52
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengamatan langsung dan wawancara yang telah dilakukan penulis dengan pustakawan Perpustakaan Politeknik Negeri Medan
POLMED penulis mengambil kesimpulan antara lain: 1. Kegiatan pengadaan koleksi pada Perpustakaan Politeknik Negeri Medan
adalah dengan cara Pembelian, HadiahSumbangan. 2. Pemilihan koleksi pada perpustakaan Politekniki Negeri Medan
POLMED diseleksi oleh pustakawan, dosen, dan mahasiswa, namun penentu terakhir adalah pustakawan.
3. Dalam pengadaan koleksi pada Perpustakaan Politeknik Negeri Medan POLMED dilakukan dengan cara pembelian, hadiahsumbangan, tukar
menukar dan terbitan sendiri. 4. Pengadaan koleksi koleksi dilakukan dengan memperhatikan kepentingan
pengguna.
4.2 Saran
Dari hasil pengamatan langsung dan kesimpulan tentang manajemen pengadaan koleksi di Perpustakaan Politeknik Negeri Medan POLMED, penulis
ingin memberikan saran untuk Perpustakaan Politeknik Negeri Medan POLMED dimasa akan datang yaitu:
1. Untuk menarik minat baca pengguna Perpustakaan Politeknik Negeri Medan POLMED, sebaiknya perpustakaan menambah koleksi yang
relevan yang sangat dibutuhkan oleh pengguna 2. Agar perpustakaan efetif dan efesien hendaknya pegawai perpustukaan
memiliki latar bekang ilmu perpustakan. Agar dapat mengolah
perpustkaan dengan baik.
Universitas Sumatera Utara
53
3. Agar perpustakaan yang langsung melakukan pembelian kepada pihak penerbit, agar koleksi yang dibutuhkan sesuai dengan yang dicari oleh
pengguna
Universitas Sumatera Utara
4
BAB II KAJIAN TEORITIS
2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi 2.1.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Pada dasarnya semua perpustakaan merupakan suatu instansi yang memiliki proses kerja sama, yaitu memberikan pelayanan informasi kepada
pengguna. Namun demikian dalam perkembangannya setiap jenis perpustakaan memiliki definisi dan kriteria tertentu yang membedakannya dengan perpustakaan
lain. Perpustakaan perguruan tinggi merupakan salah satu jenis dari sekian banyak jenis perpustakaan yang telah dikategorikan. Perpustakaan perguruan tinggi
merupakan perpustakaan yang berada dibawah pengawasan dan dikelola oleh perguruan tinggi dengan tujuan utama yakni membantu perguruan tinggi
mencapai tujuannya. Kemudian perpustakaan perguruan tinggi tersebut disebut dengan perpustakaan akademik.
Menurut sulistiyo basuki 1991:51 Perpustakaan perguruan tinggi adalah: perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya,
maupun lembaga yang berhubungan dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya yakni tri
dharma perguruan tinggi pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat.
Sedangkan, menurut Noerhayati 1987: 1, perpustakaan perguruan tinggi adalah:
suatu unit kerja yang merupakan bagian integral dari suatu lembaga induknya yang bersama-sama unit lainnya tetapi dalam peranan yang
berbeda, bertugas membantu perguruan tinggi yang bersangkutan melaksanakan Tri Dharmanya.
Selain itu, Dalam buku pedoman perpustakaan perguruan tinggi informasi 2004:3-4 disebutkan bahwa:
perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur penunjang perguruan tinggi dalam kegiatan pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada
masyarakat. Dalam rangka menunjang kegiatan tri darma tersebut, maka
Universitas Sumatera Utara
5
perpustakaan diberi beberapa fungsi di antaranya; fungsi edukasi, sumber informasi, penunjang riset, rekreasi, publikasi, deposit, dan interpretasi
Dari beberapa
pendapat di
atas, dapat
diketahui bahwa
perpustakaanperguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi yang berfungsi menyediakan dan menyebarluaskan informasi guna
membantu perguruan tinggi tersebut mencapai tujuannya yakni Tri Dharma Perguruan Tinggi pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat. Dan
menunjang fungsi-fungsi dari perpustakaan Perguruan Tinggi.
2.1.2 Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Menurut Sulistyo-Basuki 1993:51 dalam buku Pengantar Ilmu Perpustakaan,secara umum tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah:
1. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya staf
pengajar dan mahasiswa. Sering pula mencakup tenaga administrasi perguruan tinggi.
2. Menyediakan bahan pustaka rujukan referens pada semua tingkat akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga ke
mahasiswa program pasca sarjana dan pengajar. 3. Menyediakan
ruangan belajar
untuk pemakai
perpustakaan. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai jenis
pemakai. 4. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pa
lingkungan perguruan tinggi tetapi juga lembaga industrial lokal. Sedangkan, Menurut Yuven 2010, menyatakan tugas perpustakaan
perguuan tinggi dapat dirinci sebagai berikut: 1. Mengikuti
perkembangan kurikulum
serta perkuliahan
dan menyediakan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk pengajaran atau
proses pembelajaran 2. Menyediakan pustaka yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas
tugas dalam rangka studi 3. Mengikuti pekembangan mengenai progrram-progam penelitian yang
diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan
bagi peneliti.
4. Memutakhirkan koleksi dengan mengikuti tebitan-terbitan yang baru baik berupa tercetak maupun tidak tercetak.
Universitas Sumatera Utara
6
5. Menyediakan fasilitas yang memungkinkan pengguna mengakses perpustakaan lain maupun pangkalan-pangkalan data melalui jaringan
lokal intranet maupun global internet dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi yang diperlukan.
Selain itu, Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004 : 27 sebagai unsur penunjang perguruan tinggi dalam mencapai visi dan misinya,
perpustakaan perguruan tinggi memiliki berbagai fungsi yaitu: 1. FungsiEdukasi
Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika, dan oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang
mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran dalam setiap program studi, koleksi tentang strategi
belajar mengajar dan materi pendukung
pelaksanaan evaluasi
pembelajaran. 2. Fungsi Informasi
Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah di akses oleh pencari
3. Fungsi Riset Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang
paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung
penelitian di perpustakaan perguruan tinggi yang mutlak, dikarenakan pengaplikasiannya
dipakai untuk
kepentingan pembangunan
masyarakat dalam berbagai bidang 4. Fungsi Rekreasi
Perpustakaan harus menyediakan koleksi yang bersifat rekreatif yang berarti untuk membangun dan mengembangkan kreativitas , minat, dan
daya inovasi pengguna perpustakaan.
5. Fungsi Publikasi Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya
yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas akademika dan staf non akademika.
6. Fungsi Deposit Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan
pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya. 7. Fungsi Interprestasi
Perpustakaan ini sudah seharusnya memiliki kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya
untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya.
Universitas Sumatera Utara
7
Dari pendapat diatas, dapat diketahui bahwa tujuan perpustakaan perguruan tinggi harus mampu memenuhi keperluan informasi bagi pengguna,
menyediakan bahan pustaka yang mencakup banyak aspek pada semua tingkat akademis seta menyediakan fasilitas untuk menunjang kebutuhan informasi
pengguna.
2.1.3 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi
Secara umum tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah, dan merawat
pustaka serta mendayagunakannya baik bagi civitas academica maupun masyarakat luar kampus.
Menurut Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004:3, tugas
perpustakaan perguruan tinggi adalah : 1. Mengembangkan koleksi
2. Mengolah dan merawat bahan perpustakaan 3. Memberi layanan
4. Melaksanakan administrasi perpustakaan.
Menurut Yuven 2010, tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai berikut:
1. Mengikuti perkembangan
kurikulum serta
perkuliahan dan
menyediakan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk pengajaran atau proses pembelajaran
2. Menyediakan pustaka yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas- tugas dalam rangka studi
3. Mengikuti perkembangan mengenai program-program penelitian yang diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan
berusaha menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi peneliti.
4. Memutakhirkan koleksi dengan mengikuti terbitan-terbitan yang baru baik berupa tercetak maupun tidak tercetak
5. Menyediakan fasilitas, yang memungkinkan pengguna mengakses perpustakaan lain maupun pangkalan-pangkalan data melalui jaringan
lokal intranet maupun global internet dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi yang diperlukan.
Berdasarkan uraian diatas dapat diketahui bahwa tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah menyediakan koleksi perpustakaan yang mengikuti
Universitas Sumatera Utara
8
perkembangan kurikulum yang dibutuhkan oleh pengguna dari semua tingkatan diperguruan tinggi dan memenuhi kebutuhan pengguna.
