Modul Diklatpim Tingkat IV
19 Dalam
melaksanakan kegiatan
manajemen operasional
diperlukan fungsi-fungsi manajemen yaitu Perencanaan, pengorganisasian,
pemberian motivasi,
pengawasan, pengkordinasian dan penilaian. Demikian juga faktor-faktor
manajemen yang dikenal dengan 6 enam M yaitu Men, Money, Methods, Materials, Machines dan Market.
Sehubungan dengan Rencana Kerja sangat diperlukan memahami arti perencanaan dan pentingnya perencanaan.
Perencanaan adalah seluruh proses kegiatan pemikiran dan penentuan secara matang untuk menentukan hal-hal yang akan
di laksanakandikerjakan dimasa yang akan datang. Pengertian perencanaan adalah didasarkan pada sudut pandang bahwa
kegiatan menyusun rencana dilakukan dalam setiap waktu yang tertentu yang dilakukan secara teratur dan terus menerus.
Pola Kerja Terpadu adalah suatu alat kerja berupa perencanaan yang operasional untuk mewujudkan sasaran yang telah
ditetapkan secara bersama dalam hal ini pihak-pihak yang terkait. Adapun tujuan Pola Kerja Terpadu untuk meningkatkan
pengetahuan, keterampilan, perilaku aparatur pemerintah untuk menerapkan Pola Kerja Terpadu diseluruh unit kerja organisasi.
Menerapkan perencanaan yang matang, pelaksanaan yang tepat dan pengawasan yang ketat. Manajemen harus meliputi proses
manusiawi, proses analitika, prinsip-prinsip Pola Kerja Terpadu. Untuk keberhasilan pencapaian tujuan organisasi secara berdaya
guna dan berhasil guna serta menciptakan aparatur pemerintah 20
Pola Kerja Terpadu
yang bersih dan bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme, perlu setiap aparatur Pemerintah menerapkan manajemen dan
tekniknya menuju ke Kepemerintahan yang baik.
21
BAB III MEMILIH, MENETAPKAN
DAN MEMVALIDASIKAN SASARAN
A. Memilih Sasaran
Ada dua cara yang bisa digunakan untuk memilih sasaran, yaitu dengan analisis tugas dan analisis situasi. Teknik pertama yaitu
analisis tugas dimulai dari uraian tugas yang tersedia pada setiap unit kerja. Teknik analisis situasi menggunakan analisis pohon,
terdiri atas pohon masalah, pohon sasaran dan pohon alternatif.
1 . a. Memilih sasaran melalui uraian tugas yang menjadi
kewenanganya di unit organisasi. Dari tugas yang menjadi kewenangannya untuk di analisis hasil pelaksanaan tugas
peningkatan kinerja. Analisis hasil pelaksanaan tugas dilakukan dengan mengamati tugas yang seharusnya
dilaksanakan seseorang dalam keadaan normal, baik tugas yang berkaitan dengan urusan barang ataupun jasa yang
dapat dihasilkan oleh satuan unit kerja tertentu. Misalnya dalam keadaan normal perpanjangan kartu penduduk
seseorang dikelurahan, selesai dalam waktu 1 jam. Perpanjangan STNK di SAMSAT akan selesai dalam
waktu 5 jam. Setelah membaca Bab ini, peserta diklat diharapkan mampu
memahami dan memilih sasaran, menetapkan sasaran, dan memvalidasikan sasaran.
22
Pola Kerja Terpadu
Analisis peningkatan terbagi dua, yaitu peningkatan hasil pelaksanaan
tugas, dan
peningkatan kemampuan
seseorang atau organisasi. Peningkatan hasil pelaksanaan tugas mencakup bidang pelaksanaan tugas mana yang
ingin ditingkatkan. Kemudian ditentukan ukuran besarnya peningkatan yang diinginkan yang realistis, Misalnya
peningkatan waktu penyelesaian perpanjangan STNK di SAMSAT Jakarta Timur dari 5 jam menjadi 4,5 jam.
b. Peningkatan kemampuan perseorangan atau organisa- si mencakup:
1 Identifikasi terhadap kemampuan yang dimiliki oleh
seorang individu atau unit kerja; 2
Merencanakan peningkatan kemampuan atau menam- bah kemampuan baru bagi individu atau unit kerja
organisasi agar produktivitasnya meningkat; 3
Menentukan besarnya kenaikan yang diinginkan secara realistis yang dapat dicapai dalam satuan waktu
tertentu.
2. Pohon Analisis Analisis Sebab
Pohon analisis merupakan suatu langkah pemecahan masalah dengan mencari sebab dari suatu akibat. Caranya disusun
menyerupai sebuah pohon atau bagan organisasi. Memilih sasaran dengan menggunakan pohon analisis dilakukan
melalui tiga langkah, yaitu dengan cara menyusun pohon masalah, pohon sasaran dan pohon alternatif.
Modul Diklatpim Tingkat IV
23 Adapun tahap-tahap dari proses pohon analisis adalah:
a. Mengidentifikasikan dan menganalisis ma-salah dan
kebutuhan-kebutuhan gunakan pohon masalah. b.
Menentukan sasaran-sasaran yang harus diwujudkan untuk memecahkan masalah-masalah atau memenuhi
kebutuhan-kebutuhan yang
telah diidentifikasikan
gunakan pohon sasaran. c.
Mengembangkan alternatif pemecahan atau alternatif rencana tindakan untuk mewujudkan sasaran tersebut.
gunakan pohon alternatif.
3. Pohon Masalah Pernyataan Negatif
Pohon masalah
adalah suatu
teknik untuk
mengidentifikasikan semua masalah dalam suatu situasi tertentu dan memperagakan informasi ini sebagai rangkaian
hubungan sebab akibat. Pohon masalah dimulai dengan masalah utama. Sebagai hasil
analisis situasi di unit kerja, dianalisis penyebab masalah tersebut dalam forum curah pendapat. Mulailah dengan
rumusan pernyataan masalah yang dihadapi unit kerja, pikirkan apa akibat yang mungkin timbul dari masalah
tersebut, diskusikan dan tuliskan berbagai alternatif penyebab masalah tersebut secara bertahap, lukiskan dalam sebuah
bagan pohon. 24
Pola Kerja Terpadu
Contoh Pohon Masalah:
POHON MASALAH
Pernyataan Negatif
Akibat 4
1 Sebab
2 a b c d
3 a b c d
Keterangan :
- Masalah Utama adalah No.1
- Penyebab Masalah No.1 adalah Masalah Pokok No. 2b
- Penyebab Masalah No. 2b adalah Masalah Spesifik No. 3b
- Akibat masalah No.1 adalah No. 4
Informasi dibidang Administrasi Negara belum disebarkan oleh LAN secara optimal
Belum optimalnya pelayanan kehumasan pada Subbagian Humas Bag Humas dan Publikasi
LAN
Kurangnya koordinasi ant.
Unit-unit kerja di LAN dg Bag
Humas
Pegawai belum memahami
tugas-tugas kehumasan
Kurangnya dukungan dari
Pimpinan
Latar belakang pendidikan
formal pegawai tidak sesuai
Belum tersedianya buku
pedoman kehumasan
Kurangnya kesempatan utk
mengikuti diklat teknis di bdg
kehumasan Tumpang tin-
dihnya kegiatan kehumasan dgn
Bagian lainnya
Kurangnya motivasi pegawai
untuk mengembangkan
diri
