commit to user
BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG MASALAH
Pada masa sekarang ini, informasi telah menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik itu organisasi pemerintahan maupun swasta.
Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja
administratif dan pelaksanaan fungsi–fungsi manajemen dari birokrasi di dalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang pesat.
Menurut pendapat Schwartz dan Hernon dalam ANRI, 2005:1 pentingnya informasi dikemukakan sebagia berikut:
“informasi pada saat sekarang ini merupakan sumber ekonomi yang memiliki nilai dan biaya produksi value and a cost of production.
Nilai ekonomi dapat dilihat dari semakin komersialnya informasi, sehingga mempunyai nilai signifikan dan memberi peluang untuk
dapat diperjualbelikan. Disamping proses pengelolaanya yang tepat, dan penemuan kembali infomasi dengan cepat, akurat, dan
lengkap, memiliki nilai kuantitatif yang dapat di ukur secara ekonomi”.
Sehubungan dengan sangat pentingnya suatu informasi dalam segala bidang utamanya dalam pembangunan dan pemerintahan yang
semakin komplek, terutama dalam hal pengambilan keputusan yang singkat dan tepat maka posisi atau arti penting arsip perlu menjadi prioritas. Arsip
merupakan rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi. Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai
pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan arsip juga sangat berguna untuk kepentingan organisasi yang lain.
Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menjunjung kegiatan administrasi agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam
alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan
arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi
1
commit to user
seperti itu diperparah dengan image yang selalu menganggap pekerjaan arsiparis sebelah mata diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.
Dilihat dari nilai pentingnya arsip, semua orang akan mengatakan penting atau sangat penting dan jika dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa
memori, tanpa kepastian hukum, tanpa sejarah, tanpa kebudayaan dan tanpa ilmu pengetahuan. Tetapi tidak dengan sendirinya arsip-arsip akan menjadi
memori, kebudayaan, jaminan kepastian hukum, bahkan pembangun identitas suatu bangsa jika tidak diikuti dengan upaya pengelolaan arsip secara baik
dan benar serta konsisten memandang dan menempatkan arsip sebagai informasi
lebih dari
sekedar tumpukan
dokumen kegiatan
www.duniaperpustakaan.com2010. Dalam kegiatan mengelola arsip, terutama dalam proses
penyimpanan dibutuhkan biaya yang cukup besar. Tenaga-tenaga profesional juga dibutuhkan dalam kegiatan kearsipan supaya arsip dapat dengan mudah
ditemukan kembali jika sewaktu-waktu diperlukan. Jika manajemen kearsipan dalam perusahaan berjalan dengan baik maka kegiatan perusahaan
akan berjalan dengan lancar. Sebaliknya, jika manajemen kearsipan kurang diperhatikan, maka kegiatan perusahaan akan sedikit terhambat atau bahkan
perusahaan tersebut tidak dapat berjalan atau beroperasi dengan baik. Hal ini dikarenakan arsip-arsip dan dokumen-dokumen yang sulit ditemukan atau
bahkan tidak diketahui keberadaannya. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu bagian tertentu yang dapat mengelola arsip-arsip dengan baik.
Menurut Undang – Undang Nomor 7 Tahun 1971 pasal 1, ketentuan – ketentuan pokok kearsipan adalah sebagai berikut:
1. Naskah – naskah yang dibuat dan di terima oleh lembaga – lembaga negara dan badan – badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun,
baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
2. Naskah – naskah yang di buat dan di terima oleh badan – badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam rangka
pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
commit to user
Dengan realita kehidupan kebangsaan yang terus meningkat, maka lingkup pelaksanaan tugas–tugas umum dalam pembangunan dan dalam
meningkatkan kesejahteraan masyarakat di dalam organisasi meningkat. Peningkatan tersebut mengakibatkan volume arsip meningkat dengan cepat.
Berdasarkan data perusahaan, arsip yang di miliki PT. PLN Persero APJ Surakarta dalam penyimpanannya terbagi atas beberapa bidang, yaitu:
1. Manajemen 2. Ketenagalistrikan
3. Penelitian dan pengembangan 4. Pendidikan dan Pelatihan
5. SDM dan organisasi 6. Keuangan
7. Logistik Melihat penggunaan arsip di PT PLN Persero APJ Surakarta
yang frekuensinya sering dan teratur, maka arsipnya di golongkan sebagai arsip dinamis. Dinamis artinya di pergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan kegiatan organisasi. Menurut penggunaannya di bedakan menjadi arsip aktif yaitu masih di pergunakan secara terus menerus bagi
organisasi. Arsip in aktif yaitu berkas arsip yang frekuensi penggunaannya jarang.
Menurut Pasal 2 ayat 1 Undang – Undang nomor 7 tahun 1971 menurut penggunaannya arsip dibedakan menjadi 2 yaitu:
a. Arsip dinamis yang di pergunakan secara langsung dalam perencanaan
pelaksanaan penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya atau di pergunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. b. Arsip statis yang tidak di gunakan secara langsung untuk
perencanaan pelaksanaan
penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
commit to user
Secara umum setiap organisasi baik itu pemerintahan maupun bisnis memiliki arsip dinamis aktif dan inaktif. Prosentase kuantitas arsip
dinamis yang di simpan atau di musnahkan secara umum terdiri dari ANRI, 2005:6 :
1. 25 arsip dinamis di simpan dalam bentuk arsip aktif 2. 30 arsip di simpan dalam berkas arsip inaktif
3. 35 arsip dinamis dapat di musnahkan 4. Hanya 10 arsip dinamis yang memiliki nilai permanen dan dapat di
simpan di Arsip Nasional sebagai arsip statis. Dengan semakin sadarnya bahwa arsip menjadi hal yang sangat
penting.Arsip dapat merupakan sebagai sumber penelitian, pengamatan, aset budaya, memori perusahaan dan yang lebih penting lagi adalah sebagai bahan
kerja yang informasinya untuk menentukan kebijakan suatu perusahaan. Pengelolaan atau manajemen arsip yang benar dapat digunakan sebagai
sarana temu balik, penentuan nilai guna arsip, retensi arsip serta pelaksanaan penyusutan arsip. Pengelolaan arsip yang tertib dan baik serta sesuai dengan
prosedur akan bermanfaat dan informasi dalam arsip berguna untuk masa yang akan datang. Kegunaan arsip pada masa yang akan datang antara lain
untuk memperkuat atau membenarkan tuntutan – tuntutan, membantu sebuah organisasi dalam berkomunikasi serta melengkapi informasi untuk
kepentingan hukum yang di perlukan organisasi tersebut. www.leuwiliang-bogor.blogspot.com2010
PT. PLN Persero Area Pelayanan dan Jaringan APJ Surakarta, sepanjang pengetahuan penulis ketika mengikuti kegiatan magang di istansi
ini, mengelola arsip secara tertib dan baik yang sesuai prosedur untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Hal ini menjadi dasar pemikiran
penulis unutk menyususn tugas akhir dengan judulManajemen Arsip Dinamis Di PT. PLN Persero APJ Surakarta.
commit to user
B. RUMUSAN MASALAH
Kategori