2.1.4 Koleksi Perpustakaan
Dalam pembahasan mengenai manajemen pengadaan bahan pustaka, mengenai koleksi perpustakaan merupakan pembahasan yang sangat penting.
Koleksi sebagai sebuah kata benda dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi IV memiliki tiga arti. Pertama, kumpulan gambar, benda bersejarah, lukisan dan
lain sebagainya yang sering dihubungkan dengan minat atau hobi objek yang lengkap. Kedua, kumpulan yang berhubungan dengan studi penelitian. Ketiga,
cara mengumpulkan gambar, benda bersejarah, lukisan, objek penelitian, dan lain sebagainya. Dan arti kata tersebut, kata koleksi dapat dipahami sebagai kumpulan
sesuatu. Menurut Siregar 2002: 2 “Koleksi perpustakaan adalah semua bahan
pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi”.
Sedangkan menurut Yulian dan Sunjana, 2009 Koleksi perpustakaan adalah semua jenis bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk
disebarluaskan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan informasi mereka. Bahan pustaka yang telah dihimpun atau dikumpulkan oleh perpustakaan,
selanjutnya diolah dengan menggunakaan kaidah-kaidah tertentu, disimpan dan selanjutkan dilayankan kepada masyarakat yang membutuhkannnya.
Jenis koleksi perputakaan sangat berbeda dan mencakup semua bidang ilmu, koleksi perpustakaan yang beraneka ragam disesuaikan dengan kebutuhan
pengguna. Sama halnya dengan koleksi di perpustakaan perguruan tinggi, mencakup semua bidang ilmu yang ada di perpustakaan perguruan tinggi.
Menurut Yulia 1993 : 3 ada empat jenis koleksi perpustakaan yaitu : 1. Karya cetak
Karya cetak adalah hasil pemikiran manusia yang dituangkan dalam bentuk cetak, seperti :
a. Buku Buku adalah bahan pustaka yang merupakan suatu kesatuan utuh
dan yang paling utama terdapat dalam koleksi perpustakaan. Berdasarkan standar dari Unesco tebal buku paling sedikit 49
Universitas Sumatera Utara
9
halaman tidak termasuk kulit maupun jaket buku. Diantaranya buku fiksi, buku teks, dan buku rujukan.
b. Terbitan berseri Bahan pustaka yang direncanakan untuk diterbitkan terus dengan
jangka waktu terbit tertentu. Yang termasuk dalam bahan pustaka ini adalah harian surat kabar, majalah mingguan bulanan dan
lainnya, laporan yang terbit dalam jangka waktu tertentu, seperti laporan tahunan, tri wulanan, dan sebagainya.
2. Karya noncetak Karya noncetak adalah hasil pemikiran manusia yang dituangkan tidak
dalam bentuk cetak seperti buku atau majalah, melainkan dalam bentuk lain seperti rekaman suara, rekaman video, rekaman gambar dan
sebagainya. Istilah lain yang dipakai untuk bahan pustaka ini adalah bahan non buku, ataupun bahan pandang dengar. Yang termasuk dalam
jenis bahan pustaka ini adalah:
a. Rekaman suara Yaitu bahan pustaka dalam bentuk pita kaset dan piringan hitam.
Sebagai contoh untuk koleksi perpustakaan adalah buku pelajaran bahasa inggris yang dikombinasikan dengan pita kaset.
b. Gambar hidup dan rekaman video Yang termasuk dalam bentuk ini adalah film dan kaset video.
Kegunaannya selain bersifat rekreasi juga dipakai untuk pendidikan. Misalnya untuk pendidikan pemakai, dalam hal ini
bagimana cara menggunakan perpustakaan.
c. Bahan Grafika Ada dua tipe bahan grafika yaitu bahan pustaka yang dapat dilihat
langsung misalnya lukisan, bagan, foto, gambar, teknik dan sebagainya dan yang harus dilihat dengan bantuan alat misalnya
selid, transparansi, dan filmstrip.
d. Bahan Kartografi Yang termasuk kedalam jenis ini adalah peta, atlas, bola dunia,
foto udara, dan sebagainya.
3. Bentuk mikro Bentuk mikro adalah suatu istilah yang digunakan untuk menunjukkan
semua bahan pustaka yang menggunakan media film dan tidak dapat dibaca dengan mata biasa melainkan harus memakai alat yang
dinamakan microreader. Bahan pustaka ini digolongkan tersendiri, tidak dimasukkan bahan noncetak. Hal ini disebabkan informasi yang
Universitas Sumatera Utara
10
tercakup didalamnya meliputi bahan tercetak seperti majalah, surat kabar, dan sebagainya. Ada tiga macam bentuk mikro yang sering
menjadi koleksi perpustakaan yaitu:
a. Mikrofilm, bentuk mikro dalam gulungan film. Ada beberapa ukuran film yaitu 16 mm, dan 35 mm.
b. Mikrofis, bentuk mikro dalam lembaran film dengan ukuran 105 mm x 148 mm standar dan 75 mm x 125 mm.
c. Microopaque, bentuk mikro dimana informasinya dicetak kedalam kertas yang mengkilat tidak tembus cahaya. Ukuran
sebesar mikrofis.
4. Karya dalam bentuk elektronik Dengan adanya teknologi informasi, maka infornasi dapat dituangkan
ke dalam media elektronik seperti pita magnetis dan cakram atau disc. Untuk membacanya diperlukan perangkat keras seperti computer, CD-
ROM player, dan sebagainya.
Dari penjelasan di atas dapat diambil kesimpulan bahwa jenis-jeniskoleksi perpustakaan terdiri dari bahan pustaka cetak dan noncetak. Bahan pustaka cetak
meliputi: buku, majalah, surat kabar, dan laporan. Untuk terbitan berkala jangka terbitnya tergantung kebijakan masing-masing. Bahan pustaka noncetak meliputi:
video, kaset, dan piringan hitam, untuk bisa menggunakannya harus memakai alat bantu masing-masing. Sedangkan bentuk mikro cara menggunakannya dengan
memakai alat bantu yakni microreader, dan untuk bentuk elektronik bisa menggunakan komputer atau CD-ROM player.
2.2 Manajemen Pengadaan Bahan Perpustakaan
Untuk mengelola sebuah perpustakaan diperlukan kemampuan manajemen yang baik agar kegiatan yang dilakukan berjalan dengan baik dan sesuai dengan
aturan dan ketentuan yang terstruktur. Kemampuan manajemen juga diperlukan untuk menyeimbangkan tugas-tugas yang akan dilaksanakan berjalan dengan
efisien dan efektif, karena manajemen sangat berperan penting dalam menjalankan setiap tugas yang ada di perpustakaan.
Secara umum menurut James F. Stoner yang dikutip oleh Handoko 2012:19 Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan,
Universitas Sumatera Utara
11
dan pengawasan para anggota dan sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
Oleh karena itu, apabila proses dan sistem perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan tidak baik, maka proses manajemen secara
keseluruhan tidak lancar, dan proses pencapaian tujuan akan terganggu dan mengalami kegagalan. Begitu juga di dalam perpustakaan, untuk mengelola
sebuah perpustakaan diperlukan kemampuan manajemen yang baik, agar arah kegiatan sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Kemampuan manajemen itu juga
diperlukan untuk menjaga keseimbangan tujuan-tujuan yang berbeda dan mampu dilaksanakan secara efektif dan efisien. Jadi dapat diambil kesimpulan Bahwa
manajemen adalah kemampuan dan keterampilan khusus untuk melakukan suatu kegiatan, baik bersama orang lain atau melalui orang lain dalam mencapai tujuan
organisasi. Adapun tahapan manajemen pengadaan bahan pustaka menurut Yusuf
2014:11 meliputi :
1.
Perencanaan pembelanjaan dan pengadaan. Proses menentukan apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan bagaimana proses
pengadaannya. Dalam perencanaan ini harus diputuskan apa yang harus diambil dari luar, tipe kontrak dan menggambarkan kerja yang
harus dilakukan oleh distributor kelak.
2.
Perencanaan kontrak kerja sama. Proses menggambarkan kebutuhan pokok atau servis yang diperlukan.
3.
Permintaan respon dari distributor. Proses memperoleh informasi, tanggapan, penaaran atau proposal dari penjual.
4.
Memilih distributor. Proses memilih supplier yang paling potensial melalui proses analisis supplier potensial dan negosiasi.
5.
Administrasi kontrak kerja sama. Formalisasi pernyataan kerja sama
6.
