Modul Diklatpim Tingkat IV
29 alternatif adalah “Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan
melalui pembuatan Buku Pedoman Kehumasan”. Sasaran umum ini harus diubah menjadi sasaran khusus, yang dapat
mendorong semua orang yang terlibat dengan jelas keikatannya komitmennya. Sasaran khusus sifatnya
spesifik, berorientasi pada hasil, terukur dari segi kualitas dan kuantitas.
Kegiatan itu
akan dilaksanakan
dengan menetapkan tempatnya dimana, berapa, lama, kapan mulai
dan kapan berakhir, berapa jumlah biaya rupiah yang diperlukan, dari mana sumbernya, unit mana yang akan
bertindak sebagai pelaksana, dan bila diperlukan bekerjasama dengan instansi luar.
2. Sebuah sasaran yang baik untuk dipilih adalah sasaran yang
bermanfaat dan paling menguntungkan bagi organisasi; jelas dan realistik; dapat diukur dan diamati dari segi kualitas,
biaya dan waktu; ditetapkan bersama atasan dan bawahan; bersama-sama dengan unit lain yang setingkat mendukung
sasaran dan unit yang setingkat lebih tinggi; dan dinyatakan dalam bentuk selesai.
Contoh Sasaran Khusus
Tersedianya 1 satu Buku Pedoman Kehumasan melalui Pembuatan Buku Pedoman Kehumasan bertempat di LAN RI
jalan Veteran No. 10 Jakarta selama 4 empat Bulan dari tanggal 1 Juli 2001 sd 31 Oktober 2001 dengan biaya sebesar
Rp. 7.000.000,- tujuah juta rupiah dari Anggaran Rutin tahun anggaran 2001 dilaksanakan oleh Sub.Bagian Humas, Bagian
30
Pola Kerja Terpadu
Humas dan Publikasi Biro Umum Lembaga Administrasi Negara RI.
C. Memvalidasi Sasaran
Validasi sasaran merupakan upaya untuk memberikan jaminan bahwa sumber dana, bahan, metode, organisasi, prosedur, dan
tenaga kerja dinyatakan siap untuk mewujudkan sasaran. Sasaran khusus merupakan sasaran tentatif yang harus
divalidasikan menjadi sasaran definitif. Ada tiga instrumen yang digunakan untuk memvalidasikan sasaran, yaitu Matriks Rincian
Kerja MRK, Uraian Paket Kerja dan Penjadwalan.
1. Matriks Rincian Kerja MRK.
Matriks Rincian
Kerja merupakan
kerangka yang
menghubungkan sasaran dengan kegiatan dan sumber yang diperlukan. Kegiatan dirinci menjadi kegiatan kecil, sampai
yang terkecil yang dinamakan pokok akhir. Prosedur membuat rincian kerja yang diterapkan dalam
matriks adalah: 1 menempatkan sasaran khusus dalam bulatan; 2 menetapkan dan menempatkan kegiatan dalam
kotak empat persegi panjang; 3 menetapkan pokok kerja terdiri atas: Persiapan A, Pelaksanaan B, dan
Pengendalian C; 4 menetapkan pokok akhir untuk setiap pokok kerja sesuai kebutuhan; dan 5 menetapkan
pertanggung jawab untuk setiap pokok akhir.
Modul Diklatpim Tingkat IV
31
Penanggung jawab adalah pejabat struktural misalnya kepala Dinas Kabupaten, Kepala Seksi Kasi, Pimpinan Bagian
Proyek Pimbagpro, dan pejabat lainnya. Karena pejabat nonstruktural, atau staf jumlahnya lebih dari satu, tuliskan
nama yang bersangkutan dibelakangnya, misalnya pegawai teknis Ali, pengetik Badu. Untuk lebih jelasnya dapat
dilihat contoh Matrik Rincian Kerja berikut ini: Matriks Rincian Kerja memberi gambaran yang jelas tentang
hal yang akan diperankan setiap orang atau sekelompok orang pada kegiatan mewujudkan sasaran. Untuk mengisi
format di atas, ikuti prosedur di bawah ini. a.
Sasaran, yang ditulis dalam lingkaran adalah sasaran khusus yang telah dirumuskan dan ditetapkan pada tahap
penetapan sasaran. Sasaran ditulis lengkap, dengan menggunakan awalan “Ter...” yang menunjukkan sesuatu
telah selesai di masa datang. b.
Kegiatan mewujudkan sasaran, yang di-tulis dalam kotak segi empat, adalah kegiatan yang dirumuskan dalam
sasaran. Menulis kegiatan menggunakan awalan “Me...”, sebagai pernyataan yang menggambarkan suatu proses.
c. Pokok Kerja, merupakan rincian dari kegiatan besar ke
dalam tahapan, yaitu tahap persiapan pokok kerja A, tahap pelaksanaan pokok kerja B dan tahap
pengendalian pokok kerja C. d.
Pokok Akhir, merupakan kegiatan terkecil yang menghasilkan, namun kegiatan ini masih bisa didelegasi-
kan kepada orang lain, masih bisa dibagi. Pokok akhir 32
Pola Kerja Terpadu
ditulis dengan menggunakan awalan pe dan akhiran an pe ... an. Misalnya pem-bentukan tim, pembuatan surat
keputusan dan lainnya. e.
Penanggung Jawab, ditulis berdasarkan jabatan struktural maupun non struktural, dan melaksanakan tugasnya
bersama-sama dengan yang lainnya, mengerjakan sebagi- an dari pokok akhir dan bertanggung jawab atas
selesainya pekerjaan yang terlibat langsung dengan setiap penyelesaian pokok akhir.
f. Paket Kerja PK, satu paket pekerjaan yang dinyatakan
dalam pokok akhir, yang harus dikerjakan secara terkoordinasikan oleh lebih dari satu orang. Penamaan
paket kerja sesuai dengan urutan pokok akhir, yaitu PK1, PK2, PK3, PK4, sampai dengan PKn. Jumlah angka
dibawah pada tiap kolom matriks menunjukkan besar kecilnya tanggung jawab keterlibatan dan peran serta
seseorang dalam upaya mewujudkan sasaran, jumlah ke kanan menunjukkan banyaknya orang yang terlibat dalam
penyelesaian pokok akhir yang dilaksanakan secara terkoordinasi.
2. Uraian Paket Kerja PK
Kalau kita perhatikan Matriks Rincian Kerja, di bagian atas tertulis
SiABiDiBa, adalah
kependekan dari
siapa mengerjakan Si, apa yang dikerjakan A, bilamana
sasaran akan diwujudkan Bi, dimana akan dilaksanakan Di, dan bagaimana cara melaksanakannya Ba. Paket kerja
merupakan kumpulan beberapa pekerjaan yang ada dalam
