Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
27
Pengelolaan Arsip Inaktif, Penyusutan Arsip;
-SOP Layanan Informasi dan Arsip,
Pengelolaan, Perawatan dan Pelestarian
Arsip Inaktif;
dan sebagainya.
Hasil analisis berdasarkan instrumen pengukuran kebijakan menunjukkan bahwa telah tersedia berbagai NSPK pengelolaan arsip perguruan tinggi, seperti
pedoman dan SOP
Standard Operating Procedures
yang berlaku di masing-masing perguruan tinggi. Kendati beberapa diantaranya masih belum dalam bentuk produk
hukum, namun hal itu menunjukkan bahwa NSPK pengelolaan arsip perguruan tinggi itu telah menjadi acuan atau petunjuk yang mendukung bagi terselenggaranya kegiatan
pengelolaan arsip perguruan tinggi. Sementara itu, beberapa perguruan tinggi negeri yang belum memiliki NSPK pengelolaan arsip perguruan tinggi masih mengikuti
pedoman yang dikeluarkan oleh Kemdikbud, seperti Peraturan Mendiknas RI No.42 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional
dan Keputusan Mendikbud Nomor 0623 Tahun 1983 tentang Pedoman Klasifikasi Arsip. Meskipun demikian, dukungan pihak pimpinan terhadap terbentuknya arsip
perguruan tinggi telah diberikan sepenuhnya, kendati kebijakan mengenai arsip perguruan tinggi belum ditindaklanjuti secara formal.
2. Kelembagaan
Berdasarkan instrumen pengukuran kelembagaan, didapatkan hasil analisis kajian sebagai berikut:
Tabel 2. Hasil Analisis Berdasarkan Instrumen Pengukuran Kelembagaan
No. Nama
Perguruan Tinggi Negeri
Instrumen Pengukuran Kelembagaan Nomenklatur Terkini
Arsip Perguruan Tinggi Struktur Organisasi
Terkini Arsip Perguruan Tinggi
1. Universitas
Andalas Belum ada
Masih melekat pada Bagian Tata Usaha
Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
28
2. Universitas
Negeri Padang Belum ada
Masih melekat pada Bagian Tata Usaha masing-masing
subunit kerja
3. Universitas
Gajah Mada Arsip Universitas
Gadjah Mada Telah
terbentuk Arsip
Perguruan Tinggi
yang bertanggungjawab langsung
terhadap Rektor 4.
Universitas Sebelas
Maret Surakarta
Belum ada masih dalam rancangan
Pembentukan UPT Pusat Arsip Universitas Sebelas
Maret Surakarta Masih melekat pada Bagian
TU, RT, HTL
5. Universitas
Hasanuddin Belum ada
Masih melekat pada Bagian Tata Usaha dan Rumah
Tangga 6.
Universitas Jenderal
Soedirman Belum ada
masih berupa usulan UPT Kearsipan
Masih melekat pada Biro Administrasi Umum dan
Keuangan 7.
Universitas Udayana
Pusat Arsip Masih melekat pada Bidang
Umum dan Keuangan
Hasil analisis berdasarkan instrumen pengukuran kelembagaan menunjukkan bahwa lembaga formal arsip perguruan tinggi pada Universitas Andalas, Universitas
Negeri Padang, Universitas Sebelas Maret Surakarta, Universitas Hasanuddin, dan Universitas Jenderal Soedirman masih belum terbentuk karena berbagai kendala seperti
faktor kebijakan maupun pendanaan. Kendati demikian, perguruan tinggi negeri seperti Universitas Sebelas Maret Surakarta dan Universitas Jenderal Soedirman telah
mengupayakan rancangan Keputusan Rektor tentang Usulan Pembentukan Unit Pelaksanaan Teknis UPT Pusat ArsipKearsipan. Hingga saat ini, hanya Universitas
Gadjah Mada yang telah membentuk Arsip Universitas Gadjah Mada yang bertanggungjawab langsung terhadap Rektor, sedangkan Universitas Udayana kendati
telah memiliki Pusat Arsip, namun masih melekat pada Bidang Umum dan Keuangan.
Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
29
Dalam hal ini, nomenklatur arsip perguruan tinggi yang dimiliki oleh Universitas Gadjah Mada dan Universitas Udayana saat ini belum memiliki keseragaman. Hal
penting inilah yang perlu diperhatikan yaitu struktur organisasi arsip perguruan tinggi terkini pada 6 enam perguruan tinggi tersebut tidak berdiri sendiri dan
bertanggungjawab langsung kepada Rektor sebagaimana yang dimiliki Arsip Universitas Gadjah Mada, namun masih melekat pada Biro atau Bagian yang dijabat
oleh pejabat setingkat eselonering III. Idealnya, Arsip Perguruan Tinggi ini berdiri sesuai dengan yang telah diamanahkan dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009
tentang Kearsipan pasal 27 ayat 1 yaitu arsip perguruan tinggi merupakan lembaga kearsipan perguruan tinggi.
3. Sistem Kearsipan
