25
dalam gudang yang besar. Kemudian menjualnya kepada toko buku dan perpustakaan. Agen buku memberikan pelayanan yang efisien dan
cepat.
Sedangkan Menurur Siregar 1998:4 Pembelian dapat dilakukan dengan cara yaitu dengan memesan langsung kepada penerbit, membeli bahan pustaka
melalui toko buku dan dari agen atau distributor. Pembelian dilakukan setelah perpustakaan memutuskan buku apa yang akan dibeli sesuai dengan prioritas yang
ditentukan.
Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa pembelian bahan pustaka tidak dapat hanya dibeli saja secara biasa, tetapi harus melalui toko buku,
penerbit, dan agen buku. Pembelian juga harus melalui tahap memeriksa dan menyeleksi buku yang akan dibeli apakah bermanfaat atau tidak dan membuat
daftar pesana yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
2.4.1.1 Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Hadiah
Selain dengan cara pembelian, pengadaan bahan pustaka dapat diperoleh dengan menerima sumbangan atau hadiah dari pihak lain baik perorangan maupun
lembaga. Koleksi bahan pustaka yang berupa hadiah yang diperoleh secara langsung dari penyumbang atau diminta.
Menurut Siregar 1998: 4 Pemilihan buku hadiah kebanyakan dilakukan sesudah buku diterima.untuk itu perpustakaan harus dapat mengambil kebijakan
mengenai buku yang tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna perpudtakaan. Sehubungan dengan hal-hal tersebut penuangan hadiah harus dalam kebijakan
pengembangan koleksi.
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004 : 55 perpustakaan yang menerima bahan hadiah secara langsung perlu :
1. Meneliti semua kiriman bahan perpustakaan dan mencocokkanya dengan surat pengantarnya.
2. Memilih bahan perpustakaan hadiah yang di butuhkan. 3. Menyisihkan bahan perpustakaan hadiah yang tidak diperlukan.
Perpustakaan yang meminta hadiah bahan perpustakaan perlu : 1. Menyusun daftar bahan perpustakaan yang diperlukan.
2. Mengirimkan surat permohonan bahan perpustakaan hadiah dan setelah bahan perpustakaan diterima.
3. Memerikasa dan mencocokkan daftar kiriman bahan perpustakaan hadiah dengan surat pengantarnya.
4. Mengirimkan kembali surat pengantar disertai ucapan terima kasih.
Universitas Sumatera Utara
26
5. Mengolah bahan perpustakaan hadiah yang diterima seperti pengolahan bahan
6. perpustakaan biasa. Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa, walaupun bahan pustaka
dapat diperoleh melalui sumbangan atau hadiah, namun perpustakaan harus menyeleksi terlebih dahulu bahan pustaka tersebut agar sesuai dengan kebutuhan
pegguna.
2.4.1.2 Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Pertukaran
Pengadaan bahan pustaka ini dilakukan secara terencana karena biasanya pertukaran dilakukan adanya kerjasama antar perpustakaan. Pertukaran bahan
pustaka dapat dilakukan apabila perpustakaan memiliki jumlah eksemplar yang terlalu banyak dan sejumlah koleksi yang tidak dapat diperlukan lagi tetapi
dibutuhkan oleh perpustakaan lain. Pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan mempunyai beberapa tujuan, yaitu Untuk memperoleh bahan pustaka tertentu
yang tidak dapat dibeli di toko buku, penerbit, agen, atau yang tidak dapat diperoleh karena alas an lain sehingga hanya bisa didapatkan melalui pertukaran.
Melalui pertukaran akan member jalan bagi perpustakaan untuk memanfaatkan bahan
pustaka yang duplikasi, Dengan pertukaran akan member peluang untuk mengembangkan kerja sama yang baik antar perpustakaan. Bahan yang dapat
dipertukarkan dapat berupa terbitan yang diterbitkan oleh perpustakaan itu sendiri atau lembaga induk perpustakaan tersebut.
Menurut Buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi 1996: 16 hal-hal yang perlu dilaksanakan perpustakaan dalam
kegiatan tukar menukar adalah sebagai berikut: 1. Mendaftar pustaka yang akan dipertukarkan
2. Mengirim daftar penawaran yang telah dipilih oleh pemesan 3. Mencatat alamat pemesan
4. Menyampaikan pustaka yang dipilih kepada pemesanan
Universitas Sumatera Utara
27
Sedangkan menurut Soetminah 1992: 74 langkah yang dilakukukan dalam melakukan tukar menukar adalah sebagai berikut:
1. Setiap pustaka yang akan ditukarkan harus dikeluarkan dari koleksi, diambil kategorinya dan diberi stempel tanda pengeluaran dari koleksi.
