MANAJEMEN ARSIP DINAMIS DI PT PLN (PERSERO) AREA PELAYANAN DAN JARINGAN (APJ) SURAKARTA

commit to user

MANAJEMEN ARSIP DINAMIS DI PT PLN (PERSERO) AREA PELAYANAN DAN JARINGAN (APJ) SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A. Md.)

dalam Bidang Manajemen Administrasi

Oleh:

MQ. BAGUS SETYAWAN D1508049

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

commit to user

PERSETUJUAN

MANAJEMEN ARSIP DINAMIS DI PT. PLAN (PERSERO) AREA PELAYANAN DAN JARINGAN (AN) SURAKARTA

Disusun Oleh: MQ. Bagus Setyawan

D1508049

Disetujui Untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

commit to user

PENGESAHAN

MANAJEMEN ARSIP DINAMIS DI PT. PLN (PERSERO) AREA PELAYANAN DAN JARINGAN (APJ) SURAKARTA

Disusun Oleh: MQ. Bagus Setyawan

D1508049

Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

commit to user

PERNYATAAN Nama : MQ. Bagus Setyawan

NIM : D1508049

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “MANAJEMEN ARSIP DINAMIS DI PT PLN (PERSERO) AREA DAN PELAYANAN (APJ) SURAKARTA” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukan dalam daftar pustaka Apabila dikemudian hari pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir saya dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta,

Yang membuat pernyataan,

MQ. Bagus Setyawan

commit to user

MOTTO

Jangan lihat masa lampau dengan penyesalan, jangan pula lihat masa depan dengan ketakutan, tapi lihatlah sekitar anda dengan penuh kesadaran.

(Mario Teguh)

kebanggaan kita yang terbesar adalah bukan tidak pernah gagal,tetapi bangkit kembali setiap kali kita jatuh.

(Abraham Licoln)

Jangan pernah takut mencoba! Jika kamu takut mencoba karena takut salah, maka itu sudah merupakan kesalahan besar!

(Victor Hugo)

Orang-orang yang berhenti belajar akan menjadi pemilik masa lalu. Orang-orang yang masih terus belajar, akan menjadi pemilik masa depan

(Mario Teguh)

commit to user

PERSEMBAHAN

Tugas akhir ini, saya persembahkan kepada :

Kedua orang tuaku atas semua do’a dan dukungannya

Keluarga besarku yang selalau mendoakan, menyayangi dan mendukungku. Sahabat – sahabat yang ada di UNS dan dimanapun yang selalu memberikan motivasi dan bantuannya selama ini

commit to user

KATA PENGANTAR

Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kepada Alloh SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayahNya untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini. Sholawat serta salam tercurah kepada junjungan Nabi besar Muhammad SAW. Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md) dalam bidang Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Penulis mengambil judul “Manajemen Arsip Dinamis Di PT PLN (Persero) APJ Surakarta”.

Penyelesaian penyusunan Tugas Akhir ini tidak terlepas dari bantuan banyak pihak. Bantuan tersebut berupa dukungan materiil, moral, hiburan serta semangat. Dengan kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Ibu Asal Wahyuni Erlin Mulyadi, S.Sos, MPA selaku dosen pembimbing yang berkenan meluangkan waktuya untuk membimbing dan mengarahkan saya dalam penyusunan ini.

2. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph, D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Bapak Drs. H. Sakur, MS selaku Ketua Program Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta

4. Bapak Drs. Ali, M. Si selaku Sekretaris Program Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

5. Ibu Martini selaku staf bagian Sekmum yang banyak memberikan informasi tentang kearsipan di PT PLN (Persero) APJ Surakarta.

6. Bapak Soeharmanto selaku staf bagian Humas di PT PLN (Persero) APJ Surakarta yang telah memberikan nasehat-nasehat tentang kebaikan.

commit to user

7. Ibu Wahyuningtyas sebagai account executive di PT PLN (Persero) APJ Surakarta yang sering memberikan semangat.

8. Semua staf dan karyawan PT PLN (Persero) APJ Surakarta.

9. Teman-teman Manajemen Administrasi 2008 khususnya kelas A, terima kasih atas motivasi dan dukungan kalian serta suka duka selama kulih. 10.Andi “genthung”, Bondan, Iwan dan Andri kalian menjadi inspirasiku. 11.Mega dan Ami yang setia pada saat magang.

12.Semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu yang telah memberikan dorongan, kritik, saran dan ide-ide sehingga terselesainya tugas akhir ini.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa Tugas Akhir ini masih sederhana dan masih jauh dari sempurna serta masih banyak kekurangan. Untuk itu masukan dan kritikan yang sifatnya membangun penulis harapkan. Penulis hanya dapat berkata terima kasih, semoga Alloh membalasnya dan semoga tugas akhir ini bermanfaat, amin.

Surakarta, April 2011

MQ. Bagus Setyawan

commit to user

DAFTAR ISI

Halaman

JUDUL i

PERSETUJUAN ii

PENGESAHAN iii

PERNYATAAN iv

MOTTO v

PERSEMBAHAN vi

KATA PENGANTAR vii

DAFTAR ISI ix

DAFTAR TABEL xi

DAFTAR BAGAN xii

ABSTRAK xiii

ABSTRAK xiii

ABSTRACT xiv

BAB I. PENDAHULUAN 1

A. Latar Belakang Masalah 1

B. Rumusan Masalah 5

C. Tujuan Pengamatan 5

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE

PENGAMATAN 6

A. Tinjauan Pustaka 6

B. Metode Pengamatan 20

BAB III. DESKRIPSI LOKASI 24

A. Lokasi, Dasar Hukum Perusahaan dan Etika Kerja 24

B. Visi, Misi dan Falsafah Perusahaan 27

commit to user

BAB IV. PEMBAHASAN 34

A. Kearsipan di PT PLN (Persero) APJ Surakarta 24 B. Manajemen Arsip Dinamis Aktif di PT PLN (Persero)

APJ Surakarta 36

C. Manajemen Arsip Dinamis Inaktif di PT PLN

(Persero)APJ Surakarta 45

BAB V. PENUTUP 52

A. Kesimpulan 52

B. Saran 53

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

commit to user

DAFTAR TABEL

Halaman 1. Komposisi Karyawan Berdasarkan Bidang Kerja

Di PT PLN (Persero) APJ Surakarta ... 32 2. Data Surat Masuk Tahun 2010 ... 38

commit to user

DAFTAR BAGAN

Halaman Struktur Organisasi PT PLN (Persero) APJ Surakarta 30

commit to user

ABSTRAK

MQ. Bagus Setyawan. D1508049. MANAJEMEN ARSIP DINAMIS DI PT PLN (PERSERO) AREA PELAYANAN DAN JARINGAN (APJ) SURAKARTA. Program Studi DIII Manajemen Administrasi. Fakultas Ilmu

Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2011. 53 halaman

Arsip merupakan suatu memori suatu perusahaan yang sangat penting dan turut menentukan kelancaran jalannya perusahaan. Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui manajemen arsip dinamis di PT PLN (Persero) APJ Surakarta. Pengamatan ini merupakan jenis pengamatan deskriptif kualitatif. Teknik pengumpulan data menggunakan wawancara, observasi dan studi dokumen. Analisis data menggunakan model analisis interaktif yang terdiri dari reduksi data, sajian data dan penarikan kesimpulan.

Hasil pengamatan yang di lakukan di PT PLN (persero) APJ Surakarta menunjukkan bahwa manajemen arsip dinamis, baik manajemen arsip dinamis aktif maupun manajemen arsip dinamis inaktif di PT PLN (Persero) APJ Surakarta sudah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yaitu mengacu pada surat dinas Nomor A1/1996, di ganti keputusan Direksi PLN No. 026/DIR/1989 yang disempurnakan dengan keputusan Direksi PT PLN (Persero) No. 045.K/041/DIR/1998 tentang Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero). Manajemen arsip dinamis aktif dan inaktif dilakukan melalui empat tahap, yaitu penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan pemusnahan. Tahap yang membedakan adalah pada tahap pemusnahan. Pada manajemen arsip dinamis aktif pemusnahan dilakukan dengan cara pemindahan menjadi arsip dinamis inaktif, sedangkan pada manajemen arsip dinamis inaktif pemusnahan dilakukan dengan cara penghancuran arsip. Kendala yang terkait dengan manajemen arsip di PT PLN (Persero) APJ Surakarta adalah belum adanya gedung yang khusus untuk menyimpan arsip dan belum adanya tenaga professional yang khusus arsip (arsiparis). Kedua kendala ini sangat berpengaruh terhadap manajemen kearsipan. Hal yang merupakan akibat dari kendala tersebut antara lain masih banyak arsip yang tertumpuk di pojok ruangan, dan karena kurangnya petugas, manajemen arsip tidak begitu lancar. Selain itu, dalam manajemen arsip PT PLN (Persero) APJ Surakarta masih menggunakan sistem manual dalam pencatatan surat, yaitu menggunakan buku agenda, belum menggunakan komputer dan kartu kendali.

Kata Kunci: Manajemen Arsip, Arsip Dinamis Aktif, Arsip Dinamis Inaktif

commit to user

ABSTRACT

MQ. Bagus Setyawan. D1508049. MANAJEMEN ARSIP DINAMIS DI PT PLN (PERSERO) AREA PELAYANAN DAN JARINGAN (APJ) SURAKARTA. Program Studi DIII Manajemen Administrasi. Fakultas Ilmu

Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2011. 53 pages Archive is a memory of a company that is very important and also determine the smooth running of the company. This observation aims to find out the archives and records management at PT PLN (Persero) APJ Surakarta. This observation is a kind of descriptive qualitative observations. Techniques of data collection using interviews, observation and document study. Analysis of data using an interactive model that consists of data reduction, data showing and conclusion.

The observation is done at PT PLN (Persero) APJ Surakarta showed that archives and records management, both active and inactive archives and records management at PT PLN (Persero) APJ Surakarta has been carried out in accordance with the procedure that relies on official letter No. A1 / 1996, changed with the decision of the board of Directors of PLN No. 026/DIR/1989 enhanced by the decision of Directors of PT PLN (Persero) No. 045.K/041/DIR/1998 of Letters and Archival Management of PT PLN (Persero). Archives and records management both active and inactive conducted through four stages, namely the creation, usage, maintenance, and destruction. Phase difference is the elimination phase. In the active destruction of archives and records management is done by moving into a dynamic inactive archive, whereas the inactive culling archives and records management is done by the destruction of archives. Constraints associated with records management at PT PLN (Persero) APJ Surakarta is the absence of a special building to store archives and there archives no professionals archivists. Both problems are very influential on the management of archives. This is a result of these constraints, among others, there are many archives that piled in the corner, and due to lack of personnel, records management is not so smooth. In addition, the records management of PT PLN (Persero) APJ Surakarta still use manual system in recording the letter, which is using the agenda book, not use the computer and control card.

