commit to user
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. TINJAUAN PUSTAKA
1. Arti Penting Arsip Dalam Organisasi
Arsip merupakan pusat ingatan setiap organisasi. Apabila arsip yang dimiliki organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akan
mempengaruhi image suatu organisasi, sehingga organisasi yang bersangkutan akan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuan.
Informasi yang diperlukan melalui arsip, dapat menghindarkan salah komunikasi , mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu
mencapai efisiensi kerja. Dalam rangka pelaksanaan kegiatan, arsip mempunyai arti yang sangat penting, yaitu untuk menyusun rencana
program kegiatan berikutnya. Melalui arsip, dapat diketahui bermacam- macam informasi yang sudah dimiliki, sehinggga dapat ditentukan sasaran
yang akan dicapai, dengan menggunakan potensi yang ada secara maksimal www.bapusipda.jabarprov.go.id. Dengan demikian dapat dipahami bahwa
pentingnya arsip bagi suatu organisasi adalah sebagai berikut : a Pusat utama ingatan organisasi.
b Bahan atau alat pembuktian bukti otentik. c Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
d Barometer kegiatan organisasi, karena setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.
e Bahan informasi bagi kegiatan lainnya. Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa arsip
merupakan sumber bagi suatu organisasi, karena arsip menampung beraneka ragam informasi yang berguna. Bahan informasi yang penting harus selalu
diingat dan bila diperlukan harus dengan cepat dan tepat dapat disajikan setiap saat, dalam rangka membantu memperlancar pengambilan keputusan.
Arsip baru akan terasa penting bila dalam keadaan darurat, dimana dalam
6
commit to user
kehilangan dan tidak dapat ditemukan, arsip menjadi vital karena mutlak dibutuhkan sebagai bukti kegunaan lain yang mendesak.
Menurut Wiyasa 2001:43 arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata arche, selanjutnya mengalami perubahan menjadi archea dan yang
kemudian mengalami perubahan lagi menjadi archeon. Arche artinya permulaan dan berarti juga jabatan atau fungsikekuasaan peradilan. Archea
artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan, dan archeon berarti Balai Kota. Pernyataan lain, kata arsip berasal dari bahasa Belanda yakni
archief. Menurut Atmosudirdjo, 1982:157-158 Wursanto, 1991:14, archief dalam bahasa Belanda mempunyai beberapa pengertian sebagai berikut:
1. Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip, bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akta-akta,
daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta. 2. Kumpulan teratur dari bahan-bahan kearsipan tersebut.
3. Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri 4. Dalam bahasa Inggris, arsip dinyatakan dengan istilah file, yang
berasal dari bahasa latin filum yang berarti tali atau benang. Pada awalnya orang-orang Inggris menyatukan warkat dengan cara
mengikat dengan tali atau benang. Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia Wursanto, 1991:13,
arsip adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi
persyaratan sebagai berikut: a. Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan bagi lembaga,
organisasi, instansi, perseorangan baik untuk masa kini maupun masa yang akan datang, dan
b. Surat tersebut, karena masih mempunyai nilai kepentingan, harus disimpan dengan menggunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan
mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.
commit to user
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran Wursanto, 1991:13, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana
karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
Menurut pengertian tersebut, warkat yang selanjutnya disebut arsip harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
1 Warkat tersebut harus masih mempunyai kegunaan, 2 Warkat tersebut harus disimpan secara teratur dan
berencana, dan 3 Warkat tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan
cepat apabila diperlukan kembali. Pengertian Arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun
2009 bab I pasal 1: ”Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang di buat dan di
terima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara”
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 pasal 1 ayat a dan b tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan
Barthos, 1990:2 menetapkan bahwa yang di maksud dengan arsip adalah:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga- lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk
corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok,
dalam rangka
pelaksanaan kegiatan
pemerintahan.
commit to user
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun,
baik dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Menurut Wursanto 1991:17 rumusan tentang arsip
sebagai berikut: 1. Arsip adalah kumpulan surat-menyurat yang terjadi karena
pekerjaan, aksi, transaksi, tindak-tanduk, dokumenter dokumentaire handeling, yang disimpan sehingga pada
tiap kali
dibutuhkan dapat
dipersiapkan, untuk
melaksanakan tindakan-tindakan selanjutnya.
