commit to user
APJ Surakarta melakukannya melalui dua cara yaitu perawatan fisik dan informasi.
C. Manajemen Arsip Dinamis Inaktif di PT PLN Persero APJ Surakarta
Di PT PLN Persero APJ Surakarta manajemen arsip dinamis inaktif sudah di tata dengan pola yang baik, sehingga arsip dapat di temukan kembali
dengan mudah dan cepat. Sama halnya dengan arsip dinamis aktif, manajemen arsip dinamis inaktif juga dilakukan melalui empat tahap yaitu
penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan pemusnahan.
1. Penciptaan
Penciptaan manajemen arsip dinamis inaktif di PT PLN Persero APJ Surakarta adalah adalah penerimaan dari pemindahan arsip dinamis
aktif. Dalam hal penciptaan arsip dinamis inaktif , PT PLN Persero APJ Surakarta menggunakan dua prosedur
yaitu pemeriksaan dan pendiskripsian, hal ini seperti yang di jelaskan dalam Petunjuk
Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN Persero. a. Pemeriksaan
Pemeriksaan adalah kegiatan kontrol awal yang harus dilakasanakan dalam rangka akan menyimpan arsip. Pertama perlu dicek, apakah arsip
tersebut benar-benar telah inaktif. Kegiatan ini sebagai re-cek yang telah dilakukan oleh Arsiparis di central file terdahulu. Kemudian diperiksa
pula kelengkapan setiap arsipnya. Bila ditemukan ada series arsip yang kurang lengkap, maka harus diupayakan kelengkapannya dengan cara
memeriksa daftar arsip yang berasal dari unit lain, atau menanyakan kepada unit kerja asal.
Apabila langkah ini juga belum menghasilkan kelengkapan series arsip yang dicari, maka sebaiknya terus menghubungi pejabat yang
berwenang untuk membuat semacam arsip pengganti. Kegiatan ini juga merupakan re-cek dari kegiatan pemeriksaan yang dilakukan ketika akan
menyimpan arsip aktif. Selanjutnya perlu juga diperiksa kondisi fisik setiap lembar arsip, khususnya untuk series arsip yang memiliki retensi
commit to user
panjang atau mungkin merupakan arsip vital. Bila ditemukan arsip yang kondisinya sudah rusak maka perlu dilaksanakan perbaikan seperlunya.
b. Pendiskripsian Setelah semua series arsip diperiksa dengnan teliti, maka langkah
berikutnya adalah melaksanakan pendeskripsian arsip berdasarkan series arsip. Kegiatan ini harus dilaksanakan untuk menguji kebenaran deskripsi
arsip yang telah dilaksanakan oleh arsiparis di central file. Kecuali perlu melihat fisik arsipnya, maka perlu pula dibandingkan dengan daftar atau
formulir yang dihasilkan oleh arsiparis di central file. Pendeskripsian yang dilakukan di pusat arsip harus senantiasa
memperhatikan hubungan antara arsip yang berasal dari unit kerja satu dengan unit kerja lainnya. Sehingga dasar kegiatan deskripsi ini adalah
pengetahuan atas seluruh koleksi arsip yang dimiliki perusahaan. Jelas ini berbeda dengan diskripsi yang dilakukan oleh Arsiparis di central file,
karena ia mendeskripsikan arsip yang ada di lingkungan unit kerjanya saja.
Kegiatan deskripsi yang demikian, akan menghasilkan suatu tunjuk silang, karena arsip dari unit yang satu berkaitan dengan arsip unit
lainnya. Penciptaan tunjuk silang dapat dilaksanakan dalam bentuk lembaran, guide, atau folder yang diletakkan di dalam boks arsip, namun
dapat pula dituangkan dalam daftar pertelaan arsip sebagai alat bantu penemuan arsip.
2. Penggunaan