Keywords: Management Archive, Active Dynamic Archive, Inactive Dynamic Archive

commit to user

BAB I PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG MASALAH

Pada masa sekarang ini, informasi telah menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik itu organisasi pemerintahan maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administratif dan pelaksanaan fungsi–fungsi manajemen dari birokrasi di dalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang pesat. Menurut pendapat Schwartz dan Hernon (dalam ANRI, 2005:1) pentingnya informasi dikemukakan sebagia berikut:

“informasi pada saat sekarang ini merupakan sumber ekonomi yang memiliki nilai dan biaya produksi (value and a cost of production). Nilai ekonomi dapat dilihat dari semakin komersialnya informasi, sehingga mempunyai nilai signifikan dan memberi peluang untuk dapat diperjualbelikan. Disamping proses pengelolaanya yang tepat, dan penemuan kembali infomasi dengan cepat, akurat, dan lengkap, memiliki nilai kuantitatif yang dapat di ukur secara ekonomi”.

Sehubungan dengan sangat pentingnya suatu informasi dalam segala bidang utamanya dalam pembangunan dan pemerintahan yang semakin komplek, terutama dalam hal pengambilan keputusan yang singkat dan tepat maka posisi atau arti penting arsip perlu menjadi prioritas. Arsip merupakan rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi. Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan arsip juga sangat berguna untuk kepentingan organisasi yang lain.

Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menjunjung kegiatan administrasi agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi

commit to user

seperti itu diperparah dengan image yang selalu menganggap pekerjaan arsiparis sebelah mata diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.

Dilihat dari nilai pentingnya arsip, semua orang akan mengatakan penting atau sangat penting dan jika dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa memori, tanpa kepastian hukum, tanpa sejarah, tanpa kebudayaan dan tanpa ilmu pengetahuan. Tetapi tidak dengan sendirinya arsip-arsip akan menjadi memori, kebudayaan, jaminan kepastian hukum, bahkan pembangun identitas suatu bangsa jika tidak diikuti dengan upaya pengelolaan arsip secara baik dan benar serta konsisten memandang dan menempatkan arsip sebagai informasi lebih dari sekedar tumpukan dokumen kegiatan (www.duniaperpustakaan.com/2010).

Dalam kegiatan mengelola arsip, terutama dalam proses penyimpanan dibutuhkan biaya yang cukup besar. Tenaga-tenaga profesional juga dibutuhkan dalam kegiatan kearsipan supaya arsip dapat dengan mudah ditemukan kembali jika sewaktu-waktu diperlukan. Jika manajemen kearsipan dalam perusahaan berjalan dengan baik maka kegiatan perusahaan akan berjalan dengan lancar. Sebaliknya, jika manajemen kearsipan kurang diperhatikan, maka kegiatan perusahaan akan sedikit terhambat atau bahkan perusahaan tersebut tidak dapat berjalan atau beroperasi dengan baik. Hal ini dikarenakan arsip-arsip dan dokumen-dokumen yang sulit ditemukan atau bahkan tidak diketahui keberadaannya. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu bagian tertentu yang dapat mengelola arsip-arsip dengan baik.

Menurut Undang – Undang Nomor 7 Tahun 1971 pasal 1, ketentuan – ketentuan pokok kearsipan adalah sebagai berikut:

1. Naskah – naskah yang dibuat dan di terima oleh lembaga – lembaga negara dan badan – badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

2. Naskah – naskah yang di buat dan di terima oleh badan – badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

commit to user

Dengan realita kehidupan kebangsaan yang terus meningkat, maka lingkup pelaksanaan tugas–tugas umum dalam pembangunan dan dalam meningkatkan kesejahteraan masyarakat di dalam organisasi meningkat. Peningkatan tersebut mengakibatkan volume arsip meningkat dengan cepat. Berdasarkan data perusahaan, arsip yang di miliki PT. PLN (Persero) APJ Surakarta dalam penyimpanannya terbagi atas beberapa bidang, yaitu:

1. Manajemen 2. Ketenagalistrikan

3. Penelitian dan pengembangan 4. Pendidikan dan Pelatihan 5. SDM dan organisasi 6. Keuangan

7. Logistik

Melihat penggunaan arsip di PT PLN (Persero) APJ Surakarta yang frekuensinya sering dan teratur, maka arsipnya di golongkan sebagai arsip dinamis. Dinamis artinya di pergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan kegiatan organisasi. Menurut penggunaannya di bedakan menjadi arsip aktif yaitu masih di pergunakan secara terus menerus bagi organisasi. Arsip in aktif yaitu berkas arsip yang frekuensi penggunaannya jarang.

Menurut Pasal 2 ayat 1 Undang – Undang nomor 7 tahun 1971 menurut penggunaannya arsip dibedakan menjadi 2 yaitu:

a. Arsip dinamis yang di pergunakan secara langsung dalam perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau di pergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

b. Arsip statis yang tidak di gunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

commit to user

Secara umum setiap organisasi baik itu pemerintahan maupun bisnis memiliki arsip dinamis aktif dan inaktif. Prosentase kuantitas arsip dinamis yang di simpan atau di musnahkan secara umum terdiri dari (ANRI, 2005:6) :

1. 25% arsip dinamis di simpan dalam bentuk arsip aktif 2. 30% arsip di simpan dalam berkas arsip inaktif 3. 35% arsip dinamis dapat di musnahkan

4. Hanya 10% arsip dinamis yang memiliki nilai permanen dan dapat di simpan di Arsip Nasional sebagai arsip statis.

Dengan semakin sadarnya bahwa arsip menjadi hal yang sangat penting.Arsip dapat merupakan sebagai sumber penelitian, pengamatan, aset budaya, memori perusahaan dan yang lebih penting lagi adalah sebagai bahan kerja yang informasinya untuk menentukan kebijakan suatu perusahaan. Pengelolaan atau manajemen arsip yang benar dapat digunakan sebagai sarana temu balik, penentuan nilai guna arsip, retensi arsip serta pelaksanaan penyusutan arsip. Pengelolaan arsip yang tertib dan baik serta sesuai dengan prosedur akan bermanfaat dan informasi dalam arsip berguna untuk masa yang akan datang. Kegunaan arsip pada masa yang akan datang antara lain untuk memperkuat atau membenarkan tuntutan – tuntutan, membantu sebuah organisasi dalam berkomunikasi serta melengkapi informasi untuk kepentingan hukum yang di perlukan organisasi tersebut.

(www.leuwiliang-bogor.blogspot.com/2010)

PT. PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan (APJ) Surakarta, sepanjang pengetahuan penulis ketika mengikuti kegiatan magang di istansi ini, mengelola arsip secara tertib dan baik yang sesuai prosedur untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Hal ini menjadi dasar pemikiran penulis unutk menyususn tugas akhir dengan judulManajemen Arsip Dinamis Di PT. PLN (Persero) APJ Surakarta.

commit to user

B. RUMUSAN MASALAH

Berdasarkan uraian dalam latar belakang masalah di atas, rumusan masalah dalam pengamatan ini adalah Bagaimana manajemen arsip dinamis di PT PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan (APJ) Surakarta?

C. TUJUAN PENGAMATAN

1. Tujuan Operasional

Untuk mengetahui manajemen arsip dinamis di PT PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan (APJ) Surakarta.

2. Tujuan Fungsional

Untuk memberikan masukan-masukan kepada PT PLN (Persero) APJ Surakarta mengenai manajemen arsip dinamis yang efektif, efisien dan sesuai dengan prosedur.

3. Tujuan Individual

Untuk memenuhi persyaratan memperoleh gelar Ahli Madya (A. Md.) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

commit to user

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

A. TINJAUAN PUSTAKA

1. Arti Penting Arsip Dalam Organisasi

Arsip merupakan pusat ingatan setiap organisasi. Apabila arsip yang dimiliki organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akan mempengaruhi image suatu organisasi, sehingga organisasi yang bersangkutan akan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuan. Informasi yang diperlukan melalui arsip, dapat menghindarkan salah komunikasi , mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi kerja. Dalam rangka pelaksanaan kegiatan, arsip mempunyai arti yang sangat penting, yaitu untuk menyusun rencana program kegiatan berikutnya. Melalui arsip, dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki, sehinggga dapat ditentukan sasaran yang akan dicapai, dengan menggunakan potensi yang ada secara maksimal (www.bapusipda.jabarprov.go.id). Dengan demikian dapat dipahami bahwa pentingnya arsip bagi suatu organisasi adalah sebagai berikut :

a) Pusat utama ingatan organisasi.

b)Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik).

c) Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.

d)Barometer kegiatan organisasi, karena setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.

e) Bahan informasi bagi kegiatan lainnya.

Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa arsip merupakan sumber bagi suatu organisasi, karena arsip menampung beraneka ragam informasi yang berguna. Bahan informasi yang penting harus selalu diingat dan bila diperlukan harus dengan cepat dan tepat dapat disajikan setiap saat, dalam rangka membantu memperlancar pengambilan keputusan. Arsip baru akan terasa penting bila dalam keadaan darurat, dimana dalam

commit to user

kehilangan dan tidak dapat ditemukan, arsip menjadi vital karena mutlak dibutuhkan sebagai bukti kegunaan lain yang mendesak.

Menurut Wiyasa (2001:43) arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata arche, selanjutnya mengalami perubahan menjadi archea dan yang kemudian mengalami perubahan lagi menjadi archeon. Arche artinya permulaan dan berarti juga jabatan atau fungsi/kekuasaan peradilan. Archea

artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan, dan archeon berarti Balai Kota. Pernyataan lain, kata arsip berasal dari bahasa Belanda yakni

archief. Menurut Atmosudirdjo, 1982:157-158 (Wursanto, 1991:14), archief

dalam bahasa Belanda mempunyai beberapa pengertian sebagai berikut: 1. Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip, bahan-bahan

tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akta-akta, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta.

2. Kumpulan teratur dari bahan-bahan kearsipan tersebut. 3. Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri

4. Dalam bahasa Inggris, arsip dinyatakan dengan istilah file, yang berasal dari bahasa latin filum yang berarti tali atau benang. Pada awalnya orang-orang Inggris menyatukan warkat dengan cara mengikat dengan tali atau benang.

Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia (Wursanto, 1991:13), arsip adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan sebagai berikut:

a. Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi, instansi, perseorangan) baik untuk masa kini maupun masa yang akan datang, dan

b. Surat tersebut, karena masih mempunyai nilai kepentingan, harus disimpan dengan menggunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.

commit to user

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran (Wursanto, 1991:13), arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Menurut pengertian tersebut, warkat yang selanjutnya disebut arsip harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

1) Warkat tersebut harus masih mempunyai kegunaan, 2) Warkat tersebut harus disimpan secara teratur dan

berencana, dan

3) Warkat tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila diperlukan kembali.

Pengertian Arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 bab I pasal 1:

”Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang di buat dan di terima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara”

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 pasal 1 ayat a dan b tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan (Barthos, 1990:2) menetapkan bahwa yang di maksud dengan arsip adalah:

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

commit to user

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Menurut Wursanto (1991:17) rumusan tentang arsip sebagai berikut:

1. Arsip adalah kumpulan surat-menyurat yang terjadi karena pekerjaan, aksi, transaksi, tindak-tanduk, dokumenter

(dokumentaire handeling), yang disimpan sehingga pada

tiap kali dibutuhkan dapat dipersiapkan, untuk melaksanakan tindakan-tindakan selanjutnya.

2. Arsip adalah suatu badan, di mana diadakan pencatatan, penyimpanan serta pengolahan-pengolahan tentang segala surat, baik dalam pemerintahan maupun dalam soal umum, baik ke dalam maupun keluar dengan satu sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.

Pengertian arsip menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) memberikan rumusan tentang arsip yaitu segala kertas naskah, buku, foto, film, microfilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan pemerintah yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya (Wursanto, 1991:18).

Arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat di berikan pengertian sebagai :setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang

commit to user

dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula. (Barthos, 1990:1)

Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar atau bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu pokok persoalan atau peristiwa-peristiwayang masih berguna dan di perlukan sewaktu-waktu di masa mendatang, arsip sering juga disebut dokumen-dokumen penting (Maryati, 2008:114)

Menurut Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang di simpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali di perlukan dapat secara cepat di ketemukan kembali (Sutarto, 1992:168)

Dari beberapa pengertian tersebut dapat simpulkan bahwa arsip adalah kumpulan surat yang mempunyai arti yang sangat penting, yaitu untuk mendukung jalannya atau beroperasinya sebuah instansi atau organisasi maupun untuk kepentingan pribadi yang di simpan sedemikian rupa sehingga dengan mudah, cepat, dan akurat di temukan kembali apabila sewaktu-waktu di perlukan.

Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam, tergantung dari sisi peninjauannya, antara lain:

1. Berdasarkan Fungsi

Menurut fungsi dan kegunaannya arsip dibedakan menjadi 2, antara lain :

a. Arsip Dinamis

Adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam proses perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara..

Arsip dinamis di bedakan menjadi 2 yaitu:

1) Arsip aktif adalah arsip dinamis yang masih dipergunakan secara terus-menerus bagi pelaksanaan

commit to user

kelangsungan pekerjaan dalam penyelenggaraan administrasi

2) Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang penggunaanya sudah berkurang atau tidak di pergunakan lagi secara terus menerus dalam penyelenggaraan administrasi b. Arsip Statis

Adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kegiatan tugas pokok maupun penyelengaraan pelayanan ketatausahaan dalam penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya dan penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.

2. Berdasarkan Sifat

Berdasakan sifatnya,arsip dapat di bedakan menjadi : a. Arsip Tertutup

Adalah arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat.

b. Arsip Terbuka

Adalah arsip yang pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum, berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya.

3. Berdasarkan Tempat Penyimpanannya

Menurut tempat penyimpanan dan pemeliharaannya arsip di bagi menjadi :

a. Arsip Sentral

Adalah arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip) atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.

b. Arsip Unit

Adalah arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau

commit to user

arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.

4. Berdasarkan Keasliannya

Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas : a. Arsip Primer

Arsip yang asli. Arsip ini bukan tindasan, bukan karbon kopi, bukan salinan, foto copian dan bukan mikrofilmnya.

b. Arsip Sekunder

Arsip yang berupa tindasan, fotocopi, salinan, atau microfilm. 5. Berdasarkan Subyeknya

Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan menjadi berbagai macam, misalnya :

a. Arsip keuangan b. Arsip kepegawaian c. Arsip pendidikan d. Arsip pemasaran

e. Arsip penjualan, dan sebagainya 6. Berdasarkan Sifat Kepentingannya

Menurut sifat kepentingannya arsip di bedakan menjadi 2: a. Arsip penting

Adalah arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya.

b. Arsip vital

Adalah arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dan sebagainya.

2. Manajemen Arsip

Manajemen arsip merupakan kegiatan pengelolaan atau pentaan informasi dan fisik arsip yang meliputi menciptakan, merekam atau mendaftar, mengontrol, memelihara, menyebarkan, serta menyusutkan/

commit to user

memusnahkan arsip. Manajemen arsip mengawasi sistem penyimpanan arsip organisasi dan memberikan pelayanan-pelayanan yang diperlukan. Dengan kata lain manajemen arsip melakukan pengawasan sistematik mulai dari penciptaan, atau penerimaan arsip, kemudian pemrosesan, penyebaran, pengorganisasian, penyimpanan, sampai pada akhir pemusnahan arsip. Informasi yang sudah tersimpan menjadi arsip dapat berbentuk buku, makalah, foto, peta, atau barang dukumen dalam bentuk lainnya yang dibuat atau diterima untuk tujuan operasional dan legalitas yang berhubungan dengan kegiatan organisasi.

Menurut Ghani dalam artikelnya yang berjudul Perubahan Undang-Undang masalah-masalah yang di hadapi dalam pengelolaaan atau manajemen arsip antara lain:

1) Banyak arsip yang belum tertata dengan baik. Kondisi ini jelas akan menimbulkan masalah dalam penemuan kembali arsip dan dalam pelaksanaan program retensi.

2) Ruang penyimpanan tidak menjamin kemananan arsip dari kehilangan dan kerusakan. Suhu ruang tidak terkontrol untuk menjamin kelestarian bahan arsip. Ruang penyimpanan arsip pada umumnya pengap dan tidak sehat bagi pengelola arsip.

3) Ketersedian tempat penyimapanan arsip masih sangat terbatas. Akibatnya banyak arsip yang tersimpan di lorong-lorong dan bawah tangga kantor. Dari segi keamanan, kondisi ini tentu saja beresiko tinggi terjadinya kehilangan dan kerusakan. Dalam satu kasus ditemukan bahwa ada pegawai di suatu organisasi atau perusahaan yang berinisiatif untuk membersihkan lorong-lorong di kantornya dari arsip dengan cara menjual arsip sebagai barang atau kertas bekasa kepada pemulung.

4) Staf atau petugas yang ditunjuk untuk mengelola arsip umumnya tidak mempunyai pendidikan atau pelatihan di kerasipan. Penugasan mereka di bagian kerasipan dalam beberapa kasus dikarenakan pegawai tersebut mempunyai kinerja atau karir yang tidak baik, tidak ada

commit to user

bagian atau unit lain yang menerimanya atau karena tidak ada pegawai lain yang berkeinginan bekerja di bagian kearsipan.

5) Masih terbatasnya penggunaan teknologi informasi untuk membantu manajemen arsip terutama dalam hal penyimpanan dan penemuan kembali.

3. Manajemen Arsip Dinamis

Seperti yang dijelaskan dalam ANRI 2006 : 22, pengertian manajemen arsip dinamis dapat beberapa sumber di antaranya Australian

Archives Handbook (Records Management, 1996). Dikatakan dalam

handbook tersebut bahwa manajemen arsip dinamis adalah kegiatan administrasi yang memungkinkan organisasi dapat menciptakan, merekam atau mendaftar, mengontrol, memelihara, menyebarkan, serta menyusutkan/memusnahkan arsip.

Sedangkan dalam ANRI 2005:10, menurut Robek, Brown dan Maedke (1987:5) menyatakan bahwa manajemen arsip dinamis merupakan aplikasi kontrol yang sistematis dan ilmiah terhadap informasi terekam yang dibutuhkan organisasi. Menurut IRA A. Penn e.t al menyatakan bahwa manajemen arsip dinamis sebagai pendekatan praktis dan logis terhadap penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip termasuk di dalamnya informasi yang ada (ANRI 2005:10). Menurut pasal 9 ayat 2, pengelolaan arsip dinamis aktif meliputi: penciptaan arsip, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan arsip. (UU N0 43 tahun 2009 tentang Kearsipan halaman 31)

Dari beberapa pngertian di atas, dapat di simpulkan bahwa manajemen arsip dinamis adalah pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup arsip.

Manajemen arsip dinamis di bagi menjadi dua bagian yaitu: a. Manajemen arsip dinamis aktif

Guna pencapaian tujuan sebuah organisasi di perlukan manajemen dinamis aktif yang sesuai prosedur, yang kegiatannya meliputi:

commit to user

1) Pengurusan surat

Pengurusan surat adalah kegiatan yang meliputi: a) Menerima surat

b)Mensortir surat

c) Menempatkan dan menentukan arah surat d)Mengolongkan surat atas dasar sifatnya e) Menyampaikan surat ke unit-unit kerja f) Mencatat surat keluar

g)Mengirimkan surat keluar

Sarana dan prasarana dalam pengurusan surat adalah a) Kartu kendali

b)Folder c) Sekat d)Fliker file e) Lembar disposisi 2) Penataan berkas

Penataan berkas atau pemberkasan adalah cara menata dokumen dalam berkas dan mengatur berkas dalam susunan yang sistematis dengan menggunakan klasifikasi, memberikan kode, indeks serta tunjuk silang apabila di butuhkan.

Sarana dan prasarana penataan berkas: a) Folder

Adalah map untuk menempatkan atau meletakkan arsip aktif. b)Guide

Adalah sekat pembatas, sebagai sarana petunjuk dari bagian satu ke bagian yang lain.

c) Rak arsip

Adalah rak untuk menyimpan arsip dalam bentuk bermacam-macam

commit to user

d)Filing cabinet

Adalah tempat untuk menyimpan arsip dinamis aktif, di dalam susunan sekat dan folder secara vertikal dalam laci-lacinya. 3) Penemuan kembali Arsip

Penemuan kembali arsip adalah cara untuk menemukan dokumen dalam berkas dengan cepat dan tepat.