Penutupan kontrak Berdasarkan pendapat diatas dapat diketahui bahwa manajemen pengadaan
bahan pustaka dimulai dari perencanaan pembelanjaan pengadaan, kemudian dilanjutkan dengan perencanaan kontrak kerja untuk kebutuhan yang diperlukan,
proses memperoleh informasi dari penjual, memilih distributor dan supplier, membuat kontrak kerja, kemudian penutupan kontrak. Maka dapat diketahui
bahwa manajemen pengadaan koleksi bahan pustaka di perpustakaan adalah
Universitas Sumatera Utara
12
pengelolaan dan pengembangan koleksi di dalam perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi yang akurat dan berkualitas yang sesuai
dengan kebutuhan pengguna perpustakaan. Pengadaan koleksi bahan pustaka merupakan rangkaian dari manajemen
pengadaan bahan pustaka. Pengadaan bahan pustaka mempunyai peran yang sangat penting untuk kualitas dan kuantitas di dalam perpustakaan.
Menurut Sutarno, 2006 : 174, “pengadaan atau akusisi koleksi bahan pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber-
sumber informasi”. Menurut Soeatminah 1992 : 71 menyatakan bahwa, “pengadaan bahan
pustaka adalah proses menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan. Koleksi yang diadakan oleh perpustakaan hendaknya relevan
dengan minat dan kebutuhan, lengkap dan terbitan mutakhir, agar tidak mengecewakan masyarakat yang dilayani”.
Dari uraian pengadaan bahan pustaka yang dikemukakan para ahli diatas dapat diketahui bahwa pengadaan bahan pustaka adalah rangkaian kegiatan untuk
menyeleksi bahan pustaka berdasarkan peraturan kebijakan pengadaan bahan pustaka sehingga dapat memenuhi kebutuhan pengguna akan koleksi bahan
pustaka untuk memenuhi kebutuhan akan informasi.
2.2.1 Analisis Kebutuhan Pengguna
Peran pengguna dalam memberikan umpan balik dan saran terhadap layanan perpustakaan akan memberikan acuan bagi perpustakaan dalam
mengembangkan layanan di dalam perpustakaan. Menurut Brophy 2000:56 yang dikutip dari European Forum for Quality
Management EFQM, menyatakan bahwa sebuah organisasi dapat mengadopsi model ”business excellence” yang memfokuskan pengguna dalam memberikan
penilaian terhadap layanan perpustakaan. model ini dapat menunjukkan efek yang terjadi terhadap organisasi dan lingkungannya berdasarkan kepuasan pihak-pihak
yang berada di sekitarnya. Kelompok pengguna perpustakaan dapat dikategorikan:
1. Mahasiswa undergraduate 2. Mahasiswa postgraduate
3. Mahasiswa peneliti 4. Staf pengajar
Universitas Sumatera Utara
13
5. Staf peneliti 6. Pihak manajemen kampus
7. Alumni 8. Anggota komunitas bisnis lokal
9. Anggota organisasi lokal 10. Pemerintah
11. Badan pendanaan kampus 12. Anggota dari komunitas perpustakaan lokal
13. Komunitas peneliti nasional dan internasional 14. Komunitas perpustakaan nasional dan internasional
15. Pustakawan dan profesional di bidang informasi Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa pengguna yang datang dari
setiap kalangan memberikan penilaian akan kualitas perpustakaan, pengguna mempunyai peran yang penting untuk keberlangsungan perpustakaan.
Selain itu untuk menganalisis kebutuhan pengguna menurut Yusuf 2014: 5 menyatakan bahwa: Untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi masyarakat
pengguna, perpustakaan harus mampu mengkaji atau mengenali siapa masyarakat penggunanya dan informasi apa yang dibutuhkan, mengusahakan tersedianya jasa
pada saat diperlukan, serta mendorong pengguna untuk menggunakan fasilitas yang disediakan oleh perpustakaan. Analisis pengguna dan kebutuhan pengguna
ini ditujukan untuk pengembangan koleksi di perpustakaan demi tersedianya kebutuhan informasi yang benar-benar mutakhir dan relevan.
Sedangkan menurut Rikiyuheldi 2012: 1, ada beberapa hal yang perlu dipertimbngkan sebelum meakukan analisis pengguna, yaitu :
1. Apakah populasi yang menjadi target mempunyai pengetahuan atau minat yang cukup untuk memberikan tanggapan terhadap pertanyaan
yang kompleks? Apakah beberapa pertanyaan sederhana yang menutupi pertanyaan kompleks itu lebih baik?
2. Apakah para pelaku analisis yang tidak mempunyai pengalaman yang cukup dalam melakukan riset sudah dibekali informasi yang baik
sehingga bisa memberikan hasil riset yang mewakili data yang ada di lapangan.
3. Bagaimana caranya agar perpustakaan mendapatkan data yang benar- benar mewakili perilaku pengguna, bukan data yang dibuat responden
supaya menyenangkan pihak perpustakaan 4. Apakah proses survei menghasilkan data diluar dugaan dari pihak
responden dan perpustakaan. Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa analisis pengguna berfungsi
untuk mengetahui kebutuhan pengguna. Koleksi yang baik yang sesuai dengan
Universitas Sumatera Utara
14
kebutuhan pengguna dapat memberikan efek yang baik untuk keberlangsungan perpustakaan. Dan melalui analisis kebutuhan pengguna perpustakaan akan
mengetahui koleksi apa dan bagaimana yang diperlukan para pengguna perpustakaan.
2.2.2 Kajian Kebutuhan Koleksi
Pada umumnya Perpustakaan memilih bahan pustaka yang baik sesuai dengan kebutuhan pemakainya, dengan kata lain perpustakaan dapat mengetahui
koleksi apa saja yang dibutuhkan pengguna perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan informasi para pemakai koleksi perpustakaan. Jika sudah mengetahui
koleksi yang dibutuhkan pengguna perpustakaan maka dapat dilakukan kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan, untuk itu diperlukan seseorang yang
bertanggung jawab dalam memilih koleksi perpustakaan, yaitu sebagai berikut: 1. mengetahui berbagai jenis bahan pustaka yang ada di pasaran
2. memahami tujuan dan fungsi Perpustakaan tempat ia bekerja 3. mengenal kebutuhan masyarakat yang dilayani
4. mengenal prinsip-prinsip seleksi 5.
mengenal dan mampu menggunakan alat-alat Bantu seleksi 6. memahami berbagai kendala yang ada
Menurut Sulistyo-Basuki 1991:429 untuk dapat menjadi pemilih buku selektor yang baik harus memenuhi syarat sebagai berikut:
1. Menguasai sarana bibliografi yang tersedia, paham akan dunia penerbitan khususnya mengenai penerbit, spesialisasi penerbit,
kelemahan mereka, standar hasil terbitan yang ada selama ini, dan sebagainya.
2. Mengetahui latar belakang para pemakai perpustakaan, misalnya siapa saja yang menjadi anggota, kebiasaan membaca anggota, minat dan
penelitian yang sedang dan telah dilakukan, berapa banyak mereka menggunakan perpustakaan dan mengapa ada kelompok yang
menggunakan koleksi perpustakaan lebih banyak dari kelompok lainnya.
Universitas Sumatera Utara
15
3. Memahami kebutuhan pemakai 4. Hendaknya personil pemilihan buku bersifat netral, tidak bersifat
mendua, menguasai informasi dan memiliki akal sehat dalam pemilihan buku
5. Pengetahuan mendalam mengenai koleksi Perpustakaan 6. Mengetahui buku melalui proses membuka-buka buku ataupun proses
membaca. Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa dalam mengkaji kebutuhan
koleksi pengguna perpustakaan diperlukan seseorang yang disebut selektor, yang bertanggung jawab dalam memilih koleksi perpustakaan yang mempunyai
kemampuan dan paham mengenai penerbitan, mengetahui latar belakang pengguna perpustakaan, memahami kebutuhan pemakai dan paham secara baik
tentang koleksi perpustakaan dan mengetahui koleksi melaui proses membaca. Tujuan dibutuhkannya seorang selektor dalam pemilihan bahan pustaka adalah
untuk menentukan kualitas dan kuantitas koleksi perpustakaan agar sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan.
2.2.3 Perencanaan Pengadaan Bahan Pustaka
Perencanaan adalah hal yang sangat penting yang perlu dipikirkan secara bertahap dan tersusun, karena banyaknya kendala yang dialami dalam pengadaan
bahan pustaka di dalam perpustakaan. Pengadaan bahan pustaka juga sebagai penentu untuk kualitas dari koleksi perpustakaan. Hal yang paling penting dalam
pengadaan adalah anggaran, karena harus ditetapkan dengan baik. Oleh karena itu dapat diketahui bahwa di dalam pengadaan, anggaran
sangat dibutuhkan karena jika sebuah perpustakaan memiliki sistem dan pustakawan yang berkulitas tanpa pemiliki perencanaan anggaran untuk
pengadaan koleksi perpustakaan sama dengan tidak melakukan pengadaan sama sekali. Rencana yang sudah dipikirkan dengan baik untuk mencapai tujuan
perpustakaan perguruan tinggi., dengan kata lain perlu dipikirkan secara matang sebelum rencana tersebut dilaksanakan.
