commit to user
BAB IV PEMBAHASAN
A. Kearsipan di PT PLN Persero APJ Surakarta
Dalam pengamatan ini, kearsipan di PT PLN persero APJ Surakarta di tinjau dari delapan hal yaitu jenis arsip, pedoman, asas, volume
arsip, pencatatan, pemyimpanan, sarana prasarana serta petugas. Jenis arsip yang ada di PT PLN Persero APJ Surakarta adalah arsip dinamis dan arsip
statis. Arsip dinamis di bagi menjadi dua, yaitu dinamis aktif dan dinamis inaktif. Berdasarkan bentuk fisiknya arsip di PT PLN APJ Persero Surkarta
ada yang berupa arsip tekstual, arsip kartografik dan kearsitekturan, arsip film, arsip video, arsip gambar statik, arsip rekaman suara serta arsip elektronik
arsip komputer. Untuk mengatur tatalaksana kearsipan di lingkungan PT PLN Persero
sejak tahun 1966 telah memiliki pedoman dan petunjuk surat dinas Nomor A11966, diganti dengan keputusan Direksi PLN No. 026DIR1989,
kemudian disempurnakan dengan keputusan Direksi PT PLN Persero No. 045.K041DIR1998 tentang Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN
Persero. Asas yang melandasi kearsipan di PT PLN Persero APJ Surakarta ada
empat. Pertama asas kemanan yaitu semua jenis surat dinas pada dasarnya bersifat tertutup, sehingga keberadaannya perlu dijaga kerahasiaan isinya.
Oleh karena itu, seluruh komponen pegawai PT PLN Persero tidak diperkenankan memberikan informasinya kepada pihak-pihak yang tidak
berkepentingan baik secara tertulis dan atau memberikan foto copy-nya. Yang kedua adalah asas pembakuan. Yang di maksud asas pembakuan adalah
surat dinas harus diproses dan disusun menurut tata cara yang telah di tetapkan kecuali yang diatur secara khusus. Dengan demikian akan diperoleh
dua manfaat sekaligus , yaitu berdaya guna dan berhasil guna. Yang ketiga adalah asas pertanggungjawaban, yaitu secara administrasi surat dinas harus
dapat dipertanggungjawabkan, baik dari segi isi, format maupun dari
34
commit to user
prosedur penerbitannya. Yang terakhir adalah asas keterkaitan yaitu informasi surat berawal dari tahap penciptaan, berlanjut ke tahap penggunaan
yang kemudian pemeliharaan dan terakhir pada tahap pemusnahan. Keempat tahap ini terjalin dalam suatu rangkaian yang dikenal sebagai daur hidup
kearsipan yang harus dikelola secara utuh sebagai sistem. Dengan demikian seluruh kegiatan tatalaksana surat merupakan bagian integral dari tatalaksana
kearsipan. Jumlah atau volume arsip di PT PLN Persero APJ Surakarta di
sangatlah banyak. Itu menunjukkan bahwa PT PLN Persero APJ Surakarta merupakan perusahaan besar. Arsip di APJ Surakarta di dominasi surat,
sekitar 70 arsipnya berupa surat, dan yang 30 dapat berupa arsip video, arsip elektronik dan lain sebagainya. Hal ini seperti yang di utarakan petugas
arsiparis PT PLN Persero APJ Surakarta: “Di PT PLN Persero APJ Surakarta arsipnya sekitar 70 tercipta dari
surat yang 30 tercipta dari selain surat, seperti video, arsip elektronik dan lain-lain” hasil wawancara 27 Januari 2011
Dalam hal pencatatan arsip PT PLN Persero APJ Surakarta masih
menggunakan sistem lama, yaitu sistem buku agenda. Walaupun masih menggunakan sistem lama, PT PLN Persero APJ Surakarta termasuk
perusahaan yang besar hal ini dapat di lihat dari volume arsip yang tercipta. Penyimpanan arsip di PT PLN Persero APJ Surakarta menggunakan kode
angka yang telah di tentukan berdasarkan bidang masing-masing. Sarana prasarana kearsipan di PT PLN Perseo APJ Surakarta sudah terbilang
lengkap, tetapi belum adanya gedung khusus untuk penyimpanan arsip. Petugas khusus arsip atau arsiparis di PT PLN Persero APJ Surakarta tidak
ada. Karena kearsipan di APJ Surakarta di pegang atau di kendalikan oleh bagian sekmum yang merangkap sebagi arsiparis di APJ Surakarta.
Berdasarkan pernyataan di atas dapat di pahami bahwa arsip di PT PLN Persero APJ Surakarta sekitar 70 arsip tercipa dari surat. Dalam kegiatan
kearsipan ada dua kendala yang sangat pokok yaitu tidak adanya gedung yang khusus untuk penyimpanan arsip serta tidak adanya arsiparis.
commit to user
B. Manajemen Arsip Dinamis Aktif di PT PLN Persero APJ Surakarta
Kategori