Penemuan kembali arsip pada dasarnya meliputi dua aspek yaitu penemuan kembali informasi dan penemuan kembali fisik. 4) Peminjaman Arsip

Arsip dinamis aktif sifatnya adalah tertutup, sehingga untuk mempermudah dalam pertanggungjawabannya perlu di atur peminjamannya. Ketentuan peminjaman arsip dinamis aktif antara lain:

a) Siapa yang berwenang memberi ijin peminjaman arsip b)Siapa yang di perbolehkan meminjam arsip

c) Penempatan jangka waktu peminjaman Hal-hal yang perlu di ketahui oleh peminjam:

a) Peminjaman hanya untuk keperluan dinas b)Tidak boleh menambah dan mengurangi isi c) Setiap perpanjangan harus mendapat ijin d)Harus di kembalikan dalam keadan utuh b. Manajemen Arsip Dinamis Inaktif

Guna mencapai suatu keberhasilan dalam organisasi maka perlu adanya manajemen arsip dinamis inaktif yang baik dan sesuai dengan prosedur. Kegiatan manajemen arsip dinamis yang sesuai prosedur antara lain:

1) Menetapkan Periode Pemindahan Arsip

Periode pemindahan arsip ini di lakukan dari unit kearsipan pada unit kerja ke pusat arsip. Pemindahan ini adalah adalah kegiatan fisik yang telah di rancang dalam periode waktu yang telah di tentukan. Langkah-langkah pemindahan meliputi:

commit to user

a) Menetapkan kapan pemindahan arsip

Kegiatan ini lebih banyak terkait dengan masalah penilaian arsip dan kebijaksanaan pimpinan, yang sebenarnya telah dituangkan dalam suatu jadwal (biasanya dalam jadwal retensi arsi) yang memuat periode pemindahan suatu arsip secara continue atau berkelanjutan.

b)Menetapkan arsip yang di pindah

Aplikasi dari kegiatan ini di laksanakan berdasarkan jadwal retensi yang ada, sehingga Arsiparis di central file cukup menyeleksi arsip-arsip yang akan di pindahkan berdasarkan jadwal tersebut. Hasil dari penyeleksian ini akan berupa daftar arsip yang akan di pindahkan, yang seterusnya disampaikan ke pimpinan untuk memperoleh persetujuan. c) Menyiapkan arsip yang akan di pindah

Setelah pimpinan menyetujui, maka Arsiparis perlu menyiapkan formulir atau daftar dengan kolom-kolom yang kurang lebih memuat keterangan tentang namaseri arsip, diskripsinya, tahun, retensi dan nomor boks. Arsip yang telah di daftar atau diinventaris tersebut kemudian ditata di dalam boks dengan ketentuan tetap mempertahankan penetaan aslinya.

d)Menyiapkan ruang simpan

Arsiparis di pusat arsip harus senantiasa menyiapkan ruang dan alat simpan secra antisipatif, sehingga tidak terjadi suatu arsip telah di pindah ke pusat arsip namun tidak tersedia ruang dan alat penyipanannya.

e) Penerimaan arsip

Penerimaan arsip inaktif yang baru di pindahkan dari central

file ke pusat arsip di laksanakn oleh Arsiparis pusat arsip.

Arsip tersebut harus di periksa lebih dahulu kelengkapannya, kondisinya, kesesuaian dengan daftarnya dan lain-lain,

commit to user

sehingga tidak akan menimbulkan kesalahan-pahaman di waktu yang akan datang. Dalam kegiatan ini bila perlu dibuat semacam berita acara pindah yang di lampiri daftarnya.

2) Penataan dan Penyimpanan Arsip

Penataan dan penyimpanan arsip dinamis inaktif melalui tahapan sebagai berikut:

a) Pembersihan arsip dengan alat penyedot debu (vacuum

cleaner) dan di beri kapur barus (fumigasi) dengan tujuan

agar arsip tersebut terbebas dari unsur-unsur perusak kertas seperti bakteri, serangga, jamur dan debu.

b)Pemilahan arsip merupakan kegiatan memisah-misahkan arsip dengan non arsip.

c) Identifikasi arsip adalah kegiatan mengidentifikasi arsip berdasarkan:

1) Seri: berkas yang di susun berdasarkan kesamaan jenis

2) Rubrik: berkas yang di susun berdasarkan kesamaan masalah

3) Dosier: berdasarkan yang di susun berdasarkan kesatuan urusan

d)Pemerian arsip adalah merupakan kegiatan pendiskripsian arsip-arsip pada kartu (fesis) yang telah di sediakan.

e) Pembungkusan arsip adalah arsip-arsip yang telah di berikan kemudian di bungkus dengan kertas kraf yang telah di sediakan. Pada kertas pembungkus dituliskan nomor sementara sesuai dengan kartu atau fesis

f) Pembuatan skema (bagan) adalah di gunakan sebagai dasar untuk penyusunan kartu-kartu (fesis) yang telah di isi. Skema tersebut untuk menentukan mana yang masuk pada seri, rubrik atau dosier.

commit to user

g)Pengelompokan kartu adalah penyusunan kartu yang di lakukan secara keseluruhan dan diikuti penggabungan arsip-arsip sesuai dengan kartu-kartu tersebut.

h)Penomoran definitve adalah kegiatan memberi nomor definitive pada kartu (fesis) maupun kertas pembungkus. Nomor sementara yang telah di tulis waktu pemerian di coret di ganti dengan nomor baru sesuai dengan urutan pengelompokan kartu.

i) Pembuatan daftar perselaan arsip adalah pembuatan daftar yang di dasarkan pada bagan atau kartu-kartu yang telah di beri nomor definitive

j) Memasukkan arsip yang telah dibungkus ke dalam boks serta di beri label

commit to user

B. METODE PENGAMATAN

1. Lokasi Pengamatan

Lokasi pengamatan untuk tugas akhir ini adalah pada Bagian Administrasi pada PT. PLN (Persero) APJ Surakarta. Alasan pemilihan lokasi tersebut adalah:

a. Penulis memperoleh pengalaman dan pengetahuan terkait dengan tujuan pengamatan selama mengikuti kegiatan magang pada instansi tersebut

b. Penulis memperoleh ijin untuk melaksanakan pengamatan yang memungkinkan penulis mendapatkan informasi lebih detail sesuai dengan yang diperlukan.

2. Jenis Pengamatan

Jenis Pengamatan yang digunakan yaitu Observasi. Observasi adalah teknik pengumpulan data dengan jalan mengadakan pengamatan dan pencatatan secara sistematis terhadap tempat dan berbagai macam kegiatan yang dilakukan. Dalam hal ini penulis mengadakan pengamatan langsung, dimana kegiatan observasi tersebut meliputi pencatatan tentang keadaan atau fenomena yang diamati dan ditemukan dengan cara peneliti hadir di lokasi, walaupun kehadirannya menimbulkan pengaruh pada yang di amati. Oleh karena itu ingin meneliti, maka mengamati dan mencatat hal yang berlangsung menurut apa adanya atau kondisi aslinya. Hal ini di sebut dengan observasi berperan (Sutopo, 2002:65).

Untuk penyusunan tugas akhir ini, penulis melakukan observasi. Selain mengikuti magang di perusahaan ini, pengamatan yang dilakukan terutama yang berkaitan dengan alur surat masuk serta mengetahui bagaimana surat itu sampai kepada pegawai yang berkaitan dengan surat tersebut.

3. Sumber Data

commit to user

a. Narasumber (informan)

Informan adalah manusia yang memberikan tanggapan pada yang di minta peneliti dan dia bisa memilih arah serta selera dalam menyajikan informasi yang dia miliki (Sutopo, 2002: 50). Dalam pengamatan kualitatif posisi sumber data manusia (narasumber) sangat penting perannya sebagai individu yang memiliki informasinya. Informan data ini adalah staf bagian Sekretaris Umum bidang Administrasi di PT. PLN (Persero) APJ Surakarta.

b. Dokumen dan Arsip

Dokumen merupakan bahan tertulis yang berhubungan dengan suatu peristiwa atau aktivitas tertentu yang berupa rekaman tertulis (gambar atau benda peninggalan yang berkaitan dengan suatu aktifitas atau peristiwa tertentu) (Sutopo, 2002:54). Peristiwa-peristiwa yang telah lama dilakukan dan terjadi pada PT. PLN (Persero) APJ Surakarta bisa diteliti dan dipahami atas dasar kajian dari dokumen atau arsip-arsip. Dokumen yang digunakan penulis adalah gambar-gambar yang berhubungan dalam kearsipan, gambar tentang penyimpanan arsip dalam rak.

c. Hasil Observasi

Hasil observasi merupakan hasil pengamatan penulis yang di lihat penulis sebagai suatu kegiatan yang memperkuat dari pernyataan yang di dapat dari informan maupun dari dokumen-dokumen yang di gunakan penulis.

4. Teknik Pengumpulan Data

Seperti yang telah dijelaskan diatas bahwa sumber data dalam penelitian kualitatif terdiri dari beberapa jenis yang menuntut cara atau teknik pengumpulan data tertentu yang sesuai guna mendapatkan data yang diperlukan untuk menjawab permasalahannya. Strategi pengumpulan data dalam penelitian kualitatif yang mempermudah dan membantu penulis untuk mendukung pengamatan ini yaitu dengan cara:

commit to user

a. Wawancara

Wawancara merupakan cara untuk mendapatkan informasi dengan bertanya langsung kepada responden atau pihak lain yang dianggap berkompeten. Teknik ini dipakai penulis agar data yang diperoleh lebih hidup dan lengkap juga dimaksudkan bila ada hal lain yang kurang jelas bisa ditanyakan langsung kepada responden. Teknik wawancara yang penulis gunakan adalah wawancara mendalam (tidak berstruktur), dimana pertanyaan yang mengarah pada kedalaman informasi dilakukan secara informal dan dilakukan beberapa kali untuk mendapatkan kejelasan baik jumlah dan kualitas data yang diharapkan (Sutopo, 2002:58).