2. Arsip adalah suatu badan, di mana diadakan pencatatan, penyimpanan serta pengolahan-pengolahan tentang segala
surat, baik dalam pemerintahan maupun dalam soal umum, baik ke dalam maupun keluar dengan satu sistem tertentu
yang dapat dipertanggungjawabkan. Pengertian arsip menurut Lembaga Administrasi Negara
LAN memberikan rumusan tentang arsip yaitu segala kertas naskah, buku, foto, film, microfilm, rekaman suara, gambar peta,
bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinannya, serta dengan segala cara
penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan-
kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan- pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan pemerintah yang lain, atau karena
pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya Wursanto, 1991:18.
Arsip record yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat di
berikan pengertian sebagai :setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan
mengenai sesuatu subyek pokok persoalan ataupun peristiwa yang
commit to user
dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula. Barthos, 1990:1
Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar atau bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu pokok
persoalan atau peristiwa-peristiwayang masih berguna dan di perlukan sewaktu-waktu di masa mendatang, arsip sering juga
disebut dokumen-dokumen penting Maryati, 2008:114 Menurut Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa arsip adalah suatu
kumpulan warkat yang di simpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali di perlukan dapat secara
cepat di ketemukan kembali Sutarto, 1992:168 Dari beberapa pengertian tersebut dapat simpulkan bahwa arsip
adalah kumpulan surat yang mempunyai arti yang sangat penting, yaitu untuk mendukung jalannya atau beroperasinya sebuah instansi atau
organisasi maupun untuk kepentingan pribadi yang di simpan sedemikian rupa sehingga dengan mudah, cepat, dan akurat di temukan kembali apabila
sewaktu-waktu di perlukan. Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam,
tergantung dari sisi peninjauannya, antara lain: 1. Berdasarkan Fungsi
Menurut fungsi dan kegunaannya arsip dibedakan menjadi 2, antara lain :
a. Arsip Dinamis Adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam proses
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung
dalam penyelenggaraan administrasi Negara.. Arsip dinamis di bedakan menjadi 2 yaitu:
1 Arsip aktif adalah arsip dinamis yang masih
dipergunakan secara terus-menerus bagi pelaksanaan
commit to user
kelangsungan pekerjaan
dalam penyelenggaraan
administrasi 2 Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang penggunaanya
sudah berkurang atau tidak di pergunakan lagi secara terus menerus dalam penyelenggaraan administrasi
b. Arsip Statis Adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kegiatan tugas pokok maupun penyelengaraan
pelayanan ketatausahaan
dalam penyelenggaraan
kebangsaan pada
umumnya dan
penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara. 2. Berdasarkan Sifat
Berdasakan sifatnya,arsip dapat di bedakan menjadi : a. Arsip Tertutup
Adalah arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat.
b. Arsip Terbuka Adalah arsip yang pada dasarnya boleh diketahui oleh semua
pihakumum, berdasarkan
tingkat penyimpanan
dan pemeliharaannya.
3. Berdasarkan Tempat Penyimpanannya Menurut tempat penyimpanan dan pemeliharaannya arsip di bagi
menjadi : a. Arsip Sentral
Adalah arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip depo arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya
pada suatu tempat tertentu. b. Arsip Unit
Adalah arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau
commit to user
arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.
4. Berdasarkan Keasliannya Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas :
a. Arsip Primer Arsip yang asli. Arsip ini bukan tindasan, bukan karbon kopi,
bukan salinan, foto copian dan bukan mikrofilmnya. b. Arsip Sekunder
Arsip yang berupa tindasan, fotocopi, salinan, atau microfilm. 5. Berdasarkan Subyeknya
Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan menjadi berbagai macam, misalnya :
a. Arsip keuangan b. Arsip kepegawaian
c. Arsip pendidikan d. Arsip pemasaran
e. Arsip penjualan, dan sebagainya 6. Berdasarkan Sifat Kepentingannya
Menurut sifat kepentingannya arsip di bedakan menjadi 2: a. Arsip penting
Adalah arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya.
b. Arsip vital Adalah arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama-
lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dan sebagainya.
2. Manajemen Arsip
Kategori