Universitas Sumatera Utara
16
2.3 Kebijakan Pengadaan Bahan Perpustakaan
Sebuah perpustakaan yang akan melakukan pengadaan, harus memiliki kebijakan yang dibuat oleh perpustakaann itu sendiri. Kebijakan bukan hanya
sekedar mengenai buku-buku yang dibeli oleh perpustakaan itu sendiri, tetapi juga buku-buku yang diperoleh melalui hadiah, sumbangan, ataupun yang diberikan
oleh pihak penerbit. Perpustakaan juga memiliki kebijakan untuk menyingkirkan buku-buku yang tidak diperlukan lagi atau buku-buku yang tidak pernah dipinjam
oleh pengguna perpustakaan atau menyortir buku-buku yang masih layak diperbaiki atau yang harus diganti dengan yang baru.
Menurut Massofa 2008: 1, kebijakan pengadaan bahan pustaka berfungsi sebagai berikut:
1. Pedoman bagi para selektor untuk bekerja lebih terarah. 2. Sarana komunikasi untuk memberi tahu pada para pemakai,
administrator, dewan pembina dan pihak lain, apa cakupan dan ciri-ciri koleksi yang telah ada dan rencana untuk pengembangan selanjutnya.
3. Sarana perencanaan untuk membantu dalam proses alokasi dana. Pengadaan bahan pustaka merupakan rangkaian dari kebijakan
pengembangan koleksi perpustakaan. Semua kebijakan pengembangan koleksi akhirnya adalah pengadaan bahan pustaka. Dalam kegiatan pengadaan bahan
pustaka, perpustakaan terikat dan sekaligus dipandu oleh rambu-rambu yang tertuang dalam kebijakan pengembangan koleksi.
Menurut Sutarno, 2006 : 174, “pengadaan atau akusisi koleksi bahan pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber-
sumber informasi”. Pendapat lain dikemukakan oleh Soeatminah 1992 : 71 menyatakan
bahwa, “pengadaan bahan pustaka adalah proses menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan. Koleksi yang diadakan oleh
perpustakaan hendaknya relevan dengan minat dan kebutuhan, lengkap dan terbitan mutakhir, agar tidak mengecewakan masyarakat yang dilayani”.
Dari uraian yang dikemukakan oleh para ahli di atas dapat diketahui bahwa pengadaan bahan pustaka adalah rangkaian kegiatan untuk menghimpun
dan menyeleksi bahan pustaka yang sekaligus berdasarkan peraturan kebijakan pengadaan bahan pustaka sehingga dapat memenuhi bahan pustaka yang diminati
para penggunanya.
Universitas Sumatera Utara
17
2.3.1 Pemilihan Bahan Perpustakaan
Kegiatan pemilihan bahan pustaka merupakan proses mengevaluasi bahan pustaka yang akan dipilih sesuai dengan kebijakan perpustakaan. Pemilihan
koleksi adalah langkah awal dalam pengadaan koleksi perpustakaan. Hal ini dilakukan dengan mengidentifikasi koleksi-koleksi yang akan dipilih untuk
dijadikan koleksi perpustakaan. Menurut Sulistyo Basuki 1993: 426, pemilihan bahan pustaka adalah:
Proses kerja memilih atau menentukan koleksi yang mana yang cocok dijadikan
koleksi perpustakaan.
Dalam dunia
kepustakawanan prosespemilihan bahan pustaka merupakan aspek kegiatan yang intelek.
Tujuan dilakukan pemilihan bahan perpustakaan menurut Sulistyo Basuki 1993:427 adalah:
Mengembangkan koleksi perpustakaan yang baik dan seimbang, sehingga mampu melayani kebutuhan pemakai yang berubah dan tuntutan pemakai
sekarang dan yang akan datang. Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa pemilihan bahan perpustakaan
dilakukan karena perpustakaan tidak dapat mengadakan semua buku ke dalam koleksi perpustakaan. Dalam uraian ini perlu diketahui ada beberapa faktor yang
perlu dipertimbangkan dalam pemilihan koleksi perpustakaan. Sedangkan menurut buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004
: 25, ada beberapa asas yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan bahan perpustakaan sebagai berikut:
1. Wibawa penulis buku dan pentingnya buku tersebut untuk bidang studi tertentu.
2. Isi bahan perpustakaan cukup bermakna bagi pengembangan bidang studi
3. Bahasan bahan perpustakaan memuat pandangan yang seimbang, khususnya buku yang memuat masalah yang kontroversial
4. Kualitas isi bahan perpustakaan 5. Kepantasan harga
6. Bahasa 7. Terbitan terbaru memperoleh prioritas di atas terbitan lama. Bahan
perpustakaan lama bisa diadakan sejauh tersedia dananya, dan bisa mengisi kekurangan koleksi bidang studi tertentu
8. Bahan perpustakaan renik, misalnya mikrofis, jangan dirangkapi dengan bentuk buku kecuali jika ada alasan tertentu yang bisa diterima.
Universitas Sumatera Utara
18
9. Setiap bahan perpustakaan rujukan, misalnya ensiklopedi, cukup diadakan satu perangkat kecuali jika ada alasan tertentu yang bisa
diterima. 10. Buku ajar diadakan dalam jumlah eksemplar terbatas. Mahasiswa
hendaknya melengkapi diri dengan buku ajar yang diperlukannya. 11. Media bahan perpustakaan dipilih sesuai dengan kebutuhan pengguna,
jika lembaga induk jugs menyelenggarakan pembelajaran jarak jauh distance learning maka jumlah bahan perpustakaan dalam media
elektronikdigital perlu diperhatikan.
Berdasarkan penjelasan diatas tidak mungkin perpustakaan melakukan pemilihan koleksi bahan perpustakaan dengan sendirinya. Diperlukan seseorang
yang mempunyai wewenang dalam melakukan kegiatan pemilihan bahan perpustakaan, sebagaimana yang dikemukakan oleh Yulia 1993 : 27, pihak-
pihak yang berwenang melakukan seleksi yaitu sebagai berikut : 1. Pada perpustakaan sekolah yang berhak melakukan seleksi adalah kepala
sekolahwakilnya dan guru. Pelajar juga boleh menyarankan. 2. Pada perpustakaan umum, pihak yang berwenang melakukan seleksi
adalah dewan penasehat penyantun perpustakaan itu, tokoh masyarakat di sekitar perpustakaan umum itu berada.
3. Pada perpustakaan perguruan tinggi, pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah pimpinan universitas, pimpinan fakultas dan dosen.
Mahasiswa juga boleh menyarankan, tetapi harus dipertimbangkan apakah sesuai dengan kebutuhan perkuliahan.
4. Pada perpustakaan khusus, pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah pimpinan institusi dimana perpustakaan itu bernaung, dan orang-
orang yang mengetahui dengan jelas kebutuhan institusi tersebut.
Dalam pemilihan bahan pustaka diperlukan pengetahuan yang baik untuk mengetahui koleksi yang akan diadakan di dalam perpustakaan untuk
menyeimbangkan perpustakaan dengan baik. Itu sebabnya asas diperlukan dalam pemilihan koleksi perpustakaan, dan seseorang yang berpengetahuan baik dan
berperan penting dalam menyeleksi bahan perpustakaan. Koleksi perpustakaan harus terbina dan tersusun sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan yaitu
tujuan, rencana, dan anggaran yang telah disediakan. Memenuhi kebutuhan pengguna itulah tujuan dari perpustakaan dan hendaknya perpustakaan
memperhatikan perkembangan kebutuhan pengguna agar memenuhi kualitas perpustakan.
Universitas Sumatera Utara
19
2.3.2 Pihak-Pihak yang Dilibatkan dalam Pemilihan Bahan Perpustakaan
Dalam pemilihan bahan pustaka, pihak yang berwenang bukan hanya pustakawan saja,tetapi semua unsur yang berkepentingan dalam melakukan
pemilihan bahan pustaka termasuk para pengguna perpustakaan. Menurut Yulia 1993 : 27, pihak-pihak yang berwenang melakukan
seleksi yaitu sebagai berikut : 1. Pada perpustakaan sekolah yang berhak melakukan seleksi adalah
kepala sekolahwakilnya dan guru. Pelajar juga boleh menyarankan. 2. Pada perpustakaan umum, pihak yang berwenang melakukan seleksi
adalah dewan penasehat penyantun perpustakaan itu, tokoh masyarakat di sekitar perpustakaan umum itu berada.
