commit to user
B. Manajemen Arsip Dinamis Aktif di PT PLN Persero APJ Surakarta
Manajemen arsip dinamis aktif di APJ Surakarta di laksanakan dengan pola buku agenda, yang di golongkan berdasarkan kode angka yang telah di
tentukan. Hal ini bertujuan untuk mempermudah identifikasi atau pengenalan surat dalam rangka membantu terlaksananya kegiatan menghimpun,
menyimpan dan menyajikan kembali. Kode pokok masalah yang di pergunakan dalam pemberian nomor surat adalah sebagai berikut :
a. Kode angka 0 tentang Manajemen b. Kode angka 1 tentang Ketenagalistrikan
c. Kode angka 2 tentang Penelitian dan Pengembangan d. Kode angka 3 tentang Pendidikan dan Pelatihan
e. Kode angka 4 tentang SDM dan Organisasi f. Kode angka 5 tentang Keuangan
g. Kode angka 6 tentang Logistik Dengan demikian, pengelolaan arsip mulai dari pengurusan sampai
pemusnahan menggunakan buku agenda dengan kode masing-masing. Menurut pegawai yang di bagian sekretaris umum yang di tunjuk sebagai unit
kearsipan di APJ Surakarta, menyatakan bahwa : “Pencatatan dokumen masuk adalah menggunakan buku agenda yang di
mulai dari pngurusan surat baik surat masuk maupun surat keluar, penataan berkas , penemuan kembali serta pemindahan arsip yang
retensinya sudah habis” hasil wawancara tanggal 27 Januari 2011 Prosedur manajemen arsip dinamis aktif di PT PLN Persero APJ
Surakarta melalui empat tahap yaitu Penciptaan, Penggunaan, Pemeliharaan dan Penyusutan.
1. Penciptaan
Dalam penciptaan manajemen arsip dinamis aktif di PT PLN Persero APJ Surakarta adalah salah satunya pengurusan surat.
Pengurusan surat di APJ Surakarta meliputi kegiatan :
commit to user
a. Surat Masuk 1 Penerimaan surat, kegiatan ini meliputi menerima surat masuk dan
memeriksa apakah alamatnya sesuai dengan tujuannya 2 Surat di buka oleh unit kearsipan atau sekmum setelah itu di tulis di
buku agenda 3 Dari unit kearsipan di buatkan disposisi ke sekretaris MAPJ
4 Di sekretaris MAPJ surat di agendakan, setelah itu di buatkan disposisi ke MAPJ
5 Dari MAPJ kembali ke sekretaris MAPJ kemudian dari sekretaris MAPJ kembali lagi ke unit kearsipan atau sekmum yang kemudian
diarahkan ke unit pengolah atau tujuan sesuai dengan isi disposisi oleh MAPJ
6 Unit pengolah menindak lanjuti isi surat Prosedur penciptaan arsip melalui pengurusan surat
tersebut, berdasarkan data dari PT PLN Persero APJ Surakarta di gambarkan dalam bagan sebagai berikut:
Gambar 4.1 alur surat masuk Unit kearsipan
sekmum
Sekretaris MAPJ
MAPJ Unit Pengolah
commit to user
Penciptaan arsip melalui pengelolaan surat masuk di PT PLN Persero APJ Surakarta cukup banyak. Berdasarkan Tabel 4.1 berikut
dapat diketahui bahwa pada tahun 2010, jumlah penciptaan arsip melalui surat masuk adalah 2360. Hal ini menunjukkan bahwa rata-rata
penciptaan arsip melalui pengelolaan surat masuk pada PT PLN Persero APJ Surakarta adalah hamper 200 surat per bulan. Jenis arsip yang sesuai
dengan kode masalah tercatat bahwa mayoritas adalah yang berkaitan dengan manajemen dan logistik.
TABEL 4.1 DATA SURAT MASUK
TAHUN 2010 JUMLAH
NO BULAN
Kode masalah 0
Kode masalah 2
Kode masalah 3
Kode masalah 4
Kode masalah 6
1 JANUARI
92 25
50 20
2 FEBRUARI
82 B
20 30
20 3
MARET 48
7 35
75 4
APRIL 85
17 40
39 5
MEI 95
35 29
45 6
JUNI 75
8 22
70 7
JULI 63
15 34
66 8
AGUSTUS 64
2 5
30 60
9 SEPTEMBER
67 2
13 25
81 10 OKTOBER
102 20
39 97
11 NOVEMBER 72
19 37
140 12 DESEMBER
136 2
25 30
50 JUMLAH
981 6
209 401
763 Sumber : PT PLN PerseroAPJ Surakarta
commit to user
b. Surat Keluar 1 Unit pengolah membuat konsep surat berdasarkan surat masuk yang
telah di olah 2 Dari unit pengolah surat di teruskan ke sekretaris MAPJ untuk di
teruskan ke MAPJ 3 Apabila sudah di tanda tangani MAPJ surat tersebut kembali ke
sekretaris MAPj 4 Setelah dari sekretaris MAPJ di kembalikan ke unit kearsipan untuk
di catat di buku agenda dan pemberian nomor surat keluar 5 Kemudian di distribusikan ke tujuan oleh unit kearsipan
Berdasarkan data dari PT PLN Persero APJ Surakarta prosedur pengurusan surat tersebut di gambarkan dalam bagan sebagai berikut:
Gambar 4.2 alur surat keluar Unit pengolah
Sekretaris MAPJ
MAPJ
Distribusi ke Tujuan
Sekretaris MAPJ
Unit Kearsipan
commit to user
Jumlah surat masuk pada PT PLN Persero APJ Surakarta tercatat cukup banyak. Namun demikian jumlah surat keluar juga banyak walaupun
tidak ada data yang menunjukkan hal tersebut. Perbandingan surat masuk dan surat keluar bisa dikatakan 1 : 2. Hal ini juga di ungkapkan pegawai
bagian sekmum bahwa: ”Keseluruhan surat masuk di APJ ini lebih banyak dari pada surat
keluar, jumlahnya sekitar dua kali lipat setiap bulannya” hasil wawancara 31 Maret 2011
Setelah surat masuk dan surat keluar selesei di kelola, kemudian
berkas surat masuk dan surat keluar di jadikan satu berdasarkan masalahnya masing-masing agar mempermudah dalam penataan berkas. Dalam
memberkaskan arsip, PT PLN Persero APJ Surakarta menggunakan prosedur sebagai berikut :
1 Menggolongkan mana arsip yang masih di gunakan dan mana yang akan di musnahkan
2 Memeriksa lampirannya sudah cocok dengan yang tertera dalam surat belum
3 Menentukan kode 4 Kemudian arsip di kelompokkan sesuai dengan kode masalah
5 Setelah itu, menentukan indeks berkas yaitu menulis sesuatu di tab folder untuk tanda pengenal
6 Yang terakhir adalah penempatan sekat dan folder yang kemudian di simpan dalam filing cabinet.
2. Penggunaan
Kategori