Teori Pendakatan Kebutuhan Mewujudkan Sasaran

Modul Diklatpim Tingkat IV 53 Pada saat kebutuhan fisik terpenuhi, maka kebutuhan tersebut sudah tidak merupakan motivasi lagi dan muncul kebutuhan yang lebih tinggi sebagai motivasi, kebutuhan tersebut merupakan kebutuhan akan perlindungan atas bahaya, ancaman kemelaratan dan lain-lain. c. Kebutuhan Sosial Social needs. Kebutuhan ini merupakan kebutuhan kepuasan untuk berkelompok, untuk diterima oleh teman, pergaulan, persahabatan, berorganisasi, kasih sayang dan sebagainya. d. Kebutuhan Penghargaan Esteem needs. Setelah kebutuhan tersebut di atas terpenuhi semua, motivasi berikut adalah kebutuhan akan penghargaan atau untuk dihargai, dihormati, kebutuhan akan kedudukan, reputasi atau nama baik. Kecuali itu juga kebutuhan akan harga diri, kepercayaan akan diri sendiri, kebebasan, kepuasan akan pengetahuan dan kemampuan. Kebutuhan akan penghargaan ini jarang dapat dipuaskan. Orang akan selalu berusaha mendapatkan kepuasan ini pada saat kebutuhan tersebut dianggap penting. e. Kebutuhan Perwujudan Diri Self Actualization needs. Kebutuhan untuk bisa mengembangkan bakat secara penuh, pengembangan kreasi dalam arti luas, kebutuhan akan pemenuhan cita-cita, keindahan, kemakmuran, kemashuran, dan keagamaan. Mewujudkan sasaran pada hakekatnya adalah memberi dorongan kepada para penanggung jawab dalam Matriks 54 Pola Kerja Terpadu Rincian Kerja untuk bekerja dengan penuh rasa tanggung jawab dalam mewujudkan sasaran bersama. Pimpinan dan penanggung gugat memegang peranan yang sangat penting dalam memberi motivasi dan menggerakan staf yang berada dalam lingkup tanggung jawabnya. Ada 3 tiga hal penting dalam menumbuhkan motivasi kerja yaitu unsur manusia, sasaran, dan motivator. Pertama, bahwa manusia mempunyai kebutuhan. Menurut Maslow seperti tersebut diatas, ada lima jenjang kebutuhan manusia, yaitu kebutuhan fisik, kebutuhan rasa aman, kebutuhan sosial, kebutuhan akan penghargaan, dan kebutuhan aktualisasi diri. Pemberian motivasi pada para penanggung jawab yang tertera pada Matrik Rincian Kerja hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan mereka. Kedua, adalah sasaran. Sasaran adalah sesuatu yang harus diwujudkan. Agar sasaran menjadi motivator, maka sasaran harus jelas, realistik dan terukur. Pimpinan, dalam hal ini penang-gung gugat harus mampu menghadirkan sasaran menjadi satu keadaan yang bisa ditangkap oleh semua orang pada saat sekarang. Seolah-olah sasaran tersebut sudah selesai. Lingkungan kerja, dan dalam tim hendaknya mendorong orang untuk bekerja secara optimal. Ketiga, adalah motivasi. Ada empat strategi dalam melaksanakan motivasi. Memperkaya pekerjaan job Modul Diklatpim Tingkat IV 55 enrichment. Caranya dengan mencoba menata kembali pekerjaan secara kreatif, sehingga memberi peluang kepada semua penanggung jawab untuk berkembang dan menjadi lebih dewasa dengan pelimpahan tanggung jawab secara jelas Perluasan kerja job enlargement, antara lain dengan tukar menukar atau mutasi pekerjaan secara horizontal untuk menghilangkan kebosanan. Pembakuan pekerjaan job standarization, dilakukan dengan membatasi jumlah dan jenis pekerjaan, dibakukan dan dilengkapi dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja. Penyederhananaan pekerjaan job simplification, dengan jalan mengurangi jumlah unsur tugas yang rumit. Pekerjaan disederhanakan dengan maksud agar produktivitas tinggi. Teknik tuntunan dan ajakan dapat dipergunakan pimpinan untuk meningkatkan partisipasi penanggung jawab dalam peningkatan penyelesaian paket kerja. Pimpinan dituntut untuk berkomunikasi tatap muka dengan staf, mendiskusikan pekerjaan secara terbuka dengan argumentasi rasional, penjelasan yang mudah ditangkap, sehingga semua orang menjadi puas bekerja dan bukan karena tekanan dan ancaman.

