Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
4
BAB II KERANGKA KONSEPTUAL
A. Tinjauan Pustaka
Tinjauan pustaka yang digunakan dalam kajian ini terdiri atas penelitian terkait pembentukan Arsip Perguruan Tinggi di beberapa perguruan tinggi negeri mengingat
minimnya hasil penelitian maupun pengkajian mengenai Arsip Perguruan Tinggi, konsep terkait penyelenggaraan arsip perguruan tinggi, dan kerangka konseptual mengenai sistem
penyelenggaraan perguruan tinggi.
1. Beberapa Penelitian Pembentukan Arsip Perguruan Tinggi
University Archives
1.1 Kajian tentang Pembentukan
University Archives
di Universitas Diponegoro
Hasil kajian ini memperlihatkan bahwa kesiapan kebijakan kearsipan secara kualitas belum sepenuhnya mampu menunjang keberadaan
University Archives
dikarenakan kebijakan kearsipan yang ada belum mampu diterapkan secara maksimal di lingkungan Universitas Diponegoro. Sementara itu, kesiapan
kelembagaan melalui usulan nomenklatur UPT Perpustakaan dan Arsip secara kualitas mampu dan dapat dikembangkan untuk menjalankan dan mengemban tugas
pokok dan fungsi dari
University Archives
. Kesiapan sistem pengelolaan arsip secara kualitas perlu ditingkatkan dengan memanfaatkan teknologi informasi yang mampu
memperlihatkan kesinambungan pengelolaan arsip dinamis aktif, arsip dinamis inaktif dan arsip statis serta memadukan pengelolaan perpustakaan, khususnya
dalam menampilkan penyajian informasi berbasis kepada kebutuhan pengguna. Kesiapan prasarana dan sarana kearsipan secara kualitas perlu disinergikan antara
peraturan ataupu pedoman-pedoman kearsipan yang dikeluarkan Ditjen Dikti Depdiknas dengan kondisi dan karakteristik yang dimiliki, termasuk pengembangan
kualitas keberadaan dan fungsi
records center
. Kesiapan SDM kearsipan secara kualitas dan kuantitas mampu memperlihatkan dan menjamin penyelenggaraan
kearsipan yang berkesinambungan dari pengelolaan arsip dinamis menuju pengelolaan arsip statis.
1.2 Kajian tentang Pembentukan
University Archives
di Institut Pertanian Bogor
Hasil kajian ini memperlihatkan bahwa program pembentukan
University Archives
merupakan salah satu upaya strategis untuk menyelenggarakan dan mendayagunakan arsip sebagai tulang punggung manajemen dan bahan akuntabilitas
Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi
5
kinerja Institut Pertanian Bogor dalam menyelenggarakan pendidikan. Pembentukan
University Archives
berusaha menyesuaikan diri terhadap perubahan dan perkembangan tatanan penyelenggaraan perguruan tinggi dengan tetap mengikuti
kaidah-kaidah kearsipan. Lebih lanjut, perlu didukung adanya sistem pengelolaan arsip yang terpadu dan berbasis kepada kebutuhan pengguna dengan memanfaatkan
perkembangan teknologi informasi. Ketersediaan prasarana dan sarana kearsipan merupakan syarat mutlak dalam rangka kemandirian pengelolaan yang ditopang oleh
prosedur pengelolaan arsip sesuai standar yang berlaku. Keberadaan
University Archives
akan berlangsung dengan maksimal apabila didukung oleh SDM yang memiliki kemampuan dan keahlian didalam mengelola arsip baik arsip dinamis
maupun statis.
1.3Kajian tentang Pembentukan
University Archives
di Universitas Pattimura Unpatti
Hasil kajian ini memperlihatkan bahwa dalam implementasinya, pembentukan
University Archives
baru sebatas perolehan dukungan kebijakan lain yang mendukung proses penyelenggaraan kearsipan. Persiapan kelembagaan dalam pembentukan
University Archives
belum memenuhi persyaratan dan masih perlu ditingkatkan terutama keberadaan unit kearsipan di rektorat, fakultas, UPT, dan satuan kerja
lainnya di lingkungan Unpatti. Persiapan pengelolaan arsip dalam rangka pembentukan
University Archives
secara kualitas masih perlu ditingkatkan baik pengelolaan arsip dinamis maupun statis. Persiapan prasarana dan sarana dalam
rangka pembentukan
University Archives
secara kuantitas maupun kualitas untuk mengelola arsip dinamis dan statis. Persiapan SDM Kearsipan dalam rangka
pembentukan
University Archives
secara kualitas dan kuantitas masih perlu ditingkatkan guna menjamin efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip dinamis dan
statis.
2. Konsep Terkait Penyelenggaraan Arsip Perguruan Tinggi