Dalam wawancara ini penulis menanyakan langsung kepada petugas yang mengurusi arsip tentang bagaimana penyimpanan arsip. Wawancara dilakukan dengan menggunakan pedoman wawancara yang telah disusun sebelumnya sebagai acuan. Pedoman wawancara dimaksud terdapat di dalam lampiran.

b. Observasi

Teknik pengumpulan data dengan jalan mengadakan pengamatan dan pencatatan secara sistematis terhadap tempat dan berbagai macam kegiatan yang dilakukan. Dalam hal ini penulis mengadakan pengamatan secara langsung dimana kegiatan observasi tersebut meliputi pencatatan tentang keadaan dan fenomena yang diamati (Sutopo, 2002: 64). Pengamatan yang di lakukan penulis adalah mengamati langsung bagaimana penyampaian surat masuk itu sampai ke alamat bagian petugas yang bersangkutan. Pengamatan terhadap surat karena pada umumnya arsip di PT PLN (Persero) APJ Surakarta adalah surat.

c. Dokumen

Teknik pengumpulan data dengan cara: membaca, mengkaji serta mempelajari buku-buku pedoman yang ada hubungannya dengan materi pengamatan ini (Sutopo, 2002: 69).

commit to user

5. Teknik Analisis Data

Analisa data yang dilakukan secara kualitatif dengan berupaya menggambarkan keadaan yang sebenarnya berdasarkan pengamatan. Dalam penelitian ini, peneliti menyusun rumusan pengertiannya secara singkat atau dalam arti inti pemahaman dari semua peristiwa yang dikaji yang disebut reduksi data. Hal diikuti dengan penyusunan sajian data yang berupa cerita sistematis dan logis dari peristiwa yang dikaji dan dilengkapi perabot sajian yang di perlukan (matriks, gambar, dsb) yang mendukung kekuatan sajian data. Reduksi dan sajian data harus disusun pada waktu peneliti sudah mendapatkan data yang di perlukan. Selanjutnya, pada waktu pengumpulan data berakhir peneliti menarik kesimpulan dan verifikasinya berdasarkan semua hal yang terdapat dalam reduksi maupun sajian datanya. Model analisis data tersebut disebut model analisis interaktif (Sutopo, 2002:95-96). Penulis menggambarkan keadaan di PT PLN (Persero) APJ Surakarta sesuai keadaan yang sebenarnya dengan mengumpulkan beberapa data yang didapat. Dari beberapa data tersebut penulis mereduksinya menjadi satu yang kemudian disajikan dalam bentuk tulisan yang logis, setelah itu penulis menarik kesimpulan dari sajian data tersebut.

commit to user

BAB III

DISKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI

A. Lokasi, Dasar Hukum Perusahaan dan Etika Kerja

Surakarta adalah sebuah kota besar di provinsi Jawa Tengah. Nama lainnya adalah Solo atau Sala. Di Indonesia, Surakarta merupakan kota peringkat kesepuluh terbesar setelah Yogyakarta. Sisi timur kota ini sungai terabadikan dalam satu lagu keroncong, Bengawan Solo. Kota Solo terletak sekitar 65 km timur laut Yogyakarta dan 100 km tenggara Semarang.

Di Surakarta ketenagalistrikan dimulai pada tahun 1901 yang ditandai dengan berdirinya N.V. Solosche Electric Itet Mij (SEM) di Surakarta yang berkantor di Purwosari. Sampai dengan tahun 1927 kemudian kantor pindah ke Purbayan. Usaha perlistrikan saat itu penguatnya hanya terdiri dari 2 mesin diesel yang operasionalnya hanya hidup pada malam hari saja. Baru pada tahun 1936 mulai ada aliran listrik (stroom) siang hari karena sudah ada Dagstrom. Ketika itu layanan listrik sudah punya ranting di daerah Klaten, Boyolali dan Sragen. Selanjutnya pada tahun 1942 kekuasaan diambil alih dari tangan Belanda ke tangan Jepang. Jepang menguasai pelistrikan di Indonesia berlangsung sampai dengan tahun 1945 dengan nama diganti menjadi Jawa Dengki Jigiyoso (Listrik Jawa Tengah).

Setelah Indonesia merdeka, beberapa waktu setelah Proklamasi Kemerdekaan Negara Kesatuan Republik Indonesia 17 Agustus 1945, pada bulan September 1945 penguasaan listrik diambil alih oleh pemerintah Republik Indonesia dari tangan Jepang. Namanya kemudian berganti menjadi Jawatan Listrik dan Gas. Melalui penetapan pemerintah No. I/ S.D. Tahun 1945 tertanggal 27 Oktober 1945 Jawatan Listrik dan Gas ditetapkan masuk dalam Departemen Pekerjaan Umum.

Oleh sebab itu, kemudian tanggal 27 Oktober 1945 dianggap mempunyai nilai historis dan nilai formal sebagai mulainya pengelolaan ketenagalistrikan secara nasional di Indonesia. Hari bersejarah ini diperingati

commit to user

pertama kali pada tanggal 27 Oktober 1946 bertempat di Gedung Badan Pekerjaan Komite Nasional Indonesia Pusat (BPKNIP) Yogyakarta.

Akan tetapi pada masa perang kemerdekaan yaitu dengan adanya Agresi Militer Belanda I dan II sebagian besar perusahaan-perusahaan listrik dikuasai kembali oleh Belanda dan kembali ke nama semula yaitu SEM

(SolocheElectric Itet Mij) yang berkantor di Lojiwetan (Timur Beteng). Dalam

upaya menegakkan dan memperjuangkan kekuasaan Pemerintah Republik Indonesia maka kemudian dikeluarkan Surat Pemerintah No. SP/PM/077/1957 tertanggal 10 Desember 1957 yang berisi perintah atau tindakan penguasa Militer Pusat untuk melakukan pengambilan alih perusahaan-perusahaan milik Belanda. Tindakan nasionalisasi dari perusahaan milik Belanda menjadi milik Negara itu kemudian dituangkan dalam bentuk Undang-Undang Nasionalisasi Perusahaan-Perusahaan Belanda yaitu UU No. 86 Tahun 1958 tertanggal 27 Desember 1958.

Sejak saat itu perusahaan pelistrikan secara “de facto” kemudian diambil alih kembali kepada pemerintah Indonesia. Kemudian baru pada tahun 1959 dikeluarkan Peraturan Pemerintah No. 18 Tahun 1959 tentang Nasionalisasi Perusahaan Listrik dan Gas Milik Belanda berada di tangan bangsa Indonesia yang selanjutnya berganti nama menjadi Perusahaan Listrik Negara disingkat PLN.

Distribusi listrik di kawasan Surakarta yang menjadi wilayah PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan DIY, dalam pelaksanaannya di tangani oleh kantor APJ Surakarta yang di pimpin oleh Puguh Dwi Admanto selaku manager. APJ Surakarta berlokasi di Jl. Slamet Riyadi No. 468 Surakarta. APJ Surakarta mengelola 972 ribu pelanggan, dengan rata-rata pertumbuhan 3% per tahun. Komposisi pelanggan terbesar adalah rumah tangga. Sedangkan pelanggan industry hanya 958.

Sejalan dengan penetapan Surakarta sebagai pilot project layanan kelas dunia (WCS), Puguh membudayakan pertemuan pagi hanya 10 menit, ajang untuk saling sharing antar karyawan terkait tugas dan pekerjaan mereka. Semua ini ditujukan untuk meningkatkan kualitas layanan. Karena itu pihak manager

commit to user

APJ Surakarta memiliki komitmen dengan mengubah mindset seluruh jajaran PLN untuk meningkatkan layanan dengan target tahun 2012 tercapai World Class Service (WCS).

Saat ini APJ Surakarta sudah mengedepankan layanan tanpa pungutan, tanpa diperlambat, tanpa dipersulit. Selain itu APJ Surakarta melakukan pencitraan dengan membuat tampilan yang seragam.

Tujuan yang yang ingin di capai PT PLN (Persero) adalah :

1. Meningkatkan kesejahteraan dan kemakmuran rakyat secara adil dan merata serta mendorong kegiatan ekonomi.

2. Menjadi perintis kegiatan-kegiatan usaha penyediaan tenaga listrik yang belum dapat dilaksanakan sektor swasta dan koperasi.

Dasar hukum yang melandasi PT PLN APJ Surakarta adalah : 1. Anggaran Dasar PLN tahun 1998

2. Peraturan Pemerintah No. 23 tentang Pengalihan Bentuk Perusahaan Umum (Perum) Listrik Negara menjadi Perusahaan Perseroan (Persero) 3. Peraturan Pemerintah No. 12 Tahun 1998 tentang Perusahaan Perseroan

(Persero) Peraturan Pemerintah No. 50 Tahun 1998 tentang Pengalihan Kedudukan dan TugasInstruksi Presiden No. 15 Tahun 1998 tentang Pengalihan Pembinaan terhadap Perusahaan Perseroan (Persero) dan Perseroan Terbatas yang sebagian sahamnya dimiliki Negara Republik Indonesia kepada Menteri Negara Pendayagunaan BUMN.

Sebagai perusahaan listrik yang terkemuka, PLN memegang teguh Etika Kerja guna mencapai tujuan yang di inginkan. Etika kerja tersebut dituangkan dalam 9 (sembilan) prinsip, antara lain :

1. Peka-tanggap terhadap kebutuhan pelanggan. 2. Penghargaan pada harkat dan martabat manusia. 3. Menjaga citra perusahaan.

4. Mengutamakan kepentingan perusahaan. 5. Persaingan yang sehat dan transparan. 6. Menekankan prinsip profesionalisme.

commit to user

8. Menjalankan Good Corporate Governmance. 9. Membangun hubungan kemitraan.

B. Visi, Misi dan Falsafah Perusahaan

Untuk mewujudkan cita-cita perusahaan yang telah di tentukan guna menjamin kelestarian dan kesuksesan jangka panjang, PT PLN (Persero) mepunyai visi “Diakui sebagai Perusahaan Kelas Dunia yang Bertumbuh-kembang, Unggul dan Terpercaya dengan bertumpu pada Potensi Insani”. Makna yang terkandung dalam visi PT PLN (Persero) tersebut adalah :

1. Diakui : Mencerminkan cita-cita untuk meraih pengakuan dari pihak luar yang menunjukkan bahwa PLN pantas dipandang sebagai Perusahaan Kelas Dunia.

2. Kelas Dunia : a) Menunjukkan kinerja yang melebihi ekspektasi pihak-pihak yang berkepentingan, b) Memberikan layanan yang mudah, terpadu, dan tuntas dalam berbagai masalah kelistrikan, c) Menjalin hubungan kemitraan yang akrab dan setara dengan pelanggan serta mitra usaha Nasional dan Internasional, d) Bekerja dengan pola pikir prima (Mindset of

Excellence), e) Diakui oleh pelanggan dan mitra kerja sebagai perusahaan

yang mampu memenuhi standar mutakhir dan paling baik.

3. Bertumbuh-kembang : a) Antisipatif terhadap perkembangan lingkungan usaha dan selalu siap menghadapi berbagai tantangan, b)Secara konsisten menunjukkan kinerja yang lebih baik.

