39
3.2 Struktur Organisasi Perpustakaan Politeknik Negeri Medan
Perpustakaan perguruan tinggi yang merupakan sarana kelengkapan bagi suatu perguruan tinggi yang memiliki peranan yang sangat penting bagi
terlaksananya proses belajar mengajar dan Tri Dharma perguruan tinggginya. Untuk mengetahui kedudukan serta tanggung jawab kerja masing-masing bagian
maka perlu dibuat struktur organisasi yang jelas. Bagan pokok organisasi Politeknik, menampung berbagai kegiatan operasional Politeknik dan mempunyai
unsur: 1. Pimpinan, sebagai pengelola umum Politeknik dengan didampingi oleh
Senat dan Dewan Penyantun. 2. Kelompok Dosen sebagai unsur utama pelaksana pendidikan.
3. Jurusan, sebagai satuan yang menyelenggarakan kegiatan program pendidikan dalam bidang tertentu dan pengelola sarana dan personalia
jurusan. 4. Bagian Administrasi yaitu Administrasi Akademik dan Administrasi
Umum yang menyelenggarakan kegiatan administrasi. 5. Pusat Jaminan Mutu PJM yang menangani manajemen jaminan
kualitas. 6. Satuan Pengawasan Internal SPI adalah bagian yang melaksanakan
pengawasan internal terhadap kinerja dari seluruh unit di lingkungan Polmed.
7. Bagian-bagian pendukung dalam unit, Unit Pelaksana Teknis UPT, melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu, sesuai dengan program
kegiatan yang akan dilaksanakan. Adapun struktur organisasi Perpustakaan Politeknik Negeri Medan sebagai
berikut:
Universitas Sumatera Utara
40
Gambar 1 Struktur Organisasi Perpustakaan Politeknik Negeri Medan Sumber: Perpustakan Politeknik Negeri Medan
1. Kepala perpustakaan Adapun rincian tugas kepala Perpustakaan Politeknik Negeri Medan sebagai
berikut: a. Menyusun konsep rencana dan program kerja Perpustakaan
sebagai pedoman pelaksanaan tugas. b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidangnya.
c. Menilai prestasi kerja bawahan. d. Menelaah peraturan perundang-undangan di bidang perpustakaan.
Universitas Sumatera Utara
41
e. Menyusun saran alternatif di bidang perpustakaan berdasarkan data informasi.
f. Menyusun rencana kebutuhan koleksi perpustakaan berdasarkan
data dan informasi. g. Menyusun konsep skala perioritas kebutuhan perpustakaan
berdasarkan data informasi sebagai bahan masukan atasan . h. Mempersiapkan bahan penyusun sistem pengolahan teknis dan
sistem pelayanan perpustakaan sesuai dengan perkembangan ilmu perpustakaan.
i. Mempersiapkan bahan penyusunaan kerja sama silang layan antar
perpustakaan berdasarkan ketentuan yang berlaku. j.
Menyusun pedoman sirkulasi dan pelayanan referensi perpustakaan berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan
tugas. k. Melaksanakan urusan administrasi di lingkungan perpustakaan
untuk kelancaran tugas. l.
Menyusun konsep pedoman peminjaman buku perpustakaan sebagai bahan masukan atasan.
m. Mempersiapkan bahan
evaluasi pelaksanaan
palayanaan perpustakaan berdasarkan data dan inforasi sebagai bahan masukan
atasan. n. Menyusun laporan perpustakaan sesuai dengan hasil yang telah
dicapai sebagai pertangung jawaban pelaksanaan tugas. o. Melaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
2. Sekretaris Adapun rincian tugas Sekretaris sebagai berikut:
a. Membantu Ka. UPT Perpustakaan menyusun rencana dan program kerja UPT perpustakaan sebagai pedoman pelaksanna tugas.
Universitas Sumatera Utara
42
b. Membantu Ka. UPT Perpustakaan membagi tugas kepada bawahannya sesuai dengan bidangnya.
c. Membantu Ka. UPT Perpustakaan memberi pentunjuk kepada bawahan untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
d. Membantu Ka. UPT Perpustakaan menilai prestasi kerja bawahan sebagai bahan pembinaan dan pengembangan karier.
e. Membantuk Ka. UPT Perpustakaan menyusun skala prioritas kebutuhan koleksi perpustakaan berdasarkan data dan informasi
untuk bahan pengadaan. f.
Membantu K.a UPT Perpustakaan menyusun rencana pengadaan koleksi bahan pustaka berdasrkan kebutuhan untuk bahan
pengembangan perpustakaan. g. Membantu K.a UPT Perpustakaan mengkordinir pelaksanaan
pengadaan koleksi bahan pustaka agar sesuai dengan kebutuhan. h. Membantu K.a UPT Perpustakaan menyusun pedoman sirkulasi
dan pelayanan bahan pustaka berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
i. Medmbantu K.a UPT Perpustakaan melaksanakan pengelolaan
administrasi perpustakaan untuk kelancaran pelaksanaan tugas. j.
