
Emergency Response and Recovery
untuk membantu masyarakat yang terkena musibah gempa. Selain itu, dibentuk pula 2 posko gempa, yaitu di
Kampus Limau Manis untuk koordinasi dan penghimpunan mahasiswa untuk jadi relawan dan Posko Kampus Universitas Andalas di Jalan Perintis Kemerdekaan untuk
relawan dan penghimpunan berbagai sumbangan. Mengingat Universitas Andalas berada dalam kawasan yang rawan terhadap bencana alam, idealnya, Universitas
Andalas perlu memperhatikan faktor pelindungan dan penyelamatan khasanah arsip perguruan tinggi yang dimilikinya yang digunakan sebagai bentuk akuntabilitas
kinerja perguruan tinggi dan bahan pertanggungjawaban nasional yang perlu diselamatkan bagi kepentingan bangsa dan negara.
2. Universitas Negeri Padang UNP,
Universitas Negeri Padang UNP adalah hasil konversi IKIP Padang menjadi universitas, yang pada mulanya bernama Perguruan Tinggi Pendidikan Guru PTPG.
Semenjak didirikan pada tanggal 1 September 1954, UNP telah mengalami banyak perubahan. Dalam sejarah perkembangannya, perubahan yang terjadi meliputi bukan
saja nama dan tempat kedudukannya, tetapi juga status serta program pendidikan yang
Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
20
dikembangkannya, sesuai dengan kebijakan untuk memenuhi tuntutan perkembangan pendidikan di tanah air. Perubahan ini dapat diklasifikasikan dalam lima periode,
yaitu periode PTPG Batusangkar, periode FKIP Universitas Andalas Bukittinggi di Batusangkar, periode FKIP Universitas Andalas Padang, periode IKIP Jakarta Cabang
Padang, periode IKIP Padang dan periode UNP. Adapun, visi UNP adalah menjadi universitas unggul, dinamis dan bermutu
tinggi, berbasis pendidikan tenaga kependidikan, berlandaskan nilai-nilai ketaqwaan. Sementara, misi UNP adalah menyelenggarakan tri dharma perguruan tinggi di
bidang kependidikan dan nonkependidikan yang berkualitas dan demokratis melalui pengoptimalan sumber daya secara mandiri danatau kerjasama antar lembaga,
berlandaskan nilai-nilai ketaqwaan, yang meliputi program pendidikan akademik dan pendidikan profesional; penelitian inovatif dan tepat guna; pengabdian kepada
masyarakat yang relevan; hubungan dan kerjasama antar universitas dengan perguruan tinggi lain, lembaga pemerintah dan non-pemerintah, baik daerah, nasional,
maupun internasional. Sama halnya dengan Universitas Andalas yang berada dalam kawasan yang rawan terhadap bencana alam, idealnya, UNP juga perlu
memperhatikan faktor pelindungan dan penyelamatan khasanah arsip perguruan tinggi yang dimilikinya yang digunakan sebagai bentuk akuntabilitas kinerja perguruan
tinggi dan bahan pertanggungjawaban nasional yang perlu diselamatkan bagi kepentingan bangsa dan negara.
3. Universitas Gadjah Mada UGM
Universitas Gadjah Mada memiliki Arsip Universitas Gadjah Mada yang didirikan dengan SK Rektor No.259PSKHT2004 dan diresmikan tanggal 11
September 2004 oleh rektor UGM, Prof.Dr.Sofian Effendi bersama Kepala ANRI periode tahun 2009, Drs. Djoko Utomo, MA. Adapun visi yang dimiliki Arsip
universitas Gadjah Mada yakni menjadi pusat pengembangan dan layanan informasi kearsipan dalam menunjang universitas riset kelas dunia dan bertata kelola baik.
Sementara itu, misi yang dimiliki Arsip Universitas Gadjah Mada adalah sebagai berikut:
a. Menyelamatkan arsip universitas sebagai sumber informasi dan memori
kolektif Universitas Gadjah Mada;
Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
21
b. Melaksanakan
pengelolaan arsip
statis
Archives Management
, pengelolaan arsip inaktif dan pengembangan Records Center, serta
pengembangan teknologi informasi kearsipan; dan c.
Melaksanakan dan mengoptimalkan layanan internal dan eksternal informasi kearsipan.