4. Unggul : a) Menjadi yang terbaik dalam bisnis kelistrikan dan memenuhi tolak ukur mutakhir dan terbaik. Memposisikan diri sebagai perusahaan yang terkemuka dalam peraturan bisnis kelistrikan dunia, b) Mengelola usaha dengan mengedepankan pemberdayaan potensi insani secara maksimal, c) Meningkatkan kualitas proses, system, produk, dan pelayanan secara berkesinambungan.

5. Terpercaya : a) Memegang teguh etika bisnis yang tertinggi, b) Menghasilkan kinerja terbaik secara konsisten, c) Menjadikan

commit to user

6. Potensi Insani : a) Keberhasilan perusahaan lebih ditentukan oleh kesadaran anggota perusahaan untuk memunculkan seluruh potensi mereka dalam wujud wawasan aspiratif dan etikal, rasa kompeten, motivasi kerja, semangat bekerja sama, b) Potensi insani diperkaya dengan kompetensi yang terbentuk dari pengetahuan substantial, pengetahuan kontekstual, keterampilan, kemampuan, pengalaman, dan jaringan kerja sama.

Demi mewujudkan cita-cita atau visi tersebut, PT PLN (Persero) mempunyai misi antara lain :

a. Menjalankan bisnis kelistrikan dan bidang lain yang terkait, berorientasi pada kepuasan pelanggan, anggota perusahaan, dan pemegang saham. b. Menjadikan tenaga listrik sebagai media untuk meningkatkan kualitas

kehidupan masyarakat.

c. Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong kegiatan ekonomi. d. Menjalankan kegiatan usaha yang berwawasan lingkungan.

PT PLN (Persero) juga mempunyai sebuah motto yang akan mempengaruhi kinerja setiap karyawannya maupun atasannya. Motto atau semboyan PLN adalah “Listrik untuk Kehidupan Yang Lebih Baik (Electricity

for a Better Life)”.

Dalam menjalankan tugasnya, PT PLN (Persero) mempunyai empat falsafah yang di yakini oleh setiap karyawan PT PLN (Persero), antara lain :

a. Perusahaan kita bukan sekedar penyedia energi akan tetapi juga berkontribusi pada pengembangan masyarakat yang produktif dan peningkatan kualitas kehidupan masyarakat.

b. Keberhasilan perusahaan bukan sekedar ditentukan oleh besarnya laba tapi juga oleh kemampuan perusahaan memberikan pelayanan terbaik kepada para pelanggan, sehingga mereka mampu ikut serta aktif dalam kegiatan produtif dan memperoleh kehidupan yang sejahtera.

c. Pekerja PLN bukan faktor produsi, tetapi adalah manusia bermartabat yang memiliki potensi, yang dapat dikontribusikannya untuk mewujudkan keberhasilan perusahaan.

commit to user

d. Kegiatan Usaha dan Proses Kerja tidak sekedar dijalankan untuk mengejar efisiensi melainkan juga untuk memungkinkan terjadinya kerja sama cerdas pembaruan perusahaan secara berkesinambungan, dalam penyelenggaraan bisnis secara vertikal.

C. Struktur Organisasi dan Sumber Daya Manusia

Struktur organisasi adalah suatu kerangka yang menunjukkan hubungan antara personil dalam menyelesaikan tugas perusahaan maupun suatu organisasi. Struktur organisasi yang baik akan menunjang pengelolaan perusahaan yang baik pula. Dengan demikian diharapkan dapat mencapai hasil yang maksimal, baik dalam kualitas maupun kuantitas.

Suatu organisasi yang baik, terdapat hubungan antar orang-orang yang menjalankan aktivitas organisasi yang menggambarkan hubungan masing-masing kegiatan dan fungsi untuk mewujudkan tujuan perusahaan. Struktur organisasi yang ditetapkan di PT. PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Surakarta adalah organisasi garis dan dalam melaksanakan tugas-tugasnya Manajer dibantu oleh Asisten Manajer yang sesuai dengan keahliannya. Dalam kegiatan operasional, Asisten Manajer memberi perintah kepada tiap-tiap bagian secara langsung, namun demikian Manajer merupakan penanggung jawab tertinggi di perusahaan. Struktur organisasi di maksud sebagian dalam bagan 3.1 di bawah ini.

Sesuai SK 175.K/GM.DJTY/2005 Tanggal 24 Juli 2008

3

commit to user

Kaitannya dengan kearsipan yang memperoleh wewenang seluasnya, dalam struktur organisasi bagian sekretaris umum atau lebih di kenal dengan administrasi umum itu terletak di bawah naungan asisten manager SDM dan administrasi. Asisten manager SDM dan administrasi mempunyai tugas yang termasuk di dalamnya tugas administrasi umum, antara lain :

a. Menyusun dan mengusulkan Formasi Tenaga Kerja (FTK). b. Melaksanakan program pendidikan dan pelatihan pegawai. c. Melaksanakan pengembangan karir pegawai.

d. Melaksanakan updating data pegawai. e. Melaksanakan penilaian kinerja pegawai. f. Menyusun dan mengusulkan mutasi pegawai. g. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

h. Mengelola penyusunan anggaran pegawai dan pembayaran penghasilan pegawai.

i. Mengelola kesekretarisan dan rumah tangga kantor.

j. Membuat evaluasi triwulanan atas kegiatan SDM dan Administrasi dan rencana perbaikannya.

Area pelayanan PT PLN (Persero) APJ Surakarta mencakup keseluruhan wilayah eks karisidenan Surakarta. Dalam melayani pelanggannya terdapat unit-unit pelayan jaringan (UPJ). Unit Pelayanan Jaringan untuk PT PLN (Persero) APJ Surakarta yaitu :

1. UPJ Karanganyar 2. UPJ Sukoharjo 3. UPJ Grogol 4. UPJ Wonogiri 5. UPJ Sragen 6. UPJ Palur 7. UPJ Kartasura 8. UPJ Jatisrono 9. UPJ Sumberlawang 10. UPJ Manahan

commit to user

11. UPJ Surakarta Kota

Secara kuantitatif dilihat dari jumlah karyawan, PT. PLN (Persero) APJ Surakarta tergolong perusahaan besar. Jumlah keseluruhan karyawan adalah 325 (tiga ratus dua puluh lima) orang mencakup keseluruhan bidang kerja. Rincian komposisi karyawan sebagaimana di sajikan dalam tabel di bawah ini.

Tabel 3.1

Komposisi Karyawan Berdasarkan Bidang Kerja di PT. PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Surakarta

NO BIDANG KERJA JUMLAH

1. Manajer APJ Surakarta 1

2. Fungsioanal Ahli APJ Surakarta 9

3. Pemasaran 18

4. Niaga 16

5. Distribusi 41

6. Keuangan 17

7. SDM dan Administrasi 11

8. UPJ Karanganyar 19

9. UPJ Sukoharjo 21

10. UPJ Grogol 20

11. UPJ Wonogiri 20

12. UPJ Sragen 22

13. UPJ Palur 19

14. UPJ Kartasura 19

15. UPJ Jatisrono 19

16. UPJ Sumberlawang 20

17. UPJ Manahan 17

18. UPJ Surakarta Kota 16

Jumlah Keseluruhan 325

commit to user

Untuk mewujudkan wawasan bersama setiap anggota perusahaan PT PLN (Persero) menjunjung dan menerapkan tata nilai-nilai :

1. Saling Percaya (mutual trust)

Suasana saling menghargai dan terbuka diantara sesama anggota perusahaan yang dilandasi oleh keyakinan akan integritas, itikad baik, dan kompetensi dari pihak-pihak yang saling berhubungan dalam penyelenggaraan praktek bisnis yang bersih dan etika.

2. Integritas (integrity)

Wujud dari sikap anggota perusahaan yang secara konsisten menunjukkan selaras antara perkataan dan perbuatan, dan rasa tanggung jawab terhadap pengelolaan perusahaan dan pemanfaatan kekayaan perusahaan untuk kepentingan baik jangka pendek maupun jangka panjang, serta rasa tanggung jawab terhadap semua pihak yang berkepentingan.

3. Peduli (care)

Cerminan dari suatu niat untuk menjaga dan memeliharakualitas kehidupan kerja yang dirasakan anggota perusahaan, pihak-pihak yang berkepentingan dalam rangka bertumbuh kembang bersama, dengan dijiwai kepekaan terhadap setiap permasalahan yang dihadapi perusahaan serta mencari solusi yang tepat.

4. Pembelajar (learner)

Sikap anggota perusahaan untuk selalu barani mempertanyakan kembali system dan praktek pembangunan, manajemen operasi, serta berusaha menguasai perkembangan ilmu dan teknologi mutakhir demi pembaruan perusahaan serta berkelanjutan.

commit to user

BAB IV PEMBAHASAN

A. Kearsipan di PT PLN (Persero) APJ Surakarta

Dalam pengamatan ini, kearsipan di PT PLN (persero) APJ Surakarta di tinjau dari delapan hal yaitu jenis arsip, pedoman, asas, volume arsip, pencatatan, pemyimpanan, sarana prasarana serta petugas. Jenis arsip yang ada di PT PLN (Persero) APJ Surakarta adalah arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis di bagi menjadi dua, yaitu dinamis aktif dan dinamis inaktif. Berdasarkan bentuk fisiknya arsip di PT PLN APJ (Persero) Surkarta ada yang berupa arsip tekstual, arsip kartografik dan kearsitekturan, arsip film, arsip video, arsip gambar statik, arsip rekaman suara serta arsip elektronik (arsip komputer).

Untuk mengatur tatalaksana kearsipan di lingkungan PT PLN (Persero) sejak tahun 1966 telah memiliki pedoman dan petunjuk surat dinas Nomor A1/1966, diganti dengan keputusan Direksi PLN No. 026/DIR/1989, kemudian disempurnakan dengan keputusan Direksi PT PLN (Persero) No. 045.K/041/DIR/1998 tentang Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero).

Asas yang melandasi kearsipan di PT PLN (Persero) APJ Surakarta ada empat. Pertama asas kemanan yaitu semua jenis surat dinas pada dasarnya bersifat tertutup, sehingga keberadaannya perlu dijaga kerahasiaan isinya. Oleh karena itu, seluruh komponen pegawai PT PLN (Persero) tidak diperkenankan memberikan informasinya kepada pihak-pihak yang tidak berkepentingan baik secara tertulis dan atau memberikan foto copy-nya. Yang kedua adalah asas pembakuan. Yang di maksud asas pembakuan adalah surat dinas harus diproses dan disusun menurut tata cara yang telah di tetapkan kecuali yang diatur secara khusus. Dengan demikian akan diperoleh dua manfaat sekaligus , yaitu berdaya guna dan berhasil guna. Yang ketiga adalah asas pertanggungjawaban, yaitu secara administrasi surat dinas harus dapat dipertanggungjawabkan, baik dari segi isi, format maupun dari

commit to user

prosedur penerbitannya. Yang terakhir adalah asas keterkaitan yaitu informasi surat berawal dari tahap penciptaan, berlanjut ke tahap penggunaan yang kemudian pemeliharaan dan terakhir pada tahap pemusnahan. Keempat tahap ini terjalin dalam suatu rangkaian yang dikenal sebagai daur hidup kearsipan yang harus dikelola secara utuh sebagai sistem. Dengan demikian seluruh kegiatan tatalaksana surat merupakan bagian integral dari tatalaksana kearsipan.