Membantu Ka. UPT Perpustakaan mengevaluasi pelayanan dan kelengkapan fasilitas perpustakaan berdasarkan data dan informasi
sebagai bahan penyempurnaan. k. Membantu K.a UPT Perpustakaan menyusun laporan UPT
Perpustakaan sesuai dengan hasil yang telah dicapai sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
3. Kepala bagian Pengadaan. Adapun rincian tugas antara lain adalah:
a. Membuat dan menyediakan formulir pesanan buku baru.
Universitas Sumatera Utara
43
b. Membuat dan menyediakan formulir pesanan bahan pustaka lainnya.
c. Mengirim form pesanan buku yang dibutuhkan ke jurusan. d. Menentukan judul buku, bahan pustaka lainnya yang akan di
beli.Membuat daftar pesanan pengadaan buku baru dan koleksi lainnya.
e. Menghimpun data pengadaan buku baru. f.
Menerima buku dan koleksi lainnya yang sesuai dengan pesanan. 4. Kepala bagian Pengolahanadapun rincian tugas antara lain adalah:
a. Menghimpun bahan pustaka yang akan dikelola. b. Menghimpun data bahan pustaka baru.
c. Membuat data dan meminta bahan dan peralatan. d. Melaksanakan kegiatan klasifikasi dan katalogisasi buku baru.
e. Menentukan tajuk subjek buku baru. f.
Menentukan dan menetapkan nomor klasifikasi dan nomor akses buku barcode
g. Menginput data buku baru bahan pustaka lainnya ke sistem otomasi perpustakaan atau ske sistem manual.
h. Melaksanakan proses akhir pengolahan buku baru dan bahan pustaka lainnya yaitu stempel, pemasangan label punggung buku,
label barcode, slip pengembalian dan penyampulan. i.
Memajang bahan pustaka baru pada rak Panjang. j.
Mengirim daftar buku baju ke jurusan.
5. Kepala bagian Perawatan adapun rincian tugas meliputi: a. Memilah, menghimpun buku dan koleksi yang akan diperbaiki dan
dirawat. b. Menentukan buku dan koleksi yang akan diperbaiki.
c. Memilah kondisi fisik buku rusak ringan dan rusak berat.
Universitas Sumatera Utara
44
d. Memperbaiki buku, dan koleksi lainnya yang rusak ringan e. Menghimpun koleksi yang rusak berat.
f. Mencacat data buku yang rusak berat dan tidak layak digunakan.
g. Menentukan koleksi terbitan berkala yang akan dijilid. h. Menjilid koleksi terbitan berkala.
6. Kepala Bagian sirkulasi adapaun rincian tugas sebagai berikut: a. Melakukan kegiatan transaksi peminjaman, pengembalian buku
dan memperpanjang masa peminjaman. b. Mencatatat pesanan peminjaman.
c. Memberi sanksi denda d. Menrima dan mencatat uang denda.
e. Memeberikan surat keterangan bebas maslahbersih peminjaman. f.
Membuat laporan
penagihan pengguna
yang belum
mengembalikan buku. g. Memandu pengguna dalam mencari dan memilih bukuinformasi.
h. Memandu pengguna dalam menggunakan catalog bukuOPAC. i.
Memberi informasi tentang buku, pengarang, penerbit. j.
Menyediakan blangko bebas masalah. 7. Kepala bagian Layanan koleksi tugas meliputi: a. Menyusun dan
merapikan buku ke rak buku sesuai dengan tepat dan nomor klasifikasi buku.
a. Menyusun dan merapikan terbitan berkala, koran sesuai degan rak dan jenis koleksi.
b. Memeriksa ketepatan dan kerapian koleksi dalam rak. c. Memandu
penggguna menggunakan
OPAC mempermudah
menemukan informasi. d. Memilih dan mengasingkan buku yang rusak untuk dikirim ke
bagian perawatan dan perbaikan. e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan peprustakaan.
8. Kepala bagian Deposit dan referensi pelaksanaan tugas.
Universitas Sumatera Utara
45
a. Melayani pengunjung koleksi deposit dan koleksi referensi. b. Mencatatat jumlah kunjungan rekap perbulan yang berkunjung ke
bagian deposit. c. Melayani permintaaan mengkopi koleksi deposit dan referensi.
d. Memberi laporan rekap berapa jumlah copy perbulannya. e. Menyediakan formulir permintaan mengkopi koleksi deposit dan
referensi f.
Menentukan jumlah jasa mengkopi koleksi g. Menyusun, merapikan koleksi deposit dan referensi.
3.3 Kategori 3.3.1 Manajemen Pengadaan Bahan Perpustakaan Politeknik Negeri Medan
Kategori