Tujuan Pengendalian Mengendalikan Kegiatan

Modul Diklatpim Tingkat IV 57 Pengendalian akan efektif jika standar dan aturan kerja jelas, hasil kegiatan kerja diukur, koreksi dilakukan bila ada penyimpangan di waktu yang tepat. Dalam mengendalikan kegiatan, laporan status sasaran hendaknya disampaikan kepada seluruh anggota yang berkepentingan, dan diharapkan akan meningkatkan motivasi kerja. Pengendalian pekerjaan dimulai dari awal, sampai sasaran terwujud. Dalam melakukan pengendalian ada lima hal yang harus diperhatikan yaitu menetapkan sasaran hasil kerja, membandingkan hasil kerja nyata dengan standar yang telah ditetap-kan, menentukan ada tidaknya penyimpangan, mengambil tindakan korektif, dan mem-bangun sistem balikan. Salah satu aspek penting yang dapat dikendalikan adalah standar waktu kerja yang telah ditetapkan dalam sasaran. Waktu sangat penting untuk dikendalikan, karena waktu sebagai salah satu dimensi dalam manajemen mempunyai hubungan erat dengan sumber lainnya seperti manusia, bahan dan biaya. Dengan demikian pengendalian bukan hanya untuk mencari kesalahan tetapi berusaha untuk menghindarkan terjadinya penyimpangan. Jadi kontrol dilakukan sejak proses dimulai, sampai dengan pengukuran hasil yang dicapai. Dengan pengendalian diharapkan juga agar pemanfaatan semua unsur manajemen 6M efektif dan efisien. 58 Pola Kerja Terpadu Pengendaliankontrol dilakukan melalui tahap-tahap sebagai berkut: 1. Menentukan standar-standar atau dasar untuk kontrol, 2. Mengukur pelaksanaan, 3. Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan menentukan deviasi-deviasi bila ada, 4. Melakukan tindakan perbaikan jika terdapat penyimpangan deviasi, agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana. Pengawasan terhadap kemajuan realisasi sasaran memerlukan satu perangkat tata kerja yang menjamin balikan yang terus menerus dan tepat waktu. Hasilnya, merupakan sebuah dokumen atau sebuah laporan. Dokumen atau laporan tersebut dimasukkan dalam bentuk format seperti dibawah ini. Modul Diklatpim Tingkat IV 59 Contoh Format Laporan Pengendalian Kegiatan . Periode Laporan : …………………………………… Instansi : …………………………………… A Kegiatan yang dijadikan target B Titik Kontrol C Kegiatan dan Jadwal Ukuran Kemajuan D Penyim- pangan E Tanggung Jawab Koreksi POKOK AKHIR Standard Kemajuan SK Realisasi R S – K R S – K R S – K R S – K R Tujuan Pengendalian Keterangan Keterangan: Kolom A Berikan Kejadian yang dijadikan terget atau pokok akhir. Ini diperolehkan dari pokok akhir yang ada pada Matriks Rincian Kerja, kecuali tiga pokok akhir pengendalian. 60 Pola Kerja Terpadu Kolom B Ukuran yang digambarkan sebagai standar kemajuan, diambil dari bagian penjadwalan S-K. Untuk setiap pokok akhir diamati dan dicatat realisasinya. Kolom C Waktu merupakan faktor penting, karena itu dijadikan alat pembanding antara kegiatan yang dikehendaki dengan kegiatan yang sesungguhnya yang dapat digambarkan dalam jadwal. Dengan jadwal tersebut, sepintas sudah kelihatan kemajuan dalam pelaksanaan pekerjaan. Kolom D Penyimpangan akan langsung dapat ditemukan dengan membandingkan SK dengan R. Apabila terjadi penyimpangan perlu dicatat berapa besar, mengapa terjadi penyimpangan, siapa penanggung jawabnya, apa dampaknya dan bagaimana cara mengoreksinya. Kolom E Tanggung jawab tindakan koreksi menunjukkan siapa dan instansi mana yang bertanggung jawab untuk melakukan tindak lanjut koreksi terhadap penyimpangan dengan mengurangi seminimal mungkin dampak negatifnya.

C. Latihan

1. Untuk mewujudkan sasaran diperlukan motivasi, Coba anda tuliskan pengertian motivasi. 2. Seorang pimpinan selalu memberikan motivasi kepada bawahan. Coba sebutkan. 4 empat prinsip dalam memotivasi bawahan. Modul Diklatpim Tingkat IV 61 3. Menurut A.H. Maslow ada 5 lima jenjang kebutuhan, coba anda sebutkan dan jelaskan secara singkat. 4. Sebutkan 3 hal penting dalam menumbuh-kan motivasi kerja bawahanpelaksana. 5. Mengapa fungsi pengendaliankontrol sangat penting bagi setiap kegiatan seorang pimpinan, Coba anda jelaskan. 6. Jelaskan secara singkat tujuan pengendalian.

D. Rangkuman

Dalam upaya mewujudkan sasaran seorang pimpinan unit kerja perlu menerapkan Motivasi. Motivasi adalah kegiatan mendorong gairah kerja dan memberikan semua kemampuan bawahan agar mau bekerja keras untuk mewujudkan sasaran organisasi. Demikian juga seorang pimpinan harus mempunyai pengetahuan dari memahami dasar perilaku manusia, sehingga mampu menggerakkan bawahan untuk mewujudkan sasaran secara efektif dan efisien. Ada 5 lima jenjang kebutuhan yaitu: a Kebutuhan Fisik; b Kebutuhan Keamanan; c Kebutuhan Sosial; d Kebutuhan Penghargaan; e Kebutuhan Perwujudan Diri. Selanjutnya diperlukan juga fungsi pengendalian. Pengendalian adalah segala usahakegiatan untuk menjamin dan mengarahkan agar pekerjaan yang sedang dilaksanakan dapat berjalan sesuai 62 Pola Kerja Terpadu dengan rencana yang telah ditetapkan atau hasil yang dikehendaki, segala ketentuan dan kebijakan yang berlaku. Mengenai tujuan motivasi untuk menjamin terwujudnya sasaran organisasi. Apabila seorang pimpinan berhasil dalam usahanya memotivasi bawahan, pada akhirnya sasaran organisasi akan terwujud. Dalam mengendalikan kegiatan, laporan status sasaran hendaknya disampaikan kepada seluruh anggota organisasi yang berkepentingan dan diharapkan dapat meningkatkan motivasi kerja. Pengendalian kegiatan dimulai awal sampai sasaran terwujud.