3. Pada perpustakaan perguruan tinggi, pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah pimpinan universitas, pimpinan fakultas dan dosen.
Mahasiswa juga boleh menyarankan, tetapi harus dipertimbangkan apakah sesuai dengan kebutuhan perkuliahan.
4. Pada perpustakaan khusus, pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah pimpinan institusi dimana perpustakaan itu bernaung, dan
orang-orang yang mengetahui dengan jelas kebutuhan institusi tersebut Sedangkan menurut Siregar 2002:12, pihak-pihak yang dilibatkan dalam
pemilihan bahan pustaka yaitu: 1. Pustakawan
Pustakawan memegang peranan yang sangat penting dalam pemilihan bahan pustaka dan pembinaan koleksi. Pustakawan mengarahkan atau
mengkordinir seluruh proses pemilihan, meyakinkan pimpinan akan dana yang dibutuhkan, menjalin kerja sama dengan pihak lain,
menyusun kebijakan seleksi, memikrkan penggunaan dana secara efektif, mengikutu secara teratut berbagai bibliografi, majalah, tinjauan
buku, katalog penerbit. Pustakawan juga melakukan sendiri pemilihan bahan referensi. Secara umum tugas pustakawan pengadaan sebagai
berikut :
a. Sebagai penentu apakah suatu buku dibeli atau tidak. b. Menyeleksi permintaan pemakaipakar.
c. Bertanggung jawab atas pembinaan koleksi d. Mengarahkan dan mengkordinir pemilihan buku.
e. Membina kerjasama dengan pihak lain yang berhubungan
dengan pembinaan
koleksi. Misalnya
komosipakar perpustakaan.
f. Membina hubungan baik dengan penerbitagen.
g. Memiliki pengetahuanketerampilan dalam bidang administrasi h. Memiliki pengetahuan tentang perdagangan buku atau majalah
i. Mengetahui peraturan perdagangan seperti impor buku atau
majalah j.
Mengetahui fungsi dan tujuan perpustakaan
Universitas Sumatera Utara
20
k. Dapat berhubungan dengan bagian lain l.
Memiliki kecermatan dalam bekerja m. Dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat
n. Memiliki inisiatif o. Taktis
p. Dapat memecahkan masalah dengan cepat q. Memahami dengan baik alat bantu pemilihan buku
2. Subjek spesialisPakar Mereka merupakan ahli dalam memilih subjek ilmu tetentu, dan lebih
mengetahui cara menelusurinya pada sarana bibliografi, dan selalu mengikuti perkembangan bidang ilmu dan menjadi spesialisasinya.
Mereka juga merupakan tenaga ahli yang secara mendalam mempunyai pengetahuan tentang suatu bidang ilmu. Subjek spesialis
berperan dalam pemilihan bahan pustaka, dengan turut serta menentukan batas-batas yang baik dalam pemilihanpembelian bahan
pustaka.
3. Bagian sirkulasi Keikutsertaan bagian ini dalam pemilihan bahan pustaka, karena
bagian ini dapat memberi informasi tentang buku yang banyak digunakan, sehingga dapat dipikirkan penambahan jumlahnya. Bagian
ini juga dapat memberi informasi tentang buku yang sering dicari pengguna namun belum dimiliki oleh perpustakaan. Selain itu bagian
sirkulasi juga memberi informasi tentang pemakaian koleksi perpustakaan secara periodik. Informasi yang diberikan oleh bagian
sirkulasi berguna untuk menentukan jumlah buku yang tidak terpakai. Dengan demikian koleksi perpustakaan dan ruangan dapat
dimanfaatkan secara tepat guna.
4. Bagian pengadaan Bagian pengadaan memiliki peranan penting dalam pemilihan bahan
pustaka karena bagian ini bertugas melaksanakan administasi tentang pemilihan bahan pustaka, seperti mencatat semua permintaan yang
datang dari pihak-pihak yang dilibatkan dalam pemilihan buku. Bagian pengadaan juga bertugas melaksanakan verifikasi bibliografi buku
yang akan dibeli untuk memastikan apakah buku tersebut pernah diterbitkan. Serta melengkapi data bibliografi permintaan akan bahan
pustaka, karena adakalanya data bibliografi bahan pustaka yang diminta tidak lengkap.
5. Pengguna Pengguna merupakan orang-orang yang memanfaatkan koleksi
perpustakaan. Oleh sebab itu permintaan mereka akan bahan pustaka perlu
dipertimbangkan agar
kebutuhan pengguna
terpenuhi. Permintaan pengguna akan bahan pustaka dapat dijadikan alat untuk
mengukur selera dan minat baca pengguna.
Universitas Sumatera Utara
21
2.3.3 Prinsip-Prinsip Pemilihan Bahan Perpustakaan
Dalam pemilihan atau seleksi bahan pustaka perpustakaan harus berpedoman pada prinsip-prinsip seleksi. Prinsip seleksi merupakan salah satu
acuan yang digunakan perpustakaan untuk mengisi koleksi perpustakaannya. Menurut Yusuf dan Suhendar 2005 : 26 prinsip pengembangan koleksi
perpustakaan sekolah adalah : 1. disesuaikan dengan kebutuhan kurikulum yang berlaku di sekolah
2. disesuaikan dengan sistem pendidikan secara nasional 3. disesuaikan dengan daerah tempat perpustakaan sekolah tersebut berada
4. disesuaikan dengan tingkat kemampuan membaca siswa usia sekolah 5. disesuaikan dengan sistem perpustakaan nasional
6. disesuaikan dengan dana yang tersedia Sedangkan menurut Soeatminah 1992:76 ada empat prinsip
dalam pemilihan bahan pustaka yang harus di pilih secara cermat dan disesuaikan dengan:
1. Tujuan fungsi dan ruang lingkup layanan perpustakaan. 2. Kemajuan pengetahuan dan kekayaan jiwa dalam arti yang positif.
3. Minat dan kebutuhan masyarakat pemakai. 4. Pustaka yang memenuhi kualitas dan persyaratan.
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa prinsip pemilihan bahan pustaka
disesuaikan dengan kebutuhan penggun dan disahkan oleh penanggung jawab lembaga dimana perpustakaan berada, karena koleksi perpustakaan yang sesuai
dengan prinsip pemilihan koleksi bahan pustaka akan mendukung tujuan perpustakaan itu tercapai.
2.3.4 Proses Seleksi
Pada umumnya perpustakaan memilih bahan pustaka apa yang cocok untuk dipakai oleh pengguna perpustakaan yang dapat memenuhi kebutuhan pengguna
akan informasi yang ingin mereka dapatkan. Jadi diperlukan prosedur dalam melaksanakan proses seleksi koleksi bahan pustaka.
Menurut Yuyu Yulia 1993: 26 mengatakan bahwa seleksi adalah Proses mengidentifikasi bahan pustaka yang akan ditambahkan pada koleksi yang
telah ada di perpustakaan.
Universitas Sumatera Utara
22
Jika ada proses seleksi bahan pustaka, maka kriteria juga mendukung pustakawan dalam
melakukan proses seleksi bahan pustaka di dalam perpustakaan. Yang berhak melakukan seleksi tergantung dari tipe perpustakaan
dan struktur organisasi di setiap perpustakaan. Menurut Yuyu Yulia 1993: 26 mengatakan bahwa pada prinsipnya
personalia yang dapat melakukan seleksi bahan pustaka mencakup:
1.
Pustakawan
2.
Spesialis subjek
3.
Toko buku
4.
Komisi perpustakaan
5.
Anggota lain Menurut Sulistyo Basuki 1991:45 mengatakan untuk dapat menjadi seorang
pemilih buku yang baik harus memenuhi syarat sebagai berikut: 1. Menguasai sarana bibliografi yang tersedia, paham akan dunia penerbitan
khususnya mengenai penerbit, spesialis para penerbit, kelemahan mereka, standar, hasil terbitan yang ada selama ini, dan sebagainya.
2. Mengetahui latar belakang para pemakai perpustakaan, misalnya siapa saja yang menjadi anggota, kebiasaan membaca anggota, minat dan penelitian
yang sedang dan telah dilakukan, berapa banyak mereka yang menggunakan perpustakaan, dan mengapa ad kelompok yang mengguakan
koleksi perpustakaan lebih banyak dari keompok lainnya.
3. Memahami kebutuhan pemakai. 4. Hendaknya personil pemilihan buku bersifat netral, tidak bersifat mendua,
menguasai informasi, dan memiliki akal sehat dalam pemilihan buku. 5. Pengetahuan mendalam mengenai koleksi perpustakaan.