Berdasarkan Keputusan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor 256PSKHT2004, kedudukan dan rincian tugas arsip Universitas adalah sebagai berikut:
a. Arsip Universitas dipimpin oleh Kepala, berada dibawah dan bertanggung
jawab kepada Rektor; b.
Dalam pelaksanaan tugas, Kepala dibantu oleh seorang Sekretaris; c.
Sekretaris bertanggung jawab kepada Kepala. Dalam hal ini, Arsip Universitas Gadjah Mada terdiri atas Bidang Layanan dan
Bidang Database.
4. Universitas Sebelas Maret Surakarta UNS
Universitas Sebelas Maret Surakarta UNS terletak di Surakarta, Jawa Tengah. UNS merupakan universitas negeri yang didirikan pada 11 Maret 1976.
Awalnya merupakan gabungan dari 5 lima perguruan tinggi di Surakarta, Institut Pelatihan dan Pendidikan Guru Surakarta, Sekolah Menengah Olahraga Surakarta,
Akademi Administrasi Bisnis Surakarta, Universitas Gabungan Surakarta, dan Fakultas Obat-obatan Departemen Pertahanan dan Keamanan Pengembangan Tinggi
Nasional Surakarta. UNS memiliki 9 fakultas, yaitu Fakultas Sastra dan Seni Rupa, Fakultas Kedokteran, Fakultas Ekonomi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik,
Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, Fakultas Pertanian, Fakultas Teknik, dan Fakultas Hukum.
Selain itu, UNS juga didukung oleh lembaga penelitian dan pengembangan, yakni
Lembaga Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat, Lembaga
Pengembangan Pendidikan. Disamping itu, terdapat juga Unit Pelaksana Teknis UPT yang terdiri atas UPT Perpustakaan, Komputer, Pelayanan dan Pengembangan
Bahasa, Mata Kuliah Umum, UNS Press dan Laboratorium MIPA Pusat.
5. Universitas Jenderal Soedirman Unsoed
Sesuai dengan amanat yang tersurat dalam Pembukaan UUD 1945 dan desakan masyarakat Banyumas akan kebutuhan pendidikan tinggi, para pemimpin
Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
22
formal dan informal Banyumas menggagas perlunya didirikan perguruan tinggiuniversitas di wilayah Banyumas. Sebagai tindak lanjut gagasan ini dibentuklah
Yayasan Pembina Universitas Jenderal Soedirman dengan Akte Notaris No. 32 tanggal 20 September 1961. Selanjutnya, atas desakan masyarakat, dinas instansi, dan
TNI, Yayasan Pembina Universitas Jenderal Soedirman berusaha mewujudkan berdirinya universitas. Dengan Surat Keputusan Presiden RI No. 195 tertanggal 23
September 1963, berdirilah Universitas Jenderal Soedirman secara resmi didirikan, dan diresmikan oleh Menteri PTIP Prof. Dr. Tojib Hadiwidjaja bertempat di rumah
Dinas Residen Banyumas. Pada awalnya Universitas Jenderal Soedirman memiliki tiga fakultas, yaitu
Fakultas Pertanian pelimpahan dari Universitas Diponegoro Semarang, Fakultas Biologi, dan Fakultas Ekonomi. Dalam perkembangannya, Unsoed membuka
beberapa fakultas lagi, yaitu: Fakultas Peternakan, Fakultas Hukum, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Fakultas Kedokteran dan Ilmu-ilmu Kesehatan, dan Fakultas Sains
dan Teknik. Saat ini, Universitas Jenderal Soedirman telah memiliki 11 program diploma
tiga, 34 program studi S1, 3 program profesi, yang tersebar dalam delapan fakultas. Di samping itu Universitas Jenderal Soedirman juga telah membuka sembilan 9
program pascasarjana jenjang strata 2 yaitu Program Magister Manajemen, Magister Ekonomi Manajemen, Magister Ekonomi Pembangunan, Magister Ilmu Hukum,
Magister Administrasi Publik, Magister Ilmu Lingkungan, Magister Ilmu Tanaman, Magister Sumber Daya Ternak, dan Magister Biologi. Unsoed akan membuka
program doktoral S3 Biologi dan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan.