Jumlah atau volume arsip di PT PLN (Persero) APJ Surakarta di sangatlah banyak. Itu menunjukkan bahwa PT PLN (Persero) APJ Surakarta merupakan perusahaan besar. Arsip di APJ Surakarta di dominasi surat, sekitar 70% arsipnya berupa surat, dan yang 30% dapat berupa arsip video, arsip elektronik dan lain sebagainya. Hal ini seperti yang di utarakan petugas arsiparis PT PLN (Persero) APJ Surakarta:

“Di PT PLN (Persero) APJ Surakarta arsipnya sekitar 70% tercipta dari surat yang 30% tercipta dari selain surat, seperti video, arsip elektronik dan lain-lain” (hasil wawancara 27 Januari 2011)

Dalam hal pencatatan arsip PT PLN (Persero) APJ Surakarta masih menggunakan sistem lama, yaitu sistem buku agenda. Walaupun masih menggunakan sistem lama, PT PLN (Persero) APJ Surakarta termasuk perusahaan yang besar hal ini dapat di lihat dari volume arsip yang tercipta. Penyimpanan arsip di PT PLN (Persero) APJ Surakarta menggunakan kode angka yang telah di tentukan berdasarkan bidang masing-masing. Sarana prasarana kearsipan di PT PLN (Perseo) APJ Surakarta sudah terbilang lengkap, tetapi belum adanya gedung khusus untuk penyimpanan arsip. Petugas khusus arsip atau arsiparis di PT PLN (Persero) APJ Surakarta tidak ada. Karena kearsipan di APJ Surakarta di pegang atau di kendalikan oleh bagian sekmum yang merangkap sebagi arsiparis di APJ Surakarta.

Berdasarkan pernyataan di atas dapat di pahami bahwa arsip di PT PLN (Persero) APJ Surakarta sekitar 70% arsip tercipa dari surat. Dalam kegiatan kearsipan ada dua kendala yang sangat pokok yaitu tidak adanya gedung yang khusus untuk penyimpanan arsip serta tidak adanya arsiparis.

commit to user

B. Manajemen Arsip Dinamis Aktif di PT PLN (Persero) APJ Surakarta

Manajemen arsip dinamis aktif di APJ Surakarta di laksanakan dengan pola buku agenda, yang di golongkan berdasarkan kode angka yang telah di tentukan. Hal ini bertujuan untuk mempermudah identifikasi atau pengenalan surat dalam rangka membantu terlaksananya kegiatan menghimpun, menyimpan dan menyajikan kembali. Kode pokok masalah yang di pergunakan dalam pemberian nomor surat adalah sebagai berikut :

a. Kode angka 0 tentang Manajemen b. Kode angka 1 tentang Ketenagalistrikan

c. Kode angka 2 tentang Penelitian dan Pengembangan d. Kode angka 3 tentang Pendidikan dan Pelatihan e. Kode angka 4 tentang SDM dan Organisasi f. Kode angka 5 tentang Keuangan

g. Kode angka 6 tentang Logistik

Dengan demikian, pengelolaan arsip mulai dari pengurusan sampai pemusnahan menggunakan buku agenda dengan kode masing-masing. Menurut pegawai yang di bagian sekretaris umum yang di tunjuk sebagai unit kearsipan di APJ Surakarta, menyatakan bahwa :

“Pencatatan dokumen masuk adalah menggunakan buku agenda yang di mulai dari pngurusan surat (baik surat masuk maupun surat keluar), penataan berkas , penemuan kembali serta pemindahan arsip yang retensinya sudah habis” (hasil wawancara tanggal 27 Januari 2011) Prosedur manajemen arsip dinamis aktif di PT PLN (Persero) APJ Surakarta melalui empat tahap yaitu Penciptaan, Penggunaan, Pemeliharaan dan Penyusutan.

1. Penciptaan

Dalam penciptaan manajemen arsip dinamis aktif di PT PLN (Persero) APJ Surakarta adalah salah satunya pengurusan surat. Pengurusan surat di APJ Surakarta meliputi kegiatan :

commit to user

a. Surat Masuk

1) Penerimaan surat, kegiatan ini meliputi menerima surat masuk dan memeriksa apakah alamatnya sesuai dengan tujuannya

2) Surat di buka oleh unit kearsipan atau sekmum setelah itu di tulis di buku agenda

3) Dari unit kearsipan di buatkan disposisi ke sekretaris MAPJ

4) Di sekretaris MAPJ surat di agendakan, setelah itu di buatkan disposisi ke MAPJ

5) Dari MAPJ kembali ke sekretaris MAPJ kemudian dari sekretaris MAPJ kembali lagi ke unit kearsipan atau sekmum yang kemudian diarahkan ke unit pengolah atau tujuan sesuai dengan isi disposisi oleh MAPJ

6) Unit pengolah menindak lanjuti isi surat

Prosedur penciptaan arsip melalui pengurusan surat tersebut, berdasarkan data dari PT PLN (Persero) APJ Surakarta di gambarkan dalam bagan sebagai berikut:

Gambar 4.1 alur surat masuk

Unit kearsipan / sekmum

Sekretaris MAPJ

MAPJ Unit Pengolah

commit to user

Penciptaan arsip melalui pengelolaan surat masuk di PT PLN (Persero) APJ Surakarta cukup banyak. Berdasarkan Tabel 4.1 berikut dapat diketahui bahwa pada tahun 2010, jumlah penciptaan arsip melalui surat masuk adalah 2360. Hal ini menunjukkan bahwa rata-rata penciptaan arsip melalui pengelolaan surat masuk pada PT PLN (Persero) APJ Surakarta adalah hamper 200 surat per bulan. Jenis arsip yang sesuai dengan kode masalah tercatat bahwa mayoritas adalah yang berkaitan dengan manajemen dan logistik.

TABEL 4.1 DATA SURAT MASUK

TAHUN 2010

JUMLAH

NO BULAN Kode

masalah 0

Kode masalah 2

Kode masalah 3

Kode masalah 4

Kode masalah 6

1 JANUARI 92 0 25 50 20

2 FEBRUARI 82 B 20 30 20

3 MARET 48 0 7 35 75

4 APRIL 85 0 17 40 39

5 MEI 95 0 35 29 45

6 JUNI 75 0 8 22 70

7 JULI 63 0 15 34 66

8 AGUSTUS 64 2 5 30 60

9 SEPTEMBER 67 2 13 25 81

10 OKTOBER 102 0 20 39 97

11 NOVEMBER 72 0 19 37 140

12 DESEMBER 136 2 25 30 50

JUMLAH 981 6 209 401 763

commit to user

b. Surat Keluar

1) Unit pengolah membuat konsep surat berdasarkan surat masuk yang telah di olah

2) Dari unit pengolah surat di teruskan ke sekretaris MAPJ untuk di teruskan ke MAPJ

3) Apabila sudah di tanda tangani MAPJ surat tersebut kembali ke sekretaris MAPj

4) Setelah dari sekretaris MAPJ di kembalikan ke unit kearsipan untuk di catat di buku agenda dan pemberian nomor surat keluar

5) Kemudian di distribusikan ke tujuan oleh unit kearsipan

Berdasarkan data dari PT PLN (Persero) APJ Surakarta prosedur pengurusan surat tersebut di gambarkan dalam bagan sebagai berikut:

Gambar 4.2 alur surat keluar Unit pengolah

Sekretaris MAPJ

MAPJ

Distribusi ke Tujuan Sekretaris MAPJ

commit to user

Jumlah surat masuk pada PT PLN (Persero) APJ Surakarta tercatat cukup banyak. Namun demikian jumlah surat keluar juga banyak walaupun tidak ada data yang menunjukkan hal tersebut. Perbandingan surat masuk dan surat keluar bisa dikatakan 1 : 2. Hal ini juga di ungkapkan pegawai bagian sekmum bahwa:

”Keseluruhan surat masuk di APJ ini lebih banyak dari pada surat keluar, jumlahnya sekitar dua kali lipat setiap bulannya” (hasil wawancara 31 Maret 2011)

Setelah surat masuk dan surat keluar selesei di kelola, kemudian berkas surat masuk dan surat keluar di jadikan satu berdasarkan masalahnya masing-masing agar mempermudah dalam penataan berkas. Dalam memberkaskan arsip, PT PLN (Persero) APJ Surakarta menggunakan prosedur sebagai berikut :

1) Menggolongkan mana arsip yang masih di gunakan dan mana yang akan di musnahkan

2) Memeriksa lampirannya sudah cocok dengan yang tertera dalam surat belum

3) Menentukan kode

4) Kemudian arsip di kelompokkan sesuai dengan kode masalah 5) Setelah itu, menentukan indeks berkas yaitu menulis sesuatu di tab

folder untuk tanda pengenal

6) Yang terakhir adalah penempatan sekat dan folder yang kemudian di simpan dalam filing cabinet.

2. Penggunaan

Penggunaan arsip dinamis aktif adalah tindak lanjut dari isi surat masuk. Di mana unit pengolah melaksanakan apa isi surat tersebut sesuai disposisi dari MAPJ. Hal ini juga sesuai dengan pernyataan dari pegawai bagian sekmum :

“Setelah menerima surat, unit pengolah bertugas melaksanakan apa yang ada dalam isi surat tersebut, karena dari MAPJ surat telah di

commit to user

3. Pemeliharaan

Pemeliharaan arsip dinamis inaktif termasuk di dalamnya adalah penyimpanan arsip dinamis inaktif. Tahap-tahap penyimpanan arsip dinamis inaktif menurut Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero) adalah:

a. Sortir

Sortir dalam kegiatan penyimpanan arsip inaktif dilakukan untuk mengelompokkan antara arsip dengan non arsip, kelompok series arsip yang satu dengan kelompok yang lain, berdasarkan urutan kode nomor dan lain-lain. Sehingga akan memudahkan dalam rangka memasukkan arsip ke dalam boks atau menata boks dalam rak.

b. Penataan Arsip dan Boks

Penataan arsip dalam setiap boks sebagaimana telah disampaikan di atas,harus senantiasa memperhatikan penataan arsip ketika ia masih aktif. Setelah semua arsip dimasukkan ke dalam boks dan boks tersebut diberi nomor sesuai dengan nomor urut atau lokasi penyimpanannya, maka langkah berikutnya adalah menata boks dalam rak arsip.

