49
Tabel 1 No
M.Kuliah Judul Buku
Pengarang Penerbit
Tahun Terbit
Sumber: Perpustakaan POLMED Setelah daftar terisi maka akan dilakukan pengajuan pembelian kepada
pihak Politeknik Tabel 2
Judul Pengarang
Penerbit Tahun Terbit
Jlh.eksemplar Harga
Sumber: Perpustakaan POLMED Jika sudah diajukan sesuai dengan daftar terseabut, tetapi tidak sesuai
dengan yang dibutuhkan maka Politeknik mengambil kebijakan dengan mengganti yang mirip atau tidak sesuai.
Koleksi tidak berasal hanya dari pembelian, tetapi juga melalui hadiah. Hadiah yang telah diterima juga harus diseleksi dengan cermat apakah dapat
dipublikasikan di perpustakaan. Jika hadiah cocok maka akan diterima oleh perpustakaan.
Pengadaan koleksi harus disesuaikan dengan anggaran yang tersedia, karena anggaran adalah hal yang sangat penting dalam pengadaan agar dapat
melakukan pembelian. Perpustakaan harus mampu menyesuaikan pembelian bahan pustaka dengan anggaran yang telah ditetapkan.
3.3.4 Proses Pemesanan
Sebuah perpustakaan akan selalu menambah jenis koleksinya melalui proses pembelian, perpustakaan harus memperhatikan kebijakan pemilihan bahan
pustaka yang akan dibeli, lalu melakukan proses pemesanan. Proses pemesanan di Perpustakaan POLMED adalah membuat daftar tabel
jenis koleksi untuk diisi oleh pengguna jenis koleksi apa yang mereka butuhkan.
Universitas Sumatera Utara
50
Setelah daftar jenis koleksi itu di dapat, maka akan dilakukan pemilihan buku apa saja yang layak untuk dibeli, lalu dibuatkan daftar yang baru dan diusulkan
kepada kepala perpustakaan untuk ditanda tangani, setelah itu diajukan kepada Politeknik agar pihak Politeknik yang melakukan pemesanan, dan mengajukan
daftar koleksi yang akan dibeli kepada penerbit. Dari pernyataan diatas dapat diketahui bahwa proses pemesanan koleksi
bahan perpustakaan POLMED dilakukan dengan cara membuat form usulan yang diisi oleh pengguna, dan dibuat daftar untuk disetujui Kepala Perpustakaan, lalu
diserahkan kepada Politeknik untuk melakukan Pembelian kepada penerbit.
3.3.5 Proses Penerimaan
Koleksi yang telah dibeli, dapat diterima oleh perpustakaan. Proses penerimaan yang dilakukan oleh Perpustakaan POLMED adalah, buku yang
sudah sampai di perpustakaan disesuaikan dengan daftar pesanan, lalu diberikan tanda stempel milik perpustakaan POLMED. Setelah itu, memeriksa alamat
apakah sudah sesuai dengan surat perngantar, daftar pesanan, dan lembaga yang dituju. Setelah semua sesuai, maka akan dilakukan persetujuan penerimaan dan
diberikan cap perpustakaan.
3.3.6 Inventarisasi
Inventarisasi adalah merupakan pencatatan bahan pustaka baik yang didapat dari pembelian, hadiah, tukar menukar kedalam buku induk. Tujuan
infentarisasi adalah : 1 mempermudah pustakawan dalam pengadaan bahan pustaka berikutnya, 2 memudahkan pustakawan untuk mengawasi terhadap
koleksi yang dimiliki, 3 memudahkan pustakawan dalam pelaporan tahunan tentang jumlah koleksi yang dimiliki.
Prosedur inventarisasi yang dilakukan Perpustakaan Politeknik Negeri Medan adalah sebagai berikut:
1. buku yang diterima dicocokkan dengan daftar pesanan judul majalah, nomor majalah, selain itu pihak perpustakaan POLMED
Universitas Sumatera Utara
51
juga memeriksa kondisi fisik majalahsurat kabar tersebut, apakah dalam keadaan baikutuh atau tidak.
2. Jika koleksi yang diterima tidak cocok dengan daftar pesanan maka koleksi tersebut dikembalikan kepada orang yang mengirim atau
agen yang bersangkutan. 3. Jika tidak terdapat kerusakan, selanjutnya buku yang diterima
diberi cap kepemilikan. PERPUSTAKAAN
POLITEKNIK NEGERI MEDAN
No. Induk :
No. Kls: Sumbe r:
Thn Pembelian: Gambar 2. Cap tanda kepemilikan
Sumber: Perpustakaan Politeknik Negeri Medan
4. Setelah diberi tanda kepemilikancap perpustakaan, maka diberi cap inventarisasi.
Tanggal terima No. Induk
Asal Tabel 9. CapStempel Inventarisasi Perpustakaan.
Sumber: Perpustakaan Politekniik Negeri Medan. Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa proses inventarisasi di
Perpustakaan POLMED adalah buku yang dicocokkan dengan pesanan , memeriksa fisik buku yang dipesan apakah bagus atau tidak, jika tidak cocok
maka koleksi tersebut dikembalikan kepada agen, jika tidak ada kerusakan, maka diberi cap stempel perpustakaan POLMED.
Universitas Sumatera Utara
52
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