6. Mengetahui buku melalui proses membuka-buka buku ataupu proses membaca.
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa dalam proses seleksi dibutuhkan sesesorang yang ahli dalam memilih buku untuk koleksi perpustakaan. Memiliki
pengetahuan yang luas mengenai koleksi seperti menguasai sarana bibliografi, mengetahui latar belakang pengguna, memahami kebutuhan pemakai, bersifat
netral, memiliki pengetahuan mendalam mengenai koleksi dan mengetahui buku melalui proses membaca.
2.3.5 Alat Bantu pemilihan Bahan perpustakaan
Alat bantu seleksi bahan pustaka sangat diperlukan untuk menseleksi bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan. Alat bantu seleksi merupakan
sarana yang membantu dalam melakukan pemilihan bahan pustaka.
Universitas Sumatera Utara
23
Menurut Yuyu Yulia 1993: 30 ada berbagai jenis alat bantu yang masing- masing mempunyai fumngsi tertentu, serta kelebihan dan kelemahannya. Secara
garis besar alat bantu seleksi dibagi atas dua kelompok yaitu: 1. Alat bantu seleksi
Yaitu alat yang dapat membantu pustakawan untuk memutuskan apakah bahan pustaka diseleksi, karena informasi yang dibrikan dalam alat
tersebut tidak terbatas pada data bibliografi, tetapi juga mencakup keterangan mengenai isi bahan pustka tersebut, dan keterangan lain yang
diperlukanuntuk mengambil keputusan. Informasi ini dapat diberikan dalam bentuk anotasi singkat saja, bisa berupa tinjauan review dengan
panjang yang bervariasi.
2. Alat identifikasi dan verifikasi Yaitu alat abntu yang hanya mencantumkan data bibliografi bahan pustaka
kadang-kadang dengan harganya. Alat bantu seperti ini dipakai untuk mengetahui judul yang telah terbit atau yang akan diterbitkan dalam
bidang subjek tertentu, dari pengarang atau penerbit tertentu di negara tertentu atau dalam kurun waku tertentu. Alat bantu ini dipakai untuk
melakukan verifikasi apakah judul atau nama pengarang tepat, berapa harganya, terbitan berseri atau bahan pandang dengar, masih ada dipasaran
atau tidak, dan sebagainya. Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa dalam proses seleksi bahan
pustaka alat bantu seleksi berperan penting agar dapat mengetahui apakah bahan pustaka dapat diterbitkan atau tidak. Pustakawan diharapkan mampu mengenal,
mengetahui ciri-cirinya, serta memggunakan alat bantu seleksi dengan tepat.
2.4 Pengadaan Bahan Pustaka
Pengertian pengadaan bahan pustaka bukan hanya sekedar pembelian atau pemesanan. Pengadaan mencakup hal-hal yang perlu dilakukan setelah melakukan
pemilihan buku. Istilah “pengadaan” dan “pemesanan” kadang-kadang digunakan secara bergantian. Namun demikian biasanya kegiatan pemesanan mengacu pada
kegiatan pembelian, sementara itu kegiatan pengadaan memasukkan unsur cara mendapatkan bahan-bahan tersebut.
Menurut Yuyu Yulia 1993: 41 pengadaan buku mencakup: 1. Perolehan bahan atau buku melalui pembelian, hadiah atau pertukaran
2. Pembayaran atau tanda terima pembayaran 3. Memelihara catatan-catatan yang berkaitan dengan pengadaan
Pengadaan bahan pustaka memerlukan pertimbangan yang serius, agar
koleksi perpustakaan sesuai dengan tujuan perpustakaan.
Universitas Sumatera Utara
24
2.4.1 Cara pengadaan
Pengadaan bahan pustaka adalah merupakan proses pembelian, pemesanan, penyeleksian bahan pustaka yang dibutuhkan oleh perpustakaan yang
biasanya berdasarkan kebutuhan para pengguna jasa perpustakaan. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004 : 54 cara
pengadaan seleksi yang biasa di gunakan adalah: 1. Pembelian.
2. Sumbanganhadiah. 3. Tukar menukar.
Sedangkan menurut Sulistyo Basuki 1991: 25 bahwa: Perpustakaan pada umumnya menerima bahan pustaka dari pemerintah berupa
buku-buku, tetapi ada juga perpustakaan yang melengkapi koleksi dengan cara mencari sumbangan buku-buku kepada penerbit dan toko-toko buku menerima
sumbangan-sumbangan dari organisasi-organisasi, tukar menukar dengan perpustakaan lain dengan tujuan memperbanyak judul buku dengan jalan
mengurangi jumlah eksemplar buku.
Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa cara pengadaan koleksi perpustakaan bukan hanya dari pembelian saja, tetapi bisa melalui sumbangan
dari pemerintah, organisasi, dan instansi lain.
2.4.1.1 Pengadaan Bahan Perpustakaan Melalui Pembelian
Proses pembelian adalah salah satu cara yang efektif karena perpustakaan memilih bahan pustaka apa yang paling cocok untuk dijadikan sebagai koleksi
Menurut Yulia 1993:45 pengadaan bahan pustaka melalui pembelian antara lain: 1. Pembelian buku melalui toko buku
Pembelian buku melalui toko buku secara langsung dilakukan oleh perpustakaan yang mempunyai jumlah dana pembelian relatif kecil,
baik yang berasal dari sumber dana sendiri maupun sumber dana lain yang tidak mempunyai persyaratan pengadaan yang khusus.
2. Pembelian buku melalui penerbit Pembelian buku melalui penerbit dilakukan secara langsung biasanya
judul-judul yang dibutuhkan benar-benar dikeluarkan oleh penerbit. Sebagai contoh, bila ada sekumpulan judul buku yang diterbitkan oleh
penerbit PT. Gramedia, maka pengadaannya dapat dilakukan langsung pada penerbit.
3. Pembelian buku melalui agen buku Pembelian buku melalui agen buku dilakukan dengan memperoleh
buku-buku dari penerbit dengan potongan harga, dan menyimpannya
Universitas Sumatera Utara
25
dalam gudang yang besar. Kemudian menjualnya kepada toko buku dan perpustakaan. Agen buku memberikan pelayanan yang efisien dan
cepat.
Sedangkan Menurur Siregar 1998:4 Pembelian dapat dilakukan dengan cara yaitu dengan memesan langsung kepada penerbit, membeli bahan pustaka
melalui toko buku dan dari agen atau distributor. Pembelian dilakukan setelah perpustakaan memutuskan buku apa yang akan dibeli sesuai dengan prioritas yang
ditentukan.
Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa pembelian bahan pustaka tidak dapat hanya dibeli saja secara biasa, tetapi harus melalui toko buku,
penerbit, dan agen buku. Pembelian juga harus melalui tahap memeriksa dan menyeleksi buku yang akan dibeli apakah bermanfaat atau tidak dan membuat
daftar pesana yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
2.4.1.1 Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Hadiah
Selain dengan cara pembelian, pengadaan bahan pustaka dapat diperoleh dengan menerima sumbangan atau hadiah dari pihak lain baik perorangan maupun
lembaga. Koleksi bahan pustaka yang berupa hadiah yang diperoleh secara langsung dari penyumbang atau diminta.
Menurut Siregar 1998: 4 Pemilihan buku hadiah kebanyakan dilakukan sesudah buku diterima.untuk itu perpustakaan harus dapat mengambil kebijakan
mengenai buku yang tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna perpudtakaan. Sehubungan dengan hal-hal tersebut penuangan hadiah harus dalam kebijakan
pengembangan koleksi.
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004 : 55 perpustakaan yang menerima bahan hadiah secara langsung perlu :
1. Meneliti semua kiriman bahan perpustakaan dan mencocokkanya dengan surat pengantarnya.
2. Memilih bahan perpustakaan hadiah yang di butuhkan. 3. Menyisihkan bahan perpustakaan hadiah yang tidak diperlukan.
Perpustakaan yang meminta hadiah bahan perpustakaan perlu : 1. Menyusun daftar bahan perpustakaan yang diperlukan.
2. Mengirimkan surat permohonan bahan perpustakaan hadiah dan setelah bahan perpustakaan diterima.
3. Memerikasa dan mencocokkan daftar kiriman bahan perpustakaan hadiah dengan surat pengantarnya.
4. Mengirimkan kembali surat pengantar disertai ucapan terima kasih.
Universitas Sumatera Utara
26
5. Mengolah bahan perpustakaan hadiah yang diterima seperti pengolahan bahan
6. perpustakaan biasa. Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa, walaupun bahan pustaka
dapat diperoleh melalui sumbangan atau hadiah, namun perpustakaan harus menyeleksi terlebih dahulu bahan pustaka tersebut agar sesuai dengan kebutuhan
pegguna.