Penataan boks dalam setiap raknya juga perlu dilaksanakan secara tepat dengan teknik yang mudah dan efisien. Di PT PLN (Persero) APJ Surakarta dengan pengaturan boks terkecil berada di ujung kiri atas, kemudian diurut ke arah kanan, turun ke bawah diurut ke arah kiri, turun diurut ke arah kanan, turun lagi di urut ke arah kiri dan seterusnya. Teknik ini tentu saja tidak baku, dan Arsiparis dapat menggunakan sistem penataan lainnya, misalnya dengan pengelompokan nomor ganjil dan genap, atau yang lainnya.

c. Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip

Daftar pertelaan arsip adalah suatu istilah untuk penamaan alat finding aids (alat bantu penemuan arsip). Karena di PT PLN (Persero) APJ Surakarta menggunakan sistem numerik, maka metode penemuannya tidak langsung. Penemuan tidak langsung harus menggunakan alat bantu penemuan yang menjadi pedoman atau petunjuk di mana arsip di simpan.

commit to user

4. Pemusnahan

Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan fisik dan informasi arsip melalui cara di hancurkan maupun kertasnya di jual per kilo. Pemusnahan arsip ini memiliki resiko hukum yang sangat tinggi, karena arsip yang sudah terloanjur di musnahkan tidak dapat tercipta lagi. Pada hakekatnya, pemusnahan arsip di laksanakan untuk memelihara kontinuitas pengelolaan arsip dan memelihara keimbangan hidup arsip, sejak arsip di ciptakan kemudian di kelola pada akhirnya di musnahkan. Untuk menghindari resiko yang akan terjadi, prosedur pemusnahan arsip dalam Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero) adalah:

a. Pemeriksaan

Pemeriksaaan di laksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut benar-benar telah habis jangka simpannya. Pe4meriksaan ini di laksanakan berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip, maka arsip tersebut perlu di periksa kebenaran isinya, kelengkapan informasinya, kemungkinan keterkaitan dengan arsip lain. Apabila di dalam tahap pemeriksaan di ketahui bahwa arsip teresebut bmemang telah habis retensinya, tidak terkait dengan arsip lain dan tidak bertentangan dengan peraturan perundangan, maka langkah berikutnya adalah pendaftaran.

b. Pendaftaran

Arsip yang telah di periksa sebagai arsip yang di usulkan musnah, harus di buat daftarnya. Dengan demikian dari daftar ini di ketahui secara jelas infomasinya tentang arsip yang akan di musnahkan.

c. Pembentukan Panitia Pemusnahan

Di PT PLN (Persero) APJ Surakarta pembentukan panitia pemusnahan di laksanakan jika arsip yang akan di musnahkan memiliki retensi 10 tahun atau lebih. Jika arsip yang akan di musnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun, maka tidak perlu di buat kepanitiaan, cukup dilaksanakan oleh unit secara fungsional bertugas mengelola arsip.

commit to user

d. Penilaian, Persetujuan dan Pengesahan

Penilaian arsip pada dasarnya di lakukan setiap kali menyeleksi arsip yang akan di musnahkan. Namun untuk arsip yang memiliki retensi di bawah 10 tahun, kiranya cukup di laksanakan oleh perusahaan pemilik arsip. Kemudian di sahkan oleh pimpinan perusahaan untuk di lakasanakan pemusnahan.

Setelah di nilai secara cermat, maka arsip yang akan di musnahkan tersebut perlu di sahakan oleh pemimpin perusahaan melalui produk hokum intern.

e. Pembuatan Berita Acara

Berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen pemusnahan arsip yang sangat penting, di samping itu daftar arsip yang di musnahkan. Kedua jenis dokumen ini dapat menjadi dasar hukum, bahwa pelaksanaan pemusnahan di lakukan secara sah. Selain itu juga berfungsi sebagai sebagai pengganti arsip yang di musnahkan.

f. Pelaksanaan Pemusnahan

Di PT PLN (Persero) APJ Surakarta pemusnahan arsip di laksanakan dengan cara di buat bubur kertas dengan mesin penghancur kertas. Hal itu di pertegas dengan pernyataan ibu Martini selaku arsiparis di PT PLN (Persero) APJ Surakarta.

“Pemusnahan arsip di APJ Surakarta ini di lakukan dengan cara di hancurkan dengan mesin penghancur kertas, dalam pemusnahan arsip dalam APJ ini biasanya melibatkan pihak ketiga” (wawancara 27 Januari 2011)

Dari pernyataan di atas, dapat di ketahui bahwa di PT PLN (Persero) APJ Surakarta manajemen atau pengerlolaan arsip dinamis inaktif sudah di tata dengan pola yang baik yang sesuai dengan prosedur yang di tentukan, sehingga arsip mudah di temukan kembali apabila di perlukan.

commit to user

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil dari pengamatan magang yang telah di lakukan tentang Manajemen Arsip Dinamis di PT PLN (Persero) APJ Surakarta, bahwa kearsipan di PT PLN (Persero) APJ Surakarta sudah di lakukan dengan baik. Kearsipan di PT PLN (Persero) APJ Surakarta berpedoman pada surat dinas Nomor A1/1966, diganti dengan keputusan Direksi PLN No. 026/DIR/1989, kemudian disempurnakan dengan keputusan Direksi PT PLN (Persero) No. 045.K/041/DIR/1998 tentang Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero).

Arsip pada PT PLN (Persero) APJ Surakarta mayoritas (sekitar 70%) adalah tercipta dari surat. Pelaksanaan kearsipan di instansi ini berasaskan keamanan, pembakuan, pertanggungjawaban dan keterkaitan. Manajemen arsip dinamis arsip aktif di PT PLN (Persero) APJ Surakarta meliputi pengurusan surat (surat masuk dan surat keluar), penataan berkas, peminjaman arsip, pemeliharaan arsip (fisik arsip dan informasi yang terkandung di dalam arsip) dan pemusnahan berupa penyusutan atau pemindahan.

Sama halnya dengan manajemen arsip dinamis aktif, Manajemen arsip dinamis inaktif di PT PLN (Persero) APJ Surakarta meliputi kegiatan penerimaan arsip dari perpindahan arsip dinamis aktif, pemeliharaan arsip yang di antaranya kegiatan penemuan kembali arsip apabila di perlukan, dan pemusnahan arsip yang kegiatanya menghancurkan arsip baik fisik maupun informasi yang terkandung di dalamnya sesuai jadwal retensi arsip yang di tentukan. Hal utama yang menbedakan adalah pada tahap pemusnahan. Pada manajemen arsip dinamis aktif, tahap ini berupa penyusutan dan pemindahan sedangkan pada manajemen arsip dinamis inaktif berupa penghancuran.

Hasil temuan pengamatan yang dicatat sebagai kekurangan atau kendala dalam manajemen arsip dinamis yang di hadapi PT PLN (Persero) APJ

commit to user

Surakarta adalah Pencatatan arsip khususnya surat, masih menggunakan sistem lama, yaitu sistem buku agenda. Selain itu, pada instansi ini jumlah pegawai yang mengurusi arsip (arsiparis) belum ada, masih di bebantugaskan kepada bagian sekretariat umum. Kendala lainnya adalah belum tersedianya gedung atau ruang khusus untuk menyimpan arsip sehingga sering terlihat hanya di tumpuk di sudut-sudut ruangan.

B. Saran

Berdasarkan hasil pengamatan yang telah dipaparkan diatas, penulis mengemukakan saran-saran dengan harapan dapat di jadikan masukan dan pertimbangan bagi PT PLN (Persero) APJ Surakarta dalam rangka meningkatkan kualitas perusahaan khususnya dalam kearsipan. Saran-saran tersebut adalah :

1. Perlu adanya penambahan sumber daya manusia yang khusus

mengelola arsip (arsiparis), sehingga seorang pegawai yang khusus mengelola arsip tidak merangkap tugas lain.

2. Perlu didirikannya gedung atau ruangan yang khusus untuk

penyimpanan arsip, sehingga tidak akan terjadi penumpukan arsip di tempat yang kurang layak.

3. Khususnya dalam pencatatan arsip seharusnya menggunakan sistem

baru, yaitu sistem kartu kendali, karena PT PLN (Persero) APJ Surakarta temasuk besar, jadi volume surat masuknya banyak sehingga akan menghindari pencataan berulang-ulang apabila menggunakan buku agenda dalam pencatatannya.

commit to user

DAFTAR PUSTAKA

Arsip Nasional Republik Indonesia. 2005. Modul Manajemen Arsip Dinamis.

Arsip Nasional Republik Indonesia. 2006. Modul Pengantar Kearsipan.

Arsip Nasional Republik Indonesia. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor

43 tahun 2009 tentang Kearsipan.

Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat. 2010. Arti

Penting dan Peranan Arsip. Terdapat pada

http://bapusipda.jabarprov.go.id/?action=News&id=35&page=20. Di akses tanggal 5 April 2011.

Barthos, Basir. 1990. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.

Ghani, Fuad. Perubahan Undang-Undang Kearsipan. Terdapat pada http:/www.

staff.ui.ac.id/internal/132288240/publikasi/DPR3.doc. Di akses tanggal 08 Maret 2011.

Loly. 2010. Standarisasi Electronik Record Management System (ERMS)

Manajemen Pengelolaan Arsip Elektronik. Terdapat pada

http://leuwiliang-bogor.blogspot.com/2010_04_15_archive.html. Di akses tanggal 5 April 2011.

Maryati, MC. 2008. Manajemen Perkantoran Efektif. Yogyakarta: UPP STIM

YKPN.

Redaksi. 2010, Memaknai Kembali Arsip Sebagai Sumber Informasi. Terdapat

pada

http://duniaperpustakaan.com/2010/09/07/memaknai-kembali-arsip-sebagai-sumber-informasi/. Di akses tanggal 11 April 2011.

Sutarto. 1992. Sekretaris dan Tata Warkat. Yogyakarta: Gadjah Mada University

Press.

Sutopo, H. B. 2002. Metodelogi Penelitian Kualitatif. Surakarta: Universitas

Sebelas Maret Press.

Wiyasa, Thomas. 2003. Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip

Dinamis. Jakarta: Pradnya Paramita.

Wursanto, Ig. 1991. Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius.