commit to user
arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.
4. Berdasarkan Keasliannya Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas :
a. Arsip Primer Arsip yang asli. Arsip ini bukan tindasan, bukan karbon kopi,
bukan salinan, foto copian dan bukan mikrofilmnya. b. Arsip Sekunder
Arsip yang berupa tindasan, fotocopi, salinan, atau microfilm. 5. Berdasarkan Subyeknya
Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan menjadi berbagai macam, misalnya :
a. Arsip keuangan b. Arsip kepegawaian
c. Arsip pendidikan d. Arsip pemasaran
e. Arsip penjualan, dan sebagainya 6. Berdasarkan Sifat Kepentingannya
Menurut sifat kepentingannya arsip di bedakan menjadi 2: a. Arsip penting
Adalah arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya.
b. Arsip vital Adalah arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama-
lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dan sebagainya.
2. Manajemen Arsip
Manajemen arsip merupakan kegiatan pengelolaan atau pentaan informasi dan fisik arsip yang meliputi menciptakan, merekam atau
mendaftar, mengontrol, memelihara, menyebarkan, serta menyusutkan
commit to user
memusnahkan arsip. Manajemen arsip mengawasi sistem penyimpanan arsip organisasi dan memberikan pelayanan-pelayanan yang diperlukan. Dengan
kata lain manajemen arsip melakukan pengawasan sistematik mulai dari penciptaan, atau penerimaan arsip, kemudian pemrosesan, penyebaran,
pengorganisasian, penyimpanan, sampai pada akhir pemusnahan arsip. Informasi yang sudah tersimpan menjadi arsip dapat berbentuk buku,
makalah, foto, peta, atau barang dukumen dalam bentuk lainnya yang dibuat atau diterima untuk tujuan operasional dan legalitas yang berhubungan
dengan kegiatan organisasi. Menurut Ghani dalam artikelnya yang berjudul Perubahan Undang-Undang
masalah-masalah yang di hadapi dalam pengelolaaan atau manajemen arsip antara lain:
1 Banyak arsip yang belum tertata dengan baik. Kondisi ini jelas akan menimbulkan masalah dalam penemuan kembali arsip dan dalam
pelaksanaan program retensi. 2 Ruang penyimpanan tidak menjamin kemananan arsip dari kehilangan
dan kerusakan. Suhu ruang tidak terkontrol untuk menjamin kelestarian bahan arsip. Ruang penyimpanan arsip pada umumnya
pengap dan tidak sehat bagi pengelola arsip. 3 Ketersedian tempat penyimapanan arsip masih sangat terbatas.
Akibatnya banyak arsip yang tersimpan di lorong-lorong dan bawah tangga kantor. Dari segi keamanan, kondisi ini tentu saja beresiko
tinggi terjadinya kehilangan dan kerusakan. Dalam satu kasus ditemukan bahwa ada pegawai di suatu organisasi atau perusahaan
yang berinisiatif untuk membersihkan lorong-lorong di kantornya dari arsip dengan cara menjual arsip sebagai barang atau kertas bekasa
kepada pemulung. 4 Staf atau petugas yang ditunjuk untuk mengelola arsip umumnya tidak
mempunyai pendidikan atau pelatihan di kerasipan. Penugasan mereka di bagian kerasipan dalam beberapa kasus dikarenakan pegawai
tersebut mempunyai kinerja atau karir yang tidak baik, tidak ada
commit to user
bagian atau unit lain yang menerimanya atau karena tidak ada pegawai lain yang berkeinginan bekerja di bagian kearsipan.
5 Masih terbatasnya penggunaan teknologi informasi untuk membantu manajemen arsip terutama dalam hal penyimpanan dan penemuan
kembali.
3. Manajemen Arsip Dinamis
