commit to user
2. Wajib menjaga rahasia perusahaan. 3. Arsip disimpan pada tempat yang tidak mudah dulihat dan
dibaca orang yang tidak berhak mengetahui isinya. 4. Perlu adanya pengaturantata tertib peminjaman arsip sesuai
dengan urgensi nilai informasinya.
4. Penyusutan
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan volume arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip JRA yang bertujuan mengatasi
masalah penumpukan untuk meningkatkan daya guna dan hasil guna arsip di pengelola kearsipan. Pelaksanaan penyusutan arsip adalah melakukan
pemindahan arsip sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip JRA. Pemindahan arsip ini adalah tahap terakhir dari manajemen arsip dinamis
aktif di PT PLN Persero APJ Surakarta. Prosedur pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan meliputi 5 hal yaitu pemerikasaan,
pendaftaran, penataan arsip, pembuatan berita acara dan pelaksanaan pemindahan.
a. Pemeriksaan Pemeriksaan di laksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip
tersebut sudah benar-benar inaktif atau belum. Penentuan arsip sebagai arsip inaktif berdasarkan jadwal retensi arsip. Apabila arsip tentang
kenaikan jabatan memiliki retensi aktif 4 tahun, maka apabila arsip di ciptakan Desember 1997 pada bulan Desember 2001 arsip tersebut dapat
di nyatakan sebagai arsip inaktif. Dalam kegiatan pemeriksaan ini di laksanakan juga kegiatan
penyatuan file-file menjadi series arsip, antara file yang satu dengan file yang lain yang memiliki keterikatan dan merupakan satu kesatuan
informasi harus di gabung menjadi satu series arsip, tanpa merubah penataan semula. Pernyataan pegawai bagian sekmum di PT PLN
Persero APJ Surakarta: “Pada tahap penyusutan yang pertama kali di lakukan adalah
kegiatan pemeriksaan, kegiatan ini harus benar-benar teliti agar
commit to user
tidak terjadi kekeliruan antara arsip aktif dengan arsip inaktif” hasil wawancara 31 Maret 2011
b. Pendaftaran Setelah di periksa dan di tentukan sebagai arsip inaktif, maka arsip-
arsip tersebut harus di daftar secara lengkap, baik judul seriesnya atau jenis arsipnya, tahun, volume, kondisi, penataan.
c. Penataan Arsip Penataan arsip di laksanakan setelah selesai pendaftaran. Di PT PLN
Persero APJ Surakarta penataannya di letakkan di dalam bok. Penataan arsip ini di laksanakan untuk menjaga agar penataan di lakukan
sebagaimana penataan aslinya, misalnya arsip yang ketika masih aktif di simpan berdasarkan sistem alfanumerik, maka harus tetap di pertahankan.
Penataan arsip ini menyangkut penataan tiap lembar arsip dalam setiap folder, penataan antara folder yang satu dengan folder lain dalam bok dan
penataan antara bok yang satu dengan boks yang lain. d. Pembuatan Berita Acara
Pemindahan arsip merupakan pengalihan wewenang dan tanggung jawab dari dari central file ke records center, maka harus membuat suatu
bukti pemindahan arsip dalm bentuk Berita Acara Pemindahan Arsip. e. Pelaksaan Pemindahan
Setelah arsip tertata dalam boks yang telah ddi beri nomor yang telah di beri nomor dalam daftar arsip yang di pindahkan dan di siapkan berita
acaranya, maka di laksanakan pemindahan ke arsip inaktif. Karena gedung records center milik PT PLN Persero APJ Surakarta tidak jauh
dari gedung central file jadi dalam pemindahannya tidak memerlukan sarana transportasi.
Dari paparan di atas, dapat di simpulkan bahwa secara keseluruhan mamajemen arsip dinamis aktif di PT PLN Persero APJ Surakarta sudah
dilakukan sesuai prosedur yang telah di tentukan. Namun demikian dalam hal pencatatan arsip, instansi ini masih menggunakan sistem lama, yaitu dengan
pencatatan menggunakan buku agenda. Selain itu dalam pemeliharaan arsip,
commit to user
APJ Surakarta melakukannya melalui dua cara yaitu perawatan fisik dan informasi.
C. Manajemen Arsip Dinamis Inaktif di PT PLN Persero APJ Surakarta