Didalam buku inventaris juga dicatat sebagai keterangan, sehingga sudah resmi bukan milik perpustakaan yang bersangkutan.
2. Sejumlah pustaka yang akan ditukarkan didaftar secara berturut-turut berdasarkan abjad, misalnya: Buku = Nama, Pengarang, dan Judul
Majalah = judul, Volume, Tahun, Nomor . 3. Perpustakaan mengirim daftar tersebut kepada sejumlah perpustakaan
yang diperkirakan yang akan membutuhkan, lengkap dengan syarat penukaran, misalnya ongkos kirim yang dibebankan kepada
perpustakaan penerima.
4. Perpustakaan penerima memilih pustaka yang diperlukan dan mengirim daftar pustaka yang ditawarkan sebagai gantinya.
5. Apabila kedua perpustakaan telah sepakat, maka proses tukar menukar dapat dilakukan dan masing-masing dapat mulai menginventarisasi
pustaka koleksi. Selain itu Menurut Yulia 1993 : 47 Pengadaan melalui pertukaran
memiliki tujuan dan teknik pertukaran: 1. Tujuan Tukar-menukar
Pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan mempunyai beberapa tujuan, yaitu: Untuk memperoleh bahan pustaka tertentu yang tidak
dapat dibeli di toko buku, penerbit, agen, atau tidak dapat diperoleh karena alasan lain sehingga hanya bias didapatkan melalui pertukaran.
Melalui pertukaran akan memberi jalan bagi perpustakaan untuk memanfaatkan bahan pustaka yang duplikasi. Dengan pertukaran akan
memberi peluang untuk mengembangkan kerjasama yang baik antar perpustakaan
2. Teknik tukar-menukar Cara tukar-menukar bahan pustaka dapat ditempuh dengan cara
sebagai berikut: a. Perpustakaan yang mempunyai bahan pustaka lebih duplikat
atau yang sudah tidak diperlukan lagi disusun dalam bentuk daftar, untuk ditawarkan. Sebelum ditawarkan setiap bahan
pustaka harus diproses terlebih dahulu sesuai peraturan yang berlaku untuk dinyatakan dapat dikeluarkan dari inventaris
perpustakaan yang bersangkutan. Dan daftar penawaran disusun menurut subjek kemudian menurut pengarang dan
judul. Sedang daftar majalah disusun menurut judul, tahun dan nomor terbitan.
b. Perpustakaan mengirimkan penawaran kepada perpustakaan lain yang diperkirakan memiliki koleksi yang sesuai dengan
bahan pustaka yang ditawarkan dan telah mempunyai hubungan kerjasama .
Universitas Sumatera Utara
28
c. Perpustakaan yang menerima penawaran, mempelajari tawaran
yang diterima beserta persyaratannya dan membandingkan dengan kebutuhan dan kebijakan pengembangan koleksi
perpustakaan itu sendiri. Kemudian memilih bahan penukar yang sesuai dengan bobotnya dan menyusunnya dalam daftar
bahan pustaka yang akan ditawarkan sebagai bahan penukar.
d. Perpustakaan yang menerima tawaran pertukaran dari perpustakaan lain, memilih bahan pustaka yang sesuai dan
memilih bahan penukar yang sesuai bobotnya serta menyusunnya dalam daftar
bahan pustaka yang akan ditawarkan sebagai bahan penukar. Kemudian perpustakaan
yang telah menerima tanggapan atas penawarannya, melakukan penilaian keseimbangan bahan pertukaran tentang subyek dan
bobotnya.
e. Apabila kedua perpustakaan telah sepakat, maka tukar-
menukar dapat dilaksanakan. Setelah menerima bahan
pertukaran, masing-masing perpustakaan mengolahnya sesuai dengan prosedur penerimaan dan inventarisasi.
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa pengadaan bahan pustaka melalui pertukaran untuk memenuhi koleksi perpustakaan yang sulit didapatkan,
perpustakaan membuat daftar pertukaran koleksi yang akan dikeluarkan dari perpustakaan, lalu perpustakaan lain juga membuat daftar pemilihan bahan
pustaka yang ingin mereka dapatkan. Apabila kedua instansi setuju dan sepakat, maka pengadaan bahan pustaka melalui pertukaran dapat dilakukan.
2.4.1.3 Pertukaran Bahan Perpustakaan Melalui Titipan