B. Mengendalikan Kegiatan

Fungsi pengendalian fungsi controlling adalah proses terakhir fungsi manajemen. Pengendalian ini berkaitan erat sekali dengan 56 Pola Kerja Terpadu fungsi perencanaan dan kedua fungsi ini merupakan hal yang saling mengisi, karena: a. Fungsi pengendalian harus terlebih dahulu direncanakan, b. Pengendalian hanya dapat dilakukan, jika ada rencana, c. Pelaksanaan rencana akan baik, jika pengendalian dilakukan secara baik, d. Sasaran baru dapat diketahui terwujud dengan baik atau tidak setelah pengendalian atau pengukuran dilakukan. Dengan demikian peranan pengendalian sangat menentukan baik dan buruknya pelaksanaan suatu rencana.

1. Pengertian Pengendalian

Pengendalian adalah segala usaha atau kegiatan untuk menjamin dan mengarahkan agar pekerjaan yang sedang dilaksanakan dapat berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan atau hasil yang dikehendaki serta sesuai pula dengan segala ketentuan dan kebijakan yang berlaku. Pengendalian merupakan pemeriksaan benar tidaknya segala sesuatu pekerjaan artinya apakah sesuai dengan rencana yang sudah ditentukan, dengan segala perintah yang diberikan dan semua peraturan yang dikeluarkan. Pengendalian merupakan kegiatan pemimpin yang paling penting dan paling mem- pengaruhi bagi setiap kegiatan pemimpin.

2. Tujuan Pengendalian

Mengendalikan kegiatan bertujuan untuk menjaga agar kegiatan berada dalam arah perwujudan sasaran. Modul Diklatpim Tingkat IV 57 Pengendalian akan efektif jika standar dan aturan kerja jelas, hasil kegiatan kerja diukur, koreksi dilakukan bila ada penyimpangan di waktu yang tepat. Dalam mengendalikan kegiatan, laporan status sasaran hendaknya disampaikan kepada seluruh anggota yang berkepentingan, dan diharapkan akan meningkatkan motivasi kerja. Pengendalian pekerjaan dimulai dari awal, sampai sasaran terwujud. Dalam melakukan pengendalian ada lima hal yang harus diperhatikan yaitu menetapkan sasaran hasil kerja, membandingkan hasil kerja nyata dengan standar yang telah ditetap-kan, menentukan ada tidaknya penyimpangan, mengambil tindakan korektif, dan mem-bangun sistem balikan. Salah satu aspek penting yang dapat dikendalikan adalah standar waktu kerja yang telah ditetapkan dalam sasaran. Waktu sangat penting untuk dikendalikan, karena waktu sebagai salah satu dimensi dalam manajemen mempunyai hubungan erat dengan sumber lainnya seperti manusia, bahan dan biaya. Dengan demikian pengendalian bukan hanya untuk mencari kesalahan tetapi berusaha untuk menghindarkan terjadinya penyimpangan. Jadi kontrol dilakukan sejak proses dimulai, sampai dengan pengukuran hasil yang dicapai. Dengan pengendalian diharapkan juga agar pemanfaatan semua unsur manajemen 6M efektif dan efisien. 58 Pola Kerja Terpadu Pengendaliankontrol dilakukan melalui tahap-tahap sebagai berkut: 1. Menentukan standar-standar atau dasar untuk kontrol, 2. Mengukur pelaksanaan, 3. Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan menentukan deviasi-deviasi bila ada, 4. Melakukan tindakan perbaikan jika terdapat penyimpangan deviasi, agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana. Pengawasan terhadap kemajuan realisasi sasaran memerlukan satu perangkat tata kerja yang menjamin balikan yang terus menerus dan tepat waktu. Hasilnya, merupakan sebuah dokumen atau sebuah laporan. Dokumen atau laporan tersebut dimasukkan dalam bentuk format seperti dibawah ini.