2.4.1.2 Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Pertukaran
Pengadaan bahan pustaka ini dilakukan secara terencana karena biasanya pertukaran dilakukan adanya kerjasama antar perpustakaan. Pertukaran bahan
pustaka dapat dilakukan apabila perpustakaan memiliki jumlah eksemplar yang terlalu banyak dan sejumlah koleksi yang tidak dapat diperlukan lagi tetapi
dibutuhkan oleh perpustakaan lain. Pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan mempunyai beberapa tujuan, yaitu Untuk memperoleh bahan pustaka tertentu
yang tidak dapat dibeli di toko buku, penerbit, agen, atau yang tidak dapat diperoleh karena alas an lain sehingga hanya bisa didapatkan melalui pertukaran.
Melalui pertukaran akan member jalan bagi perpustakaan untuk memanfaatkan bahan
pustaka yang duplikasi, Dengan pertukaran akan member peluang untuk mengembangkan kerja sama yang baik antar perpustakaan. Bahan yang dapat
dipertukarkan dapat berupa terbitan yang diterbitkan oleh perpustakaan itu sendiri atau lembaga induk perpustakaan tersebut.
Menurut Buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi 1996: 16 hal-hal yang perlu dilaksanakan perpustakaan dalam
kegiatan tukar menukar adalah sebagai berikut: 1. Mendaftar pustaka yang akan dipertukarkan
2. Mengirim daftar penawaran yang telah dipilih oleh pemesan 3. Mencatat alamat pemesan
4. Menyampaikan pustaka yang dipilih kepada pemesanan
Universitas Sumatera Utara
27
Sedangkan menurut Soetminah 1992: 74 langkah yang dilakukukan dalam melakukan tukar menukar adalah sebagai berikut:
1. Setiap pustaka yang akan ditukarkan harus dikeluarkan dari koleksi, diambil kategorinya dan diberi stempel tanda pengeluaran dari koleksi.
Didalam buku inventaris juga dicatat sebagai keterangan, sehingga sudah resmi bukan milik perpustakaan yang bersangkutan.
2. Sejumlah pustaka yang akan ditukarkan didaftar secara berturut-turut berdasarkan abjad, misalnya: Buku = Nama, Pengarang, dan Judul
Majalah = judul, Volume, Tahun, Nomor . 3. Perpustakaan mengirim daftar tersebut kepada sejumlah perpustakaan
yang diperkirakan yang akan membutuhkan, lengkap dengan syarat penukaran, misalnya ongkos kirim yang dibebankan kepada
perpustakaan penerima.
4. Perpustakaan penerima memilih pustaka yang diperlukan dan mengirim daftar pustaka yang ditawarkan sebagai gantinya.
5. Apabila kedua perpustakaan telah sepakat, maka proses tukar menukar dapat dilakukan dan masing-masing dapat mulai menginventarisasi
pustaka koleksi. Selain itu Menurut Yulia 1993 : 47 Pengadaan melalui pertukaran
memiliki tujuan dan teknik pertukaran: 1. Tujuan Tukar-menukar
Pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan mempunyai beberapa tujuan, yaitu: Untuk memperoleh bahan pustaka tertentu yang tidak
dapat dibeli di toko buku, penerbit, agen, atau tidak dapat diperoleh karena alasan lain sehingga hanya bias didapatkan melalui pertukaran.
Melalui pertukaran akan memberi jalan bagi perpustakaan untuk memanfaatkan bahan pustaka yang duplikasi. Dengan pertukaran akan
memberi peluang untuk mengembangkan kerjasama yang baik antar perpustakaan
2. Teknik tukar-menukar Cara tukar-menukar bahan pustaka dapat ditempuh dengan cara
sebagai berikut: a. Perpustakaan yang mempunyai bahan pustaka lebih duplikat
atau yang sudah tidak diperlukan lagi disusun dalam bentuk daftar, untuk ditawarkan. Sebelum ditawarkan setiap bahan
pustaka harus diproses terlebih dahulu sesuai peraturan yang berlaku untuk dinyatakan dapat dikeluarkan dari inventaris
perpustakaan yang bersangkutan. Dan daftar penawaran disusun menurut subjek kemudian menurut pengarang dan
judul. Sedang daftar majalah disusun menurut judul, tahun dan nomor terbitan.
b. Perpustakaan mengirimkan penawaran kepada perpustakaan lain yang diperkirakan memiliki koleksi yang sesuai dengan
bahan pustaka yang ditawarkan dan telah mempunyai hubungan kerjasama .
Universitas Sumatera Utara
28
c. Perpustakaan yang menerima penawaran, mempelajari tawaran
yang diterima beserta persyaratannya dan membandingkan dengan kebutuhan dan kebijakan pengembangan koleksi
perpustakaan itu sendiri. Kemudian memilih bahan penukar yang sesuai dengan bobotnya dan menyusunnya dalam daftar
bahan pustaka yang akan ditawarkan sebagai bahan penukar.
d. Perpustakaan yang menerima tawaran pertukaran dari perpustakaan lain, memilih bahan pustaka yang sesuai dan
memilih bahan penukar yang sesuai bobotnya serta menyusunnya dalam daftar
bahan pustaka yang akan ditawarkan sebagai bahan penukar. Kemudian perpustakaan
yang telah menerima tanggapan atas penawarannya, melakukan penilaian keseimbangan bahan pertukaran tentang subyek dan
bobotnya.
e. Apabila kedua perpustakaan telah sepakat, maka tukar-
menukar dapat dilaksanakan. Setelah menerima bahan
pertukaran, masing-masing perpustakaan mengolahnya sesuai dengan prosedur penerimaan dan inventarisasi.
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa pengadaan bahan pustaka melalui pertukaran untuk memenuhi koleksi perpustakaan yang sulit didapatkan,
perpustakaan membuat daftar pertukaran koleksi yang akan dikeluarkan dari perpustakaan, lalu perpustakaan lain juga membuat daftar pemilihan bahan
pustaka yang ingin mereka dapatkan. Apabila kedua instansi setuju dan sepakat, maka pengadaan bahan pustaka melalui pertukaran dapat dilakukan.
2.4.1.3 Pertukaran Bahan Perpustakaan Melalui Titipan
Pengadaan bahan pustaka dengan cara titipan merupakan koleksi yang berasal dari suatu instansilembaga pemerintahan yang ingin menitipkan suatu
koleksi kepada suatu pepustakaan. Dalam melaksanakan pengadaan koleksi melalui titipan perlu ada kesepakatan antara perpustakaan dengan pihak yang
menitipkan bahan pustaka. Jangka waktu penitipan bahan pustaka juga perlu diperhatikan agar tidak terlalu singkat, karena akan merugikan dari segi ekonomi.
Bahan pustaka titipan biasanya memerlukan tempat dan pelayanan khusus. Menurut Siregar 2002:5 menyatakan bahwa:
Penerimaan titipan haruslah bahan pustaka yang benar-benar dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan dan harus ada kesepakatan antara pihak
perpustakaan dengan orang lembaga yang menitipkan koleksi tersebut. Misalnya, tentang jangka waktu koleksi tersebut dititipkan di perpustakaan
Universitas Sumatera Utara
29
dan pengolahan bahan pustaka tersebut dan persyaratan lainnya. Bahan pustaka titipan biasanya memerlukan tempat dan pelayanan khusus.
Menurut Soeatminah 1992: 74 adalah sebagai berikut: 1. Pustaka beserta daftarnya diterima, kemudian dicocokkan dan apabila
sudah cocok pustaka dapat langsung diinventarisasikan dan diproses sampai dapat dipinjamkan.
2. Perpustakaan dan penitip menandatangani surat serah terima yang dilengkapi dengan keterangan seperti:
a. Pustaka sesuai daftar terlampir dititipkan pada perpustakaan selama jangka waktu…….x …….tahun.
b. Pustaka boleh dipinjamkan kepada masyarakat pemakai, maka boleh diperlukan sama dengan sama dengan koleksi yang lain.
c. Perpustakaan akan memelihara dan merawat pustaka Sebaik- sebaiknya seperti koleksi yang lain.
d. Apabila ada pustaka yang rusak, perpustakaan akan memperbaiki, tetapi apabila hilang perpustakaan tidak menggantinya.
e. Setelah ketentuan itu disepakati bersama,maka kedua belah pihak menandatanganinya dan masing-masing menyimpan satu dokumen
serah terima.
