Universitas Sumatera Utara
d. Hubungan dengan pemerintah government relations e. Hubungan dengan pers press relations Effendy, 2002:119
Dan penelitian ini berhubungan dengan salah satu tugas public relations yang bertanggung jawab atas penyampaian informasi atau pesan.Dalam hal ini
Bagian Humasy Setda Kota Medan menyampaikan informasi atau pesan melalui press release yang dikirim ke media massa surat kabar, lalu diterbitkan oleh
media massa tesebut untuk menjangkau khalayak sasaran yang ingin dituju oleh si public relations guna membangun persepsi yang bersifat positif dari khalayak
sasarannyapublic external.
2.1.5 Public Relations Pemerintah
Public relations merupakan suatu alat atau saluran the public relations as tools or channels of government publications untuk memperlancar jalannya
interaksi dan penyebaran informasi mengenai publikasi pembangunan nasional melalui kerja sama dengan pihak pers, media cetak atau elektronik dan hingga
menggunakan media tradisional lainnya wayang kulit atau wayang golek dan lain sebagainya Rachmadi, 1992:27.
Fungsi pokok public relations pemerintah Indonesia pada dasarnya antara lain:
a. Mengamankan kebijaksanaan pemerintah. b. Memberikan pelayanan dan menyebarluaskan pesan atau informasi
mengenai kebijaksanaan hingga program-program kerja secara nasional kepada masyarakat.
c. Menjadi komunikator dan sekaligus sebagai mediator yang proaktif dalam menjembatani kepentingan instansi pemerintah disatu pihak, dan
menampung aspirasi, serta memperhatikan keinginan-keinginan publiknya di lain pihak.
d. Berperan serta dalam menciptakan iklim yang kondusif dan dinamis demi mengamankan stabilitas dan keamanan politik pembangunan nasional,
baik jangka pendek maupun jangka panjang Rachmadi, 1992 :37. Menurut Dimock dan Koenig, pada umumnya tugas-tugas dari pihak
Humas instansi atau lembaga pemerintahan, yaitu : 15
Universitas Sumatera Utara
a. Upaya memberikan penerangan atau informasi kepada masyarakat tentang pelayanan masyarakat, kebijaksanaan serta tujuan yang akan dicapai oleh
pemerintah dalam melaksanakan program kerja tersebut. b. Mampu untuk menanamkan keyakinan dan kepercayaan serta mengajak
masyarakat dalam partisipasinya atau ikut serta pelaksanaan program pembangunan di berbagai bidang, sosial, budaya, ekonomi, politik serta
menjaga stabilitas dan keamanan nasional. c. Kejujuran dalam pelayanan dan pengabdian dari aparatur pemerintah yang
bersangkutan perlu dipelihara atau dipertahankan dalam melaksanakan tugas serta kewajibannya masing-masing Ruslan, 2001:312.
2.1.6 Press Release
Press release adalahkumpulan informasi yang berbentuk sebuah berita yang disusun oleh sebuah instansi atau organisasi melalui tim humas yang
menggambarkan kegiatannya, yang kemudian dikirimkan kepada media massa untuk dapat dipublikasikan melalui media massa tersebut. Mediamassa yang
dimaksud dalam kegiatan press release meliputi media massa cetak, yaitu surat kabar dan majalah, serta media massa noncetak yang meliputi TV, radio dan film
dokumenter. Kepada redaksi media-media massa tersebut press release dikirim oleh praktisi humas yang mewakili suatu instansi atau organisasi, untuk dapat
dimuat di dalamnya.
Pada pelaksanaannya, press release dibagi kedalam dua kategori, yaitu : a. Press release pra kegiatan
Press release pra kegiatan bisa bersifat informatif atau pemberitahuan tentang akan datangnya sebuah kegiatan. Dipandang dari
sisi kehumasan pemuatan press release pra kegiatan sangat besar manfaatnya karena sifatnya informatif, sehingga dapat menjadi wahana
publikasi sebuah kegiatan, baik itu kepanitiaan maupun kegiatan lembaga dan individu.
16
Universitas Sumatera Utara
b. Press release pasca kegiatan Press release pun penting setelah kegiatan telah usai
berlangsung.Artinya setelah kegiatan berlangsung ini bukan berarti bisa dikirim kapan saja, tetapi tetap mengacu pada aktualisasi waktu.Karena
itulah, disarankan bagi para pembuat press release untuk menyebarkan press release-nyapada hari itu juga, tidak keesokannya. Jadi, peristiwa hari
ini harus dikirimkan hari ini juga Abdullah, 2004 : 82. Ada beberapa hal yang penting yang harus diperhatikan dalam penulisan
suatu press release, antara lain: a. Tulislah press release dengan ringkas dan padat. Jangan
memanjangkan isi press release. Dan sebaiknya jangan terlalu pendek Misal dengan setengah halaman.
b. Usahakan press release mengandung unsur 5W+1H, artinya apa, kapan, dan dimana kegIatan yang dilakukan itu. Siapa yang hadir atau
sasaran kegiatan. Mengapa kegiatan itu dilakukan. Dan bagaimana pelaksanaannya.
c. Jika diperlukan, sertakan pula ilustrasi foto, gambar, tabel, data atau grafik.
d. Tulislah press release pada kertas yang ber-kop surat sehingga press release pun benar-benar resmi.
e. Cantumkan nama pejabat yang paling berwenang untuk menyiarkan press release.
f. Jika press release berasal dari individu, misalnya seorang artis, pakar, anggota legislatif, atlet, maka lampirkan foto kopi identitas dan
menandatangani press release tadi. g. Untuk memperkaya kedalaman data dan kedalaman press release,
lampirkan pula bahan-bahan tertulis yang berhubungan dengan masalah atau kegiatan yang di informasikan. Misalnya naskah pidato,
makalah, atau data tertulis lainnya Abdullah, 2004 :83. 17
Universitas Sumatera Utara
Dan ada beberapa hal juga yang harus diperhatikan saat mengirimkan press release, yaitu :
a. Kirimkan secepat mungkin. Artinya, jika kegiatan berlangsung hari itu, kirimkan hari itu juga. Jangan menunda-nunda keesokan harinya, kecuali
jika pelaksanaannya malam hari. b. Jika pengirim press release sudah mengenal nama wartawan sesuai dengan
bidangnya, tunjuklah wartawan tadi. c. Pengiriman bisa pula melalui faximile.
d. Jika melampirkan foto atau cetakan-cetakan berwarna atau contoh produk, lebih baik melalui kurir.
e. Konfirmasikan kembali lewat telepon, apakah press release tadi sudah diterima atau belum. Sebab, adakalanya tidak sampai kepada alamat yang
dituju, atau cetakan pada faximile ternyata sangat sulit dibaca Abdullah, 2004 : 84.
Press release yang lebih banyak dibuat oleh staf Humasy Setda Kota Medan adalah press release pasca kegiatan.Namun, tidak menutup kemungkinan
press release pra kegiatan juga pernah dibuat, tetapi tidak terlalu sering seperti press release pasca kegiatan.Press release di buat oleh Humasy Setda Kota
Medan sesuai dengan tupoksi kerjanya yakni bagian publikasi pemberitaan. Setelah press release dibuat, lalu akan langsung dikirim ke media massa melalui
email, dan keesokan harinya press release tersebut sudah menjadi berita yang termuat dalam media massa.
2.1.7 Citra Perusahaan