6. Universitas Hasanuddin Unhas
Mengawali berdirinya Universitas Hasanuddin secara resmi pada tahun 1956, di kota Makassar pada tahun 1947 telah berdiri Fakultas Ekonomi yang merupakan
cabang Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia UI Jakarta berdasarkan keputusan Letnan Jenderal Gubernur Pemerintah Hindia Belanda Nomor 127 tanggal 23 Juli
1947. Karena ketidakpastian yang berlarut-larut dan kekacauan di Makassar dan sekitarnya, maka fakultas yang dipimpin oleh Drs L.A. Enthoven Direktur ini
dibekukan dan baru dibuka kembali sebagai cabang Fakultas Ekonomi UI pada 7 Oktober 1953 di bawah pimpinan Prof. Drs. G.H.M. Riekerk. Fakultas Ekonomi
benar-benar hidup sebagai cikal bakal Universitas Hasanuddin setelah dipimpin Prof.
Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
23
Drs. Wolhoff dan sekretarisnya Drs. Muhammad Baga pada tanggal 1 September 1956 sampai diresmikannya Universitas Hasanuddin pada tanggal 10 September
1956. Visi yang dimiliki Universitas Hasanuddin yaitu menjadi Pusat Unggulan
Dalam Pengembangan Insani, Ilmu Pengetahuan, Teknologi, Seni dan Budaya Berbasis Benua Maritim Indonesia yang diwujudkan melalui misi yang dimiliki yaitu:
1. Menyediakan lingkungan belajar berkualitas untuk mengembangkan
kapasitas pembelajar yang inovatif dan proaktif; 2.
Melestarikan, mengembangkan, menemukan dan menciptakan ilmu pengetahuan, teknologi, seni dan budaya;
3. Menerapkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi, seni dan
budaya bagi kemaslahatan Benua Maritim Indonesia
7. Universitas Udayana
Universitas Udayana sejak Oktober 2008 telah membentuk Pusat Arsiparis Universitas Udayana. Pada tanggal 25 Mei 2012 Pusat Arsiparis berubah nama
menjadi Pusat Arsip sesuai dengan SK Rektor No. 249UN.14HK.00.012012. Badan ini dibentuk dilatarbelakangi oleh adanya fenomena arsip di lingkungan Universitas
Udayana yang masih belum terorganisir dengan baik sesuai dengan peraturan perundang-undangan
yang berlaku.
Dalam perkembangannya,
Pemerintah mengeluarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dimana
dalam Pasal 27 mewajibkan agar Perguruan Tinggi Negeri di Indonesia membentuk lembaga yang khusus menangani arsip Perguruan Tinggi yang bersangkutan.
Pusat Arsip ini dimaksudkan untuk dapat melaksanakan kegiatan akuisisi, menata, mengorganisir, mengolah, melestarikan dan memperlancar pengelolaan
kearsipan hingga tahap penyusutan arsip di lingkungan Universitas Udayana. Disamping itu, mengupayakan adanya panduanpedoman pelaksanaan tugas pokok di
lingkungan Universitas Udayana berdasarkan kebijakanstandarnorma sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku baik yang dikeluarkan oleh Kemdiknas
maupun ANRI serta instansi lainnya. Adapun, visi yang dimiliki Pusat Arsip Universitas Udayana yakni menjadikan
arsip sebagai salah satu sumber data dan informasi yang valid dalam mewujudkan Lembaga Pendidikan Tinggi yang menghasilkan Sumber Daya Manusia Unggul,
Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
24
Mandiri dan Berbudaya. Sementara itu, misi yang dimiliki Pusat Arsip Universitas Udayana yaitu:
a. Mengelola arsip secara profesional sebagai sumber data dan informasi yang
akurat tentang Universitas Udayana; b.
Mengkaji, merawat dan melestarikan arsip Universitas Udayana sebagai sejarah perkembangan Universitas Udayana dari masa ke masa;
c. Mengembangkan sistem Teknologi Informasi Kearsipan melalui sistem
digital dengan mengadakan kerjasama antar unit di lingkungan Universitas Udayana dan pihak luar; dan
d. Mendorong sumber daya manusia di lingkungan Universitas Udayana agar
senantiasa memiliki kesadaran akan arti pentingnya suatu arsip.
B. Deskripsi Kajian