Berdasarkan uraian diatas dapat diketahui bahwa pengadaan bahan pustaka melalui titipan haruslah koleksi yang benar-benar dibutuhkan oleh pengguna,
Bahan pustaka melalui titipan memerlukan pelayanan khusus. Koleksmelalui titpan tetap akan menjadi milik si penitip.
2.4.1.4 Pengadaan Bahan Perpustakaan Melalui Terbitan Sendiri
Pengadaan bahan pustaka melalui terbitan sendiri merupakan koleksi yang berasal dari terbitan perpustakaan itu sendiri. Bahan pustaka yang diterbitkan oleh
perpustakaan tersebut harus sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan tersebut. Koleksi ini sangat membantu kelancaran tugas lembaga ilmiah dalam
penyebaran informasi yang diterbitkan oleh lembaga tersebut, karena bahan jenis ini biasanya tidak diperjualbelikan sedangkan infomasinya sangat penting bagi
lembaga ilmiah lainnya. Menurut Siregar 2002:5 menyatakan bahwa:
pengadaan buku dengan terbitan sendiri dapat dilakukan perpustakaan dengan cara menerbitkan indeks, bibliografi, dan terbitan berkala bulletin
perpustakaan
Universitas Sumatera Utara
30
Dalam Buku Pedoman Pembinaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi 1982 : 19 penerbitan sendiri mencakup:
1. Penerbitan dari lembaga induk tempat perpustakaan berada a. perpustakaan
hendaknya dijadikan
pusat penyimpanan
depository semua penrbitan lembaga itu. b. Perpustakaan dapat ditunujuk sebagai penyalur dari semua
penerbitan lembaga yang bersangkutan. 2. Penerbitan oleh perpustakaan sendiri seperti daftar tambahan koleksi,
bulletin, manual bibliografi dan sebagainya. Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa pengadaan melalui terbitan sendiri
dapat mempermudah pengguna dalam menemukan informasi yang mereka butuhkan dalam tugas ilmiah mereka. Perpustakaan menjadi pusat penyimpanan
dari semua terbitan lembaga, penerbitan perpustakaan sendiri sepert bulletin, manual bibliografi dan sebagainya.
2.4.2 Anggaran Perpustakaan
Perpustakaan merupakan lembaga nirlaba yang kegiatannya semata-mata untuk kepentingan social menunjang kegiatan belajar mengajar, bukan untuk
mencari keuntungan, Hal lain yang perlu diperhatikan, bahwa perpustakaan merupakan lembaga yang berkembang, baik koleksi, jasa dan manusianya, karena
itu perpustakaan dari tahun ke tahun selalu memerlukan anggaran yang tidak sedikit. Anggaran yang diperlukan harus mampu memenuhi dalam membiayai
staf, keperluan operasional,serta dalam pengembangan koleksi perpustakaan. Menurut Sulistyo Basuki 1991: 214 sumber keuangan untuk
perpustakaan diperoleh dari berbagai sumber, diantaranya dari: 1. Anggaran dari badan induk, biasanya pada perpustakaan pemerintah
sudah termasuk gaji pegawai. 2. Daftar isian proyek, terutama untuk perpustakaan pemerintah di
Indonesia 3. Bagi pustakawan swasta, daftar ini biasanya diganti dengan daftar
usulan kegiatan yang diajukan pada pimpinan badan induk. 4. Bagi perpustakaan perguruan tinggi, dana tambahan diperoleh dari
Sumbangan Wajib Mahasiswa Uang iuran anggota, biasanya untuk perpustakaan khusus, umum maupun perguruan tinggi Penjualan
terbitan perpustakaan maupun badn induk.
Universitas Sumatera Utara
31
5. Pada berbagai lembaga ada kebiasaan bahwa penerbitan dilakukan oleh perpustakaan dengan ketentuan sebagian keuntungan diperuntukkan
perpustakaan Pajak setempat, biasanya untuk perpustakaan umum 6. Penghasilan dari jasa reprografi, terjemahan, penyusunan bibliografi,
penelusuran informasi pembuatan tinjauan literature 7. Denda atas buku yang terlambat dikembalikan
8. Sumbangan pemerintah Sumbangan simpatisan perpustakaan, lazim disebut friends of library Sumbangan swasta dan yayasan asing,
biasanya digunakan untuk membeli perlengkapan khusus seperti micro reader atau untuk berlangganan majalh terbitan luar negeri
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa anggaran dapat diperoleh dari bahan induk, isisan proyek, sumbangan wajib mahasiswa, iuran anggota, penjualan
terbitan berseri, pajak setempat, dari jasa reprografi, denda buku yang terlambat dikembalikan, sumbangan pemerintah, sumbangan simpatisan perpustakaan, dan
sumbangan swasta yayasan asing.
2.5 Pemesanan
Untuk Pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian adalah cara yang paling ideal dalam pembinaan koleksi, sebab ada kebebasan untuk menentukan
pilihan bahan pustaka yang dikehendaki. Pengadaan bahan pustaka hendaknya berorientasi kepada pengguna sehingga sesuai dengan tujuan dan fungsi
perpustakaan, Apabila perpustakaan membeli atau memesan bahan pustaka perlu dicantumkan bahan pustaka yang hendak dibeli atau dipesan, agar tidak terjadi
kekeliruan dalam pembayaran. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004: 54
langkah-langkah pemesanan bahan pustaka adalah sebagai berikut: 1. Memeriksa dan melengkapi data bibliografi bahan perpustakaan yang
diusulkan. 2. Mencocokkan usulan dengan bahan perpustakaan yang dimiliki
melalui katalog perpustakaan atau menolak usulan. 3. Menerima atau menolak usulan.
4. Membuat daftar pesanan beberapa rangkap menurut kebutuhan. 5. Mengirimkan daftar pesanan.
6. Mengarsipkan daftar pesanan satu rangkap. 7. Membayar pesanan.
8. Menyusun laporan pemesanan.
Universitas Sumatera Utara
32
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004: 54, prosedur penerimaan bahan pustaka yang dibeli atau dipesan adalah sebagai
berikut: 1. Memeriksa secara teliti bahan perpustakaan yang diterima dan surat
pengantarnya. 2. Mencocokan bahan perpustakaan yang diterima dengan arsip pesanan.
3. Menyisihkan dan mengembalikan bahan pustaka yang tidak sesuai dengan pesanan, cacat, disertai dengan permintaan penggantian.
4. Menandai tanda terima atau faktur dan mengembalikannya kepada pengirim.
5. Menandai kepemilikan bahan pustaka dan mebubuhkan cap perpustakaan.
6. Membuat berita acara penerimaan. Menurut Yulia 1993:45, Cara pemesanan bahan pustaka melalui toko
buku yaitu : 1. Setelah diadakan verifikasi, petugas pengadaan mempersiapkan kartu
pesanan yang dibuat dengan jumlah rangkap. Kartu pesan yang disisipkan dalam katalog akan memudahkan pengecekan lembar
permintaan.
Contoh kartu pesanan KARTU PESAN
Pengarang : Judul :
Edisi :
Tahun : Penerbit dan tempat terbit :
Dana : Jumlah : Agen :
Harga satuan : Pemesanan : Tgl. Terima :
Tgl. Pesan :
Sumber : Yulia, 1993:45 2. Buat daftar pesanan yang membuat judul-judul pesanan yang diambil
dari kartu-kartu pesanan di atas, disusun menurut abjad pengarang. Jika dana terbatas, tentukan prioritasnya.
Universitas Sumatera Utara
33
Contoh Daftar Pesanan No
Pengarang Judul
Tahun Penerbit
Jlh eks Harga
Pemesanan
Sumber : Yulia, 1993:45 3. Tentukan toko buku terlengkap yang ada di kota dimana perpustakaan
berada. 4. Daftar pesanan yang telah dibuat, diserahkan pada petugas toko buku
untuk mendapatkan layanan. 5. Lakukan pembayaran dengan uang tunai atau cek, sebesar jumlah
pembeliannya, dan mintakan bukti pembayaran beserta faktur pembeliannya.
6. Beritahu pada pemesan, bahwa buku-buku yang dipesan telah datang. 7. Untuk judul buku yang tidak bisa dibeli dari toko tersebut, perlu
dicarikan pada toko lain yang berada di kota tersebut. Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa dalam pengadaan koleksi
diperlukan tahap pemesanan untuk diperiksa apakah buku yang dipesan tersedia atu tidak dan mengetahui harga dari setiap buku yang akan dipesan. Lalu
perpustakaan memeriksa kembali dan memperhitungkan dengan anggaran yang telah ditetapkan, jika sudah sesuai maka dilakukan pembayaran secara baik dan
benar.
2.6 Penerimaan
Kategori