commit to user
Jumlah surat masuk pada PT PLN Persero APJ Surakarta tercatat cukup banyak. Namun demikian jumlah surat keluar juga banyak walaupun
tidak ada data yang menunjukkan hal tersebut. Perbandingan surat masuk dan surat keluar bisa dikatakan 1 : 2. Hal ini juga di ungkapkan pegawai
bagian sekmum bahwa: ”Keseluruhan surat masuk di APJ ini lebih banyak dari pada surat
keluar, jumlahnya sekitar dua kali lipat setiap bulannya” hasil wawancara 31 Maret 2011
Setelah surat masuk dan surat keluar selesei di kelola, kemudian
berkas surat masuk dan surat keluar di jadikan satu berdasarkan masalahnya masing-masing agar mempermudah dalam penataan berkas. Dalam
memberkaskan arsip, PT PLN Persero APJ Surakarta menggunakan prosedur sebagai berikut :
1 Menggolongkan mana arsip yang masih di gunakan dan mana yang akan di musnahkan
2 Memeriksa lampirannya sudah cocok dengan yang tertera dalam surat belum
3 Menentukan kode 4 Kemudian arsip di kelompokkan sesuai dengan kode masalah
5 Setelah itu, menentukan indeks berkas yaitu menulis sesuatu di tab folder untuk tanda pengenal
6 Yang terakhir adalah penempatan sekat dan folder yang kemudian di simpan dalam filing cabinet.
2. Penggunaan
Penggunaan arsip dinamis aktif adalah tindak lanjut dari isi surat masuk. Di mana unit pengolah melaksanakan apa isi surat tersebut sesuai
disposisi dari MAPJ. Hal ini juga sesuai dengan pernyataan dari pegawai bagian sekmum :
“Setelah menerima surat, unit pengolah bertugas melaksanakan apa yang ada dalam isi surat tersebut, karena dari MAPJ surat telah di
commit to user
disposisikan ke bagian yang sanggup atau yang berhubungan dengan isi surat tersebut” hasil wawancara 31 Maret 2011
Selain itu arsip dinamis aktif juga berfungsi sebagai referensi kegiatan yang akan datang atau kegiatan yang berkaitan. Apabila arsip itu
di gunakan sebagai referensi untuk kegiatan bagian lain, maka bagian yang akan menggunakan arsip itu harus meminjam. Adapun prosedur
peminjaman arsip adalah: a. Peminjaman arsip diberikan kepada pejabatpegawai yang dianggap
berkepentingan di bidang masalah yang bersangkutan. b. Peminjaman arsip dengan menggunakan suratnota dinas dan mengisi
formulir peminjaman arsip c. Peminjaman arsip tidak dibenarkan membuat salinan foto copy,
kecuali mendapat ijin dari pengelola unit kearsipan PT PLN Persero APJ Surakarta.
d. Peminjaman arsip sangat rahasiarahasia hanya dapat diberikan dalam sampul tertutup.
3. Pemeliharaan
Pemeliharaan arsip adalah kegiatan pemeliharaan dan pengamanan fisik arsip untuk menjamin kelestarian informasi agar terhindar dari
segala kemungkinan yang merugikan antara lain kerusakan, kehilangan dan kebakaran. Perawatan arsip terdiri dari dua unsur yaitu perawatan
fisik dan pengamanan informasi. Hal ini juga di ungkapkan bagian sekmum yang merangkap sebagai arsiparis bahwa:
“Perawatan arsip ada dua hal yang harus di lindungi, yaitu perawatan fisik dan perawatan informasi”hasil wawancara
tanggal 27 Januari 2011 Perawatan fisik arsip adalah pemeliharaan langsung terhadap fisik
arsip untuk menghindari dan menjaga arsip agar tidak mengalami kerusdakan sebagai akibat dari pengaruh biologis, kimia, fisik arsip dan
pengaruh lingkungan tempat penyimpanan.
commit to user
1 Pengaruh biologis: di daerah tropis kerusakan arsip pada umumnya diakibatkan oleh pengaruh biologis antara lain jamur,bakteri dan
serangga. 2 Pengaruh kimia: zat-zat kimia yang terkandung di dalam ruang
penyimpanan arsip, seperti pencemaran udara dan debu dapat mengakibatkan kerusakan arsip. Zat kimia yang terkandung dalam
tinta mempengaruhi daya tahan fisik arsip. 3 Pengaruh fisik arsip: kondisi fisik arsip tidak sama, tergantung dari
jenis dan mutu bahan serta dipengaruhi oleh derajat panas dan kadar kelembaban udara yang tidak stabil yang dapat
mengakibatkan daya tahan arsip menurun. 4 Pengaruh lingkungan tempat penyimpanan: untuk mengatasi faktor
pengaruh lingkungan tempat penyimpanan,antara lain: 1. Menyediakan gedung atau ruangan arsip yang bebas dari
kemungkinan banjir dan kebakaran. 2. Membebaskan dari gangguan rayap.
3. Melengkapi ruangan arsip dengan saraa pengatur kestabilan derakat panas dan kelembaban udara.
Untuk menjaga arsip dari kerusakan yang ditimbulkan oleh beberapa kendala di atas, dapat di lakukan cara perawatan fisik
arsip sebagai berikut: 1. Menghilangkanmengurangi kadar keasaman.
2. Menyelanggarakan restorasi terhadap arsip yang mengalami kerusakan.
3. Melakukan laminasi untuk arsip yang dianggap bernilai guna tinggi.
Selain perawatan fisik, pemeliharaan arsip juga dilakukan dengan pengamanan informasi. Cara pemeliharaan arsip dengan pengamanan
informasi ini dapat dilakukan sebagai berikut: 1. Penyimpanan arsip agar memperhatikan pengamanan nilai
informasi
commit to user
2. Wajib menjaga rahasia perusahaan. 3. Arsip disimpan pada tempat yang tidak mudah dulihat dan
dibaca orang yang tidak berhak mengetahui isinya. 4. Perlu adanya pengaturantata tertib peminjaman arsip sesuai
dengan urgensi nilai informasinya.
4. Penyusutan
