commit to user
panjang atau mungkin merupakan arsip vital. Bila ditemukan arsip yang kondisinya sudah rusak maka perlu dilaksanakan perbaikan seperlunya.
b. Pendiskripsian Setelah semua series arsip diperiksa dengnan teliti, maka langkah
berikutnya adalah melaksanakan pendeskripsian arsip berdasarkan series arsip. Kegiatan ini harus dilaksanakan untuk menguji kebenaran deskripsi
arsip yang telah dilaksanakan oleh arsiparis di central file. Kecuali perlu melihat fisik arsipnya, maka perlu pula dibandingkan dengan daftar atau
formulir yang dihasilkan oleh arsiparis di central file. Pendeskripsian yang dilakukan di pusat arsip harus senantiasa
memperhatikan hubungan antara arsip yang berasal dari unit kerja satu dengan unit kerja lainnya. Sehingga dasar kegiatan deskripsi ini adalah
pengetahuan atas seluruh koleksi arsip yang dimiliki perusahaan. Jelas ini berbeda dengan diskripsi yang dilakukan oleh Arsiparis di central file,
karena ia mendeskripsikan arsip yang ada di lingkungan unit kerjanya saja.
Kegiatan deskripsi yang demikian, akan menghasilkan suatu tunjuk silang, karena arsip dari unit yang satu berkaitan dengan arsip unit
lainnya. Penciptaan tunjuk silang dapat dilaksanakan dalam bentuk lembaran, guide, atau folder yang diletakkan di dalam boks arsip, namun
dapat pula dituangkan dalam daftar pertelaan arsip sebagai alat bantu penemuan arsip.
2. Penggunaan
Pelayanan arsip dapat berupa peminjaman arsip atau pemberian servise informasi yang terkandung didalam arsip yang disimpan. Kegiatan
pelayanan arsip pada umumnya mengatur tentang kewenangan penggunaan arsip dan prosedur penggunaannya.
Kewenangan penggunaan arsip pada umumnya diatur berdasarkan jenjang jabatan pengguna arsip. Pimpinan tertinggi dari suatu perusahaan
berhak untuk menggunakan seluruh arsip dari perusahaan itu, Asman keuangan mempunyai kewenangan menggunakan arsip dan atau tentang
commit to user
pelaksanaan tugas dan fungsi bidang keuangan. Bila pegawai bidang keuangan membutuhkan arsip dari bidang perencanaan, maka perlu
memproleh ijin dari pejabat bidang perencanaan, atau Asman keuangan dan Asman perencanaan, dan seterusnya. Kewenangan penggunaan arsip
ini perlu diatur sedemikian rupa sehingga keamanan informasi arsip tetap terjaga,artinya hanya orang yang berwenanglah yang dapat menggunakan
arsip tersebut. Menurut Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan
PT PLN Persero kegiatan pelayanan penggunaan arsip inaktif dilakukan melalui enam tahap sebagai berikut:
a. Permintaan Permintaan penggunaan arsip atau pelayanan informasi arsip dapat
dilaksanakan melalui lisan, tertulis, atau pun melalui telepon. Akan sangat baik dalam kegiatan ini disiapkan semacam formulir permintaan
dan dapat berfungsi pula sebagai alat pemesanan arsip. Formulir ini minimal memuat nama peminjam dan unit kerjanya,arsip yang dipinjam,
untuk kepentingan apa, dan lama dipinjam. b. Pencarian
Pencarian arsip inaktif dilaksanakan melalui Daftar Pertelaan Arsip. Pertama harus kita ketahui masalah apa yang dipinjam, kemudian dicari
series arsipnya. Series arsip yang ada dalam daftar akan merujuk pada nomor boks yang meunjukkan lokasi penyimpanan arsip yang
bersangkutan. c. Pengambilan Arsip
Setelah boks arsip yang dicari ketemu, maka langkah berikutnya adalah mengambil arsip dari tempatnya. Sebelum arsip diambil, terlebih
dahulu harus kita siapkan out indicator semacam tanda keluarnya arsip. Bila yang diambil satu foldermap, maka perlu disiapkan out indicator
berupa guide atau folder. Bila yang diambil satu boks, maka perlu disiapkan out indicator berupa boks. Out indicator ini kecuali memiliki
label yang ditulisi kata OUT atau KELUAR, juga memuat formulir yang
commit to user
didalamnya berisi minimal tentang tanggal pengambilan, siapa yang meminjam, arsip apa yang dipinjam dan sampai kapan ia meminjam.
Setelah out indicator disiapkan dan telah diiisi formulirnya secara benar, maka arsip yang bersangkutan di ambil dari tempatnya, kemudian
tempat tersebut diganti dengan out indikator tadi. Penggunaan out indicator semcam ini biasannya disebut charge out
procedure,yang akan sangan berguna untuk mengontrol arsip yang dipinjam dan memudahkan dalam menyimpan keblai arsip, sehingga
tidak salah tempat. d. Pencatatan
Langkah berikutnya adalah mencatat arsip yang akan di pinjam dalam sarana peminjaman, baik berupa buku atau formulir atau sarana
lainnya. Hal-hal yang perlu di catat adalah nama peminjam, jenis arsip, jumlahnya, keaslianya, kapan di pinjam dan kapan kembali.
e. Pengendalian Pengendalian ini di lakukan untuk mengamankan arsip baik fisik
atau informasinya, sehingga arsip dapat di pantau sejauh mana arsip beredar dan sampai kapan arsip harus kembali ke tempat penyimpanan.
Di PT PLN Persero APJ Surakarta batas waktu peminjaman di atur maksimal satu minggu dan perpanjangannya juga satu minggu, dan
semua itu telah di lampaui maka apabila seseorang masih membutuhkan arsip tersebut, prosedur peminjaman perlu di laksanakan kembali dan
arsip tersebut seakan-akan atau di perlakukan sebagai arsip yang baru di pinjam kembal.
f. Penyimpanan Kembali Setelah arsip yang di pinjam di kembalikan, maka penandaan pada
sarana peminjaman bahwa arsip yang bersangkutan telah kembali perlu segera di laksanakan, agar tidak menimbulkan kesalah-pahaman di
kemudian hari. Sebelum arsip di simpan kembali ke tempat semula, maka out indikator perlu di ambil dan di beri catatan bahwa arsip telah kembali.
Kemudian arsip di tempatkan di tempat semula dengan posisi yang benar.
commit to user
3. Pemeliharaan
